Accertamento Fiscale Per Errata Deduzione Spese Informatiche: Come Difendersi Bene Con L’Avvocato

Da Giuseppe Monardo
Gennaio 24, 2026
05:11

Introduzione

Un contribuente (impresa, professionista o lavoratore autonomo) può trovarsi nell’occhio del ciclone fiscale se ha dedotto in dichiarazione costi informatici che l’Agenzia delle Entrate ritiene non inerenti o inesistenti. La guida illustra i riferimenti normativi italiani (fino al 21/1/2026) sul principio di inerenza e la deducibilità delle spese informatiche (software, hardware, servizi cloud, consulenze), spiega i motivi di un eventuale accertamento fiscale e delinea le strategie difensive – sia in sede amministrativa (contraddittorio, mediazione, adesione) sia in sede contenziosa (ricorso alle Commissioni tributarie) – con un taglio tecnico-giuridico avanzato, rivolto ad avvocati, imprenditori e contribuenti esperti. Verranno incluse tabelle riepilogative, FAQ e casi pratici-simulazione per chiarire l’approccio da adottare. L’ottica è quella del debitore d’imposta: conoscerne le regole e la giurisprudenza recente aiuta a impostare una difesa solida, volta a ottenere l’annullamento totale o parziale dell’atto d’accertamento o una riduzione di imposte e sanzioni .

Quadro normativo di riferimento

Principio di competenza e inerenza (TUIR)

Il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR, DPR 917/1986) delinea i criteri generali di deducibilità dei costi d’impresa e professionali. In particolare l’art. 109 stabilisce che «le spese e gli altri componenti negativi […] sono deducibili se e nella misura in cui si riferiscono ad attività o beni da cui derivano ricavi o altri proventi che concorrono a formare il reddito» . Questo comma 5 è il fondamento del principio di inerenza: un costo è deducibile solo se attinente all’attività esercitata. Non basta un nesso economico immediato con un ricavo concreto; la giurisprudenza di legittimità chiarisce che l’inerenza va valutata in termini qualitativi, non quantitativi . In altre parole, spese anche antieconomiche (non redditizie nel breve) possono essere deducibili se funzionali agli scopi aziendali; viceversa costi ordinari possono esser ritenuti non inerenti se destinati ad usi personali o estranei all’attività . Sul piano contabile, i principi di derivazione rafforzata impongono il principio di competenza dell’esercizio: ogni costo va imputato all’anno in cui è sorto l’obbligo di pagare o a quello in cui matura l’uso, secondo i criteri civilistici (art.2426 c.c.) e fiscali (compiutezza dei fatti amministrativi). Dunque una spesa informatica portata in deduzione in anno “sbagliato” può essere riattribuita al periodo corretto senza contestarne la sua natura, purché non sia una mera frode temporale.

Beni strumentali e ammortamenti

Le spese informatiche possono ricadere in più categorie fiscali. L’acquisto di hardware (PC, server, stampanti, apparati di rete) rientra nei beni materiali strumentali e viene ammortizzato in più anni. L’art. 102 TUIR (ex art.67) stabilisce che «le quote di ammortamento del costo dei beni materiali strumentali…sono deducibili a partire dall’esercizio di entrata in funzione del bene» . Normalmente si applicano i coefficienti tabellari (ridotti al 50% nel primo anno) . Tuttavia, il TUIR prevede che se il costo unitario del bene non supera la soglia prevista (oggi €516,46), esso può essere dedotto integralmente nell’esercizio di acquisizione . Ad esempio, un pc da €500 può essere portato in deduzione subito; se costa €1.000, va ammortizzato a quote pluriannuali secondo il piano di ammortamento fiscale. Le relative spese di manutenzione e riparazione, infine, sono deducibili liberamente (entro certi limiti) se non capitalizzate ai sensi del comma 7 dell’art.102 TUIR .

Per i software acquistati come beni immateriali strumentali (diritti di utilizzazione di opere dell’ingegno, marchi, brevetti), vale invece l’art. 103 TUIR. Esso fissa il regime di ammortamento: «le quote di ammortamento del costo dei diritti di utilizzazione di opere dell’ingegno…sono deducibili in misura non superiore al 50 per cento del costo» . In pratica, un software on-premise o una licenza perpetua va ammortizzato al 50% annuo (pari a un piano decennale). Anche qui, è possibile dedurre subito costi modesti (sotto €516,46) come per i beni materiali. Invece i canoni in abbonamento (servizi cloud, licenze SaaS, manutenzione software) non sono immobilizzazioni ma spese di esercizio, deducibili integralmente nell’anno secondo il principio generale di inerenza (art.109) come costi correnti.

Detraibilità IVA sui costi informatici

Parallelamente alla deducibilità IRES/IRPEF esiste il diritto alla detrazione IVA sull’acquisto di beni e servizi informatici. Per poter portare in detrazione l’IVA pagata, occorre che l’imposta sia stata effettivamente corrisposta e che l’operazione sia correttamente documentata da fattura elettronica, oltre che inerente all’attività . In sintesi, l’IVA sull’acquisto di un PC aziendale o sul canone di cloud può essere detratta solo se la fattura è valida, riportante la partita IVA del professionista/azienda e l’oggetto dell’acquisto – e l’uso è effettivamente strumentale. Come osserva l’Agenzia delle Entrate, «l’operazione sia documentata da fattura valida» e «l’acquisto sia inerente all’attività»* . In difetto di uno di questi requisiti, anche la detrazione IVA potrà essere recuperata in fase di accertamento, con ulteriore aggravio di imposta.

