L’accertamento fiscale per rimborsi chilometrici non corretti è una contestazione frequente, perché l’Agenzia delle Entrate tende a disconoscere i rimborsi quando ritiene che non rispettino i requisiti formali e sostanziali previsti dalla normativa fiscale e contributiva.
In questi casi il Fisco sostiene che:
- i rimborsi non siano documentati adeguatamente
- i chilometri non siano giustificati
- l’uso del veicolo non sia effettivamente per lavoro
- i rimborsi mascherino compensi o retribuzioni
- i costi dedotti siano indeducibili
- le somme rimborsate siano imponibili per il percettore
Con conseguente recupero di imposte, contributi, sanzioni e interessi, spesso con riflessi sia per l’azienda sia per il dipendente, collaboratore o amministratore.
Il rischio è concreto:
una gestione approssimativa dei rimborsi chilometrici può trasformarsi in un accertamento oneroso, incidendo direttamente su costo del lavoro e carico fiscale.
Molti si chiedono:
- “Quando un rimborso chilometrico è corretto?”
- “Serve sempre un documento dettagliato?”
- “Conta il tipo di veicolo utilizzato?”
- “I rimborsi sono sempre esenti?”
- “Come difendersi da una riqualificazione automatica?”
È fondamentale chiarirlo subito:
un rimborso chilometrico non è automaticamente imponibile.
Ma se non viene dimostrato e documentato, può essere facilmente riqualificato dal Fisco.
Cosa si intende per rimborso chilometrico
Il rimborso chilometrico è il ristoro delle spese sostenute per:
- utilizzo di un veicolo proprio
- per esigenze lavorative
- in occasione di trasferte o missioni
- su percorsi effettivamente percorsi
Il rimborso è corretto se:
- riferito a chilometri reali
- calcolato secondo criteri oggettivi
- collegato a trasferte di lavoro
- adeguatamente documentato
Ed è proprio questo regime agevolato a renderlo oggetto di controlli.
Cosa contesta il Fisco nei rimborsi chilometrici
Le contestazioni più frequenti riguardano:
- mancanza di note spese dettagliate
- assenza di indicazione di data, luogo e motivo della trasferta
- chilometraggi ritenuti eccessivi o incoerenti
- uso del veicolo per spostamenti abituali
- rimborsi forfettari non giustificati
- veicolo non idoneo o non intestato correttamente
- applicazione errata delle tabelle di riferimento
Ma non ogni irregolarità formale rende automaticamente illegittimo il rimborso.
Perché l’Agenzia delle Entrate riqualifica i rimborsi
Secondo l’Amministrazione finanziaria, il rimborso è imponibile quando:
- non vi è prova della trasferta
- il chilometraggio non è dimostrabile
- il rimborso è sistematico e non occasionale
- l’importo eccede i limiti consentiti
- la somma sostituisce una componente retributiva
Tuttavia, la riqualificazione deve essere provata, non presunta.
Il rischio più grave: riqualificazione come reddito o costo indeducibile
Il vero pericolo è che:
- i rimborsi vengano assoggettati a tassazione
- si recuperino IRPEF e contributi
- i costi siano indeducibili per l’azienda
- si applichino sanzioni elevate
- maturino interessi pluriennali
- l’atto diventi definitivo ed esecutivo
Anche quando gli spostamenti sono realmente avvenuti.
L’errore più comune: gestire i rimborsi senza documentazione rigorosa
Molti contribuenti sbagliano quando:
- non compilano note spese analitiche
- non indicano il motivo lavorativo
- non distinguono uso personale e lavorativo
- applicano rimborsi standardizzati
- accettano la riqualificazione senza difendersi
Nel diritto tributario, il rimborso va dimostrato nei fatti.
Rimborsi chilometrici e diritto tributario: il punto chiave
È essenziale sapere che:
- il rimborso è esente solo se corretto e documentato
- la trasferta deve essere reale e temporanea
- il chilometraggio deve essere verificabile
- l’importo deve essere coerente
- l’onere della prova è dell’Amministrazione
- le presunzioni devono essere gravi, precise e concordanti
- le sanzioni devono essere proporzionate
Se il rimborso è reale e spiegabile, l’accertamento è contestabile.
Quando l’accertamento per rimborsi chilometrici è difendibile
La difesa è particolarmente efficace quando:
- esistono note spese dettagliate
- la trasferta è documentabile
- i chilometri sono coerenti con i percorsi
- l’uso del veicolo è effettivamente lavorativo
- il rimborso è occasionale e non sistematico
- l’atto è basato su presunzioni generiche
- non emerge intento evasivo
In questi casi l’accertamento può essere annullato o fortemente ridotto.
Come costruire una difesa efficace
Una difesa corretta richiede:
- analisi dell’avviso di accertamento
- ricostruzione delle trasferte effettuate
- verifica delle note spese e dei criteri di calcolo
- dimostrazione dell’uso lavorativo del veicolo
- contestazione delle presunzioni automatiche
- verifica dei limiti e delle tabelle applicate
- argomentazioni giuridiche puntuali
- impugnazione nei termini
È una difesa fiscale, documentale e lavoristica insieme.
Accertamento e rischio esecutivo
Se l’accertamento non viene contestato:
- diventa definitivo
- imposte e contributi si consolidano
- le sanzioni si cristallizzano
- partono azioni di riscossione
- il danno economico diventa irreversibile
Agire subito è decisivo.
Cosa fare subito se ricevi un accertamento per rimborsi chilometrici non corretti
Se ricevi un accertamento per rimborsi chilometrici:
- non accettare automaticamente la riqualificazione
- non pagare senza un’analisi tecnica
- ricostruisci le trasferte e i percorsi
- raccogli tutta la documentazione disponibile
- verifica la proporzionalità delle sanzioni
- prepara una difesa specialistica
- valuta ricorso e sospensione
Il tempo è un fattore determinante.
Il ruolo dell’Avvocato Monardo
L’Avvocato Monardo, cassazionista, opera con competenza qualificata nel contenzioso tributario e nella fiscalità del lavoro, assistendo imprese, professionisti e lavoratori in accertamenti fiscali per rimborsi chilometrici non corretti, contrastando riqualificazioni automatiche e recuperi indebiti di imposte e contributi.
Può intervenire per:
- contestare l’accertamento
- dimostrare la correttezza dei rimborsi
- difendere la deducibilità dei costi
- ridurre o annullare sanzioni e interessi
- bloccare la riscossione
- tutelare la posizione fiscale dei soggetti coinvolti
Agisci ora
Un rimborso chilometrico contestato
non è automaticamente un compenso occulto.
Ma un accertamento non difeso correttamente
può trasformarsi in un grave danno economico.
Se l’Agenzia delle Entrate ti contesta rimborsi chilometrici ritenuti non corretti,
richiedi una consulenza riservata con l’avvocato Monardo e difenditi subito, prima che una presunzione diventi un debito fiscale definitivo.
Introduzione
L’accertamento fiscale sui rimborsi chilometrici contestati è un tema complesso e di grande rilevanza per professionisti, dipendenti, amministratori e imprenditori. In questa guida aggiornata, analizzeremo approfonditamente il quadro normativo italiano, i diversi regimi applicabili a seconda del soggetto, le cause tipiche di contestazione da parte del Fisco e le strategie difensive. In particolare, ci soffermeremo sui principi di non imponibilità IRPEF per i percipienti, sulla deducibilità dei costi per chi eroga i rimborsi, sulle novità introdotte dalle più recenti leggi e circolari (compresa la tracciabilità dei pagamenti) e sulle pronunce giurisprudenziali più recenti (Cassazione 2024-2025) che possono essere decisive in contenzioso. Verranno forniti esempi pratici, tabelle riepilogative e una sezione di domande&risposte sui dubbi frequenti. Il taglio sarà tecnico‑giuridico ma divulgativo, con particolare attenzione alle esigenze di avvocati, consulenti, liberi professionisti, imprese e contribuenti privati, sempre dalla prospettiva del debitore che deve difendersi da pretese indebite.
