Avv. Giuseppe Angelo Monardo e il suo staff multidisciplinare di avvocati e commercialisti, esperti in diritto tributario e bancario a livello nazionale, offrono una consulenza completa per chi si trova in difficoltà dopo un accertamento dell’Agenzia delle Entrate sulle spese di trasferta. L’Avv. Monardo è cassazionista e coordina professionisti di elevata specializzazione. È anche Gestore della Crisi da Sovraindebitamento (L. 3/2012) iscritto negli elenchi del Ministero della Giustizia, professionista fiduciario di un OCC (Organismo di Composizione della Crisi) e Esperto Negoziatore della Crisi d’Impresa ai sensi del D.L. 118/2021.

In questa guida aggiornata a gennaio 2026, spieghiamo perché è importante difendersi subito, illustrando i rischi di un’eventuale tassazione indebita e gli errori da evitare. Anticipiamo le soluzioni legali principali (esame dell’atto di accertamento, ricorsi tributari, sospensioni cautelari, definizioni agevolate, piani di rientro, soluzioni giudiziali e stragiudiziali). L’Avv. Monardo e il suo team possono assisterti concretamente analizzando l’atto notificato, predisponendo ricorsi all’autorità giudiziaria tributaria, chiedendo sospensioni di provvedimenti esecutivi, negoziando con l’Agenzia delle Entrate (accertamento con adesione, conciliazioni, ravvedimento, rateizzazioni), o predisponendo piani di rientro su base volontaria o nell’ambito delle procedure di crisi. In ogni fase i professionisti metteranno in campo strategie difensive mirate, costruite sul quadro giuridico più aggiornato.

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1. Contesto normativo e giurisprudenziale

Normativa IVA e spese di trasferta. Le spese di trasferta aziendale (vitto, alloggio, trasporto, ecc.) sono soggette alla disciplina dell’IVA stabilita dal D.P.R. 633/1972. In base al principio di neutralità fiscale (art. 19 DPR 633/1972), l’imposta sostenuta sugli acquisti inerenti all’attività di impresa è normalmente detraibile . Ciò vale, per esempio, per vitto e alloggio: l’IVA sugli alberghi e i ristoranti è interamente detraibile (100%) dal 2008 se la fattura è intestata all’impresa . Tuttavia, esistono importanti limitazioni. In particolare l’Art. 19-bis1, comma 1, lett. e) del DPR 633/72 esclude la detrazione dell’IVA sulle prestazioni di trasporto di persone (biglietti aerei, ferroviari, taxi, ecc.) acquistate per le trasferte di dipendenti o agenti, salvo che il trasporto sia l’attività propria dell’impresa . In altre parole, di norma l’IVA pagata sui mezzi di trasporto pubblico o privato impiegati per trasferte aziendali non è recuperabile.

Allo stesso tempo, la legge prevede che alcune spese anticipate «in nome e per conto» di un cliente non rientrino nella base imponibile IVA: l’Art. 15, comma 1, n. 3 del DPR 633/72 stabilisce infatti che le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto del committente non concorrono alla formazione della base imponibile, purché siano regolarmente documentate. Ciò vale, ad esempio, quando un professionista anticipa sul proprio denaro un costo per il cliente (ad es. una bolletta o un ticket di viaggio) e poi lo addebita separatamente: in tale caso l’importo è escluso dall’imponibile IVA. Ma attenzione: la Cassazione ribadisce che tale esclusione si applica solo se gli importi sono documentati analiticamente . In assenza di documentazione (fatture o ricevute intestate al cliente) l’Agenzia considererà la somma come compenso imponibile (con IVA) e tassabile ai fini IRPEF .

Giurisprudenza recente. La Corte di Cassazione ha affrontato diverse volte temi collegati alle spese di trasferta e ai rimborsi spese. Un’ordinanza del 16/09/2024 (Cass. ord. n. 24725/2024) ha confermato il principio appena citato: le somme rimborso anticipate per conto di clienti possono essere escluse dall’imponibile IVA solo se «regolarmente documentate» . Nel caso concreto la Commissione Tributaria aveva errato nel ritenere valide delle “schede clienti” non analitiche; la Cassazione ha stabilito che senza documenti idonei l’importo diventa parte del compenso professionale .