Onere della prova nel contenzioso tributario

Nel contenzioso tributario il legislatore e la giurisprudenza indicano come si ripartisce l’onere probatorio tra contribuente e Fisco. La regola generale è che l’amministrazione finanziaria deve dimostrare i fatti costitutivi della pretesa e il contribuente deve provare gli elementi che gli sono favorevoli . In particolare, l’art.7, comma 5-bis, del D.Lgs. 546/1992 (introdotto dalla L. 130/2022) codifica espressamente che «l’amministrazione deve fornire in giudizio la prova delle violazioni contestate» . Ciò conferma il consolidato orientamento cassazionista: non è più in automatico onere del contribuente provare la “non violazione”, ma l’Ufficio deve portare validi elementi in giudizio. Detto questo, concretamente significa che, quando il Fisco contesta un costo, inizialmente spetta all’amministrazione documentare i sospetti (fatture false, fornitori fantasma, operazioni inesistenti, ecc.). Solo dopo che l’atto impositivo ha allegato indizi gravi (per esempio, affermando che alcuni soggetti non esistono o che le scritture contabili sono incomplete), al contribuente incombe provare l’effettiva sostenibilità e l’inerenza dei costi dedotti . In altre parole: è sempre necessaria una difesa concreta.

Spese informatiche: tipi e trattamento fiscale

Nella contabilità aziendale le spese informatiche coprono una vasta gamma di voci. Riepiloghiamo le principali categorie, facendo riferimento alle norme fiscali che ne regolano la deducibilità:

Hardware e apparecchiature: PC, notebook, server, stampanti, router, ecc. Si considerano beni materiali strumentali; il loro costo va ammortizzato ai sensi dell’art.102 TUIR . Come detto, se il costo unitario è modesto (≤ €516,46) la spesa è immediatamente deducibile , altrimenti si diluisce negli anni. Gli esempi tipici includono laptop, workstation grafiche, apparati di rete aziendale, server per archivio dati, videocamere di sorveglianza per uffici, ecc.
Software “pacchettizzato”: programmi gestionali, licenze di sistema operativo, suite di produttività (Office), antivirus, sistemi CAD, ecc. L’acquisto di una licenza perpetua è un bene immateriale strumentale; secondo l’art.103 TUIR va ammortizzato al 50% annuo . Ad esempio, una licenza AutoCAD da €4.000 genera quote di ammortamento deducibili di €2.000 l’anno finché non esaurita. Se invece il software costa meno di €516,46 può essere dedotto subito (come previsto per i beni materiali di basso valore). Le spese collegate, quali i canoni di aggiornamento perpetuo o le assistenze, seguono la normale deducibilità come costi di servizio.
Servizi cloud e licenze SaaS: comprensivi di hosting, cloud storage, software-as-a-service, abbonamenti mensili/annuali. Si tratta di servizi (non beni), deducibili nell’anno di competenza secondo art.109 (principio di inerenza). Ad esempio, il costo annuale di un servizio CRM online o di un hosting cloud (ad es. AWS, Google Cloud) è un onere immediatamente deducibile, a condizione di mostrarne l’utilizzo aziendale. Un punto da sottolineare è che, pur essendo servizi intangibili, non ricadono in art.103 TUIR (ammortamenti) ma direttamente nell’art.109 (costi generali).
Consulenze e servizi professionali ICT: spese per consulenti informatici, sistemi di backup/installazione, sviluppo software su commessa, valutazioni di sicurezza informatica, ecc. Sono costi di esercizio deducibili per intero se inerenti (art.109). Vanno giustificati da contratto, fatture e rapporti di intervento. Ad es., lo studio di un professionista IT per installare un nuovo ERP o la consulenza per una migrazione dati sono costi deducibili se documentati e funzionali.
Sicurezza e manutenzione: acquisto di antivirus, firewall, servizi di manutenzione reti, licenze aggiornamenti, ammortamento o sostituzione hardware. Queste spese ricadono in massima parte nei costi di esercizio (art.109) e sono deducibili anche se ricorrenti. Ad esempio, la manutenzione annuale di un server (con relativo contratto di assistenza) è deducibile se inerente.
Formazione e banche dati: corsi di formazione professionale in ambito ICT, acquisto di banche dati tecniche o abbonamenti informativi. Se documentate e riferite all’attività, possono rientrare fra i costi deducibili (art.109) o, nel caso di spese di formazione, rientrano negli oneri deducibili se inerenti all’attività professionale.
Spese miste o promiscue: telefoni cellulari, tablet, abbonamenti internet a uso promiscuo, smart working. La parte di uso aziendale è deducibile al 50% (art.102 c.10 TUIR) , mentre la parte privata no. Ad esempio un cellulare usato mezzo per lavoro e mezzo per famiglia dà diritto al 50% delle spese (e dell’IVA) deducibili . Analogamente, le spese per la connessione a internet da casa del professionista possono essere riconosciute solo nella misura e condizione previste per gli strumenti “misti”.

Tabella riepilogativa delle principali voci e regimi fiscali:

Categoria di spesa	Normativa principale	Trattamento fiscale
Hardware (PC, server, periferiche)	Art.102 TUIR (ex art.67)	Quote ammortamento fiscali; deduzione integrale se costo ≤€516,46
Software licenze (Acquisti one-shot)	Art.103 TUIR (beni immateriali)	Quote ammortamento al 50% annuo (beni immateriali)
Abbonamenti software/Cloud (SaaS)	Art.109 TUIR (principio di inerenza)	Deducibilità integrale anno per anno
Servizi e consulenze ICT	Art.109 TUIR	Deducibilità integrale (se inerenti e documentati)
Formazione e banche dati	Art.54-95 TUIR (lavoro autonomo) / 109 TUIR (impresa)	Deducibili se inerenti (spese di aggiornamento professionale)
Manutenzione e assistenza	Art.109 TUIR	Deducibilità integrale (entro limiti civilistici)
Spese promiscue (es. smartphone)	Art.102 TUIR c.10	Deduzione 50% (parte uso professionale)

