L’accertamento fiscale per spese di trasferta non documentate è una contestazione molto frequente, perché l’Agenzia delle Entrate tende a disconoscere costi ritenuti privi di adeguata prova, qualificandoli come indeducibili e recuperando imposte, IVA, sanzioni e interessi.

Durante i controlli fiscali, le spese di trasferta vengono esaminate con particolare attenzione, soprattutto quando riguardano viaggi, vitto, alloggio, rimborsi chilometrici o trasferte ripetute, e quando la documentazione è incompleta o ritenuta insufficiente.

Il rischio è concreto:
spese realmente sostenute per esigenze di lavoro possono essere considerate non deducibili, con un aggravio fiscale significativo per imprese e professionisti.

Molti si chiedono:
“Serve sempre lo scontrino o la fattura?”
“Se manca un documento perdo tutto il costo?”
“Posso dimostrare la trasferta anche in altro modo?”
“Come posso difendermi da una contestazione del Fisco?”

È fondamentale chiarirlo subito:
la mancanza di un documento non rende automaticamente la spesa indeducibile.
La contestazione deve essere motivata e può essere efficacemente contrastata dimostrando la sostanza dell’operazione.

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Cosa intende il Fisco per spese di trasferta non documentate

Secondo l’Amministrazione finanziaria, rientrano tra le spese contestate:

• costi di viaggio senza titoli nominativi
• spese di vitto e alloggio prive di fattura
• rimborsi chilometrici non dettagliati
• trasferte senza ordine o giustificazione
• spese considerate promiscue o personali
• costi ritenuti sproporzionati

Ma l’assenza di un singolo documento non equivale a inesistenza della trasferta.

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Perché l’Agenzia delle Entrate disconosce le spese di trasferta

Le contestazioni più frequenti si basano su:

• carenza di documentazione formale
• mancanza di collegamento con l’attività
• presunta natura personale della spesa
• utilizzo promiscuo dei beni
• valutazioni di antieconomicità
• ricostruzioni presuntive

Ma la valutazione non può essere automatica né astratta.

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Il rischio più grave: indeducibilità del costo e sanzioni

Il vero pericolo è che:

• le spese vengano eliminate dal reddito
• l’IVA venga recuperata
• aumenti l’imponibile
• si applichino sanzioni elevate
• maturino interessi
• l’accertamento diventi esecutivo

Anche quando la trasferta è realmente avvenuta.

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L’errore più grave: pensare che senza fattura non ci sia difesa

Molti contribuenti sbagliano quando:

• accettano il disconoscimento senza reagire
• pensano che la prova sia solo documentale
• non ricostruiscono il contesto della trasferta
• non dimostrano l’utilità economica
• rinunciano a una difesa tecnica

La prova non è solo cartacea, ma anche logica e sostanziale.

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Spese di trasferta e diritto tributario: il punto chiave

È essenziale sapere che:

• conta l’inerenza all’attività
• la spesa deve essere reale e funzionale
• la documentazione può essere integrata
• sono ammesse prove indirette
• l’antieconomicità è solo un indizio
• l’onere della prova non è assoluto
• il Fisco deve motivare il disconoscimento

Se la trasferta è reale, il costo è difendibile.

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Quando la contestazione sulle spese di trasferta è difendibile

La difesa è particolarmente efficace quando:

• la trasferta è collegata all’attività svolta
• esiste una finalità lavorativa concreta
• la spesa è coerente con il ruolo del soggetto
• la contestazione è basata su automatismi
• la motivazione dell’atto è generica
• manca una prova di utilizzo personale

In questi casi l’accertamento può essere annullato o ridotto.

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Come costruire una difesa efficace sulle spese di trasferta

Una difesa corretta richiede:

• analisi dell’avviso di accertamento
• ricostruzione delle trasferte effettuate
• dimostrazione della finalità lavorativa
• collegamento tra spesa e attività
• utilizzo di prove documentali e indirette
• spiegazione del contesto operativo
• contestazione delle presunzioni automatiche
• valutazione delle sanzioni
• argomentazioni giuridiche puntuali
• impugnazione nei termini

È una difesa sostanziale e ragionata, non solo formale.

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Accertamento e rischio esecutivo

Se l’accertamento non viene contestato:

• il recupero diventa definitivo
• le sanzioni si consolidano
• l’atto diventa esecutivo
• partono azioni di riscossione
• il danno economico diventa irreversibile

Agire tempestivamente è decisivo.

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I rischi di una gestione passiva

Una mancata difesa può portare a:

• aumento ingiustificato del carico fiscale
• sanzioni sproporzionate
• interessi elevati
• crisi di liquidità
• danni patrimoniali evitabili

Il danno è fiscale e operativo.

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Cosa fare subito se ricevi un accertamento sulle spese di trasferta

Se ricevi un accertamento per spese di trasferta non documentate:

• non accettare automaticamente il disconoscimento
• non pagare senza un’analisi tecnica
• verifica la motivazione dell’atto
• ricostruisci le trasferte effettuate
• raccogli ogni elemento utile
• valuta la proporzionalità delle sanzioni
• prepara una difesa tecnica
• valuta ricorso e sospensione

Il tempo è un fattore determinante.