Un’altra recente ordinanza (Cass. n. 32925/2024, 17 dicembre 2024) ha ribadito che i rimborsi analitici di spese di trasferta (ad es. chilometrici, biglietti, pedaggi) sono naturalmente restitutori e pertanto non formano reddito per il dipendente . Anche il rimborso analitico del tragitto casa-lavoro in una missione è stato riconosciuto dalla Cassazione come “natura risarcitoria” e dunque non imponibile IRPEF . Questa linea giurisprudenziale conferma che qualora le spese di trasferta siano effettivamente sostenute e documentate, esse non dovrebbero gravare né come reddito del lavoratore né – nell’ambito della contabilità aziendale – come costo indeducibile, purché rispettino le norme IVA applicabili. Tuttavia, questi principi si applicano quando la spesa è ammissibile in base alla normativa IVA; ad esempio, l’IVA sui biglietti e taxi resta indetraibile ai sensi dell’Art. 19-bis1 , a meno che non ricadano in un’attività di trasporto proprio dell’azienda.

Prassi dell’Agenzia. Le circolari e risoluzioni delle Entrate confermano la necessità di fatture o ricevute idonee. L’Agenzia osserva che per detrarre l’IVA occorre la fattura intestata all’impresa e la documentazione che dimostri l’inerenza . Ad esempio, spese di vitto/alloggio senza fattura intestata (solo scontrino) non consentono detrazione. Le spese di trasporto con IVA in fattura (biglietti treno/aereo) sono, secondo la prassi, indetraibili , fatta salva l’esenzione per taxi urbani (art.10 DPR 633/72). Anche l’Agenzia ricorda che i rimborsi chilometrici non hanno impatto IVA. Su questi aspetti è cruciale attenersi alle istruzioni operative e alle note ufficiali del Ministero (p.es. circolari annuali sulle agevolazioni fiscali Trasferte e missioni per le imposte sui redditi, Circolare 15/E del 2025 con chiarimenti sugli obblighi di tracciabilità dei pagamenti in trasferta, ecc.).

2. Cosa fare dopo la notifica dell’atto

Quando l’Agenzia delle Entrate invia un avviso di accertamento o una contestazione relativa all’IVA su trasferte, iniziano a decorrere termini e adempimenti precisi:

• Ricezione dell’atto: esamina accuratamente l’avviso di accertamento (o la comunicazione di irregolarità) entro la scadenza per il pagamento o l’impugnazione. L’atto deve indicare l’importo contestato (IVA, sanzioni, interessi) e le motivazioni. Verifica la correttezza formale: identifica il periodo d’imposta, la causale dell’accertamento e i riferimenti legislativi.
• Termini per opporsi: di norma il ricorso tributario si propone entro 60 giorni dalla notifica dell’atto (D.Lgs. 546/92, art. 21 per le controversie tributarie) o entro 30 giorni per adesione (DLgs. 218/1997). Se l’atto è una cartella di pagamento o ingiunzione fiscale (per es. cartella esattoriale IVA scaduta), il termine è di 60 giorni dall’iscrizione a ruolo (art. 23 co. 1 lett. c), DLgs. 546/92).
• Verifica la documentazione: prima di ogni mossa legale, raccogli tutte le fatture, ricevute, note spese e contratti che provano le spese di trasferta effettuate. Il difensore analizzerà gli elementi probatori: date delle trasferte, soggetti coinvolti, modalità di rimborso, titolarità della fattura. Spesso il nodo della contestazione è la mancanza di prova regolare e documentata di quelle spese . Ad esempio, se si contesta IVA su biglietti aerei, serve la fattura intestata all’azienda. Se l’avviso solleva dubbi su un rimborso forfettario impropriamente indicato come “anticipazione”, occorre verificare se è stato rispettato l’Art. 15 (rimborsi analitici documentati).
• Diritti del contribuente: entro 30 giorni può richiedere, tramite raccomandata, approfondimenti all’ufficio verificalo (cosiddetti istanza difensiva oppure rettifica dati catastali se presenti). Inoltre, se l’accertamento è ingiusto o vi sono errori macroscopici, si può chiedere la mediazione tributaria obbligatoria (Cort. Cost., n. 130/2023; Legge 234/2021) o l’adesione (DLgs. 218/1997) prima di ricorrere giudizialmente.
• Ricorso tributario: se l’agenzia conferma l’avviso senza accogliere contestazioni, presenta il ricorso alla Commissione Tributaria Provinciale (CTP) competenti territorialmente entro 60 giorni . Il ricorso deve contenere tutte le ragioni di fatto e diritto (ad es. evidenziare la detraibilità dell’IVA su certe voci, o la carenza di motivazione dell’ufficio). In parallelo, si può chiedere la sospensione cautelare dell’esecutività dell’atto alla CTP (art. 47-bis, DPR 602/73) versando una garanzia (ad es. fideiussione, deposito di liquidità) o altra cauzione accettata.
• Possibili interlocutori: durante il ricorso è utile comunicare tempestivamente con il difensore dell’Agenzia nelle commissioni per eventuali mediazioni o chiarimenti. Se l’atto riguarda contestazioni penali (es. falsità documentale), si dovrà intervenire anche in sede penale-tributaria, ma solitamente le contestazioni IVA restano in ambito civile-tributario.
• Giudizi di merito e legittimità: se la CTP respinge il ricorso, si può proporre appello alla Commissione Tributaria Regionale (CTR) entro 60 giorni; infine, in Cassazione su questioni di diritto. Le sentenze di cassazione in materia di IVA sulle trasferte si basano spesso sulla prova dell’inerenza e della regolarità formale . In ogni grado è fondamentale presentare documentazione inoppugnabile (fatture, contratti, documenti di viaggio) e argomentazioni coerenti.