Requisiti di deducibilità delle spese informatiche

Per essere fiscalmente valide, le spese informatiche devono soddisfare vari presupposti:

Inerenza dell’onere: Come detto, va provata la correlazione concreta fra il costo sostenuto e l’attività produttiva. L’onere dell’inerenza spetta al contribuente: l’azienda deve dimostrare in che modo la spesa si collega alla propria operatività . La Cassazione ricorda che l’inerenza si valuta qualitativamente : p.es. un costo elevato (abnorme) può essere comunque inerente se dedicato a un progetto di sviluppo (marketing, ricerca, espansione futura); viceversa, un costo ordinario può essere non inerente se destinato a fini personali (l’acquisto di un videogioco con la partita IVA, ad esempio, difficilmente concorre a produrre reddito). La prova dell’inerenza deve emergere dalla documentazione e dalla logica economica del contribuente, non da semplici schermature contabili. In sede di accertamento, il contribuente dovrà esibire elementi probatori (contratti, ordini, business plan, e-mail, report di progetto, ecc.) che colleghino esplicitamente la spesa IT con gli obiettivi aziendali .
Efficacia e certezza dell’operazione: Il costo deve essere effettivamente sostenuto. Basta registrare in contabilità la fattura? No: come sottolinea la Cassazione, la mera presenza del documento nei registri non garantisce la deducibilità . Occorre prova del pagamento o della prestazione eseguita (bonifici, prove di avvenuta installazione, firme di collaudo, verbali di test). Se l’accertamento contesta l’effettività (per esempio fatture di fornitori irreperibili o sospetti di frodi IVA), l’onere di provare la reale esecuzione ricade sull’Amministrazione in prima battuta . Una volta allegato il dubbio sul pagamento, tocca al contribuente dimostrare con documenti bancari e contrattuali che il servizio/software è stato fornito realmente.
Documentazione completa: Bisogna conservare tutta la documentazione giustificativa. La norma prevede che il costo dedotto risulti da elementi certi e precisi: in pratica fatture regolari e altri documenti probatori . Ad esempio, per un acquisto hardware servono almeno fattura del venditore (con dati dell’azienda, descrizione univoca del bene, numero di serie), eventuale contratto di noleggio/acquisto, documenti di trasporto, registrazioni contabili ed eventuali istruzioni d’uso. Per un servizio cloud occorre il contratto di abbonamento, conferme di pagamento dei canoni e report d’uso. Qualsiasi lacuna (fattura priva di elementi essenziali, servizi non descritti, appalti “al buio”) legittima l’Ufficio a contestare il costo .
Competenza temporale: Il costo deve essere imputato all’esercizio corretto. Ad esempio, se ricevo una fattura datata dicembre ma la prestazione è stata completata in gennaio, la deduzione spetta all’anno di competenza secondo i criteri di cui all’art.109 TUIR e alle regole civilistiche. L’errore di competenza, se meramente formale, si corregge riallineando la spesa senza negarne il rilievo fiscale, a meno che non sia impiegato per gonfiare artificialmente i costi di un esercizio (il c.d. “pulling out” o “pushing forward”).
Congruità economica: In passato il Fisco verificava frequentemente la ragionevolezza dei prezzi aziendali (criterio di “normalità”). Oggi si riconosce maggiore libertà gestionale al contribuente: un onere anche antieconomico non è di per sé indeducibile, purché sia inerente . Tuttavia, una spesa esageratamente sproporzionata rispetto al fatturato può far scattare indizi di irregolarità: un costo anomalo può suggerire ad esempio costi sovrafatturati o prestazioni inesistenti. In questo caso l’antieconomicità costituisce solo una presunzione semplice di difetto di inerenza . Se il contribuente fornisce valide spiegazioni tecnico-economiche (un investimento mirato, ampliamento mercato, ammodernamento indispensabile) e documenta il vantaggio futuro, la deducibilità può esser riconosciuta nonostante l’entità elevata. In sintesi, costi giganteschi non provano da soli l’illegittimità, ma vanno giustificati adeguatamente .

Tipiche contestazioni dell’Amministrazione

L’Agenzia delle Entrate può imputare la errata deduzione di spese informatiche a vari profili di illecito:

Spese personali o di terzi: il caso più comune è il prelievo di costi privati come se fossero aziendali. Se, ad esempio, un contribuente ottiene fatture da un negozio informatico per acquisti effettivamente destinati alla famiglia, rischia di vederle contestate per difetto di inerenza. L’Ufficio cercherà di provare che il beneficiario effettivo non è l’impresa ma il privato.
Fatture cartacee o soggetti fittizi: se i documenti provengono da fornitori di dubbia esistenza (società “cartiere”) o privi di partita IVA valida, l’Agenzia potrà sostenere che l’operazione è inesistente o un veicolo per frode IVA. Spesso questi accertamenti nascono da incroci bancari anomali o segnalazioni di Guardia di Finanza.
Servizi vaghi e documentazione carente: l’Ufficio può contestare spese come canoni, upgrade o consulenze “generiche” non dettagliati. Ad esempio, un canone annuale per “servizi informatici vari” senza specifiche attivazioni concrete o un contratto di assistenza senza relazione tecnica rendono il costo indifendibile. La mancanza di attestazioni (verbali di collaudo, report di lavoro) porta al rigetto della deduzione.
Costi antieconomici sospetti: spese per software personalizzati inusualmente elevate, o doppioni di servizi (es. due contratti cloud sovrapposti) possono insospettire l’accertatore. L’Amministrazione potrebbe ritenere che la parte “antieconomica” del costo mascheri un utile indebito. In questi casi, il fisco cercherà di applicare presunzioni di inerenza difettosa, come accade di frequente nella giurisprudenza tributaria .
Beni immobili/promiscui: quando beni informatici sono usati per fini sia aziendali sia personali (smartphone del titolare, computer di casa usato saltuariamente), l’Ufficio potrebbe limitare la deduzione al 50% (ai sensi dell’art.102 c.10 TUIR per beni promiscuamente utilizzati) .
Presunzioni su investimenti non redditizi: a volte l’Amministrazione interpreta l’impegno in progetti di ricerca/sviluppo come spese improduttive (la sussidiarietà non resa immediatamente). Anche qui il contribuente dovrà provare l’utilità aziendale futura.