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Il ruolo dell’Avvocato Monardo

L’Avvocato Monardo, cassazionista, opera con competenza qualificata nel contenzioso tributario, assistendo imprese e professionisti in accertamenti sulle spese di trasferta, contrastando disconoscimenti automatici e valutazioni eccessivamente formalistiche del Fisco.

Può intervenire per:

• contestare l’accertamento
• dimostrare l’inerenza delle trasferte
• valorizzare prove indirette e logiche
• ridurre o annullare sanzioni e interessi
• bloccare la riscossione
• tutelare la continuità dell’attività

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Agisci ora

Una spesa di trasferta realmente sostenuta per lavoro
non diventa indeducibile solo per un difetto formale.
Ma una contestazione non difesa correttamente può trasformarsi in un grave danno fiscale.

Se l’Agenzia delle Entrate ha contestato le tue spese di trasferta,
richiedi una consulenza riservata con l’avvocato Monardo e difendi ora la correttezza delle tue spese, prima che un disconoscimento diventi definitivo.

Introduzione

Gli accertamenti fiscali sulle spese di trasferta non documentate sono sempre più frequenti e insidiosi. In questi casi l’Amministrazione finanziaria contesta al contribuente (impresa, professionista o anche dipendente) di aver dedotto o non assoggettato a tassazione alcuni costi di viaggio, vitto o alloggio senza un adeguato supporto documentale. Il Fisco tende a presumere che somme erogate come “rimborso spese” in assenza di giustificativi non siano veri rimborsi, ma possano celare compensi occulti o utili distribuiti in modo non dichiarato . Le conseguenze possono essere molto gravi: recupero a tassazione delle somme contestate (sia in capo all’azienda sia, eventualmente, al beneficiario), sanzioni elevate (dal 90% al 180% dell’imposta evasa) , interessi di mora e persino profilazioni penali nei casi più gravi di evasione.

Dal punto di vista del contribuente-debitore che si vede recapitare un avviso di accertamento su tali spese, è fondamentale comprendere il quadro normativo e le presunzioni utilizzate dal Fisco, per poi impostare una strategia difensiva efficace. In questa guida – aggiornata all’11 gennaio 2026 – esamineremo in dettaglio la disciplina fiscale italiana in materia di trasferte e relativi rimborsi spese, con un taglio avanzato ma divulgativo. Ci rivolgeremo sia ad avvocati e professionisti che assistono contribuenti in queste controversie, sia a imprenditori e privati direttamente coinvolti, fornendo spiegazioni chiare ma rigorose.

Vedremo innanzitutto le norme fiscali di riferimento (inclusi gli ultimi aggiornamenti normativi 2025 in tema di tracciabilità dei pagamenti ), distinguendo le tipologie di rimborso spese (analitico, forfettario, misto) e i requisiti di documentazione richiesti per ciascuna. Approfondiremo poi come l’Agenzia delle Entrate effettua le contestazioni sulle trasferte non documentate: dai controlli contabili alle presunzioni di utili occulti soprattutto nelle società a ristretta base sociale. Illustreremo le possibili conseguenze fiscali di tali contestazioni (tassazione delle somme in capo a società e beneficiari, indeducibilità dei costi, richieste di contributi previdenziali, ecc.) e gli eventuali riflessi civilistici (es. distribuzione di utili in violazione delle norme societarie).

Dal lato difensivo, forniremo indicazioni pratiche su come difendersi efficacemente: quali prove documentali presentare anche successivamente, come contestare le presunzioni del Fisco, quali vizi procedurali dell’accertamento cercare, nonché gli strumenti da utilizzare (memorie difensive in sede amministrativa, ricorso alle Corti di Giustizia Tributaria – il nuovo nome delle Commissioni Tributarie – e altre tutele). Troverete esempi pratici, tabelle riepilogative, una sezione di Domande & Risposte sui dubbi più comuni e, in chiusura, alcuni fac-simile di atti utili (come una memoria difensiva e un’istanza di interpello) che il contribuente-debitore può adottare. L’obiettivo è offrire una guida completa dal punto di vista del difensore, aiutando a comprendere come impostare una difesa solida in caso di accertamento fiscale per spese di trasferta non adeguatamente documentate.

Quadro normativo sulle trasferte e i rimborsi spese

In Italia il trattamento fiscale delle indennità di trasferta e dei rimborsi spese di viaggio è disciplinato principalmente dall’art. 51, comma 5 del TUIR (D.P.R. 917/1986) per quanto concerne la tassazione in capo al dipendente (o al percettore assimilato) e dagli articoli 95 e 109 del TUIR per la deducibilità in capo all’impresa. Di seguito richiameremo i punti salienti della normativa, tenendo conto anche delle importanti novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (L. 30/12/2024 n. 207, commi 81-83) in materia di obbligo di tracciabilità dei pagamenti delle trasferte .

