Quando i militari entrano in azienda alle otto del mattino e uno di loro chiede, con tono cordiale, “ci può sbloccare il telefono un attimo?”, nella stanza si consuma il momento decisivo dell’intera verifica. Non il PVC, non l’avviso di accertamento che arriverà tra otto mesi: quel momento lì. Perché da quel gesto — un pollice sul sensore, un PIN digitato per compiacenza — dipende se dentro il fascicolo finiranno soltanto le fatture e i registri, oppure anche quattro anni di conversazioni, comprese quelle che non c’entrano nulla con il fisco.
Chi affronta una verifica pensando che la partita si giochi sui numeri arriva quasi sempre in ritardo. La partita si gioca sui poteri: chi può fare cosa, con quale autorizzazione, entro quale termine, con quale conseguenza se sbaglia. E qui la posizione di chi verifica è molto meno onnipotente di quanto sembri in quel momento, perché il telefono non è un armadio di faldoni: è il contenitore della corrispondenza, e la corrispondenza gode di una protezione che la Costituzione mette sullo stesso piano della libertà personale. Chi conosce in anticipo le mosse che il verificatore può fare — e soprattutto quelle che non può fare senza un titolo — smette di subire il controllo e comincia a governarlo.
Su questo terreno lo Studio Monardo lavora nella posizione esatta in cui il caso nasce e in cui, poi, si decide. L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo coordina uno staff multidisciplinare che opera a livello nazionale in diritto bancario e tributario: è il coordinamento tra avvocato e commercialista che permette di leggere contemporaneamente il verbale sotto il profilo procedurale e la ricostruzione contabile che ne discende, che sono due mestieri diversi e vanno fatti insieme. Ed è avvocato cassazionista: la contestazione sull’utilizzabilità di una chat acquisita male è una questione di diritto che, quasi sempre, trova la sua risposta definitiva davanti alla Corte di cassazione — il che significa che l’eccezione va impostata correttamente il primo giorno, nelle osservazioni al verbale, da chi quel giudizio finale è abilitato a portarlo fino in fondo.
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Chi hai davvero di fronte: due divise nella stessa uniforme
Il primo errore strategico è pensare alla Guardia di Finanza come a un blocco unico. Chi entra in azienda per una verifica indossa, in realtà, due vesti diverse, e da quale delle due sta indossando in un dato momento dipende letteralmente tutto: quali poteri ha, quali garanzie ti spettano, che fine fanno i dati che raccoglie.
Nella prima veste è polizia tributaria in funzione amministrativa: agisce per conto dell’accertamento fiscale, con i poteri degli articoli 52 del D.P.R. 633/1972 e 33 del D.P.R. 600/1973, richiamati per la Guardia di Finanza dall’articolo 63 dello stesso D.P.R. 633/1972, che le impone di operare “secondo le norme e con le facoltà” di quegli articoli. Non è una precisazione accademica: significa che i militari non hanno poteri più ampi dei funzionari dell’Agenzia delle Entrate, e che devono essere muniti della stessa autorizzazione scritta all’accesso, con l’indicazione dello scopo, insieme alle garanzie dell’articolo 12 della legge 212/2000 sui diritti del contribuente sottoposto a verifica.
Nella seconda veste è polizia giudiziaria: opera per il pubblico ministero, dentro un procedimento penale, con i poteri e — soprattutto — con i vincoli del codice di procedura penale. Qui non c’è più il PVC, ci sono il decreto di perquisizione, il sequestro probatorio, l’avviso della facoltà di farsi assistere da un difensore.
Il punto delicato è che il passaggio dalla prima alla seconda veste non è annunciato da uno squillo di tromba. Avviene nel momento in cui, durante l’attività ispettiva, emergono indizi di reato: da quell’istante l’articolo 220 delle disposizioni di attuazione del codice di procedura penale impone che gli atti necessari ad assicurare le fonti di prova siano compiuti con le forme del codice. Il momento esatto in cui emergono gli indizi di reato è la faglia sismica dell’intera verifica: tutto ciò che viene raccolto dopo, con le forme amministrative anziché con quelle penali, è materiale attaccabile.
E come ragiona, questo interlocutore? Non è un avversario capriccioso: è un apparato che risponde a una logica di rendimento. Deve giustificare l’impiego di uomini e giorni con un risultato — maggiore imponibile, IVA indetraibile, ricavi non dichiarati — e quel risultato deve reggere due esami successivi: quello dell’ufficio impositore, che decide se e come tradurre il verbale in accertamento, e quello del giudice tributario, che decide se l’accertamento sta in piedi. Da qui discendono tre conseguenze pratiche che vale la pena avere chiare fin dal primo giorno.
Primo: il verificatore preferisce la prova che non si discute. Una fattura falsa, un conto corrente non dichiarato, un magazzino che non torna sono elementi che reggono da soli. Una chat è una prova più fragile — va autenticata, va contestualizzata, va collegata a un’operazione economica — e per questo viene usata soprattutto come chiave di lettura del resto: il messaggio che spiega perché quel bonifico da 18.700 euro non ha una fattura, non il messaggio in sé.
Secondo: il tempo gioca contro di lui. La permanenza dei verificatori in azienda ha un tetto, l’attività ha un costo, e ogni giorno in più su un fronte è un giorno in meno su un altro contribuente. Un contribuente organizzato, che consegna ordinatamente ciò che deve consegnare e verbalizza puntualmente ciò che contesta, è un contribuente su cui è più costoso allargare il perimetro.
Terzo: gli conviene ottenere spontaneamente ciò che, per via autoritativa, dovrebbe chiedere a un magistrato. Non per malizia: perché è più rapido. Ogni volta che ti viene chiesta una collaborazione che la legge non ti impone, ti sta essendo chiesto di risparmiare all’amministrazione un passaggio autorizzativo — e quel passaggio, nel caso della corrispondenza, è precisamente ciò che la Costituzione pretende.
Mossa 1 — L’accesso in azienda e la richiesta del dispositivo
La mossa. L’attività comincia con l’accesso nei locali destinati all’esercizio dell’attività, sulla base dell’autorizzazione del capo dell’ufficio prevista dall’articolo 52, comma 1, del D.P.R. 633/1972. Nel corso dell’accesso i verificatori procedono a ispezione documentale, verificazioni e ricerche. Il perimetro dell’ispezione documentale non è più, da almeno vent’anni, il solo faldone di carta: comprende i documenti tenuti su supporto informatico, e l’articolo 52, comma 9, prevede espressamente che, se il contribuente non consente l’utilizzo dei propri impianti e del proprio personale, i verificatori possano provvedere con mezzi propri all’elaborazione dei supporti. La circolare n. 1/2018 della Guardia di Finanza — il manuale operativo in materia di verifiche fiscali — dice apertamente che il controllo può estendersi ai dispositivi elettronici in uso: personal computer, server, dischi esterni, e oggi smartphone e tablet.
Su questa base viene formulata la richiesta che apre tutto: “ci consegna il telefono aziendale?”, oppure, in versione più soft, “ci fa vedere le chat con il fornitore X?”.
Perché la fa, e quando preferisce non farla. La fa perché nel telefono si concentra oggi ciò che vent’anni fa stava in tre luoghi diversi: la corrispondenza commerciale, l’agenda degli appuntamenti, la traccia dei pagamenti. E la fa in accesso, subito, perché è il momento in cui il fattore sorpresa è massimo e la reattività difensiva minima. Preferisce non farla, invece, quando il dispositivo appartiene chiaramente a un terzo estraneo — un cliente presente in azienda, un consulente esterno — perché il rischio di travolgere posizioni non verificate genera contestazioni che si porta dietro per tutto il procedimento.