In caso di esito sfavorevole dell’accertamento, l’effetto pratico è drastico: l’Ufficio rettifica il reddito imponibile aumentando l’importo tassabile pari ai costi negati e procede al recupero delle imposte sottratte . Contemporaneamente si applicano sanzioni tributarie (solitamente per dichiarazione infedele), che possono essere molto gravose: fino al 90%-180% dell’imposta relativa ai costi contestati e, in casi particolarmente gravi, fino al 200% . Si aggiungono gli interessi di mora, nonché la necessità di correggere dichiarazioni e bilanci degli anni in questione (rinvio degli esiti contabili). In situazioni estreme, l’accertamento può sfociare in segnalazioni all’Autorità giudiziaria: se il maggior reddito ricostruito supera determinate soglie (per es. €100.000 di imposta evasa), si configura il reato di dichiarazione infedele ex art.4 D.Lgs.74/2000 .

Strategie difensive e strumenti giuridici

Di fronte all’accertamento l’imprenditore/contribuente ha diversi strumenti di difesa, sia nella fase amministrativa sia in quella giudiziaria. Le principali mosse da pianificare sono:

Contraddittorio endoprocedimentale: dopo il ricevimento di contestazioni (comunicazione di irregolarità o invito a fornire documenti), è possibile fornire al verificatore elementi nuovi. L’art.12-bis del DPR 600/1973 (ora art. 29-ter d.lgs. 600/73) prevede che, al termine delle indagini, l’Agenzia invii una comunicazione di irregolarità con termine per le osservazioni. Il contribuente deve raccogliere fatture, contratti, estratti conto e ogni prova utile a dimostrare l’effettivo sostegno e l’inerenza dei costi. Una risposta ben motivata in questa fase può evitare o ridurre l’accertamento o le sanzioni. Talvolta si ricorre anche a perizie tecniche (es. per dimostrare il funzionamento di un software) o a chiarimenti d’ufficio tramite consulenti.
Rateazione o adesione: in alcuni casi è preferibile mediare con l’Ufficio o definire la controversia agevolmente. Ad esempio, con la legge 124/2019 (cd. “pace fiscale”) è possibile chiedere l’adesione all’avviso di accertamento (art.6 DPR 600/73) presentando ricognizioni e proposte in autotutela. Oppure, in sede di contraddittorio, si può ipotizzare la ripresa di una parte dei costi, chiedendo lo scorporo dagli elementi contestati, per ridurre l’importo finale. La scelta dipende dalle circostanze: se si dispone di prove deboli, può convenire una mediazione anziché il giudizio.
Ricorso in Commissione Tributaria Provinciale (CTP): se l’accertamento si traduce in avviso di accertamento definitivo (o cartella), il contribuente può impugnarlo in primo grado presso la CTP territoriale competente entro 60 giorni dalla notifica (art.19 del D.lgs. 546/1992). Nel ricorso va esposto sinteticamente l’atto impugnato e i motivi di gravame, evidenziando i punti in cui si contesta l’inesistenza dell’accertamento o la mancata inerenza delle spese. È fondamentale allegare la documentazione probatoria fin dal ricorso (fatture, contratti, estratti conto) o specificarne la disponibilità. In questa fase processuale si possono anche sollevare eccezioni procedurali (nullità dell’atto per difetto di motivazione, di notifica o di legittimazione) che potrebbero portare all’annullamento formale.
Dimostrazione probatoria in giudizio: in udienza il contribuente ed il suo difensore possono produrre ulteriori prove documentali, testimonianze e far eseguire consulenze tecniche (CTP) a supporto della tesi di inerenza. Si può chiamare a testimoniare un tecnico informatico sull’esigenza del software, oppure proporre una perizia economica a giustificazione dell’investimento. Il contenzioso tributario è meno formale del civile, quindi sono ammesse anche prove atipiche purché pertinenti. Bisogna tuttavia stare nei termini: la CTP ammette fatti nuovi solo entro l’istruttoria d’ufficio; dopo di che restano fuori.
Appello e Cassazione: se la sentenza di primo grado è sfavorevole, si può proporre appello in Ctr (Commissione Tributaria Regionale) entro 60 giorni dalla notifica. Anche qui si possono ripetere o integrare le difese, depositare documenti aggiuntivi (purché giustificati con la prima istanza) e citare pronunce favorevoli. In caso di ulteriore soccombenza, la Suprema Corte di Cassazione (sezione tributaria) può essere adita per problemi di diritto (non di merito). In Cassazione si focalizzerà sull’erronea interpretazione delle norme fiscali (art.109, art.102 ecc.) o su vizi di procedura; purtroppo non si rimettono i fatti al vaglio, ma si possono richiamare precedenti autoritativi (come la stessa ordinanza 26553/2025 ) per sostenere questioni di diritto come il principio di inerenza.
Strumenti amministrativi ulteriori: se all’evidenza si ritiene che l’atto sia palesemente errato, si può sempre fare istanza di annullamento in autotutela all’Amministrazione (art.2 L.212/2000). Oppure valutare la conciliazione giudiziale (ex D.Lgs. 128/2015) se prevista. Tuttavia, in materia di tributi le vie giudiziarie rimangono le più frequenti.