3. Difese e strategie legali

Nel merito, la strategia difensiva si articola su più fronti:

• Distinguere le spese detraibili da quelle indetraibili. Innanzitutto, analizza quali voci contestate erano effettivamente detraibili per legge. Ad esempio, le spese di vitto e alloggio per missioni dei dipendenti sono detraibili al 100% se fatturate al nome dell’impresa . Se queste sono state scorrette indicate (ad es. come spese di rappresentanza, che invece non consentono detrazione ), occorre provare che si trattava di trasferte, non di eventi di promozione. Viceversa, le spese di trasporto di persone (biglietti aerei/treno con IVA, taxi extraurbano) sono per norma indetraibili : contro tali voci la difesa può solo verificare se sono stati commessi errori di classificazione o calcolo, o se alcune di esse – pur non detraibili – devono comunque essere escluse dal conteggio (ad es. spostamenti locali con taxi esenti).
• Dimostrare la documentazione regolare. Se l’Agenzia contesta un rimborso, la difesa deve mostrare che le spese sono state sostenute ed esibire i documenti originali. È fondamentale avere fatture intestate all’impresa (non al dipendente) o apposite note spese firmate. Senza di esse, l’IVA non può essere detratta e l’Agenzia potrà addossare l’onere al contribuente . Una strategia può essere far emergere eventuali vizi procedurali dell’accertamento stesso: se l’ispettore ha ignorato documenti validi o ha motivato superficialmente l’accertamento, queste carenze possono essere sottolineate nel ricorso. La Cassazione ha precisato che “solo le spese anticipate analiticamente documentate possono essere escluse dall’imponibile” : è quindi cruciale insistere sulla completezza delle prove.
• Valutare alternative di inerenza. Se, ad esempio, l’Agenzia ha ritenuto che certi rimborsi non erano inerenti all’attività (e quindi non erano “spese di impresa”), bisogna ricostruire l’interesse dell’impresa alle trasferte: contratti che impongono spostamenti, programmi di missione, dossier del cliente per cui si era in trasferta, ecc. In alcuni casi si può sostenere che l’episodio (ad es. una missione fuori sede) rientra negli obiettivi aziendali, anche se l’ispettore ha contestato la mancanza di un legame immediato con la sede legale.
• Controdeduzioni tecniche. Alla base di molti accertamenti IVA c’è un calcolo di maggior imposta con penalità (dall’1% al 200% dell’imposta). La difesa può cercare di ridurre le sanzioni tramite ravvedimento operoso (art. 13, D.Lgs. 472/97) se applicabile, o tramite fondati motivi di giustificazione (ad es. errori di interpretazione ancora non chiariti dalla giurisprudenza). Se l’atto è entro i termini della dichiarazione o del dichiarato “non versato”, si può richiedere un conguaglio periodico (autoliquidazione) oppure correggere tramite dichiarazione integrativa tardiva prima del ricorso.
• Impugnazione specifica degli importi. In Commissione Tributaria, conviene impugnare nel merito ciascuna voce contestata, chiedendo la cancellazione della pretesa per mancata normativa applicabile, per errata quantificazione o per vizio formale dell’atto. Se l’avviso fa riferimento all’Art. 19-bis1 (trasporto persone), e i contratti o la fatturazione non ne giustificavano l’applicazione (ad es. il trasporto era funzione accessoria, o addirittura fatturato a secco per il dipendente), si può sostenere l’inapplicabilità di quel comma. Se invece si ravvisa illegittimità dell’atto (es. violazione del contraddittorio, violazione di legge), la difesa può basarsi sulle norme procedurali dell’accertamento (D.P.R. 600/1973).
• Accertamento con adesione e mediazione tributaria. In alternativa alla via giudiziaria, l’azienda può valutare di entrare in accertamento con adesione (DLgs. 218/1997) con gli Uffici, cercando uno sconto su imposta, sanzioni e interessi. Oppure richiedere la mediazione obbligatoria (Legge 234/2021) entro il termine per proporre il ricorso: questo tentativo può bloccare i termini di impugnazione e portare a un accordo conciliativo. Questi strumenti, pur non garantendo la vittoria assoluta, possono ridurre l’onere totale ed evitare ulteriori contenziosi.
• Garanzia di non aggravamento. Durante il ricorso, l’Avv. Monardo può anche chiedere al giudice tributario la sospensione di eventuali azioni esecutive (fermo amministrativo, ipoteca, pignoramento sui conti aziendali). Anche la mera proposizione del ricorso può comportare la sospensione di ufficio delle procedure coattive, purché si offra una garanzia proporzionale all’importo contestato (art. 47-bis, DPR 602/73).