I suoi limiti. Sono più stringenti di quanto la scena suggerisca. L’autorizzazione del capo dell’ufficio deve esistere ed essere esibita, e deve indicare lo scopo dell’accesso: è quello scopo a delimitare l’oggetto delle ricerche. Se i locali sono adibiti anche ad abitazione — la casistica classica della piccola impresa, dello studio professionale nell’appartamento — serve l’autorizzazione del Procuratore della Repubblica, come la Cassazione ha ribadito con la sentenza n. 16570 del 28 luglio 2011, che ha riaffermato la necessità dell’autorizzazione dell’autorità giudiziaria per l’accesso ai locali a uso promiscuo o esclusivamente abitativo. L’articolo 12, comma 2, della legge 212/2000 impone che al contribuente siano comunicate ragioni e oggetto della verifica e che le operazioni si svolgano alla presenza sua o di un delegato. E l’articolo 12, comma 5, fissa il tetto di permanenza: trenta giorni lavorativi, prorogabili di altri trenta nei casi di particolare complessità. Nessuna di queste garanzie è una formalità: sono i cardini a cui è appesa, oggi, la sanzione di inutilizzabilità dell’articolo 7-quinquies dello Statuto del contribuente.
La tua contromossa. Si gioca in tre gesti, tutti da compiere nella prima mezz’ora. Il primo: chiedere copia dell’autorizzazione all’accesso e leggerne lo scopo, perché è la mappa dei confini entro cui la ricerca è legittima. Il secondo: distinguere immediatamente, e farlo verbalizzare, che cosa è dispositivo aziendale destinato all’attività e che cosa è dispositivo personale di persone fisiche presenti, perché sono due regimi diversi. Il terzo, il più importante: far annotare a processo verbale ogni richiesta di accesso al contenuto del telefono e la risposta data, perché un’attività non verbalizzata è un’attività che, mesi dopo, sarà difficilissima da ricostruire e quindi da contestare. Il verbale giornaliero non è un adempimento burocratico dei verificatori: è il tuo archivio delle prove sulle loro mosse.
Un’ultima avvertenza su questa mossa, che riguarda una distinzione quasi sempre trascurata: non tutti i telefoni “aziendali” sono la stessa cosa. Un conto è l’apparecchio intestato alla società, acquistato con utenza aziendale e assegnato formalmente a un collaboratore; un altro conto è il telefono personale usato anche per lavoro, la formula ormai dominante nelle piccole imprese e negli studi professionali. Nel primo caso il dispositivo è un bene strumentale dell’impresa e rientra, come tale, nel raggio dell’ispezione; nel secondo il dispositivo è un bene personale che si trova nei locali dell’attività, e il fatto che vi transitino anche comunicazioni di lavoro non lo trasforma in una scrittura contabile. La distinzione tra bene strumentale dell’impresa e bene personale dell’utilizzatore va fatta valere subito, perché è molto più difficile ricostruirla dopo, quando il dato è già dentro il verbale. Nella pratica significa dire, e far scrivere, di chi è l’apparecchio, chi ne sostiene il costo, a chi è intestata l’utenza e se esiste una policy aziendale che ne disciplina l’uso: quattro informazioni che occupano due righe di verbale e che, mesi dopo, costituiscono la base fattuale su cui poggerà l’intera eccezione.
Le pronunce che ti proteggono su questa mossa. Oltre alla già citata Cass. n. 16570/2011 sull’autorizzazione per i locali a uso promiscuo, va tenuta presente Cass. n. 3388/2010, che pur confermando la necessità dell’autorizzazione del capo dell’ufficio per l’accesso nei locali dell’attività, aveva escluso che la sua mancanza comportasse in ogni caso l’inutilizzabilità: è la vecchia impostazione, quella che il nuovo articolo 7-quinquies della legge 212/2000 ha messo in discussione alla radice, e conoscerla serve a capire quanto è cambiato il terreno a partire dal 18 gennaio 2024.
Mossa 2 — Lo sblocco “spontaneo” e gli screenshot delle chat
La mossa. È la mossa più efficace dell’intero arsenale, ed è anche la più semplice: chiedere al contribuente, o al dipendente che ha il telefono in mano, di sbloccarlo e di aprire l’applicazione di messaggistica. Poi si scorre. Poi si fotografa lo schermo, o si acquisisce uno screenshot, e le immagini finiscono allegate al verbale. Tutto avviene in pochi minuti, senza decreti, senza magistrati, senza attese.
Perché la fa, e quando preferisce non farla. La fa perché costa zero e perché, se il contribuente acconsente, sul momento nessuno obietta. Dal suo punto di vista è la strada più razionale: chiedere è gratis, e la percentuale di persone che davanti a due militari in uniforme dicono “no” è bassissima. Preferisce non farla quando ha già in mano elementi solidi e teme che un’acquisizione discutibile contamini il resto del materiale: un fascicolo pulito vale più di un fascicolo pieno.
I suoi limiti. Qui il margine si restringe drasticamente, ed è il cuore della risposta alla domanda del titolo. Con la sentenza n. 170 del 27 luglio 2023 la Corte costituzionale ha stabilito che i messaggi WhatsApp e le e-mail conservati nella memoria di un dispositivo restano corrispondenza protetta dall’articolo 15 della Costituzione anche dopo che il destinatario li ha letti: degradare la comunicazione a mero documento quando non è più in transito, ha osservato la Corte, significherebbe azzerare di fatto la tutela costituzionale proprio per le forme di comunicazione oggi più diffuse. Il principio è stato ribadito dalla stessa Corte con la sentenza n. 227 del 28 dicembre 2023 e recepito dalle Sezioni Unite penali della Cassazione con le due sentenze gemelle n. 23755 e n. 23756 del 29 febbraio 2024, che hanno fatto propria la definizione di corrispondenza della Consulta con riguardo ai messaggi conservati nella memoria dei dispositivi mobili.
La conseguenza operativa è netta: l’accesso al contenuto delle chat non è un’ispezione documentale qualsiasi, è un atto che incide su una libertà costituzionalmente protetta e che, in quanto tale, richiede un provvedimento dell’autorità giudiziaria. E il consenso dell’interessato non è un lasciapassare: con la sentenza n. 1269 del 20 novembre 2024, depositata il 13 gennaio 2025, la Sesta sezione penale della Cassazione ha affermato che la polizia giudiziaria, per acquisire messaggistica mediante screenshot, deve procedere al sequestro del telefono senza accedere al suo contenuto prima di aver ottenuto una formale autorizzazione del pubblico ministero, e ciò anche quando l’indagato abbia prestato il proprio consenso dopo l’avviso della facoltà di farsi assistere da un difensore. Se il consenso non basta nel processo penale, dove è stato dato da un soggetto formalmente avvisato dei propri diritti, a maggior ragione non può bastare una collaborazione ottenuta in un contesto amministrativo da chi non è stato avvisato di nulla.
Sul piano tributario, poi, dal 18 gennaio 2024 opera l’articolo 7-quinquies della legge 212/2000, introdotto dal D.Lgs. 30 dicembre 2023, n. 219: non sono utilizzabili, ai fini dell’accertamento amministrativo o giudiziale del tributo, gli elementi di prova acquisiti oltre i termini dell’articolo 12, comma 5, o in violazione di legge. È la prima volta che l’ordinamento tributario codifica in via generale una regola di inutilizzabilità paragonabile a quella dell’articolo 191 del codice di procedura penale.
La tua contromossa. Non consiste nell’opporre un rifiuto muto e conflittuale, che serve a poco e irrigidisce il rapporto. Consiste nel distinguere formalmente, a verbale, tra esibizione della documentazione fiscale e accesso alla corrispondenza, dichiarando di mettere a disposizione la prima e di non prestare consenso all’estrazione indiscriminata della seconda in assenza di un provvedimento dell’autorità giudiziaria. È una frase di tre righe che cambia la natura di tutto ciò che segue: se dopo quella dichiarazione l’accesso alle chat avviene comunque, non sarà più un’acquisizione consensuale, sarà un’acquisizione autoritativa priva di titolo, e l’eccezione di inutilizzabilità nascerà già documentata. Se invece il telefono viene sequestrato in forme penali, si apre la strada del riesame — che è un terreno molto più favorevole di quello dell’accertamento.