Le strategie difensive vanno adattate caso per caso. In generale, è utile ricordare di non limitarsi ai soli aspetti formali (correttezza delle date o dei codici fiscali) ma di costruire una narrazione economica coerente. Ad esempio, se un professionista deduce 10.000€ di canoni cloud, può essere utile allegare uno schema tecnico in cui si illustra come il cloud abbia consentito effettivamente l’erogazione di servizi (gestione dati clienti, telelavoro, backup) indispensabili per produrre reddito. Se si dispone di un contratto, farlo validare anche tecnicamente da un perito può incrementare la credibilità.

Onere della prova sul contribuente e sull’Amministrazione

Per orientare la difesa, va ribadito il riparto dell’onere probatorio: l’Ufficio fiscale, in linea di principio, deve fornire elementi di prova delle asserite anomalie . Solo se l’accertamento poggia su fatti nuovi (fatture false, soggetti inesistenti, ecc.) il contribuente è chiamato a confutare la contestazione. Ciò premesso, la Cassazione stabilisce che il contribuente deve dimostrare i requisiti di deducibilità (effettività, inerenza, competenza) delle spese che ha portato in dichiarazione . Ad esempio, spetta al contribuente provare che il fornitore esiste e la prestazione è stata eseguita, mentre spetta all’Amministrazione provare – qualora ne abbia dubbi – che l’operazione è inesistente o la fattura irregolare .

Praticamente, al contribuente si richiede di aver conservato una documentazione completa e pronta da produrre (anche in ritardo) e di aver preparato argomentazioni giuridiche documentate. Se i documenti mancano nella prima fase di contraddittorio, possono comunque essere prodotti in CTP purché validati (firma del responsabile, timbro del cliente ecc.) e coerenti. La nuova norma sull’onere della prova (art.7 c.5-bis DLgs.546/92) conferma che l’Agenzia deve motivare l’atto e poi dimostrarlo ; se non riesce a portare prove in giudizio, il contribuente otterrà l’annullamento della pretesa.

Domande frequenti (FAQ)

Quando una spesa informatica si considera inerente all’attività?
L’inerenza va valutata nel concreto: una spesa è inerente se ha senso logico per l’attività svolta. Ad esempio, per un grafico professionista è inerente l’acquisto di un potente computer e di software di design . Per provare l’inerenza, il contribuente dovrebbe mostrare documenti che attestino l’utilizzo aziendale (contratti con clienti per cui serve il software, piani di progetto, documenti interni). In assenza di un legame chiaro, l’onere di dimostrare l’uso privato ricade sul Fisco – a meno che la sola mancanza di prova non faccia pensare a una frode.
Cosa comporta un accredito di spese non documentate?
Se l’Ufficio contesta spese non adeguatamente documentate (mancanza di fattura o contratti), può ritenere il costo inesistente. In tal caso, oltre alla rettifica dell’imponibile, si applicano sanzioni per “dichiarazione infedele” . Il contribuente può opporsi sostenendo la buona fede: se è un mero errore formale e il costo è reale (p.es. pagato in contanti giustificabili o tramite bonifico), è possibile chiedere l’annullamento delle sanzioni sulla base dell’art.5 D.Lgs. 18/2024 (autotutela per errori meramente formali). Per esempio, se ho una fattura in PDF inviata via e-mail ma non protocollata al Sindacato Bollo, potrei comunque documentare i pagamenti e contestare la sanzione.
Chi deve provare cosa nel contenzioso?
L’Amministrazione deve provare in giudizio i fatti costitutivi della propria pretesa (ad es. che una fattura è falsa) . Il contribuente deve invece provare l’inerzia dei fatti a suo favore (ad es. che la spesa è stata sostenuta, pagata e inerente ). Dopo l’introduzione del comma 5-bis all’art.7 D.Lgs. 546/92, se il contribuente dimostra di aver adempiuto agli adempimenti (pagamento, contratti, uso aziendale) il giudice trarrà dubbi in suo favore.
Quali sanzioni rischio?
In caso di contestazione confermata, si rischiano sanzioni sulla dichiarazione infedele: in genere dal 90% al 180% dell’imposta dovuta sulle somme contestate . Nei casi peggiori (episodi plurimi e ingenti) si può arrivare al 200% . Le sanzioni sono calcolate solo sull’imposta non versata (non sull’intero costo). Inoltre si pagano gli interessi legali. Le sanzioni si applicano anche all’IVA: può essere recuperata l’IVA “detratta indebitamente” con sanzioni minime (di solito intorno al 30-100%). È dunque fondamentale ridurre il danno cogliendo ogni possibile cavillo tecnico (errori del Fisco) o transigendo in modo da ridurre la base imponibile contestata.
Come documentare un acquisto software contestato?
In sede di verifica, presentare: contratto di licenza o ordine d’acquisto dettagliato, fattura completa di descrizione (nome software, versioni, moduli), documentazione del pagamento (bonifico, estratto conto), eventuali chiavi o licenze, report di attivazione/licenza. Se possibile, produrre anche una relazione tecnica dove si spiega la funzione del software nell’attività aziendale. Per costi di abbonamenti cloud, si possono aggiungere screenshot del servizio in uso. La prassi di esibire anche elementi extrafattura (email, lettere, offerta firmata) aiuta a chiarire l’operazione agli occhi del verificatore.
Cosa fare se scopro l’errore prima del controllo?
Se, ad esempio, mi accorgo di aver dedotto spese personali nel 730/dichiarazione, posso correggere in autonomia senza passare dal giudice. Per gli errori formali (codice IVA sbagliato, divisione percentuale errata, errore di imputazione temporale), è spesso sufficiente presentare dichiarazione integrativa (entro i termini di decadenza: in generale 5 anni dall’anno d’imposta) per sanare spontaneamente il credito residuo. Un’istanza di autotutela all’Agenzia può richiedere l’annullamento d’ufficio di un avviso in presenza di errori evidenti (es. doppia registrazione). Tuttavia, per singole righe di costo non meglio identificate, è più sicuro anticipare il Fisco con una rettifica volontaria in dichiarazione per evitare sanzioni.
Posso portare nuove prove in appello?
Sì, sia la CTP che la CTR permettono di integrare il dossier probatorio, purché i documenti siano pertinenti e giustificati. In primo grado, si consiglia di allegare tutto il materiale utile; in appello di norma si limitano nuovi documenti a quelli emersi successivamente alla decisione di primo grado (o non prodotti per giustificati motivi). Attenzione, però: in Cassazione sono praticamente vietate nuove prove; il rimedio cassazionale serve solo a censurare violazioni di diritto o di procedura, non a rinnovare il giudizio di merito.
Come impostare il ricorso in commissione tributaria?
Nel ricorso va esposto chiaramente il vizio dell’atto: ad esempio, «omessa deduzione di spesa software relativa all’esercizio 2024, nonostante la sua inerente utilità per l’attività». Vanno indicati, con supporto documentale, i fatti: descrivere la natura dell’acquisto, la sua funzione aziendale, i documenti giustificativi. Si può chiedere l’annullamento dell’accertamento “perché infondato nei motivi e per violazione di legge” argomentando il difetto di prova contraria. È opportuno citare anche precedenti giurisprudenziali (ad es. Cass. 26553/2025 sulla necessità della prova di inerenza, anche se nel caso specifico essa riguardava spese di rappresentanza, il principio si estende agli oneri aziendali in genere). Il ricorso deve essere depositato in Cancelleria (o inviato pec) entro 60 giorni dalla notifica dell’atto impositivo, pena la decadenza.