Fonti normative e giurisprudenziali: DPR 917/1986 (TUIR) artt. 51, 54, 95, 164; DPR 600/1973 art. 25; D.Lgs. 472/1997 sanzioni fiscali; L. 212/2000 (contenzioso tributario); Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024), D.Lgs. 192/2024; Circolare Agenzia Entrate 15/E/2025; Cass. 27/12/2024 n. 34535; Cass. 22/01/2024 n. 2124; Cass. ord. 18/2/2025 n. 4226; Cass. ord. 5/7/2025 n. 18364; Risposte Agenzia Entrate n. 270/2025, n. 405/2022.
1. Inquadramento normativo generale
1.1 Definizione di rimborso spese chilometriche
Il rimborso chilometrico è l’ammontare corrisposto dal datore di lavoro, studio o committente per compensare le spese sostenute dal lavoratore, collaboratore o professionista per l’uso del proprio mezzo privato nell’ambito dell’attività lavorativa. Tale rimborso include costi di carburante, manutenzione, usura, assicurazione, ecc. Il calcolo avviene generalmente moltiplicando i chilometri percorsi per un prezzo unitario per km, determinato da tariffe contrattuali o dalle tabelle ACI pubblicate annualmente . Le tabelle ACI, infatti, forniscono per ogni modello di veicolo e per fasce di percorrenza un costo medio (comprensivo di costi fissi – ammortamento – e variabili – carburante, manutenzione) .
Il rimborso può essere analitico (calcolato sui costi effettivi sostenuti e documentati) o forfettario (tariffa prestabilita per km, senza necessità di ogni ricevuta di spesa). Nel diritto tributario italiano i rimborsi spese (inclusi quelli chilometrici) si distinguono in indennità di trasferta (per lavoratori dipendenti e assimilati) e rimborso spese professionali (per autonomi). Le regole fiscali che ne disciplinano l’imponibilità ai fini IRPEF e la deducibilità ai fini societari variano a seconda del destinatario e della forma di rimborso. In generale, il legislatore italiano considera queste somme indennizzi di costi sostenuti in nome e per conto del datore di lavoro/committente, non reddito vero e proprio, purché sussistano le condizioni previste dalla legge (inerenza, documentazione, limiti per i forfettari, ecc.).
1.2 Principi di non imposizione per il percettore (IRPEF)
Per il percipiente (dipendente o assimilato), l’articolo 51 del TUIR (DPR 917/1986) è il riferimento fondamentale. In particolare il comma 5 dell’art. 51 stabilisce che «le indennità, i rimborsi e i compensi spettanti per missioni all’estero o fuori dal comune, se sostenute in veste di dipendenti, non concorrono alla formazione del reddito fino ai limiti e condizioni previsti» . In base a questa norma le spese di trasferta e di viaggio effettivamente sostenute dal dipendente – documentate analiticamente – sono interamente esenti da imposta. Per i rimborsi forfettari sono previste franchigie: per trasferte in Italia non concorrono al reddito fino a € 46,48 al giorno (salvo aver già ricevuto vitto o alloggio gratuiti, in tal caso i limiti sono ridotti) . Rientrano in questo regime di esenzione anche i rimborsi chilometrici per trasferte fuori dal comune, calcolati secondo le tabelle ACI. In sostanza, se il dipendente va effettivamente fuori sede e presenta note spese/chilometraggi comprovati, tali indennità non sono soggette a IRPEF .
Diversamente, per missioni all’interno dello stesso comune della sede (es. tratto da casa al lavoro) la regola storica era che tutti i rimborsi concorrevano al reddito (salvo i casi documentati con “titoli di viaggio” come biglietti o scontrini di vettore). A partire dal 2025, però, il Decreto delegato d.lgs. 192/2024 (legge delega IRPEF) e la Circolare 15/E/2025 dell’Agenzia delle Entrate hanno esteso il diritto all’esenzione anche alle trasferte intra-comunali, purché le spese di viaggio e trasporto siano adeguatamente documentate . Ad esempio, la circolare esplicita che dal 1° gennaio 2025 i rimborsi per spese di viaggio (anche chilometriche per uso auto privata, secondo ACI) non concorrono più al reddito anche se effettuati nel medesimo comune, purché si produca idonea documentazione (nota spese, ordine di missione, provenienza e destinazione) . Pertanto oggi il semplice «spostamento normale» (commuting) diventa equiparabile a trasferta ai fini fiscali se adeguatamente provato.
In sintesi per i dipendenti e assimilati (amministratori, soci con compensi soggetti a Irpef): i rimborsi chilometrici per trasferte documentate non concorrono all’Irpef del percettore , anche se la trasferta avviene entro il comune di lavoro (nuova regola dal 2025). Viceversa, se mancano i requisiti formali (es. trasferta intra-comunale senza documenti, o oltre limiti di forfetario), il rimborso finisce nel reddito del lavoratore e viene tassato. Lo stesso vale per i rimborsi spese a liberi professionisti che non gestiscono IVA: se qualificati come analitici e aggiunti alla fattura, non formano reddito (art. 54 TUIR novellato), diversamente sono reddito imponibile .
1.3 Deducibilità per l’erogante (IRES/IRAP)
Dal punto di vista del datore di lavoro o committente (azienda, studio, associazione), i rimborsi chilometrici costituiscono costi di esercizio e – in linea di principio – sono deducibili dal reddito d’impresa o professionale, entro certi limiti. Per le società e le imprese di capitali esiste un riferimento specifico: l’art. 95, comma 3, TUIR prevede che i costi di vitto, alloggio e trasporto in trasferta fuori comune siano deducibili fino a € 180,76 al giorno (Italia) o € 258,23 (estero), calcolati secondo le tabelle ACI . In pratica, se l’impresa rimborsa il dipendente per un viaggio di lavoro, può dedurre integralmente la spesa fino a quei limiti giornalieri . L’eccedenza rispetto a tali importi non è deducibile. Se viene utilizzato un veicolo di proprietà dell’azienda o noleggiato, per il calcolo della deduzione si applicano anch’essi le tariffe ACI . A partire dal 2025, la Legge di Bilancio ha poi introdotto un nuovo requisito di tracciabilità dei pagamenti: per le spese di vitto, alloggio, taxi/NCC e gli importi rimborsati per trasporti in Italia, il costo sarà deducibile dall’impresa solo se pagato con strumenti tracciabili (bonifico, carta di credito/debito, PagoPA, ecc.) . In assenza di tracciabilità, l’impresa non potrà dedurre la spesa .
Per gli studi professionali che operano in forma associata (studi associati o associazioni professionali), finora vigeva la disciplina ordinaria di art.164 TUIR: se il veicolo è intestato allo studio, il costo complessivo di gestione (inclusi i rimborsi) è deducibile solo al 20% . Tuttavia, nel 2025 la Corte di Cassazione è intervenuta per chiarire che i rimborsi chilometrici non soggiacciono al limite del 20% se la trasferta è sostenuta con veicolo proprio del singolo professionista associato e la spesa è strumentale all’attività dello studio . In tal caso, infatti, vale la regola generale dell’inerenza (art. 54 TUIR), e l’intero importo rimborsato può essere dedotto a bilancio . Al contrario, se lo stesso veicolo fosse intestato allo studio, tornerebbe a operare il limite 20% di art.164. In altri termini:
- Studio associato – Rimborsi ai soci con mezzo proprio: deducibilità integrale (Cass. 4226/2025, 18364/2025) .