Le pronunce che ti proteggono su questa mossa. Corte cost. n. 170/2023 e n. 227/2023 sulla qualificazione delle chat come corrispondenza; Cass. SS.UU. pen. n. 23755 e n. 23756 del 29 febbraio 2024 sul recepimento di quel principio; Cass. pen., sez. VI, n. 1269/2025 sull’inidoneità del consenso a sostituire il provvedimento del pubblico ministero.
Mossa 3 — La copia forense: da “guardiamo una chat” a “prendiamo tutto”
La mossa. È l’escalation tecnica. Anziché sfogliare il telefono, i verificatori — o gli specialisti del nucleo di polizia economico-finanziaria — effettuano una copia integrale della memoria del dispositivo, generando un duplicato su cui lavorare successivamente in ufficio con software di analisi forense. Nel duplicato finisce tutto: chat, foto, rubrica, cronologie, file cancellati e recuperabili, e spesso anche i contenuti sincronizzati sui servizi cloud collegati all’account. La stessa logica vale per i PC aziendali, dove l’attenzione si concentra da anni su cartelle di archiviazione remota e contabilità parallele.
Perché la fa, e quando preferisce non farla. La fa perché risolve il suo problema di tempo: la copia si esegue in un’ora, l’analisi può durare mesi e avviene lontano dall’azienda, senza consumare i giorni di permanenza. E perché la copia congela lo stato dei dati, mettendola al riparo dall’accusa di aver alterato il dispositivo. Preferisce non farla quando l’oggetto della verifica è circoscritto e la copia massiva sarebbe manifestamente sproporzionata: acquisire quattro anni di vita digitale per un rilievo su tre fatture è un’attività che espone il verbale a una contestazione facile.
I suoi limiti. Il primo limite è la proporzionalità: la copia deve essere strumentale all’oggetto del controllo, non una pesca a strascico. Il secondo è che il duplicato non è la prova: la prova sono i singoli elementi pertinenti, e il materiale estraneo non può essere trattenuto né utilizzato. È esattamente la logica che ispira il disegno di legge sul nuovo articolo 254-ter del codice di procedura penale — approvato in prima lettura dal Senato e ancora all’esame della Camera come A.C. 1822 — che scandisce il sequestro digitale in fasi separate: apprensione del dispositivo, duplicazione del contenuto, analisi, e infine sequestro dei soli dati strettamente pertinenti al reato, con distruzione del resto sotto il controllo del giudice. Attenzione: quel testo non è ancora legge, e finché non lo sarà la disciplina applicabile resta quella degli articoli 247 e seguenti del codice di procedura penale letti alla luce dell’articolo 15 della Costituzione — ma la direzione in cui il legislatore si sta muovendo è un argomento interpretativo che si può spendere già oggi.
Il terzo limite riguarda specificamente il telefono aziendale, e vale la pena isolarlo perché è il punto che quasi nessuno considera. Il dispositivo è intestato alla società, ma la corrispondenza che contiene è di chi l’ha scambiata. La società può disporre dello strumento; non può disporre della segretezza delle comunicazioni di un altro soggetto. La giurisprudenza del lavoro lo ha chiarito con nettezza: la chat aziendale accessibile con account aziendale e funzionale alla prestazione è “strumento di lavoro” ai sensi dell’articolo 4, comma 2, dello Statuto dei lavoratori — così Cass., sez. lav., n. 32283 dell’11 dicembre 2025, in continuità con Cass., sez. lav., n. 25731/2021 — ma i dati raccolti sono utilizzabili solo se il lavoratore ha ricevuto adeguata informazione sulle modalità d’uso e di controllo e nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali. E quando il datore va oltre, la prova cade: con la sentenza n. 24204 del 29 agosto 2025 la Sezione lavoro ha confermato l’inutilizzabilità di e-mail tratte da account personali acquisite senza il rispetto delle procedure dell’articolo 4 e del Codice privacy, richiamando la nozione di vita privata e corrispondenza tutelata anche dall’articolo 8 della Convenzione europea dei diritti dell’uomo.
La tua contromossa. Presidiare la fase della copia con un tecnico. Se la copia forense viene eseguita in contraddittorio, con l’assistenza di un consulente informatico di fiducia e con la verbalizzazione dei codici di hash e del perimetro selezionato, la copia da arma dell’avversario diventa garanzia del contribuente, perché fissa in modo incontestabile che cosa è stato preso e in quali condizioni. Sul fronte del telefono aziendale, la contromossa preventiva si compie mesi prima: policy scritta sull’uso dei dispositivi, informativa privacy specifica sui controlli, separazione tra profilo aziendale e profilo personale. Un’azienda che ha queste tre carte in ordine può opporre un perimetro; un’azienda che non le ha si trova a discutere caso per caso, in condizioni molto peggiori.
Le pronunce che ti proteggono su questa mossa. Cass., sez. lav., n. 32283/2025 e n. 25731/2021 sulla qualificazione degli strumenti aziendali; Cass., sez. lav., n. 24204/2025 sull’inutilizzabilità dei dati acquisiti fuori dalle procedure dell’articolo 4; Cass., sez. V pen., n. 49016 del 25 ottobre 2017, secondo cui l’utilizzabilità delle conversazioni via messaggistica è condizionata all’acquisizione del supporto che le contiene, per poterne verificare provenienza, affidabilità e attendibilità.
Mossa 4 — Il salto nel penale: quando la verifica cambia natura senza dirtelo
La mossa. Durante il controllo emerge un elemento che supera la soglia dell’irregolarità amministrativa: una fattura per operazioni inesistenti, un’omessa dichiarazione oltre soglia, un’ipotesi di occultamento di scritture. Da quel momento la stessa attività prosegue, materialmente, con gli stessi uomini e nella stessa stanza — ma la sua natura giuridica è cambiata. Spesso il contribuente se ne accorge soltanto quando riceve un’informazione di garanzia, mesi dopo.
Perché la fa, e quando preferisce non farla. Non si tratta di malafede: la linea di confine è mobile e la valutazione sull’esistenza di indizi di reato è, nell’immediatezza, discrezionale. Ma il vantaggio operativo di restare nel perimetro amministrativo è evidente: nel controllo fiscale non c’è l’obbligo di avvisare della facoltà di farsi assistere da un difensore, e le dichiarazioni rese dal contribuente finiscono a verbale senza le cautele del codice di procedura penale. Preferisce invece formalizzare il passaggio quando l’ipotesi di reato è solida e serve un sequestro: a quel punto le forme penali sono uno strumento, non un ostacolo.
I suoi limiti. L’articolo 220 delle disposizioni di attuazione del codice di procedura penale è chiaro: quando nel corso di attività ispettive emergono indizi di reato, gli atti necessari ad assicurare le fonti di prova devono essere compiuti con l’osservanza delle disposizioni del codice. La Terza sezione penale della Cassazione, con la sentenza n. 3733 del 29 gennaio 2025, ha ribadito questo principio consolidato in tema di processo verbale di constatazione redatto dalla Guardia di Finanza. Ogni atto compiuto dopo l’emersione degli indizi di reato senza le garanzie difensive è inutilizzabile nel processo penale. Con un avvertimento che quella stessa pronuncia rende esplicito, e che è onesto riportare: l’eccezione non si può formulare genericamente, va indicata la norma violata e va dimostrata l’incidenza concreta dell’eliminazione di quell’atto sulla decisione — la cosiddetta prova di resistenza. Un’eccezione fatta male è un’eccezione persa.
La tua contromossa. Ricostruire la cronologia. La difesa efficace su questo fronte consiste nel datare con precisione il momento in cui gli indizi di reato sono emersi e nel mettere in fila tutto ciò che è stato acquisito dopo quel momento con le forme amministrative: è un lavoro di lettura incrociata tra verbali giornalieri, allegati, richieste di documentazione e, spesso, la data della comunicazione di notizia di reato. In questo lavoro la doppia competenza conta più di ogni altra cosa: l’Avv. Giuseppe Angelo Monardo è avvocato cassazionista e coordina uno staff multidisciplinare che opera a livello nazionale in diritto bancario e tributario, ed è proprio l’incrocio tra la lettura penalistica del verbale e la lettura tributaria del rilievo che permette di individuare la faglia — perché quasi sempre l’atto contestabile sul piano penale è anche l’atto che regge il rilievo fiscale.