Esempi pratici di difesa

Caso 1: Consulenza informatica contestata (professionista)

Un avvocato freelance riceve da un’azienda di consulenza informatica una fattura di €5.000 per servizi gestionali (implementazione software di archiviazione). Porta l’intera fattura in deduzione. L’Agenzia contesta perché ritiene il costo sproporzionato e probabilmente destinato alla vita privata. Difesa: l’avvocato dimostra che l’hardware esistente non supportava più le esigenze del proprio studio e fornisce il contratto di consulenza con dettagli dei servizi (analisi, configurazione, formazione). Presenta e-mail scambiate con il consulente, che attestano la natura lavorativa dell’intervento, e buste paghe del periodo, da cui si evince che si trova in regime di tassazione separata (paga poco lavoro) e quindi giustifica l’investimento per attivare nuovi clienti. Il consulente tecnico citato in CTU conferma che senza l’upgrade era impossibile operare. Grazie a questa documentazione, la Commissione Tributaria ritiene provata l’effettività e l’inerenza della prestazione, annullando la contestazione (o riconoscendo almeno parte del costo). Se la materia fosse complessa, si potrebbe produrre un’analisi costi/benefici dimostrando come l’investimento ha permesso incremento di fatturato futuro.

Caso 2: Acquisto ERP in PMI

Una piccola industria paga €50.000 (software + hardware + consulenza) per implementare un nuovo gestionale ERP. Nell’avviso di accertamento, l’Agenzia contesta l’intero importo come costo non inerente, sostenendo che l’azienda non avrebbe necessità di tale sistema di dimensioni, e che il consulente potrebbe essere un prezzolato. Difesa: la società documenta il processo di selezione del fornitore (gare o comparazioni), allega il contratto di licenza del software ERP con specifiche tecniche che giustificano il costo (moduli produttivi, logistica, contabilità integrata, tutti implementati). Vengono prodotti i verbali di riunioni di progetto dove il CDA ha approvato l’investimento e si evidenzia che l’ERP consentirà un ampliamento della produzione. Si raccoglie anche un parere di esperto esterno che valuta congruo l’investimento per il settore. In sede di contraddittorio, si spiega che lo strumento è cruciale per la futura crescita e si produce una stima delle maggiori entrate che l’ERP dovrebbe generare (dimostrazione di nesso economico, anche se futuro). Se la Commissione Tributaria ritiene questa prova sufficiente, potrà riconoscere la deducibilità come investimento operativo, magari condividendo l’onere fra più annualità.

Caso 3: Progetto Cloud/AI in grande impresa

Una s.r.l. di medie dimensioni investe €200.000 in servizi cloud e consulenze per un progetto di intelligenza artificiale (analisi predittiva vendite). L’Agenzia accredita subito parte di questi costi (ad es. quelli dei server) ma contesta gran parte come non inerenti, ritenendoli “di ricerca” o generici. Difesa: la società presenta un piano di progetto aziendale approvato in assemblea, in cui si descrive l’obiettivo (migliorare la produzione/previsioni vendite) e si dettagliano le fasi tecniche. Sono depositati i contratti con la società di consulenza specializzata e con il provider cloud, così come cronologia dei lavori (report mensili di avanzamento, risultati dei test di laboratorio). Un consulente tecnico viene incaricato di redigere una perizia che spiega come ogni attività svolta è mirata a produrre reddito futuro (e.g. generazione di modelli di pricing). Il difensore fiscale cita pareri di letteratura economica sul valore degli investimenti tecnologici. Il Tribunale tributario, così convinto della finalità economica, accoglie in parte l’accertamento, quantificando la deduzione su base pluriennale (ad es. 50% nel primo anno e resto in quote negli anni successivi) poiché considera parte dei costi come spese pluriennali strumentali.