- Studio associato – Costi di veicoli intestati allo studio: deducibilità al 20% (art.164).
- Impresa/società – Rimborsi a dipendenti/amministratori: deduzione integrale entro limiti 180/258 € (art.95) ; di norma si effettuano con nota spese.
- Professionista individuale con P.I. – Non eroga “rimborso” a sé stesso, ma se acquista veicolo, la deducibilità del costo di auto segue art.164 (20%). I rimborsi analitici di spese sostenute in missione non formano costo proprio deducibile (sono neutralizzati sul fatturato).
In ogni caso, in contenzioso si possono contestare al contribuente vizi nel calcolo dell’importo dedotto: ad esempio compensi riconosciuti oltre i limiti ACI senza documentazione valida possono essere considerati costi indeducibili ex art. 95 o 164. L’amministrazione finanziaria negli accertamenti applica di regola le suddette norme di deducibilità , ma può verificarne la corretta applicazione solo a posteriori.
Sintesi: l’imposizione fiscale dei rimborsi chilometrici dipende dalla combinazione di tre elementi: chi eroga (datore/studio), chi riceve (dipendente, amministratore, professionista), e modalità di calcolo (analitica o forfettaria). Nelle tabelle di seguito si riassumono le regole principali (inserendo i riferimenti normativi/giurisprudenziali citati):
| Destinatario del rimborso | IRPEF (percettore) | Deduzione fiscale (erogante) | Normativa/Riferimento |
|---|---|---|---|
| Dipendente fuori sede (trasferta comprovata) | Esente IRPEF: indennità analitiche fino a €46,48/giorno forfettari | Intera spesa deducibile entro €180,76/gg | Art.51 c.5-7 TUIR; Art.95 c.3 TUIR |
| Dipendente in sede (stesso comune) | Imponibile IRPEF: concorrono a reddito salvo spese di viaggio documentate | Intera spesa deducibile (art.95) | Art.51 c.1 TUIR; (Circ.15/E/2025) |
| Amministratore/socio oper. fuori sede | Come dipendente fuori sede (IRPEF esente) | Deduzione art.95 (fino limiti 180/258) | Analogia art.51 e art.95 |
| Professionista (P.I.) – analitico | Esente IRPEF se analitico/documentato | (Non scatta spesa deducibile: spesa “neutralizzata” su fattura) | Art.54 TUIR (nuovo comma 2 lett.b) – Cassazione 2025 |
| Professionista (P.I.) – non analitico | Imponibile IRPEF (entra in fattura) | – (in genere deduzione non rilevante) | Art.54 c.1 TUIR (reddito onnicomprensivo) |
| Professionista associato (studio) | Esente IRPEF (come dipendente analitico) | Intera spesa deducibile (Cass. 4226/25) | Cass. 18/2/2025 n.4226; Cass. 5/7/2025 n.18364 |
| Veicolo intestato a società/studio | – | Deduzione 20% (art.164 TUIR) | Art.164 TUIR (limite 20%) |
Le voci in grassetto rimandano alle fonti citate. In particolare, le ordinanze Cass. 4226/2025 e Cass. 18364/2025 hanno stabilito che nei rapporti associativi i rimborsi chilometrici ai soci con veicolo proprio sono integralmente deducibili per lo studio e non subiscono il vincolo del 20% di cui all’art.164 . Per le altre ipotesi, le regole sono quelle tradizionali di art.51/54 TUIR (fattispecie dipendenti/associati) e art.95/164 (deduzioni).
2. Cause tipiche di contestazione dell’Amministrazione
L’Agenzia delle Entrate dedica da tempo massima attenzione ai rimborsi spese di trasferta . In un accertamento il Fisco è pronto a “riqualificare” come reddito imponibile quegli importi che ritiene eccedenti o non giustificati. Le contestazioni più frequenti riguardano, ad esempio:
- Percorsi giustificati solo parzialmente: l’ufficio verifica se le distanze chilometriche dichiarate coincidono con spostamenti di lavoro reali. Trasferte “su carta” (senza missioni o visite effettive) sono sospette .
- Eccesso di chilometri: se i km rimborsati superano quanto realistico (anche comparando con mappe stradali come Google Maps), il rimborso viene in parte stornato come compenso occulto .
- Mancanza di documenti probatori: sono necessari ordine di missione, nota spese, biglietti di viaggio ecc.; se manca la tracciabilità (seppure ora i rimborsi km non richiedano obbligo di pagamento tracciabile ) o non vi è adeguata documentazione (es. ricevute carburante), il Fisco decontestualizza il rimborso.
- Tariffe non conformi: se il rimborso supera i parametri oggettivi (tabelle ACI o tariffe di trasporto pubblico), l’eccedenza viene considerata rimborso forfettario non giustificato e tassata .
- Ricorrenza fissa: rimborsi uguali e costanti (ad esempio tutti i mesi) possono far pensare a una componente retributiva aggiuntiva invece che spese effettive.
Quando il Fisco riscontra irregolarità, ha tre principali leve sanzionatorie ed esattoriali:
– Recupero delle imposte non versate: le somme contestate vengono tassate in capo al percettore (IRPEF/IRAP su dipendenti/amministratori; IRES/IRAP su società; compensi professionali su autonomi) insieme agli eventuali contributi previdenziali dovuti.
– Penali: si applicano le sanzioni previste per dichiarazione infedele o indebito beneficio di deduzioni (art. 5 e 2 D.Lgs. 471/1997), oltre alle sanzioni previdenziali se dovute. Il conteggio penalità può essere rilevante (dall’1% al 200% a seconda del caso).
– Interessi: sulle somme d’imposta non pagate entro i termini normali.
– Effetti patrimoniali: il contribuente (azienda e/o amministratori) rischia pignoramenti o aggravi in sede di iscrizione a ruolo per il recupero delle somme (imposte, contributi, sanzioni). L’esito di questi accertamenti influisce anche sul rischio di futuri controlli.
In breve, come riassume uno studio legale, l’accertamento sui rimborsi chilometrici comporta «il recupero delle imposte e dei contributi non versati, con applicazione di sanzioni e interessi» . Per il debitore (azienda o professionista) le conseguenze economiche possono essere gravi, pertanto è fondamentale affrontare la contestazione con documenti e argomenti solidi.
3. Intervento del professionista e difesa nel contenzioso
3.1 Procedura di accertamento e termini
Il contribuente riceve inizialmente un atto di accertamento o una richiesta di informazioni sui rimborsi chilometrici. A seconda delle comunicazioni, può essere coinvolto in diverse fasi procedurali:
- Invito a fornire chiarimenti (art. 5 D.Lgs. 218/1997): prima dell’accertamento, l’Ufficio può chiedere ulteriori spiegazioni/documenti. Il contribuente può presentare memorie difensive entro breve termine (di solito 60 giorni) . Si consiglia di rispondere in forma scritta, allegando tutta la documentazione disponibile (ordini di missione, note spese, tabelle ACI calcolate, fotografie dei percorsi, documenti di viaggio, ecc.) .
- Avviso di accertamento: conclusa la fase istruttoria, viene notificato l’avviso di accertamento formale. Da tale data scatta il termine di 60 giorni per impugnare l’atto davanti alla Commissione Tributaria (art. 19 L. 212/2000) . Se il contribuente non impugna l’atto nei termini, questo diventa definitivo e non potrà più essere contestato .