In sintesi, la difesa si basa su prova documentale dell’inerenza e della correttezza formale , su argomentazioni giuridiche mirate (norme IVA, contratti, natura dei rimborsi) e sull’uso di tutti i rimedi giuridici (ricorso, mediazione, adesione, etc.) per ridurre o cancellare la pretesa.

4. Strumenti alternativi di definizione

Se la controversia si protrae o il debito IVA contestato è elevato, può essere utile considerare soluzioni alternative alla causa:

• Ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/1997): se non è ancora scaduto il termine di versamento, l’azienda può sanare spontaneamente l’omissione pagando imposta, interessi e sanzione ridotta (1/10 o 1/8 del minimo). Ciò riduce notevolmente le sanzioni rispetto all’accertamento.
• Accertamento con adesione: come accennato, questa procedura consente di chiudere bonariamente la partita con l’Agenzia riconoscendo parte del debito e pagando una somma globale spesso inferiore al contenzioso integrale.
• Definizioni agevolate: qualora le cartelle esattoriali siano già nate dal mancato pagamento, si può valutare una rottamazione delle cartelle (art. 3 D.L. 34/2019 o le definizioni succedutesi negli anni) per stralciare sanzioni e interessi. Inoltre, è in corso la possibilità di definizione agevolata IVA su coattive (leggi di bilancio o decreti attuativi possono introdurre misure specifiche).
• Rateizzazione: per i debiti iscritti a ruolo si può chiedere il pagamento rateale (art. 19 D.P.R. 602/73) con dilazioni fino a 10 anni, facilitando il rientro senza bloccare l’attività.
• Accordi di ristrutturazione dei debiti tributari: nel caso di aziende in difficoltà complessiva, l’ Avv. Monardo, come Esperto Negoziatore ex D.L. 118/2021, valuta anche l’opportunità di accordi di ristrutturazione dei debiti fiscali e non (novità Codice crisi 2020). In tali accordi, con l’intervento del Tribunale, si può concordare con i creditori (anche Agenzia Entrate e Riscossione) un piano di pagamento dilazionato o una riduzione delle somme dovute.
• Piani del consumatore ed esdebitazione: se il contenzioso IVA riguarda un imprenditore o libero professionista in situazione di sovraindebitamento (legge 3/2012), si può esplorare l’opzione del piano del consumatore. In particolare, definito un piano di rientro pluriennale approvato dal giudice (Tribunale, sez. fallimentare), l’impresa potrà ottenere l’eventuale cancellazione parziale del debito residuo (esdebitazione). L’Avv. Monardo, in qualità di Gestore crisi, guida queste procedure.
• Atti di quietanza straordinaria: infine, in casi molto limitati di cartelle di modesto importo ed eccezionali difficoltà, è previsto (art. 11 D.Lgs. 150/2011) l’annullamento delle cartelle inesigibili o dei crediti dell’Erario palesemente inesigibili per imprese che rientrino nei parametri di agevolazione fiscale o di emergenza.