Le pronunce che ti proteggono su questa mossa. Cass. pen., sez. III, n. 3733 del 29 gennaio 2025, sull’operatività dell’articolo 220 disp. att. c.p.p. nelle attività ispettive e sui limiti dell’eccezione di inutilizzabilità.
Mossa 5 — Il sequestro del telefono e la lettura della corrispondenza
La mossa. Formalizzato il passaggio al penale, il telefono viene sequestrato. Il pubblico ministero dispone il sequestro probatorio, la polizia giudiziaria lo esegue, il dispositivo viene portato via, duplicato e analizzato. Nella prassi, il sequestro riguarda l’intero apparecchio, e la selezione di ciò che serve avviene molto dopo.
Perché la fa, e quando preferisce non farla. Perché è l’unico modo per acquisire legittimamente ciò che nella fase amministrativa non poteva prendere. E perché il sequestro ha un effetto collaterale non trascurabile: priva l’indagato di uno strumento di lavoro, con una pressione di fatto che spesso accelera scelte difensive. Preferisce non procedere quando l’ipotesi di reato è debole, perché il sequestro apre immediatamente una finestra di controllo giurisdizionale che, se va male, indebolisce l’intero impianto.
I suoi limiti. Il sequestro di corrispondenza deve essere disposto dall’autorità giudiziaria: le Sezioni Unite n. 23755 e n. 23756 del 2024 hanno chiarito che l’articolo 15 della Costituzione, riferendosi all'”autorità giudiziaria”, comprende sia il giudice sia il pubblico ministero, coerentemente con l’articolo 254 del codice di procedura penale — ma resta fermo che un provvedimento motivato dell’autorità giudiziaria deve esistere, e la polizia giudiziaria non può sostituirlo con la propria iniziativa. Il decreto deve essere motivato sul nesso di pertinenza tra i dati cercati e il reato ipotizzato, e la Quarta sezione penale, con la sentenza n. 23325 del 2025, si è mossa su questa linea nel valutare i limiti dell’apprensione dei contenuti digitali dopo la svolta costituzionale del 2023.
Poi ci sono i termini, che sono i suoi veri vincoli. Contro il decreto di sequestro probatorio si propone richiesta di riesame ai sensi dell’articolo 324 del codice di procedura penale entro dieci giorni; il tribunale decide entro dieci giorni dalla ricezione degli atti, e il mancato rispetto dei termini per la trasmissione degli atti o per la decisione comporta la perdita di efficacia del sequestro. Sono termini perentori che vincolano la controparte, non te: è uno dei pochissimi momenti del procedimento in cui l’orologio corre contro chi ha agito.
La tua contromossa. Il riesame non va usato solo per chiedere la restituzione del telefono, che spesso arriva comunque in copia. Va usato per fissare giudizialmente il perimetro dei dati legittimamente acquisibili e per ottenere la cancellazione o la restituzione di ciò che è estraneo all’ipotesi di reato: quel provvedimento, ottenuto nella fase cautelare, diventa poi un’arma nel processo tributario, perché ciò che il giudice penale ha dichiarato non acquisibile difficilmente potrà fondare un accertamento. In parallelo, va chiesto l’accesso al duplicato e la nomina di un consulente tecnico: senza la copia non si può contestare nulla, si può solo protestare.
Le pronunce che ti proteggono su questa mossa. Cass. SS.UU. pen. n. 23755 e n. 23756/2024 sulla riconducibilità della messaggistica alla corrispondenza e sul provvedimento necessario per acquisirla; Cass. pen., sez. IV, n. 23325/2025 sui limiti dell’acquisizione dei contenuti digitali; Cass. pen. n. 25549 del 28 giugno 2024, che ha escluso che l’acquisizione dei messaggi conservati sui dispositivi possa essere ricondotta alla nozione di intercettazione, la quale presuppone la captazione di un flusso in corso.
Mossa 6 — Dalla chat al PVC, dal PVC all’accertamento
La mossa. Il messaggio estratto diventa un rilievo. Nel processo verbale di constatazione lo si ritrova trascritto o allegato in forma di screenshot, spesso accompagnato da una formula ricorrente: da tale conversazione si desume che il contribuente ha percepito compensi non fatturati. Da lì il rilievo passa all’ufficio impositore, che lo traduce in maggior imponibile, di regola per via presuntiva ai sensi dell’articolo 39 del D.P.R. 600/1973.
Perché la fa, e quando preferisce non farla. La chat è preziosa perché fornisce il tassello che manca a tutte le ricostruzioni induttive: l’elemento volitivo, la conferma che quel movimento non era un errore contabile. Preferisce non poggiarci sopra l’intero rilievo quando il messaggio è isolato, ambiguo o proveniente da un dispositivo di cui non è stato acquisito il supporto originale: un accertamento che sta in piedi su una sola frase è un accertamento che in giudizio traballa.
I suoi limiti. Sono tre, e sono tutti sfruttabili. Il primo è probatorio: i messaggi conservati nella memoria del telefono valgono come prova documentale, ma la loro efficacia è subordinata alla mancata contestazione dell’autenticità da parte di chi li subisce, secondo la logica dell’articolo 2712 del codice civile — è quanto la Cassazione civile ha affermato con la sentenza n. 1254 del 18 gennaio 2025, in linea con quanto le Sezioni Unite civili avevano già precisato con la sentenza n. 11197 del 27 aprile 2023 in tema di screenshot e riproduzioni informatiche, il cui valore resta legato al riscontro di provenienza e attendibilità. Il secondo limite è quello dell’onere della prova: nel processo tributario grava sull’amministrazione, e una presunzione fondata su un messaggio deve comunque essere grave, precisa e concordante. Il terzo è l’inutilizzabilità dell’articolo 7-quinquies della legge 212/2000 per gli elementi acquisiti in violazione di legge — con l’avvertenza, decisiva sul piano pratico, che la Corte di cassazione con l’ordinanza n. 16988 del 24 giugno 2025 ha affermato che quella norma opera dal 18 gennaio 2024 e non ha valenza retroattiva.
La tua contromossa. Non limitarsi a negare. La contestazione va articolata su tre piani insieme: disconoscimento formale dell’autenticità e della conformità agli originali dello screenshot, richiesta di acquisizione integrale del supporto e dell’intera conversazione, eccezione di inutilizzabilità per il modo in cui il dato è stato ottenuto. Il secondo piano è quello che rende più spesso: una chat estratta a campione è quasi sempre decontestualizzata, e la conversazione completa contiene frequentemente l’elemento che ribalta la lettura — la fattura emessa il mese dopo, l’operazione poi annullata, l’interlocutore che non è chi si crede. Tutto questo va messo nelle osservazioni ai sensi dell’articolo 12, comma 7, della legge 212/2000, entro sessanta giorni dalla consegna del verbale, e ribadito nel contraddittorio preventivo oggi generalizzato dall’articolo 6-bis dello stesso Statuto.
Le pronunce che ti proteggono su questa mossa. Cass. civ. n. 1254 del 18 gennaio 2025 e Cass. SS.UU. civ. n. 11197 del 27 aprile 2023 sul regime probatorio dei messaggi e degli screenshot; Cass. civ., sez. trib., ord. n. 16988 del 24 giugno 2025 sulla decorrenza dell’articolo 7-quinquies; Cass. civ. ord. n. 20416 del 1° agosto 2018, che ha ritenuto legittimo l’avviso di accertamento fondato su file rinvenuti nei PC aziendali, ma soltanto in presenza di adeguata motivazione, con riproduzione degli atti o del loro contenuto essenziale.