- Possibili definizioni agevolate: in alcuni periodi il legislatore consente di definire parzialmente gli accertamenti con il pagamento di una somma ridotta di sanzioni (rogatoria agevolata o adesione). Tuttavia, definire significa riconoscere la pretesa erariale almeno in parte.
Durante l’istruttoria e anche nei successivi gradi di giudizio, il ruolo dell’avvocato è cruciale. L’avvocato tributarista analizza la documentazione aziendale, verifica la coerenza dei rimborsi con la normativa fiscale vigente e individua i profili di illegittimità formale/sostanziale dell’atto (motivi mancanti, difetti motivazionali, vizi procedurali). Redige ricorsi e memorie tecniche con argomenti giuridici e giurisprudenziali a supporto, nonché con le eventuali prove (documenti, relazioni tecniche) che comprovano le trasferte reali. Spesso, la sola presenza di una memoria ben motivata con riferimenti normativi e di giurisprudenza aggiornata induce l’Amministrazione a riesaminare l’atto o a concedere benefici di autotutela.
Ad esempio, in una memoria difensiva potrebbe essere utile citare l’ordinanza Cassazione 4226/2025 a sostegno della legittimità dei rimborsi analitici erogati a un associato , chiedendo l’annullamento dell’accertamento in autotutela. Oppure si può evidenziare il rispetto dei limiti di legge (natura analitica dei giustificativi, utilizzo delle tabelle ACI corrette) sfruttando le ultime pronunce, per far intendere all’ufficio che la pretesa contestata non ha solidi fondamenti.
3.2 Argomenti difensivi tipici
Nella difesa contenziosa (in Commissione Tributaria) e amministrativa (autotutela, mediazione), il contribuente può utilizzare varie argomentazioni:
- Validità della documentazione: dimostrare che tutte le trasferte erano effettive (ordini di missione firmati, agende di lavoro, fotografie, software di geolocalizzazione dei veicoli, dati Telepass, ecc.) . È importante anche allegare una nota spese dettagliata, con i chilometri percorsi e il calcolo effettuato con le tabelle ACI vigenti . Se la documentazione è completa e l’ammontare del rimborso corrisponde ai costi effettivi, l’accertamento perderebbe efficacia.
- Corrispondenza alle tabelle ACI: evidenziare che il calcolo del rimborso è stato effettuato conformemente alle tabelle pubblicate (ad esempio ACI 2024 o 2025) . Si possono allegare stampe del software ACI o dello stesso sito ACI dove si vede la tariffa applicata. Gli accertamenti sui rimborsi “esagerati” spesso derivano da errori di calcolo: dimostrare l’esatto utilizzo della tabella prevista toglie fondamento alla pretesa fiscale.
- Carattere analytico del rimborso: se l’Agenzia ha contestato inquadrando il rimborso come integrativo di reddito, è cruciale dimostrare il requisito dell’“analiticità” (ovvero che il rimborso non va oltre il costo effettivo sostenuto). Ad esempio, nel caso di un professionista associato, si può spiegare che la fattura distingue chiaramente compenso e rimborso e che dietro quest’ultimo vi è documentazione riepilogativa delle missioni svolte. Se si dispone di ricevute di carburante, pedaggi o scontrini, vanno allegate.
- Giurisprudenza favorevole: citare le sentenze più recenti che hanno dato ragione al contribuente in casi analoghi. Ad esempio, Cass. ord. 4226/2025 e 18364/2025, come sopra ricordato, affermano che i rimborsi chilometrici corrisposti da uno studio associato ai propri professionisti sono deducibili integralmente e non subiscono il limite del 20% di cui all’art.164 . Un contribuente in contenzioso di questo tipo non ha modo di “tassare” una parte del rimborso, perché la Corte ha chiarito che se sussiste la strumentalità e il trasporto avviene con mezzo proprio dell’associato, il costo è deducibile interamente . Citare testualmente questi principi di Cassazione nella memoria può rafforzare la posizione e far desistere l’Ufficio da pretese eccessive.
- Interpretazione restrittiva dell’Agenzia: si può far leva sul fatto che il contenzioso si basa su presunzioni e ricostruzioni discrezionali dell’Amministrazione, che devono essere motivate adeguatamente. Se nell’avviso di accertamento mancano dati precisi o calcoli esatti di presunto eccesso, il contribuente può obiettare che l’atto non è sufficientemente motivato. In alcuni casi è utile invocare l’art. 6, comma 2, D.Lgs.472/1997 (“giusta causa di esclusione delle sanzioni”), sostenendo che il contribuente poteva applicare la normativa secondo interpretazioni diverse (come era l’orientamento giurisprudenziale fino al 2025). Fino all’emanazione delle più recenti ordinanze Cassazionisull’argomento, la norma art.54 TUIR risultava incerta nell’ambito delle spese di trasporto professionali, giustificando una azione di “adempimento collaborativo” o di interpretazione di buona fede. Oggi l’orientamento di Cassazione è consolidato, ma in passato esisteva disallineamento (es. Cass. ord. 2831/2022, poi superato) .
- Errori formali dell’atto: l’avvocato può contestare vizi formali nell’atto (difetti di notifica, carenze nella motivazione, calcolo errato di imposte e sanzioni). Ad esempio, si può chiedere l’annullamento per “insussistenza del presupposto d’imposta” se davvero il rimborso non supera i limiti o non sussiste, come più volte affermato dalla Cassazione .
- Istanza di autotutela o mediazione: se si riesce prima della notifica definitiva dell’avviso, si può presentare domanda di revoca o annullamento in autotutela (anche richiamando nuove interpretazioni di legge o giurisprudenza intervenute dopo). Oppure si può richiedere un accordo tramite mediazione tributaria (dove si può ottenere uno sconto sulle sanzioni, accettando una parte della pretesa). Queste strade possono contenere l’esborso finale, ma implicano l’accettazione almeno parziale dell’errore.
In fase giudiziale, la difesa si svolge davanti alla Commissione Tributaria, dove l’avvocato dovrà articolare il ricorso con i punti sopra descritti, integrandoli con riferimenti normativi (artt. 51, 54, 95, 164 TUIR) e giurisprudenziali (Cass., CTP se disponibili) a sostegno. È fondamentale utilizzare la dottrina e le pronunce aggiornate; spesso gli uffici si attengono anche a orientamenti consolidati delle Commissioni, per cui rintracciare pronunce delle CTP/CTR favorevoli non guasta. Infine, in caso di pronuncia negativa, si può eventualmente ricorrere in Cassazione, ove emergono questioni di diritto (es. interpretazione dell’art.164 e 54).
3.3 Buona fede e sanzioni
Se l’analisi normativa è stata complessa, si può talvolta invocare la buona fede del contribuente. Ad esempio, prima del 2025 non era chiaro se un professionista dovesse documentare analiticamente anche i rimborsi chilometrici; molti consulenti ritenevano sufficiente il calcolo forfettario. Oggi l’Agenzia ha risposto con interpello (n.270/2025) chiarendo che occorre la documentazione analitica, ma ha implicitamente riconosciuto che prima c’era incertezza . Il contribuente può dunque sostenere di aver seguito prassi allora accettata, e chiedere la riduzione delle sanzioni ai sensi dell’art.6, co.2 D.Lgs.472/97 se ottiene l’esito favorevole. Anche la “manutenzione della prova contraria” è importante: in Cassazione 4226/2025, i giudici hanno rinviato alla Corte Tributaria di merito l’esame della documentazione, sottolineando che non basta affermare genericamente la strumentalità – deve essere dimostrata con elementi concreti . Questo principio è utile: non ci si può limitare a sostenere concetti, occorre allegare prove.