Tabella riepilogativa dei rimedi:

Strumento	Quando usarlo	Effetto principale
Ravvedimento operoso	Entro termini di versamento volontario	Sanzione ridotta fino a 1/10 del minimo prev.
Accertamento con adesione	Durante controversia, prima di ricorso	Riduzione del contenzioso, sanzioni annullate o ridotte
Mediazione tributaria	Prima del ricorso	Possibilità di accordo e sospensione termini
Ricorso in Commissione	Entro 60 gg dall’atto (o 30 gg adesione)	Annullamento o riduzione debito, decisione giudiziaria
Definizione agevolata (rottam.)	Cartelle già emesse, entro scadenze	Stralcio di sanzioni/interessi su debito accertato
Rateizzazione	Debito in riscossione	Pagamento dilazionato fino a 10 anni, senza interessi
Accordo ristrutturazione debiti	Crisi aziendale gravi	Piano di rientro concordato con creditori, anche tributi
Piano del consumatore	Sovraindebitamento di persona fisica	Pagamento concordato di debiti precedenti e futuri, esdebitazione finale

5. Errori comuni e consigli pratici

Errori da evitare: non sottovalutare la contestazione! Non rispondere tardivamente o ignorare l’avviso d’accertamento. Anche se si ritiene corretto il proprio comportamento, è indispensabile reagire entro i termini per preservare ogni diritto. Non effettuare pagamenti spontanei (tranne tramite ravvedimento) prima di aver fatto verificare da un professionista i termini e le conseguenze, altrimenti si rinuncia implicitamente all’impugnazione (art. 6, c. 4-bis DPR 602/73).

Altri errori frequenti: non conservare i documenti di trasferta (fatture di alberghi, taxi, aerei) oppure perderli. Il Fisco esige prova certa: uno scontrino nero bianco non intestato non vale come fattura ai fini IVA . Un secondo errore: confondere le trasferte con le spese di rappresentanza. Se l’Agenzia ritiene che un viaggio sia a scopo promozionale o personale, non inerente all’impresa, potrebbe negare ogni deduzione IVA. Occorre sempre contestualizzare le spese (ad es. viaggi per fiere, meeting, sopralluoghi tecnici).

Consigli operativi: fin dall’inizio di un’attività, è buona prassi emettere fatture per viaggi e trasferte indicando sempre “spese anticipate per conto del cliente” quando è il caso (art.15). I dipendenti dovrebbero presentare note spese dettagliate: data, luogo, ragione del viaggio, importi, con allegati fatture o ricevute. Dal 2025 c’è anche l’obbligo di pagamento tracciato per vitto, alloggio e trasporto nelle trasferte italiane , pena l’imponibilità fiscale del rimborso. Quindi utilizzare sempre carte di credito o debito aziendali per prenotazioni e acquisti.

In fase di controllo fiscale, eviti di contrattare “oralmente” con l’ispettore: qualsiasi impegno verbale non ha effetto legale.

Attenzione alle scadenze: annota da subito le date di fine termini (2 mesi dal ricevimento per ricorso, ecc.). Se l’atto è una cartella, ricorda di chiedere immediatamente la prova di notifica e considerare il termine di 6 mesi della cartella stessa (art. 25 D.P.R. 602/73).

Verifica integrità del processo: controlla che l’accertamento sia stato notificato regolarmente (marca postale e ricevimento), poiché un difetto di notifica o violazione del contraddittorio può far decadere l’atto. Se l’Agenzia ha eseguito un controllo globale (analisi di bilancio, accessi) senza chiedere chiarimenti pre-avviso, può essere possibile far valere la nullità dell’atto (v. Cass. 25385/2017).