Tabelle riepilogative

Fase del procedimento	Azione del contribuente	Strumenti giuridici
Inizio verifica/contraddittorio	– Fornire subito tutta la documentazione di spesa (fatture, ordini, pagamenti).<br>- Descrivere per iscritto la funzione aziendale della spesa.	D.Lgs. 600/73 art.12-bis (osservazioni)
Trattativa/amministrativo	– Eventuale richiesta di mediazione o adesione.<br>- Istanza di autotutela per correggere meri errori formali.	art.6 DPR 600/73 (accertamento con adesione)
Notifica atto di accertamento	– Ricorso tributario entro 60 giorni. <br>- Allegare tutte le prove sin da subito.<br>- Valutare eccezioni procedurali.	D.lgs. 546/92, art.19 (ricorso in CTP)
Prima udienza	– Deposito supplementi probatori (testimoni, CTU).<br>- Argomentare giuridicamente sulla inerzia del costo.	Normativa fiscale (art.109, art.102) e Cass. 26553/2025
Sentenza CTP	– Se favorevole: ottiene il merito; altrimenti decide appello o concilia.	D.lgs. 546/92, art.52 (impugnazione)
Appello CTR	– Possibilità di nuovi documenti e motivazioni aggiuntive.<br>- Potenziali perizie specialistiche di supporto.	D.lgs. 546/92, art. 52 (CTR)
Cassazione	– Esamina questioni di diritto; si può citare orientamenti di legittimità (es. su onere della prova ).	Legge 130/2022, art.7(5-bis) ; Cass. ord. 26553/2025

Conclusioni

Un accertamento per indebita deduzione di spese informatiche può essere oneroso ma non è insuperabile: conoscendo i principi fiscali (inerentità qualitativa, onere della prova) e seguendo una strategia difensiva articolata è possibile ottenere anche in giudizio l’annullamento delle pretese fiscali. Il debitore d’imposta deve puntare su documentazione circostanziata e argomentazioni giuridiche aggiornate (es. citando Cassazione 2025 sulla prova dell’inerente utilità) . In linea di massima, una spesa informatica dedotta correttamente sostenuta non va disconosciuta: le normative vigenti e la giurisprudenza più recente riconoscono la possibilità di dedurre investimenti anche onerosi se improntati a una logica di sviluppo aziendale . In ogni caso, il contribuente deve collaborare attivamente nel contraddittorio e, quando serve, affidarsi al consulente (commercialista e avvocato tributarista) per costruire un fascicolo di prova solido. Solo così si possono evitare o attenuare le sanzioni e salvaguardare la posizione fiscale dell’impresa.

Fonti normative e giurisprudenziali

DPR 917/1986 (TUIR): art.109 (criterio di inerenza) ; art.102 (ammortamento beni materiali) ; art.103 (ammortamento beni immateriali) ; art.102 c.10 (spese beni promiscuamente utilizzati) .
D.Lgs. 546/1992: art.7 c.5-bis (onere della prova in contenzioso tributario) .
Legge 27/12/2022 n.197 (L. 130/2022), art.1, comma 13 (riforma del processo tributario).
Codice Civile: art.2697 (onere della prova).
Cassazione Tributaria: Ordinanza n. 26553/2025 (richiede prova di inerenza per spese di rappresentanza) .
Giurisprudenza: Cass. SS.UU. 16/01/2025 n. 7741 e successive, che confermano il criterio qualitativo di inerenza .
Circolari e Risposte Agenzia Entrate: es. Risposta 51/E/2021 (documentazione e onere probatorio).

Il Fisco ti contesta la deduzione di spese informatiche ritenute errate (software, hardware, licenze, servizi IT, cloud, assistenza tecnica) e recupera imposte, sanzioni e interessi? Sai che molti accertamenti sulle spese informatiche sono tecnici, interpretativi e spesso difendibili? Fatti Aiutare da Studio Monardo

Il Fisco ti contesta la deduzione di spese informatiche ritenute errate (software, hardware, licenze, servizi IT, cloud, assistenza tecnica) e recupera imposte, sanzioni e interessi? Sai che molti accertamenti sulle spese informatiche sono tecnici, interpretativi e spesso difendibili?

Nel 2026 l’Agenzia delle Entrate ha intensificato i controlli su:

– spese informatiche considerate non inerenti,
– errata distinzione tra costi capitalizzabili e costi deducibili,
– deduzione integrale di spese pluriennali,
– classificazione errata tra beni materiali e immateriali,
– presunti vantaggi fiscali indebiti.

Le conseguenze possono essere molto pesanti:

👉 indeducibilità dei costi,
👉 recupero di IRPEF/IRES e IRAP,
👉 sanzioni e interessi,
👉 rettifiche su più esercizi,
👉 effetti su ammortamenti e crediti d’imposta.

La domanda decisiva è questa:
come difendersi efficacemente da un accertamento fiscale per errata deduzione delle spese informatiche?

Devi saperlo subito:

👉 nel 2026 molti accertamenti sono contestabili,
👉 le spese informatiche seguono regole fiscali complesse,
👉 non ogni errore di classificazione comporta indeducibilità definitiva,
👉 la strategia difensiva va attivata subito.

Cos’è l’Accertamento per Errata Deduzione delle Spese Informatiche

L’accertamento si fonda sull’idea che il contribuente:

– abbia dedotto spese informatiche in modo non corretto,
– abbia qualificato come costi immediati spese pluriennali,
– abbia capitalizzato o dedotto in modo errato software e licenze,
– abbia ridotto indebitamente il reddito imponibile.

👉 Ma le spese informatiche sono fisiologiche nell’attività moderna e la loro deducibilità dipende da natura, funzione e durata del bene o servizio.

La corretta deduzione dipende da:

– tipologia della spesa (software, hardware, servizi),
– durata dell’utilità economica,
– modalità di utilizzo nell’attività,
– corretta imputazione temporale,
– coerenza contabile e fiscale.

Perché il Fisco Contesta le Spese Informatiche

Nel 2026 l’Amministrazione finanziaria contesta quando ritiene che:

– un costo immediato avrebbe dovuto essere ammortizzato,
– il software costituisca un bene immateriale pluriennale,
– la spesa non sia direttamente inerente all’attività,
– la deduzione sia stata anticipata,
– manchi una corretta distinzione contabile.