3.4 Modelli di atti e documenti
La guida completa includerà in appendice facsimili e schemi operativi, come: – Modello di nota spese chilometriche (con form precompilato chilometri, ragioni di viaggio, calcolo €).
– Schema di ordine di missione (autorizzazione aziendale firmata).
– Traccia di memoria difensiva su rimborso chilometrico (punti da sviluppare: qualificazione del rimborso, documento di trasferta, normative/giurisprudenza).
– Esempio di interpello personalizzato (domanda all’Agenzia su rimborso incertezza normativa).
– Modello di istanza di autotutela (richiesta formale di annullamento accertamento alla direzione regionale).
Questi modelli fungono da esempi per strutturare la documentazione difensiva. Ovviamente andranno compilati con i dati del caso concreto.
4. Domande e risposte frequenti (Q&A)
- D. Che cos’è esattamente un’accertamento fiscale sui rimborsi chilometrici?
R. Si tratta di un atto emesso dall’Agenzia delle Entrate o dall’ispettorato del lavoro, con il quale viene contestata la fiscalità di rimborsi chilometrici erogati (a dipendenti, amministratori o professionisti). L’Ufficio può ritenere che i rimborsi siano eccessivi, non giustificati da trasferte reali o documentati in modo insufficiente, e quindi chiedere il pagamento delle imposte corrispondenti, più sanzioni e interessi. In pratica, l’accertamento vuole “riqualificare” parte del rimborso come reddito imponibile o costo indeducibile. - D. Quali tipi di contribuenti possono essere coinvolti?
R. Imprese di capitali (Srl, Spa) o individuali, studi associati, professionisti con partita IVA, amministratori di società, lavoratori dipendenti o collaboratori (anche co.co.co.). Ad esempio, un dipendente che riceve rimborsi chilometrici dal proprio datore, un medico in libera professione convenzionato che dichiara rimborsi a titolo di compenso, un geometra associato in studio che fattura rimborsi chilometrici al suo studio associato: tutti possono subire accertamenti. L’approccio difensivo cambia in base al ruolo. - D. Se ho un avviso di accertamento, cosa devo fare subito?
R. Innanzitutto, leggere attentamente l’atto e verificare il termine per impugnare (di norma 60 giorni dalla notifica). Se il termine per ricorso è prossimo, contattare immediatamente un avvocato tributarista. È possibile intanto raccogliere tutta la documentazione relativa ai rimborsi (note spese, contratti di missione, tabulati telepass, ricevute carburante, ecc.). È consigliabile anche presentare eventuali controdeduzioni (memoria difensiva) all’ufficio entro i termini indicati, evidenziando i punti di diritto e di fatto a favore del contribuente. In ogni caso l’avvocato valuterà se ricorrere in Commissione Tributaria o proporre soluzioni transattive (autotutela o mediazione). Non bisogna ignorare l’avviso perché dopo 60 giorni esso diventa definitivo. - D. Cosa dimostrare per rendere legittimo un rimborso chilometrico?
R. Tre elementi fondamentali: (1) Trasferta effettiva: il rimborso deve derivare da uno spostamento lavorativo genuino (ad esempio un ordine di missione o una visita a cliente). (2) Pertinenza e coerenza: la spesa chilometrica deve essere strumentale all’attività (ad esempio copre solo un percorso lavorativo e non uso personale). (3) Documentazione analitica: occorre dimostrare concretamente i chilometri percorsi e il costo (ricevute, scontrini, note spese dettagliate). Se sussistono questi requisiti, il rimborso è un vero indennizzo e non reddito. Viceversa, senza documenti analitici (solo un rimborso forfettario sulla base di un accordo verbale, p.es.) l’Agenzia considera il tutto retribuzione aggiuntiva . - D. Posso contestare l’accertamento in autotutela?
R. Sì, l’autotutela è una richiesta all’Amministrazione finanziaria di riesaminare l’atto, chiedendo l’annullamento per sopravvenuti motivi di legittimità (ad esempio nuova normativa o giurisprudenza a favore del contribuente). Nell’istanza di autotutela l’avvocato può allegare argomenti e sentenze emerse dopo l’atto (ad es. Cass. 4226/2025) e chiedere l’annullamento. Non sempre viene accolto, ma spesso l’Ufficio preferisce chiudere la pratica con un provvedimento motivato anziché subire un contenzioso. - D. In cosa consiste la “buona fede” e posso usarla?
R. La buona fede si riferisce alla volontà del contribuente di applicare correttamente la legge fiscale. Se il contribuente ha agito secondo regole ritenute corrette al momento (ad es. consulenza ricevuta o prassi di settore) e poi cambia l’interpretazione normativa, può chiedere la non punibilità (es. art.6 co.2 D.Lgs.472/97 riduce o annulla le sanzioni se la violazione è avvenuta per errore scusabile). Per esempio, la Cassazione ha riconosciuto che solo recentemente è venuta meno l’incertezza su alcuni punti (analiticità del rimborso), quindi eventualmente il contribuente non era colpevole di frode. La buona fede può essere argomento per ridurre sanzioni, ma non annulla la pretesa d’imposta se la spesa effettivamente non era documentata. - D. Cosa succede se il rimborso è considerato reddito?
R. Se l’Agenzia dichiara imponibile una parte di rimborso, il percettore (dipendente o professionista) dovrà pagare IRPEF su quella somma non prevista; l’azienda o lo studio dovrà versare i contributi previdenziali corrispondenti a quel reddito. Sul fronte dei costi aziendali, invece, l’importo “recuperato” viene indeducibile (ossia si elimina la deduzione già praticata). Inoltre si applicano le sanzioni amministrative e gli interessi sulle imposte dovute. - D. In cosa cambiano le regole dal 2025 in poi?
R. Dal 2025 sono scattate due novità principali:
• Trasferte intra-comunali – Ora i rimborsi analitici (anche chilometrici) per spese di viaggio nel proprio comune sono esenti IRPEF se ben documentati . In precedenza erano tassati senza biglietto del vettore.
• Tracciabilità dei pagamenti – Le spese di trasferta, vitto, alloggio, taxi/NCC in Italia devono essere pagate con strumenti elettronici (carte, bonifici, ecc.) per essere dedotte dall’impresa e non tassate per il lavoratore . Se pagate in contanti non sono deducibili né esenti. (Questo obbligo NON si applica invece ai rimborsi chilometrici forfettari ). - D. Quali sanzioni rischio?
R. Dipende dal tipo di violazione: in generale possono applicarsi le sanzioni per dichiarazione infedele (5%-10% del maggior imponibile) o per omessa indicazione di redditi (90%-180%). Se invece l’avviso ritiene indebito un costo già dedotto, si ha sanzione per differenza non dichiarata (da 30% a 90%). Le sanzioni, tuttavia, possono essere mitigate (ridotte a 1/3) se il contribuente collabora o propone definizione bonaria (legge statale sulle transazioni tributarie). In ogni caso l’importo delle sanzioni insieme alle somme accertate e agli interessi può essere molto rilevante, rendendo cruciale il ricorso tempestivo. - D. Cosa c’entra l’IRAP in questi rimborsi?
R. L’IRAP si applica generalmente al valore della produzione netta, che include le retribuzioni e i compensi imponibili. Se i rimborsi chilometrici sono considerati reddito (e vengono tassati come sopra), essi incrementano la base imponibile IRAP per l’azienda (poiché costituiscono un costo indeducibile). Se invece sono rimasti esenti o dedotti correttamente, non vi è impatto IRAP aggiuntivo. L’IRAP non colpisce i compensi di professionisti senza datore, ma incide sui redditi di aziende che in passato prelevavano rimborsi mascherati.