Mossa 7 — Le chat che non stanno sul tuo telefono
La mossa. È la mossa che quasi nessuno prevede, ed è quella che oggi rende più spesso. Il verificatore non ha bisogno del tuo telefono se può ottenere la stessa conversazione dall’altro capo del filo: dal dispositivo del fornitore verificato il mese prima, dallo smartphone del cliente indagato in un altro procedimento, dal computer dell’ex dipendente che si è presentato spontaneamente in caserma dopo un licenziamento finito male. Accanto a questo, ci sono i dati non conservati sul dispositivo ma su servizi remoti: i backup automatici della messaggistica su spazi cloud, gli archivi di posta elettronica ospitati da un provider, le cartelle condivise. Per questi ultimi il codice di procedura penale prevede uno strumento apposito, il sequestro di dati presso i fornitori di servizi informatici e telematici disciplinato dall’articolo 254-bis, che consente di acquisire i dati mantenendo l’originale presso il fornitore.
Perché la fa, e quando preferisce non farla. La fa perché aggira il problema tecnico e quello giuridico insieme. Il problema tecnico è la cifratura: le principali applicazioni di messaggistica adottano una crittografia end-to-end che rende inutile chiedere i contenuti al gestore, perché il gestore non li possiede in chiaro. Il problema giuridico è che sul tuo telefono la corrispondenza è protetta e serve un titolo: ma la stessa conversazione, sul telefono del tuo interlocutore, è materiale già legittimamente acquisito in un altro procedimento, e la sua circolazione segue regole diverse e più permissive. Preferisce non percorrere questa strada quando il terzo è ostile e la provenienza del materiale è dubbia, perché una chat consegnata da un ex dipendente in conflitto è una prova che il giudice guarda con attenzione critica.
I suoi limiti. Il primo è che il dato acquisito altrove resta soggetto alle regole del procedimento in cui è stato raccolto: se l’acquisizione originaria era illegittima, il vizio non si sana per il solo fatto che il materiale sia arrivato al tuo fascicolo per una via diversa. Il secondo limite riguarda la completezza: una conversazione consegnata da un terzo è, per definizione, una conversazione selezionata da chi aveva interesse a selezionarla. Qui torna utile il principio affermato da Cass. pen., sez. V, n. 49016 del 25 ottobre 2017, secondo cui l’utilizzabilità delle conversazioni via messaggistica presuppone l’acquisizione del supporto che le contiene, proprio perché occorre poterne verificare provenienza, affidabilità e attendibilità: uno screenshot inviato per e-mail da un terzo, senza il dispositivo che lo ha generato, è la forma più debole di prova esistente. Il terzo limite è quello dell’articolo 2712 del codice civile e della giurisprudenza sul disconoscimento: le riproduzioni informatiche fanno piena prova finché la parte contro cui sono prodotte non ne contesta la conformità ai fatti o alle cose rappresentate, secondo l’impostazione ribadita da Cass. civ. n. 1254 del 18 gennaio 2025 e, per gli screenshot, da Cass. SS.UU. civ. n. 11197 del 27 aprile 2023.
C’è poi un limite che vale specificamente per i dati cloud e che nel dibattito attuale è il punto più caldo: l’accesso da remoto ad archivi collocati altrove, raggiunti attraverso il dispositivo acquisito, estende il potere investigativo oltre i confini fisici di ciò che è stato materialmente sequestrato, e coinvolge quasi sempre dati di terzi estranei. È esattamente uno dei profili su cui si concentra il dibattito attorno al nuovo articolo 254-ter del codice di procedura penale in discussione alla Camera, con la proposta di subordinare l’accesso remoto a un’autorizzazione preventiva del giudice per le indagini preliminari. Anche qui: non è ancora legge, ma il principio di proporzionalità che ne è alla base è già oggi un argomento spendibile.
La tua contromossa. Ribaltare l’onere sulla provenienza. Quando in un verbale compare una chat che non è stata estratta dai tuoi dispositivi, la prima domanda da porre per iscritto non riguarda il contenuto del messaggio, ma la sua storia: da quale dispositivo proviene, in quale procedimento è stato acquisito, con quale provvedimento, e perché il fascicolo contiene nove messaggi e non i quattrocento della conversazione. Sono domande a cui l’amministrazione deve poter rispondere, e la difficoltà a rispondere è, di per sé, un elemento difensivo. In parallelo, quando il materiale proviene da un ex collaboratore, va verificato se quel materiale sia stato a sua volta estratto da strumenti aziendali in violazione delle regole sui controlli e sulla protezione dei dati personali: è il terreno su cui la Sezione lavoro della Cassazione, con la sentenza n. 24204 del 29 agosto 2025, ha confermato l’inutilizzabilità di comunicazioni acquisite fuori dalle procedure dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori e dal Codice privacy.
Le pronunce che ti proteggono su questa mossa. Cass. pen., sez. V, n. 49016/2017 sulla necessaria acquisizione del supporto; Cass. civ. n. 1254/2025 e Cass. SS.UU. civ. n. 11197/2023 sul regime del disconoscimento delle riproduzioni informatiche; Cass., sez. lav., n. 24204/2025 sull’inutilizzabilità dei dati raccolti dal datore fuori dalle procedure di legge.
La partita giocata: tre sequenze mossa-contromossa
Le ipotesi che seguono sono esercizi dimostrativi costruiti per mostrare come si spostano i rapporti di forza a seconda di quando si muove. Non sono casi reali e non descrivono l’esito garantito di alcuna vicenda: servono a far vedere la meccanica.
Prima sequenza — la dichiarazione fatta il primo giorno. Società di installazione impianti, ricavi dichiarati per 1.284.600 euro. Accesso il 14 marzo, autorizzazione del capo dell’ufficio regolarmente esibita. Nel pomeriggio viene chiesto all’amministratore di sbloccare il telefono intestato alla società; vengono acquisiti in screenshot 37 messaggi scambiati con due committenti, e il rilievo che ne nasce quantifica ricavi non contabilizzati per 216.400 euro. Ipotesi A: l’amministratore sblocca senza dire nulla. Il verbale registra un’acquisizione avvenuta con la collaborazione del contribuente, e nove mesi dopo, in ricorso, la difesa dovrà sostenere che quel consenso non era informato — tesi sostenibile, ma tutta in salita, perché nessun documento la supporta. Ipotesi B: prima di sbloccare, l’amministratore fa verbalizzare che mette a disposizione la documentazione fiscale e contabile e che non presta consenso all’estrazione della corrispondenza in assenza di provvedimento dell’autorità giudiziaria. Da quel momento l’acquisizione, se prosegue, è autoritativa e priva di titolo: l’eccezione di inutilizzabilità ai sensi dell’articolo 7-quinquies della legge 212/2000 nasce già documentata, il giorno stesso, con il timbro dei verificatori sopra. La differenza tra le due ipotesi non sta in ciò che è stato acquisito, ma in ciò che risulta scritto: la stessa acquisizione, con o senza quelle tre righe a verbale, produce due processi diversi.
Seconda sequenza — la conversazione tagliata. Il verbale viene consegnato il 9 aprile. Al suo interno, nove screenshot da una chat con un fornitore, isolati da un thread di oltre quattrocento messaggi, sostengono un rilievo per costi indeducibili pari a 78.300 euro. Il contribuente ha sessanta giorni per le osservazioni ai sensi dell’articolo 12, comma 7, dello Statuto: il termine scade l’8 giugno. Chi si limita a scrivere che i messaggi non provano nulla ha sprecato l’unica occasione a costo zero del procedimento. Chi invece, entro quella data, disconosce formalmente la conformità degli screenshot agli originali, chiede l’acquisizione integrale della conversazione e produce le fatture datate 22 e 27 del mese successivo, mette l’ufficio davanti a una scelta economica: emettere comunque l’avviso sapendo che 41.900 euro dei 78.300 sono già smentiti da documenti in atti, oppure ridurre il rilievo alla parte che regge. Nella seconda ipotesi il contenzioso, se ci sarà, parte da una base ridotta quasi alla metà.