👉 Ma il Fisco non può disconoscere automaticamente una spesa informatica senza analizzare la sua funzione economica reale.

Il Principio Chiave: Errore di Classificazione ≠ Costo Indeducibile

Un principio fondamentale è questo:

👉 un errore nella classificazione delle spese informatiche non equivale automaticamente a evasione o indeducibilità definitiva.

Questo significa che:

– l’errore può essere solo temporale,
– il costo può essere deducibile in forma diversa (ammortamento),
– va evitata una doppia penalizzazione,
– non sono ammessi automatismi repressivi.

👉 Qui si costruisce la difesa principale.

Quando l’Accertamento è Illegittimo o Sproporzionato

L’accertamento è contestabile se:

– il Fisco ignora la funzione concreta del software o servizio,
– disconosce l’inerenza per motivi formali,
– presume la natura pluriennale senza analisi tecnica,
– applica sanzioni piene per errori interpretativi,
– non considera la deduzione differita corretta.

👉 La presunzione non basta: serve un’analisi tecnica e contabile rigorosa.

Gli Errori Più Spesso Contestati nel 2026

Le contestazioni più frequenti riguardano:

– software gestionali e applicativi,
– licenze annuali o pluriennali,
– servizi cloud e SaaS,
– spese di assistenza e manutenzione IT,
– acquisti di hardware e infrastrutture informatiche.

👉 Molti rilievi sono tecnici e difendibili.

Le Strategie Difensive Più Efficaci nel 2026

🔹 1. Dimostrare la Funzione Economica della Spesa

La difesa parte dalla domanda chiave:

👉 la spesa informatica che utilità aveva per l’attività?

È decisivo dimostrare:

– utilizzo operativo nel business,
– collegamento con i processi aziendali,
– assenza di finalità personali.

👉 Se la funzione è inerente, la deduzione è difendibile.

🔹 2. Dimostrare la Corretta Imputazione Temporale

Un principio fondamentale è questo:

👉 non tutte le spese informatiche sono beni pluriennali.

È possibile dimostrare:

– natura di servizio ricorrente,
– durata limitata dell’utilità,
– corretta deduzione per competenza.

👉 Qui si vincono molte difese.

🔹 3. Contestare l’Ammortamento Presunto

La legge distingue tra:

– costi di esercizio,
– investimenti pluriennali.

👉 La qualificazione come bene ammortizzabile va provata, non presunta.

🔹 4. Far Valere Buona Fede e Assenza di Vantaggio Indebito

La difesa può dimostrare che:

– l’errore era tecnico o contabile,
– non vi è stato risparmio fiscale definitivo,
– il comportamento è stato coerente e trasparente.

👉 Questo incide fortemente su sanzioni e interessi.

Gli Strumenti di Difesa nel 2026

🔹 Contraddittorio Preventivo

Serve per:

– chiarire la natura delle spese informatiche,
– spiegare i criteri contabili adottati,
– evitare l’atto definitivo.

🔹 Risposta a Questionari e PVC

Utile per:

– produrre contratti, licenze e documentazione tecnica,
– dimostrare l’inerenza e la funzione economica,
– smontare la tesi dell’Ufficio.

🔹 Ricorso Tributario

Necessario quando:

– il costo è disconosciuto automaticamente,
– le sanzioni sono sproporzionate,
– il Fisco ignora la deduzione corretta alternativa.

👉 Molti accertamenti per spese informatiche vengono annullati o ridotti.

Il Punto Chiave: Spesa Informatica Contestata ≠ Spesa Illegittima

Un principio essenziale è questo:

👉 una spesa informatica contestata non è automaticamente indeducibile.

Questo significa che:

– il Fisco deve valutare il caso concreto,
– il contribuente ha diritto a una correzione proporzionata,
– non sono ammessi automatismi punitivi.

👉 Dove il Fisco semplifica, la difesa può vincere.

Il Ruolo dell’Avvocato Tributarista

La difesa sugli accertamenti per spese informatiche è tecnica, contabile e giuridica.

L’avvocato:

– analizza la natura delle spese IT,
– verifica la corretta deduzione o ammortamento,
– contesta le presunzioni dell’Ufficio,
– tutela il contribuente da recuperi indebiti.

👉 Qui la specializzazione è decisiva.

Cosa Può Fare Concretamente l’Avvocato

Con assistenza qualificata puoi:

– evitare il recupero fiscale indebito,
– ridurre o annullare sanzioni e interessi,
– riallineare correttamente la deduzione delle spese IT,
– mettere in sicurezza la gestione futura dei costi informatici.

👉 Agire subito cambia l’esito.

Le Specializzazioni dell’Avv. Giuseppe Monardo

La difesa in materia di accertamenti fiscali richiede competenze avanzate.

Giuseppe Monardo è:

– Avvocato Cassazionista
– Esperto in contenzioso tributario
– Specializzato in deducibilità dei costi e fiscalità d’impresa
– Difensore di imprese, professionisti e società
– Coordinatore nazionale di avvocati e commercialisti

Conclusione

Nel 2026, un accertamento fiscale per errata deduzione delle spese informatiche:

👉 non va subito,
👉 è spesso tecnico e interpretativo,
👉 può e deve essere contestato.

La regola è chiara:

👉 dimostrare la funzione economica della spesa,
👉 difendere l’imputazione corretta,
👉 contestare automatismi e sanzioni,
👉 agire subito con un avvocato esperto.

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Nel 2026, difendersi correttamente da un accertamento sulle spese informatiche può fare la differenza tra un recupero fiscale ingiusto e la piena tutela della tua organizzazione e dei tuoi investimenti tecnologici.

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