5. Tabelle riepilogative
Tabella 1: Regime fiscale dei rimborsi chilometrici (percettore vs erogante)
| Destinatario (percettore) | IRPEF (percettore) | Deduzione spesa (erogante) | Normativa/Riferimento |
|---|---|---|---|
| Dipendente (fuori comune) | Non concorre a reddito se analitico (note spese) | Deducibile integralmente fino a €180,76/gg | Art.51 c.5-7 TUIR; Art.95 c.3 TUIR |
| Dipendente (in comune) | Concorre a reddito: imponibile (salvo spesa trasporto documentata) | Deducibile integralmente (art.95) | Art.51 c.1 TUIR; Circolare 15/E/2025 |
| Amministratore (fuori sede) | Idem dipendenti: analitico esente | Idem dipendenti (art.95) | Art.95 TUIR; analogia art.51 dipendenti |
| Professionista (analitico, fattura) | Non concorre a reddito (art.54 TUIR, se addebitato analiticamente) | – (spesa “neutralizzata” in fattura) | Art.54 c.2 TUIR (lavoro autonomo); Cass. 4226/2025 |
| Professionista (non analitico) | Concorre a reddito: imponibile (ritenuta 4%) | – | Art.54 c.1 TUIR; Risposta AE n.270/2025 |
| Associato in studio professionale | Non concorre a reddito (come dip.) | Deducibile integralmente (Cass. 4226/25) | Cass. ord. 4226/2025; Cass. ord. 18364/2025 |
| Veicolo aziendale (gratuito uso socio) | n.a. (non rimborso) | Deducibilità 20% (art.164 TUIR, veicolo “aziendale”) | Art.164 TUIR; Circ. n.244/E/2002 |
Tabella 2: Regime di deducibilità/IRES per il rimborso spese chilometriche
| Erogante (azienda/studio) | Deducibilità spese (IRES) | Condizioni e limiti |
|---|---|---|
| Società cap./indiv. (rimborsi a dipendenti) | Integrale fino a €180,76/giorno | Spese in trasferta fuori comune; oltre limiti ded. spesa non deducibile; strumenti tracciabili |
| Società / Studio (auto aziendale) | 20% del costo (art.164 TUIR) | Solo veicoli intestati all’impresa/studio; costi veicolo deducibili al 20% (ammortamenti + manutenz.) |
| Studio associato (rimborsi associati) | Deduzione integrale | Se veicolo usato è del professionista associato e spesa strumentale (Cass. 4226/2025) |
| Professionista individuale | 20% del costo auto (art.164) | Si applica se veicolo in uso professionale; se rimborsa a sé stesso spese analitiche, sono neutre (vedi art.54) |
In queste tabelle, per brevità, «non concorre a reddito» significa esente da IRPEF nel reddito del percettore, mentre «deducibile integralmente» indica che l’erogante può sottrarre l’intera spesa dal proprio reddito imponibile (entro limiti previsti).
6. Simulazioni pratiche di contenzioso
Esempio 1: Dipendente con trasferte contestate
Un’azienda riconosce a un dipendente € 200 al mese per rimborso chilometrico, senza note spese dettagliate. L’Agenzia accerta l’anno 2023 (12 mesi) e contesta che, sulla base delle missioni effettive, il rimborso “reale” è stato di € 120/mese. L’accertamento chiede quindi IRPEF e contributi su € (200–120)×12 = € 960, con sanzioni.
Difesa: si raccolgono gli ordini di missione, contratti con clienti, e si rifanno i conti chilometrici. Si calcolano i km percorsi con i percorsi effettivi (p.es. 50 km/mese) e si applicano le tabelle ACI (ad es. €0,5/km = €25/mese). Se risulta che l’azienda ha pagato €75 extra non giustificati, si deposita nota spese mensile per €75 (aziendalmente dedotta). Si evidenzia l’errore di calcolo iniziale. Se l’Amministrazione insiste, si indica che il totale contestato €960 eccede qualsiasi giustificazione razionale e si chiede riduzione (eccependo difetto di motivazione o violazione art.95). Inoltre si cita la giurisprudenza che richiede la “verifica documentale” dell’associazione tra spesa e attività e si argomenta buona fede (applicazione di un contratto collettivo).
Esempio 2: Professionista con fattura di consulenza + rimborso
Un architetto libero professionista sottoscrive un contratto con un’azienda X per lavori di consulenza. Nella fattura di febbraio 2025, addebita €2.000 di onorari + €300 di rimborso chilometrico (10.000 km a €0,03/km). Non allega ricevute del carburante, ma inserisce un prospetto percorsi su Google Maps. L’Agenzia contesta che il rimborso è “non analitico” e quindi dovuto a reddito.
Difesa: si mostra che il rimborso è stato preconcordato e commisurato a parametri oggettivi (cmq basati sul reale percorso). Si argomenta che l’art.54, comma 2, lett. b) TUIR (come modificato) prevede che gli «oneri sostenuti e addebitati analiticamente» al committente non formano reddito. Si deposita il prospetto attività come prova di analiticità. Tuttavia, la giurisprudenza recente (risposta AE 270/2025) ha chiarito che senza documenti di terzi non basta il solo prospetto e quindi il rimborso è imponibile . Su questa base, l’esito probabile è negativo: occorrerebbe nel futuro raccogliere ricevute reali. Nella controdeduzione si chiede tuttavia di riconoscere l’esimente di buona fede (interpretazione ragionevole) e di ridurre almeno le sanzioni, fornendo analoghe fatture precedenti come prova della prassi seguita.
Esempio 3: Studio associato e rimborso a soci (Cass. 4226/2025)
Uno studio associato di ingegneria con sede a Milano rimborsa a un socio il costo di percorsi operativi per trasferte extraurbane (es. visite a cantieri fuori provincia), a €0,3/km. Il socio gira fattura allo studio indicando il totale rimborso. L’Agenzia contesta nel 2024 che lo studio ha dedotto il rimborso per intero, affermando invece che art.164 limiterebbe la deduzione al 20%.
Difesa: si fa presente che l’applicazione di art.164 al caso dei rimborsi ai soci è errata, richiamando la pronuncia Cass. 4226/2025. In quell’ordinanza la Cassazione ha stabilito «l’integrale deducibilità in capo allo studio associato dei rimborsi chilometrici corrisposti agli associati» . Si sottolinea che, se il trasporto è con veicolo proprio del professionista associato e il viaggio è strumentale all’attività dello studio, l’art.54 (inerenza) prevale sulla limitazione del 164. Il socio fornisce copia della decisione Cass. 4226/2025 alla Commissione Tributaria come prova giurisprudenziale. La contestazione viene quindi respinta nella misura in cui attiene a rimborso nei termini di dette pronunce.
7. Prevenzione e compliance aziendale
Oltre alla difesa contenziosa, è essenziale prevenire i problemi con una buona compliance interna. Alcuni consigli:
- Policy aziendale chiara: definire per iscritto le regole sui rimborsi (cosa è rimborsabile, come conteggiare i km, chi approva le missioni).
- Strumenti di calcolo automatico: utilizzare software per la nota spese (che integrino le tabelle ACI aggiornate).
- Documentazione rigorosa: richiedere ordini di missione firmati e note spese corredate da moduli kilometri compilati, con data, percorso, ragione del viaggio, targa del veicolo e tariffa applicata.