Terza sequenza — il sequestro e i dieci giorni. Emergono indizi di reato; il telefono aziendale in uso a un dipendente viene sequestrato l’11 settembre. Il dispositivo contiene, insieme alla corrispondenza di servizio, conversazioni personali del lavoratore e di terzi estranei alla società. Chi non fa nulla assiste, mesi dopo, alla comparsa nel fascicolo di materiale che nessuno ha mai selezionato. Chi propone richiesta di riesame entro dieci giorni ai sensi dell’articolo 324 del codice di procedura penale attiva un controllo giurisdizionale immediato, con termini perentori che vincolano l’accusa: la trasmissione degli atti e la decisione devono avvenire entro i termini di legge, a pena di perdita di efficacia del sequestro. E anche quando il riesame non restituisce il dispositivo, può fissare il perimetro dei dati pertinenti e ottenere l’espunzione del resto. Quel perimetro, fissato da un giudice a settembre, è la ragione per cui a marzo l’ufficio non potrà fondare l’accertamento su ciò che il tribunale ha già dichiarato estraneo.
Quando all’avversario conviene davvero trattare
Chi verifica e chi accerta non hanno come obiettivo la vittoria processuale: hanno come obiettivo il gettito, possibilmente rapido e possibilmente certo. È una differenza enorme, e apre finestre di trattativa che chi vive il controllo come un’aggressione personale non vede nemmeno.
La prima finestra si apre durante la verifica. Ogni giorno che i verificatori passano a inseguire un rilievo che si sgretola è un giorno sottratto ad altri obiettivi. Produrre subito il documento che chiarisce un’operazione — il contratto, la nota di credito, la corrispondenza completa anziché tagliata — non è collaborazionismo: è il modo più economico di far uscire dal verbale un rilievo prima che ci entri. Un rilievo non scritto costa infinitamente meno di un rilievo da smontare.
La seconda finestra è quella dei sessanta giorni tra verbale e accertamento, oggi rafforzata dal contraddittorio preventivo generalizzato dell’articolo 6-bis dello Statuto del contribuente. Qui la convenienza dell’ufficio si sposta per una ragione precisa: l’ufficio non vuole emettere atti che perderà. Se nelle osservazioni compare un’eccezione di inutilizzabilità documentata — non generica, ma ancorata al verbale del primo giorno e alla giurisprudenza costituzionale sulla corrispondenza — il funzionario che deve firmare l’avviso sa che quel rilievo ha una probabilità concreta di cadere. È il momento in cui la controparte è più disponibile a ridurre il perimetro, perché ridurlo le costa meno che difenderlo.
La terza finestra è quella degli strumenti deflattivi. L’accertamento con adesione, disciplinato dal D.Lgs. 218/1997, consente di definire il rilievo con una riduzione delle sanzioni a un terzo del minimo previsto dalla legge e, sul piano tattico, sospende per novanta giorni il termine per proporre ricorso: è tempo guadagnato per costruire la difesa senza perdere la possibilità di impugnare. La definizione dei verbali di constatazione, reintrodotta nel sistema dell’adesione dal D.Lgs. 12 febbraio 2024, n. 13, permette di intervenire ancora prima, quando l’ufficio non ha ancora investito nell’accertamento. E accanto a questi strumenti restano l’autotutela, oggi disciplinata dagli articoli 10-quater e 10-quinquies della legge 212/2000, e la conciliazione giudiziale una volta radicato il ricorso.
Attenzione però a un punto che decide la qualità di ogni trattativa: si tratta bene solo da una posizione in cui l’alternativa al negoziato è credibile. Un contribuente che ha già depositato osservazioni serie, che ha disconosciuto gli screenshot nei termini, che ha eventualmente ottenuto in sede di riesame la delimitazione del materiale acquisibile, arriva al tavolo con un’alternativa concreta; un contribuente che non ha fatto nulla arriva al tavolo chiedendo uno sconto. Il primo ottiene una riduzione del rilievo; il secondo ottiene, nel migliore dei casi, una rateazione.
Va detto con chiarezza anche il rovescio: ci sono situazioni in cui trattare non conviene affatto. Quando l’intero rilievo poggia su corrispondenza acquisita senza titolo e la contestazione è solida, definire significa pagare per un accertamento che avrebbe potuto non reggere. E quando il fronte penale è aperto, ogni scelta sul versante tributario va calibrata sugli effetti che produce su quello penale: sono due partite che si giocano su tavoli diversi ma con le stesse carte, e vanno guardate insieme.
La partita in tabella
Riassumere una verifica in uno schema è sempre una semplificazione, ma serve a fissare la cosa che conta di più: quasi ogni mossa dell’avversario è agganciata a un termine o a una condizione che lo vincola, e a ognuna corrisponde una finestra difensiva che si apre e si chiude. Le finestre chiuse non si riaprono.
| Mossa dell’avversario | Termine o condizione che lo vincola | La tua contromossa | Finestra utile per giocarla |
|---|---|---|---|
| Accesso nei locali e avvio dell’ispezione | Autorizzazione del capo dell’ufficio con indicazione dello scopo; autorizzazione dell’A.G. per locali a uso promiscuo o abitativo; permanenza max 30 giorni lavorativi + 30 (art. 12, c. 5, L. 212/2000) | Richiesta e lettura dell’autorizzazione; distinzione verbalizzata tra beni aziendali e personali | Prima ora dell’accesso, e ogni giorno nel verbale giornaliero |
| Richiesta di sblocco del telefono e screenshot delle chat | Le chat sono corrispondenza ex art. 15 Cost.: serve un provvedimento dell’autorità giudiziaria; il consenso non lo sostituisce (Cass. 1269/2025) | Dichiarazione a verbale: esibizione della documentazione fiscale sì, consenso all’estrazione della corrispondenza no | Nel momento stesso della richiesta, prima di sbloccare |
| Copia forense integrale del dispositivo | Proporzionalità e pertinenza; il duplicato non è la prova, la prova sono i dati pertinenti | Presenza di un consulente informatico, verbalizzazione dei codici di hash e del perimetro copiato | Durante l’esecuzione della copia, non dopo |
| Prosecuzione dell’attività dopo l’emersione di indizi di reato | Art. 220 disp. att. c.p.p.: da quel momento servono le forme del codice (Cass. pen. 3733/2025) | Ricostruzione datata della cronologia; eccezione specifica con prova di resistenza | Appena il fascicolo è accessibile, e comunque prima delle difese di merito |
| Sequestro del telefono e della corrispondenza | Provvedimento motivato dell’A.G.; riesame ex art. 324 c.p.p. entro 10 giorni; termini perentori per trasmissione atti e decisione | Riesame per delimitare il perimetro e ottenere l’espunzione dei dati estranei | 10 giorni dall’esecuzione o dalla conoscenza |
| Trasfusione delle chat nel PVC | Osservazioni del contribuente entro 60 giorni (art. 12, c. 7, L. 212/2000); contraddittorio preventivo (art. 6-bis) | Disconoscimento dell’autenticità, richiesta della conversazione integrale, eccezione di inutilizzabilità | 60 giorni dalla consegna del verbale |
| Acquisizione della chat da terzi o da archivi cloud | Il vizio dell’acquisizione originaria non si sana con il trasferimento; art. 254-bis c.p.p. per i dati presso fornitori di servizi | Contestazione della provenienza, richiesta della conversazione integrale e del provvedimento acquisitivo a monte | Nelle osservazioni al verbale e nei motivi di ricorso |
| Emissione dell’avviso di accertamento | Onere della prova a carico dell’ufficio; inutilizzabilità ex art. 7-quinquies L. 212/2000 per gli atti dal 18 gennaio 2024 | Ricorso; eventuale istanza di adesione con sospensione di 90 giorni | 60 giorni dalla notifica, con sospensione feriale dal 1° al 31 agosto |
Le domande di chi è sotto attacco
“Possono obbligarmi a sbloccare il telefono?” No. Non esiste una norma che imponga al contribuente di fornire il PIN o l’impronta per aprire un dispositivo, e nel procedimento penale nessuno è tenuto a collaborare alla raccolta di prove a proprio carico. Ciò che i verificatori possono fare, se il dispositivo non viene aperto, è procedere con gli strumenti autoritativi: chiedere l’intervento dell’autorità giudiziaria, sequestrare l’apparecchio, tentare l’estrazione tecnica. È una strada più lunga per loro, ed è esattamente per questo che la richiesta viene formulata in forma cortese.