6. Domande frequenti (FAQ)

1. Posso detrarre l’IVA sugli scontrini di vitto e alloggio pagati dal dipendente?
   No, l’IVA si detrae solo se esiste una fattura intestata all’impresa. Uno scontrino o ricevuta fiscale non conferiscono diritto alla detrazione . Se il dipendente anticipa, l’azienda deve farsi intestare al dipendente il corrispettivo o rifatturarlo correttamente.
2. E l’IVA sui biglietti del treno o aereo?
   In generale l’IVA pagata su trasporto di persone (biglietti aerei/treno) non è detraibile . La legge esclude esplicitamente tale detrazione. Rari casi di trasferte specifiche (ad esempio spedizioni del personale proprio trasporto) potrebbero trovare esenzione, ma non per la prassi ordinaria.
3. Cosa succede se l’azienda ha rimborsato spese chilometriche auto ai dipendenti?
   Il rimborso chilometrico non è oggetto di fatturazione IVA, quindi non entra nel calcolo dell’imposta. È un costo deducibile per l’azienda (entro limiti ACI) ma non influenza direttamente l’IVA (non c’è IVA da detrarre né da calcolare) .
4. Il contestatore sostiene che erano spese di rappresentanza. Che cambia per l’IVA?
   Le spese di rappresentanza (cene aziendali, omaggi, eventi) sono normativamente indetraibili (art. 19-bis1 lett. h). Se l’Agenzia riclassifica il viaggio come “congresso aziendale” o evento promozionale, contesta la detrazione IVA. In questo caso la difesa dimostrerà che si è trattato di trasferte lavorative necessarie, non di spese di rappresentanza, allegando documenti dell’incontro (agenda, relazioni, ecc.).
5. Il dipendente ha pagato con carta personale la trasferta, posso detrarre comunque l’IVA?
   Sì, purché il documento fiscale sia intestato alla società. La modalità di pagamento non incide sulla detraibilità (art. 19). Tuttavia dal 2025 le norme IRPEF richiedono pagamenti tracciati per conservare l’esenzione IRPEF del rimborso ; questo non cambia la disciplina IVA, dove conta solo la fattura intestata all’azienda.
6. Il contratto di lavoro non indica la sede fissa. Come influisce?
   Questa è questione IRPEF (trasfertisti vs indennità di trasferta). Fiscalmente ai fini del reddito (art. 51 TUIR) può far applicare un regime agevolato (imponibile al 50%). Ma per l’IVA delle spese vive conta solo se esistono fatture: anche il trasfertista paga hotel e taxi, e l’azienda potrà o meno detrarre l’IVA come sempre. In ogni caso, dalla Cassazione si distingue l’indennità (irrilevante ai fini IVA) dal rimborso documentato .
7. Cosa fare se l’Agenzia chiede l’IVA indetraibile sui taxi esteri?
   Se il taxi è fuori EU il criterio resta quello dell’Art. 19-bis1 e la regola di sostituzione (in teoria fuori EU si rifà all’art. 17 se soggetto passivo), in pratica tuttavia molti uffici concedono deduzione irpef al 100%. Comunque di norma non c’è IVA (servizio di trasporto soggetto ad aliquota locale, spesso zero o rate differente). Se non c’è IVA da parte del vettore estero, l’Azienda non potrà dedurre nulla; non si tratta di IVA italiana da recuperare.
8. L’atto contesta IVA non pagata in passato. Posso chiedere rateizzazione?
   Sì, se si tratta di cartelle emesse per IVA non versata, è possibile chiedere rateizzazione (fino a 120 rate mensili) sia per l’imposta che per eventuali sanzioni e interessi (art. 19 D.P.R. 602/73). In sede di ricorso tributario si può chiedere la sospensione cautelare per avere più tempo.
9. Il ricorso può essere presentato dalla società senza l’avvocato?
   No. In base alla legge tributaria (DLgs. 546/92) è obbligatoria la rappresentanza tecnica in giudizio. L’impresa deve incaricare un dottore commercialista o un avvocato tributarista (come l’Avv. Monardo) abilitato ad assistere in Commissione Tributaria.
10. L’Agenzia chiama in causa anche il socio titolare. Che implica?
    In alcune fattispecie (ad es. IVA dovuta da società di persone) si può notificare un accertamento anche agli amministratori o soci, ritenuti responsabili. In tal caso si può costituire in giudizio anche contro il socio/amministratore; di solito la difesa sarà unica. Conviene valutare la responsabilità personale e eventuali strumenti di esclusione (ad esempio, se l’amministratore dimostra di non aver potuto opporsi alla votazione sulla dichiarazione).
11. Ho un debito IVA iscritto a ruolo, posso ricorrere contro la cartella?