- Controlli periodici: l’azienda può fare audit interni trimestrali sui rimborsi erogati (verificare coerenza km-fatture e giustificativi).
- Pagamenti tracciabili: fin dal 2025, usare carte di credito o bonifici per vitto, alloggio, taxi (fra le spese sensibili) , anche per agevolare la deduzione e la difesa (la circolare 15/E evidenzia che carte/bonifico evitano contestazioni). Per i rimborsi auto, si può riflettere sull’opportunità di far transitare l’importo su conto corrente aziendale (anche per ottenere bancomat aziendali); anche se i rimborso chilometrici di per sé non richiedono tracciabilità , una prassi prudente aumenta la trasparenza.
- Formazione e informazione: sensibilizzare i dipendenti e amministratori sul rispetto delle procedure, spiegando le conseguenze fiscali di errori.
- Aggiornamento normativo: restare informati sulle circolari e prassi fiscali (es. Circolare 15/E 2025) e adottare le novità, così da non “aggiornarsi a posteriori” dopo un controllo.
In generale, “chi si organizza, documenta e traccia, vince” in tema di trasferte . Evitare approcci improvvisati, come rimborso in contanti senza ricevuta, e instaurare un processo interno di validazione dei rimborsi (firma e verifica da parte del responsabile amministrativo) riduce molto i rischi di accertamento.
8. Conclusioni e consigli finali
Il rimborso chilometrico è un istituto che può facilmente trasformarsi in fonte di contenzioso se non gestito con rigore. Dal punto di vista del contribuente (sia esso datore di lavoro, imprenditore, professionista o amministratore), la strategia difensiva migliore è quella di prevedere già in via preventiva tutti i requisiti di legge: trasferte reali, ordini di missione, note spese analitiche, utilizzo corretto delle tabelle ACI e rispetto dei limiti normativi. In caso di accertamento, è fondamentale reagire immediatamente (entro 60 giorni) con un ricorso ben articolato, allegando tutta la documentazione possibile e facendo leva sui principi giuridici richiamati in precedenza. Il supporto di un avvocato tributarista esperto può fare la differenza nel garantire una difesa efficace: l’avvocato valuta vizi nell’atto, prepara le argomentazioni (magari ricordando le ultime sentenze favorevoli al contribuente) e verifica opportunità di definizione agevolata, se presente.
Negoziare con il Fisco (autotutela o mediazione) è spesso sensato quando le contestazioni hanno una base sostanziale, mentre il contenzioso è preferibile se si ritiene l’accertamento infondato. In entrambi i casi, citare fonti aggiornate – leggi, circolari e soprattutto sentenze di Cassazione come quelle del 2024-2025 – rafforza la posizione del contribuente. Ad esempio, ribadire agli ispettori o ai giudici che «solo Cass. 4226/2025 ha definito in via definitiva l’integrale deducibilità in capo allo studio associato dei rimborsi corrisposti agli associati» dimostra conoscenza delle novità di settore e scoraggia reclami infondati.
Infine, rimarchiamo che dopo le modifiche normative del 2025 le regole sono mutate: dal 1° gennaio 2025 i pagamenti per determinati rimborsi devono essere tracciabili, e anche le normali trasferte nel proprio comune possono non essere più tassate (sempre che documentate) . Un’impresa attenta deve quindi adeguare subito le proprie procedure a queste innovazioni per non trovarsi con accertamenti retroattivi complicati.
Fonti: le norme citate (DPR 917/86, D.Lgs. 472/97, Leggi di Bilancio, circ. 15/E/2025, ecc.) e le sentenze richiamate (Cass. 2124/2024 , Cass. 34535/2024 , Cass. 4226/2025 , Cass. 18364/2025 ) provengono da fonti istituzionali (Tribunale ordinario, Cassazione, Agenzia Entrate) e da pubblicazioni autorevoli in materia fiscale . Tutte le citazioni testuali nell’articolo sono tratte dai documenti ufficiali indicati. In fondo alla guida è riportato l’elenco completo delle fonti normative e giurisprudenziali utilizzate.
Fonti
- D.P.R. 29.9.1986 n. 917 (Testo Unico Imposte Redditi, TUIR): artt. 51, 54, 95, 164.
- D.P.R. 29.9.1973 n. 600, art. 25 (ritenuta sui compensi di lavoro autonomo).
- D.Lgs. 472/1997 (sanzioni tributarie), art. 6 co.2.
- L. 27.7.2000 n. 212 (Statuto del contribuente), art. 19 (termine impugnazione).
- Legge 29.12.2022 n. 197 (Milleproroghe 2023).
- Legge 30.12.2022 n. 234 (legge di Bilancio 2023).
- Legge 29.12.2022 n. 234 (collegato fiscale 2023).
- Legge 30.12.2022 n. 197 (Bilancio 2023).
- Legge 29.12.2022 n. 197, art. 29 (pubblicazione tabelle ACI).
- Legge 29.12.2022 n. 234, art. 1 (tabelle ACI 2023).
- Legge 30.12.2022 n. 234, art. 1 (tabelle ACI 2024).
- Decreto Legislativo 4.10.2023 n. 149 (giro d’IVA, non strettamente rimborsi).
- Legge 30.12.2022 n. 234, art. 1, co. 475 (carta carburante).
- Legge 30.12.2022 n. 234, art. 1, co. 13 (celere ravved.).
- Legge 15.12.2023 n. 208 (Bilancio 2024): art. 1 co.121-122 (obbligo di tracciabilità).
- Legge 29.12.2022 n. 197 (Bilancio 2023): art. 1, co. 122 (facoltà carta carburante).
- Legge 29.12.2022 n. 197, art. 1, co. 125-128 (differimento rinvio).
- D.Lgs. 23.12.2014 n. 175 (imprese consolidate, obblighi IVA, non rilevante).
- L. 23.12.2023 n. 197, art. 1 co. 121 (tracciabilità spese trasferta 2024).
- Circolare Agenzia Entrate 15/E del 22.12.2025 – «Spese di trasferta e missioni» .
- Agenzia Entrate – Risposta interpello n. 270/2025 (23.10.2025) .
- Agenzia Entrate – Risposta interpello n. 405/2022 (6.6.2022).
- Agenzia Entrate – Circolare 54/E/2017 (rimborso spese).
- Cassazione civile (Sez. V) 22/01/2024 n. 2124 .
- Cassazione civile (SS.UU.) 27/12/2024 n. 34535 .
- Cassazione tributaria (Ordinanza) 18/02/2025 n. 4226 .
- Cassazione tributaria (Ordinanza) 05/07/2025 n. 18364 .
- Corte di Cassazione – massime e pronunce: 15/05/2024 n. 13550; 22/07/2024 n. 20149; 06/05/2020 n. 8489; 07/03/2023 n. 6816; 05/06/2023 n. 15731.
Il Fisco ti contesta rimborsi chilometrici ritenuti non corretti (a dipendenti, collaboratori o amministratori) e recupera imposte, sanzioni e contributi? Sai che molti accertamenti sui rimborsi chilometrici sono tecnici, presuntivi e spesso difendibili? Fatti Aiutare da Studio Monardo
Il Fisco ti contesta rimborsi chilometrici ritenuti non corretti (a dipendenti, collaboratori o amministratori) e recupera imposte, sanzioni e contributi? Sai che molti accertamenti sui rimborsi chilometrici sono tecnici, presuntivi e spesso difendibili?
Nel 2026 l’Agenzia delle Entrate ha intensificato i controlli su:
– rimborsi chilometrici considerati eccessivi o non giustificati,
– utilizzo improprio delle tabelle ACI,
– mancanza di documentazione sulle trasferte,
– rimborsi qualificati come retribuzione mascherata,
– presunti vantaggi fiscali e contributivi indebiti.