“Se non collaboro, mi va peggio?” Sul piano dei documenti fiscali sì, e va detto senza sconti: l’articolo 52, comma 5, del D.P.R. 633/1972 stabilisce che libri, registri, scritture e documenti di cui è rifiutata l’esibizione non possono poi essere utilizzati a favore del contribuente in sede amministrativa o contenziosa. Ma quella preclusione riguarda la documentazione fiscale che si ha l’obbligo di tenere ed esibire, non la corrispondenza privata, che non è documentazione contabile. La distinzione tra “non esibisco le scritture” e “non presto consenso all’estrazione della mia corrispondenza” è la distinzione tra un errore grave e una legittima difesa di un diritto costituzionale, ed è per questo che va formulata a verbale con precisione.
“Le chat sul telefono aziendale usato da un mio dipendente possono essere usate contro la società?” Dipende da tre cose: se il dispositivo è qualificabile come strumento di lavoro, se il lavoratore ha ricevuto un’informativa adeguata sull’uso e sui controlli, e se il dato è stato acquisito nel rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali. Le pronunce del 2025 della Sezione lavoro hanno tracciato entrambi i confini: quello che rende utilizzabile il dato e quello che lo rende inutilizzabile. Un’azienda senza policy scritta e senza informativa parte con una carta in meno, sia verso il fisco sia verso il proprio dipendente.
“Hanno copiato tutto il telefono: possono tenersi la copia per sempre?” No. Il duplicato è uno strumento di analisi, non un archivio permanente: ciò che risulta estraneo all’oggetto dell’indagine o del controllo non può essere trattenuto né utilizzato, e la restituzione o l’espunzione del materiale non pertinente si chiede — nella sede penale, con gli strumenti del riesame e delle istanze al pubblico ministero. È una richiesta che va formulata espressamente: nessuno la fa d’ufficio.
“Uno screenshot, da solo, vale come prova?” Vale, ma è la forma di prova più fragile che esista. Il suo valore è quello delle riproduzioni informatiche, e regge finché la parte contro cui è prodotto non ne contesta l’autenticità o la conformità agli originali. Il disconoscimento va fatto in modo specifico e tempestivo: un disconoscimento generico equivale, nella sostanza, a non averlo fatto.
“Se la chat è stata presa male, l’avviso di accertamento è automaticamente nullo?” No, e chi promette il contrario non sta facendo un favore a nessuno. L’inutilizzabilità colpisce l’elemento di prova, non l’atto in quanto tale: se l’accertamento poggia anche su altri elementi autonomamente sufficienti, può reggere lo stesso. È per questo che la difesa efficace lavora sempre su due binari — l’illegittimità dell’acquisizione e l’insufficienza di ciò che resta una volta tolto il materiale contestato.
“E se cancello le chat appena vedo arrivare i verificatori?” È la reazione più istintiva ed è anche la peggiore di tutte, per due ragioni molto concrete. La prima è tecnica: la cancellazione da un dispositivo non equivale alla scomparsa del dato, e l’analisi forense recupera regolarmente contenuti eliminati dalle memorie interne ed esterne, comprese le tracce dei file rimossi. La seconda è giuridica: una cancellazione effettuata mentre il controllo è in corso non resta un fatto neutro. Cambia il modo in cui viene letto tutto il resto, perché offre all’accusa l’argomento più comodo che esista — il comportamento di chi ha qualcosa da nascondere — e, a seconda di ciò che viene distrutto e del momento in cui accade, può aprire profili di responsabilità autonomi e ben più seri del rilievo fiscale di partenza. La differenza tra difendere la riservatezza della propria corrispondenza e sottrarre materiale a un controllo in corso è la differenza tra un’eccezione fondata e un problema nuovo: la prima si esercita dichiarando a verbale di non prestare consenso, in modo trasparente e documentato; la seconda si consuma di nascosto e lascia tracce che qualcun altro leggerà. Sul piano puramente strategico, poi, chi cancella rinuncia anche alla propria arma migliore, cioè la conversazione integrale, che nella maggior parte dei casi contiene il contesto capace di ribaltare la lettura del singolo messaggio estratto.
I paletti fissati dai giudici
Quelli che seguono sono i riferimenti che delimitano concretamente il campo. Li ho ordinati per mossa, perché è così che servono: non come rassegna, ma come risposta a una domanda precisa che nasce in un momento preciso del procedimento.
Sull’accesso e le autorizzazioni. Cass. civ. n. 16570 del 28 luglio 2011: in materia di accertamento IVA, l’autorizzazione del Procuratore della Repubblica prevista dall’articolo 52 del D.P.R. 633/1972 è sempre necessaria per l’accesso a locali adibiti anche ad abitazione o a locali diversi da quelli dell’attività — è la pronuncia che rende attaccabile buona parte degli accessi presso piccole realtà con sede nell’abitazione. Cass. civ. n. 3388/2010: pur ribadendo la necessità dell’autorizzazione del capo dell’ufficio per l’accesso ai locali dell’attività, esclude che la sua mancanza determini in ogni caso l’inutilizzabilità; è l’orientamento che il nuovo articolo 7-quinquies della legge 212/2000 ha rimesso in discussione, ed è utile conoscerlo per misurare la portata del cambiamento.
Sulla natura delle chat. Corte costituzionale n. 170 del 27 luglio 2023: i messaggi di messaggistica istantanea e le e-mail conservati nella memoria di un dispositivo restano corrispondenza tutelata dall’articolo 15 della Costituzione anche dopo la ricezione, perché ridurli a documenti una volta esaurito il transito svuoterebbe la garanzia costituzionale proprio per le forme di comunicazione oggi prevalenti. È la pronuncia da cui discende tutto il resto. Corte costituzionale n. 227 del 28 dicembre 2023: conferma e consolida quell’impostazione. Cass. SS.UU. penali n. 23755 del 29 febbraio 2024 e Cass. SS.UU. penali n. 23756 del 29 febbraio 2024: le Sezioni Unite recepiscono la nozione costituzionale di corrispondenza con riferimento ai messaggi conservati nei dispositivi, precisando che l’articolo 15 della Costituzione, riferendosi all’autorità giudiziaria, comprende anche il pubblico ministero, coerentemente con l’articolo 254 del codice di procedura penale. Servono a stabilire che un provvedimento ci vuole — non che non serva nulla.
Sul consenso e sugli screenshot in sede di indagine. Cass. pen., sez. VI, n. 1269 del 20 novembre 2024, depositata il 13 gennaio 2025: la polizia giudiziaria che voglia acquisire messaggistica mediante screenshot deve sequestrare il telefono senza accedere al contenuto prima di una formale autorizzazione del pubblico ministero, e ciò vale anche se l’indagato ha prestato consenso dopo essere stato avvisato della facoltà di farsi assistere da un difensore. È il precedente più importante per chi si sente chiedere di sbloccare il telefono. Cass. pen., sez. V, n. 49016 del 25 ottobre 2017: l’utilizzabilità delle conversazioni via messaggistica presuppone l’acquisizione del supporto che le contiene, necessaria per verificarne provenienza, affidabilità e attendibilità. Cass. pen. n. 25549 del 28 giugno 2024: l’acquisizione dei messaggi conservati sui dispositivi non è intercettazione, perché manca la captazione di un flusso comunicativo in corso — precisazione che chiude la strada a difese impostate sull’argomento sbagliato.
Sui limiti dell’apprensione dei contenuti digitali. Cass. pen., sez. IV, n. 23325 del 2025: si muove nel solco della giurisprudenza successiva alla sentenza costituzionale del 2023, che ha qualificato come corrispondenza le comunicazioni contenute nella memoria di un telefono, con le conseguenze che ne derivano sui presupposti dell’acquisizione.
Sul passaggio dall’ispezione all’indagine penale. Cass. pen., sez. III, n. 3733 del 29 gennaio 2025: quando nel corso di attività ispettive o di vigilanza emergono indizi di reato, gli atti necessari ad assicurare le fonti di prova vanno compiuti con l’osservanza del codice di procedura penale ai sensi dell’articolo 220 disp. att.; la pronuncia ricorda però che l’eccezione di inutilizzabilità deve indicare la norma violata e dimostrare l’incidenza concreta dell’atto sulla decisione.