    Sì, contro la cartella di pagamento (Notifica di iscrizione a ruolo) si presenta ricorso alla Commissione Tributaria Provinciale entro 60 giorni . È buona prassi fare motiva analisi: ad esempio, se la cartella riguarda IVA contestata, spesso si riunisce il giudizio introdotto sull’avviso originario con quello sulla cartella.
12. Quali sanzioni potrei rischiare?
    Le sanzioni IVA vanno dall’1% al 200% dell’imposta (art. 13 D.Lgs. 471/97), a seconda del comportamento (omissione/infedele dichiarazione) e della tempestività del ravvedimento. Se l’accertamento dimostra dolo o omessa dichiarazione, si rischiano le percentuali più alte. In caso di ravvedimento spontaneo la sanzione minima si può ridurre notevolmente (anche allo 0,1%).
13. Vale la pena fare ricorso, dato che dovrei pagare comunque?
    Se credi di aver ragione, conviene certamente impugnare: il ricorso può portare all’annullamento totale dell’atto (se l’IVA era illegittima) o almeno alla riduzione delle somme dovute. In più, senza ricorso decade la possibilità di sanzioni contenute (e del ravvedimento). Anche l’esito sfavorevole va confrontato con il peso di onorari e tempi, ma la mediazione e l’adesione possono portare a soluzioni concordate senza affrontare tutte le fasi del giudizio.
14. Che ruolo ha il D.Lgs. 546/1992 nel processo tributario?
    Il Codice del processo tributario (DLgs. 546/92) regola i termini e le procedure di ricorso: prevede i termini, la presenza dell’assistenza tecnica, le fasi del contraddittorio e la possibilità di sospensiva. È la “costituzione” del processo tributario. Il tuo difensore avvocato tributarista agisce secondo queste regole per tutelarti.
15. Cosa sono gli «obblighi di tracciabilità» delle spese 2025?
    Dal 2025, per i rimborsi di spese di vitto, alloggio, trasporto in missione in Italia l’IRPEF riconosce l’esenzione solo se i pagamenti sono tracciati (carta di credito/debito) . Per l’IVA questo obbligo non sussiste: l’azienda potrà sempre detrarre l’imposta dalla fattura purché l’operazione sia documentata . Tuttavia, questa regola impatta indirettamente: un rimborso pagato in contanti di fatto perde l’esenzione IRPEF, ma non influisce sul diritto di detrarre l’IVA già fatturata.
16. Posso oppormi se ho ricevuto solo una contestazione telefonica o informale?
    No, occorre un atto formale. Qualunque contestazione fiscale deve essere notificata con atto scritto (avviso di accertamento, invito a comparire, cartella). Non è vincolante alcun comunicazione verbale. Se hai solo un “invito” orale, chiedi informazioni scritte all’ufficio.
17. Il consulente del lavoro dice che alcuni rimborsi sono “diarie esenti” e non danno neanche IVA. È vero?
    Le diarie per trasferta sono reddito esente IR (entro limiti), ma non sono fatture: quindi non generano IVA recuperabile. In pratica, se l’azienda dà una diaria forfettaria (indennità di trasferta), non viaggia nessuna IVA perché non c’è acquisto di beni o servizi. L’IVA compare solo se l’azienda paga direttamente servizi (hotel, volo) o rimborso analitico.
18. Si possono documentare retroattivamente note spese mancanti?
    In teoria no: ogni spesa deve avere prova del momento e del servizio. È possibile integrare il ricorso con dichiarazioni del dipendente (dove, quando) solo se esistono giustificativi parziali (es. ticket, estratti conto). Ma ricorda che spesso senza pezze giustificative valide l’Agenzia considera il rimborso come falso o compenso personale .
19. Se l’Agenzia ha già chiuso il contenzioso con rinvio alla Commissione, il termine di ricorso è sempre 60 giorni?
    Sì, salvo che vi siano modifiche normative. In alcuni casi particolari (ad es. passaggio al nuovo contenzioso da Grandi contribuenti) vi possono essere regole diverse, ma in genere si rimane sui termini standard. Affidati al professionista per calcolare esattamente i giorni utili dal verbale finale di conciliazione o dall’avviso definitivo.
20. Lo Studio di Monardo ha esperienza diretta con casi di IVA contestata su trasferte?
    Sì. L’Avv. Monardo vanta numerosi precedenti in commissione tributaria e in Cassazione riguardanti contestazioni di costi aziendali, compresi rimborsi spese e trasferta. Il team ha affiancato aziende in ispezioni fiscali complesse, risolvendo positivamente situazioni simili alla tua.