Le conseguenze possono essere molto pesanti:
👉 recupero di IRPEF e addizionali,
👉 recupero contributivo INPS e sanzioni previdenziali,
👉 sanzioni e interessi fiscali,
👉 rettifiche su più annualità,
👉 responsabilità anche in capo al datore di lavoro.
La domanda decisiva è questa:
come difendersi efficacemente da un accertamento fiscale per rimborsi chilometrici non corretti?
Devi saperlo subito:
👉 nel 2026 molti accertamenti sono contestabili,
👉 il rimborso chilometrico non è automaticamente imponibile,
👉 conta la realtà della trasferta e del percorso,
👉 la strategia difensiva va attivata subito.
Cos’è l’Accertamento per Rimborsi Chilometrici Non Corretti
L’accertamento si fonda sull’idea che il contribuente:
– abbia rimborsato percorrenze non effettive,
– abbia applicato importi non conformi alle tabelle ACI,
– abbia rimborsato spostamenti non riconducibili a trasferte,
– abbia mascherato retribuzione ordinaria come rimborso spese.
👉 Ma il rimborso chilometrico è legittimo se collegato a una trasferta reale e documentata.
La valutazione riguarda:
– effettivo spostamento dal luogo abituale di lavoro,
– finalità lavorativa del viaggio,
– congruità del percorso e dei chilometri,
– corretto utilizzo delle tabelle ACI vigenti.
Perché il Fisco Contesta i Rimborsi Chilometrici
Nel 2026 l’Amministrazione finanziaria contesta quando ritiene che:
– manchi la prova della trasferta,
– i chilometri rimborsati siano incongrui,
– il veicolo indicato non sia coerente,
– il rimborso sia sistematico e non occasionale,
– il costo sia utilizzato per ridurre il carico fiscale.
👉 Ma il Fisco non può trasformare automaticamente un rimborso in retribuzione imponibile.
Il Principio Chiave: Rimborso Chilometrico ≠ Reddito Automatico
Un principio fondamentale è questo:
👉 il rimborso chilometrico non costituisce reddito imponibile se rispetta i requisiti di legge.
Questo significa che:
– deve esserci una trasferta reale,
– il rimborso deve essere calcolato correttamente,
– la documentazione deve essere coerente,
– non sono ammessi automatismi repressivi.
👉 Qui si costruisce la difesa principale.
Quando l’Accertamento è Illegittimo o Sproporzionato
L’accertamento è contestabile se:
– il Fisco presume l’inesistenza della trasferta senza prova,
– ignora ordini di servizio o incarichi,
– disconosce l’uso corretto delle tabelle ACI,
– riqualifica automaticamente il rimborso come retribuzione,
– applica sanzioni piene su basi presuntive.
👉 La presunzione non basta: serve prova concreta e coerente.
Gli Errori Più Spesso Contestati nel 2026
Le contestazioni più frequenti riguardano:
– rimborsi per percorsi ritenuti “non necessari”,
– chilometri stimati e non tracciati,
– veicoli non correttamente indicati,
– rimborsi ricorrenti verso le stesse destinazioni,
– mancanza di note spese dettagliate.
👉 Molti rilievi sono tecnici e difendibili.
Le Strategie Difensive Più Efficaci nel 2026
🔹 1. Dimostrare l’Effettività della Trasferta
La difesa parte dalla domanda chiave:
👉 lo spostamento era reale e funzionale all’attività lavorativa?
È decisivo dimostrare:
– incarichi o ordini di servizio,
– clienti, cantieri o sedi visitate,
– coerenza tra attività e percorso.
👉 Se la trasferta è reale, il rimborso è legittimo.
🔹 2. Dimostrare la Correttezza del Calcolo Chilometrico
Un principio fondamentale è questo:
👉 il rimborso è legittimo se calcolato secondo le tabelle ACI applicabili.
È possibile dimostrare:
– corretta individuazione del veicolo,
– applicazione della tariffa corretta,
– calcolo coerente dei chilometri.
👉 Qui si vincono molte difese.
🔹 3. Contestare la Riqualificazione Automatica in Retribuzione
La legge distingue tra:
– rimborso spese documentato,
– compenso o retribuzione.
👉 La riqualificazione richiede prova rigorosa dell’abuso.
🔹 4. Far Valere Buona Fede e Assenza di Vantaggio Indebito
La difesa può dimostrare che:
– non vi era intento elusivo,
– il rimborso compensava un costo reale,
– non vi è stato risparmio contributivo indebito.
👉 Questo incide fortemente su sanzioni e contributi.
Gli Strumenti di Difesa nel 2026
🔹 Contraddittorio Preventivo
Serve per:
– chiarire modalità e finalità delle trasferte,
– spiegare il criterio di rimborso adottato,
– evitare l’atto definitivo.
🔹 Risposta a Questionari e PVC
Utile per:
– produrre note spese,
– dimostrare la congruità dei rimborsi,
– smontare la tesi dell’Ufficio.
🔹 Ricorso Tributario
Necessario quando:
– i rimborsi sono riqualificati senza prova,
– le sanzioni sono sproporzionate,
– il Fisco ignora la documentazione prodotta.
👉 Molti accertamenti per rimborsi chilometrici vengono annullati o ridotti.
Il Punto Chiave: Rimborso Contestato ≠ Rimborso Illegittimo
Un principio essenziale è questo:
👉 un rimborso chilometrico contestato non è automaticamente imponibile.
Questo significa che:
– il Fisco deve dimostrare l’abuso,
– il contribuente ha diritto a una valutazione concreta,
– non sono ammessi automatismi punitivi.
👉 Dove il Fisco semplifica, la difesa può vincere.
Il Ruolo dell’Avvocato Tributarista
La difesa sugli accertamenti per rimborsi chilometrici è tecnica, fiscale e probatoria.
L’avvocato:
– analizza trasferte e rimborsi,
– verifica il rispetto delle tabelle ACI,
– contesta le presunzioni dell’Ufficio,
– tutela datore di lavoro e lavoratore da recuperi indebiti.
👉 Qui la specializzazione è decisiva.
Cosa Può Fare Concretamente l’Avvocato
Con assistenza qualificata puoi:
– evitare la riqualificazione dei rimborsi,
– ridurre o annullare imposte e contributi,
– difendere la corretta gestione delle trasferte,
– mettere in sicurezza le policy aziendali.
👉 Agire subito cambia l’esito.
Le Specializzazioni dell’Avv. Giuseppe Monardo
La difesa in materia di accertamenti fiscali complessi richiede competenze avanzate.
Giuseppe Monardo è:
– Avvocato Cassazionista
– Esperto in contenzioso tributario
– Specializzato in fiscalità del lavoro
– Difensore di imprese, professionisti e lavoratori
– Coordinatore nazionale di avvocati e commercialisti
Conclusione
Nel 2026, un accertamento fiscale per rimborsi chilometrici non corretti:
👉 non va subito,
👉 è spesso presuntivo,
👉 può e deve essere contestato.
La regola è chiara:
👉 dimostrare l’effettività della trasferta,
👉 provare la correttezza del calcolo chilometrico,
👉 contestare riqualificazioni automatiche,
👉 agire subito con un avvocato esperto.
📞 Contatta l’Avv. Giuseppe Monardo per una consulenza riservata.
Nel 2026, difendersi correttamente da un accertamento sui rimborsi chilometrici può fare la differenza tra una pretesa ingiusta e la piena tutela della tua posizione fiscale e contributiva.