Sul telefono aziendale e sui controlli datoriali. Cass. civ., sez. lav., n. 32283 dell’11 dicembre 2025: la chat aziendale accessibile con account aziendale e funzionale alla prestazione è strumento di lavoro ai sensi dell’articolo 4, comma 2, dello Statuto dei lavoratori, e le informazioni raccolte sono utilizzabili anche a fini disciplinari purché vi sia stata adeguata informazione al lavoratore e nel rispetto della disciplina sui dati personali. Cass. civ., sez. lav., n. 25731/2021: precedente sulla qualificazione degli strumenti di comunicazione aziendali. Cass. civ., sez. lav., n. 24204 del 29 agosto 2025: conferma l’inutilizzabilità di comunicazioni acquisite dal datore fuori dalle procedure dell’articolo 4 dello Statuto e dal Codice privacy, richiamando la nozione di vita privata e corrispondenza tutelata dall’articolo 8 della CEDU.
Sul valore probatorio nel processo. Cass. civ. n. 1254 del 18 gennaio 2025: i messaggi e gli SMS conservati nella memoria di un telefono valgono come prova documentale, salvo che la parte contro cui sono prodotti ne contesti espressamente l’autenticità. Cass. SS.UU. civ. n. 11197 del 27 aprile 2023: analogo valore per gli screenshot, subordinato al riscontro della provenienza e dell’attendibilità.
Sulla nuova inutilizzabilità tributaria. Cass. civ., sez. trib., ordinanza n. 16988 del 24 giugno 2025: l’articolo 7-quinquies della legge 212/2000 opera dal 18 gennaio 2024 e non ha valenza retroattiva. È il paletto che va verificato per primo in ogni difesa: la data di acquisizione dell’elemento decide quale regime si applica. Cass. civ., ordinanza n. 20416 del 1° agosto 2018: l’avviso di accertamento fondato su file rinvenuti nei PC aziendali è legittimo, ma solo se adeguatamente motivato, anche mediante riproduzione degli atti o del loro contenuto essenziale — l’obbligo di motivazione è il secondo fronte, spesso trascurato, su cui questi accertamenti si aprono.
Da segnalare, infine, il quadro in movimento sul piano normativo: il disegno di legge che introdurrebbe l’articolo 254-ter del codice di procedura penale, approvato in prima lettura dal Senato e all’esame della Camera come A.C. 1822, prevede una riserva di giurisdizione per il sequestro dei dispositivi, una procedura scandita in fasi e il sequestro dei soli dati strettamente pertinenti al reato. Non è ancora diritto vigente, e chi te lo presenta come tale ti sta disinformando: ma è la direzione verso cui il sistema si sta muovendo, ed è un argomento interpretativo utilizzabile già oggi a sostegno del principio di proporzionalità.
Cosa può fare lo Studio Monardo
Giochiamo la partita al posto tuo, e la giochiamo dal punto in cui si trova adesso — che sia il primo giorno di accesso o il ricorso da depositare. In concreto:
- Interveniamo durante la verifica, assistendo il contribuente nel corso delle operazioni e redigendo le dichiarazioni da far inserire a processo verbale: è l’attività che decide il destino delle eccezioni successive, e va fatta mentre i verificatori sono ancora in azienda.
- Esaminiamo l’autorizzazione all’accesso e ne confrontiamo lo scopo con l’attività effettivamente svolta, per verificare se le ricerche hanno superato il perimetro autorizzato.
- Ricostruiamo la cronologia dell’acquisizione digitale, mettendo a confronto verbali giornalieri, allegati e richieste, per individuare il momento esatto in cui sono emersi indizi di reato e isolare gli atti compiuti dopo quel momento senza le forme del codice.
- Disconosciamo formalmente screenshot e riproduzioni informatiche nei termini e nelle forme richieste, e chiediamo l’acquisizione integrale delle conversazioni e del supporto originale.
- Redigiamo le osservazioni al processo verbale di constatazione entro i sessanta giorni dell’articolo 12, comma 7, dello Statuto, articolando insieme il profilo dell’inutilizzabilità e quello del merito.
- Proponiamo la richiesta di riesame del sequestro entro i dieci giorni dell’articolo 324 del codice di procedura penale, per delimitare il perimetro dei dati acquisibili e ottenere l’espunzione del materiale estraneo.
- Lavoriamo con consulenti informatici forensi sulla copia del dispositivo, per verificare integrità, catena di custodia e completezza di ciò che è stato estratto.
- Costruiamo la strategia sul tavolo deflattivo, valutando adesione, autotutela e conciliazione non come resa ma come alternativa da confrontare numeri alla mano con il valore della causa.
- Predisponiamo policy aziendali e informative sull’uso dei dispositivi, perché il momento migliore per difendere un telefono aziendale è molto prima che qualcuno lo chieda.
- Impugniamo l’atto e seguiamo il giudizio in ogni grado, mantenendo la stessa linea difensiva dal primo verbale fino alla Corte di cassazione.
L’Avv. Giuseppe Angelo Monardo è avvocato cassazionista; coordinatore di uno staff multidisciplinare operante a livello nazionale in diritto bancario e tributario; Gestore della crisi da sovraindebitamento (L. 3/2012) iscritto negli elenchi del Ministero della Giustizia; professionista fiduciario di un OCC (Organismo di Composizione della Crisi); Esperto Negoziatore della crisi d’impresa ai sensi del D.L. 118/2021.
Su una materia come questa l’abilitazione al patrocinio in Cassazione non è un titolo decorativo: è la ragione per cui l’eccezione di inutilizzabilità viene impostata fin dal primo atto nella forma in cui dovrà reggere davanti al giudice di legittimità, che è la sede in cui queste questioni si decidono davvero. La continuità è il punto: stesso difensore e stessa linea dall’assistenza in verifica al ricorso, senza i passaggi di mano che nei procedimenti lunghi disperdono le eccezioni sollevate all’inizio. E quando la verifica sfocia in un debito fiscale che l’impresa o la persona non riescono a sostenere, la partita cambia terreno ma non difensore: le abilitazioni come Gestore della crisi da sovraindebitamento e come Esperto Negoziatore permettono di passare dal contenzioso agli strumenti di composizione senza ricominciare da capo. Sopra tutto questo lavora lo staff multidisciplinare di avvocati e commercialisti, perché una chat che diventa un rilievo va letta sul piano procedurale e su quello contabile nello stesso momento: la convenienza dell’ufficio a ridurre il rilievo è una valutazione tanto giuridica quanto economica.
In chiusura
In una verifica fiscale non vince chi ha ragione in astratto: vince chi conosce le regole del gioco e si muove nei tempi giusti. La stessa identica chat può essere la prova che fonda un accertamento da centinaia di migliaia di euro oppure un elemento inutilizzabile che nessun giudice potrà considerare — e a fare la differenza non è il contenuto del messaggio, ma ciò che è stato scritto a verbale nel momento in cui quel messaggio è stato preso.
Su questa materia lo Studio Monardo lavora esattamente all’incrocio in cui il caso si decide: l’Avv. Giuseppe Angelo Monardo coordina uno staff multidisciplinare attivo a livello nazionale in diritto bancario e tributario, e questo consente di leggere insieme il verbale sul piano procedurale e il rilievo sul piano contabile; ed è avvocato cassazionista, il che significa che le eccezioni sull’utilizzabilità della corrispondenza acquisita in verifica vengono impostate fin dal primo giorno nella forma in cui dovranno reggere davanti alla Corte di cassazione, che è dove questa materia trova le sue risposte definitive.
📩 Se hai una verifica in corso, un verbale appena consegnato o un telefono già sequestrato, non lasciar passare i termini in attesa di capire come andrà a finire: scrivi oggi stesso allo Studio Monardo — tutti i riferimenti per contattarci sono al termine di questa pagina — e mettiamo subito in fila le mosse già fatte dall’avversario e quelle che puoi ancora giocare tu.