7. Simulazioni pratiche

Esempio 1: trasferta Italia con rimborso analitico. Un’azienda invia un dipendente in missione a Milano (fuori sede). Il dipendente sostiene 100€ per hotel, 50€ per pasti, e 30€ di pedaggio. Tutte le fatture sono intestate all’azienda. IVA: 100€ di hotel (22% IVA) danno diritto a 22€ di detrazione, 50€ di pasti (22% IVA) a 11€ di detrazione, 30€ di pedaggio (IVA 22%) a 6,60€ di detrazione . Se l’Agenzia contesta l’IVA di 39,60€ (sostenendo per esempio che fosse spesa di rappresentanza), la difesa dimostra l’analiticità e l’inerenza (fatture, relazione di missione). In base alla normativa, queste spese di trasferte non ricadono nella limitazione di rappresentanza, quindi l’IVA era legittima. Nel ricorso si evidenzia che art. 19-bis1 lett. h (rappresentanza) non si applica, e l’atto va annullato.

Esempio 2: trasferta dipendente all’estero (UE). Un tecnico è mandato in Germania: costi 80€ hotel + IVA tedesca (10€ IVA), 20€ pranzi + IVA (4€ IVA), 150€ voli (nessuna IVA UE in Italia) . L’azienda può detrarre i 10€ (hotel) e i 4€ (ristoranti) se ha fattura in UE (scontrini non bastano). L’IVA italiana su volo non c’è (VAT nel Paese estero). Se l’ispettore contesta detraibilità del vitto per “non inerente”, la difesa mostrerà la missione e il legame con il progetto. Se contesta il volo (falso problema: non c’è IVA italiana), si può far valere che nessuna IVA è stata detratta per quella voce.

Esempio 3: rimborso chilometrico. Un agente percorre 100 km con auto propria (4€/100km = 4€) per un appuntamento di lavoro fuori sede. L’azienda gli rimborsa 4€ come uso auto. Non si emette fattura, non c’è IVA (rimborsi forfettari autoveicoli esclusi). L’Agenzia non può contestare IVA su questo: la spesa (9.38€ per 100 km secondo tabelle ACI) è deducibile per IRES/IRPEF ma non fa scattare alcuna detrazione IVA . Se fosse stata invece contestata come costo inesistente, la difesa mostra la tabella ACI e la nota spese del dipendente come prova di realtà della spesa.

Calcolo degli interessi e sanzioni: Supponiamo che l’avviso di accertamento contesti 5.000€ di IVA (oltre a sanzioni del 30% e interessi legali al 3%). In caso di ravvedimento entro un mese, la sanzione minima sarebbe l’1% (50€) più interessi. Invece, con ricorso vinto si risparmiano sanzioni e interessi. Se il ricorso non fosse accolto, il ravvedimento, entro 30 giorni dall’avviso, consente di regolarizzare versando 5.000€ + interessi + 100€ (1% sanzione) anziché i 1.500€ di sanzioni (30% di 5.000€) più interessi.

Sentenze e fonti normative rilevanti (aggiornate)

• Cass. civ. sez. V, ord. 32925/2024 (17 dic. 2024): ribadisce la natura “risarcitoria” dei rimborsi analitici di spese di viaggio, non concorrono a reddito .
• Cass. sez. trib. ord. 628/2024 (8 gen. 2024): conferma distinzione tra rimborso analitico (non imponibile) e forfettario (imponibile oltre limiti IR) .
• Cass. sez. trib. ord. 24725/2024 (16 sett. 2024): per escludere dall’IVA l’anticipazione di spese in nome e per conto, la prova documentale deve essere “analitica” .
• Cass. civ. sez. V, ord. 24148/2025: conferma che nel trasfertismo puro l’indennità del 50% include anche vitto/alloggio (interpretando art. 51 TUIR, a fini IR); utile per ripensare la contabilità di trasferte estese.
• Legge 197/2024 (Legge di Bilancio 2025): introduce obbligo di tracciabilità per rimborsi spese trasferta (art. 51 TUIR) e incrementi delle sanzioni tributarie.
• D.P.R. 633/1972 – art. 19, 19-bis1, 15: testo unico IVA con le esclusioni di detraibilità .
• D.P.R. 602/1973 – art. 25: disciplina termini e modalità di iscrizione a ruolo IVA.
• D.Lgs. 546/1992: Codice Processo Tributario (procedure, termini, assistenza tecnica).
• Circolare Agenzia Entrate 15/E/2025: linee guida su trasferte e missioni (esonero IRPEF, tracciabilità).
• Cass. Civ., Sez. I, 13174/2024 (14 mag. 2024): temi doganali – inidoneità della norm. IVA a giustificare accuse penali ingiustificate. (Rilevante per principio di legalità penale/tributaria).

(Le sentenze citate sono reperibili sui siti ufficiali delle Corti o in massime di dottrina fiscale. Si consiglia di consultarle nei testi integrali per approfondimenti specifici.)

Conclusione

In sintesi, le contestazioni IVA su spese di trasferta richiedono una risposta rapida e documentata. Abbiamo visto che esistono norme precise sul recupero dell’IVA e condotte ripetutamente ribadite dalla giurisprudenza: il rimborso spese documentato è risarcitorio e in linea di principio non grava sul reddito del dipendente , ma il contribuente (o il professionista) deve fornire prove inequivocabili. Se l’Agenzia mette in dubbio la deducibilità, occorre agire immediatamente con ricorsi mirati, evidenziando l’ammissibilità delle spese secondo legge e denunciando eventuali vizi procedurali. Non sottovalutare le sanzioni che possono lievitare rapidamente: agire prontamente con la consulenza di un esperto può dimezzare o azzerare la pretesa fiscale.

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