Definizione di trasferta e diritto all’indennità

Anzitutto occorre chiarire cosa si intende per trasferta in ambito lavorativo. Si ha una trasferta quando il lavoratore è temporaneamente incaricato di svolgere la prestazione fuori dalla sua ordinaria sede di lavoro o fuori dal territorio comunale in cui è ubicata tale sede. La Corte di Cassazione ha specificato che l’indennità di trasferta si configura come un diritto del lavoratore quando egli viene inviato temporaneamente a operare al di fuori della sede abituale . Ciò distingue la trasferta dal normale tragitto casa-lavoro (che invece non dà diritto ad alcuna indennità fiscale esente). Durante la trasferta, al lavoratore spettano determinati rimborsi e indennità per le spese aggiuntive che deve sostenere (viaggi, vitto, alloggio, ecc.), secondo le regole che ora vedremo.

Va anche distinta la figura del “trasfertista”: un lavoratore per il quale la mobilità continua è connaturata alle mansioni (ad es. personale viaggiante, rappresentanti commerciali senza una sede fissa). In questi casi particolari la normativa fiscale prevede un regime diverso, generalmente meno favorevole (le indennità percepite dal “trasfertista abituale” sono interamente o parzialmente imponibili) . In questa guida tuttavia ci concentriamo sulle trasferte ordinarie (non su lavoratori trasfertisti abituali), salvo breve cenno più avanti, poiché le contestazioni tipiche riguardano l’uso improprio delle indennità di trasferta standard.

Tipologie di rimborso spese di trasferta: forfettario, analitico e misto

La normativa consente al datore di lavoro di rimborsare le spese di trasferta del dipendente secondo tre modalità alternative , con differenti effetti fiscali:

• Rimborso forfettario (indennità di trasferta): consiste nell’erogare al dipendente un importo giornaliero fisso, a titolo di indennità onnicomprensiva per la trasferta, senza richiedere la presentazione di ricevute delle singole spese. Fiscalmente, questa indennità è esclusa da tassazione (IRPEF e contributi) fino a €46,48 al giorno per le trasferte in Italia e €77,47 al giorno per le trasferte all’estero . Questi importi rappresentano le soglie di esenzione: la parte eventualmente eccedente tali limiti giornalieri è considerata imponibile, quindi va trattata come reddito di lavoro dipendente ordinario (con ritenute fiscali e contributive) .
• Rimborso analitico (a piè di lista): prevede che il dipendente anticipi le spese durante la missione (biglietti di viaggio, pasti, hotel, taxi ecc.) e poi le rendiconti al datore di lavoro presentando tutti i giustificativi (fatture, ricevute, scontrini, titoli di viaggio). L’azienda rimborsa esattamente l’importo speso e documentato. Fiscalmente, tali rimborsi analitici documentati non concorrono a formare il reddito del dipendente, indipendentemente dall’ammontare . Inoltre, la legge consente al datore di lavoro di rimborsare anche altre piccole spese non documentabili (ad es. mance, telefonate, parcheggi senza ricevuta) in misura limitata: fino a €15,49 al giorno (Italia) o €25,82 (estero), senza che anch’esse siano imponibili . Oltre tali soglie, anche l’eccedenza di queste “altre spese” diventa imponibile. Il rimborso analitico richiede dunque una nota spese dettagliata compilata dal dipendente con allegati tutti i relativi documenti giustificativi.
• Rimborso misto: è una combinazione dei due precedenti. In pratica, si rimborsano analiticamente alcune spese principali (tipicamente vitto e/o alloggio, dietro presentazione di ricevute) e contestualmente si riconosce un’indennità forfettaria ridotta per coprire le altre spese minori non documentate. La normativa, in tal caso, riduce le soglie di esenzione dell’indennità forfettaria: se si rimborsa a piè di lista il vitto oppure l’alloggio, l’indennità forfettaria giornaliera esente si riduce a 2/3 dell’importo ordinario (cioè €30,99 in Italia, €51,64 estero) ; se invece si rimborsano sia vitto che alloggio analiticamente, qualsiasi eventuale indennità aggiuntiva forfettaria esente scende a 1/3 dei massimali ordinari (circa €15,49 in Italia, €25,82 estero, cioè i valori già citati per “altre spese”) . In altre parole, il regime misto impone un principio di alternatività: non si può riconoscere contestualmente un rimborso integrale di vitto/alloggio e la piena indennità forfettaria esente, altrimenti il dipendente godrebbe di un doppio beneficio. Dunque parte dell’indennità forfettaria finirebbe tassata se si superano i limiti ridotti.

Tabella riepilogativa – Trattamento fiscale delle trasferte fuori dal Comune (art. 51, co.5 TUIR):

Modalità rimborso	Regime fiscale per il dipendente	Note documentali richieste
Forfettario puro	Esente fino a €46,48 (Italia) / €77,47 (estero) al giorno. Oltre tali soglie, parte eccedente imponibile .	Necessaria documentazione interna della trasferta (ordine di missione/nota spese) ma non ricevute singole. Comunque consigliato provare date e luoghi.
Analitico (a piè lista)	Rimborsi di viaggio, vitto, alloggio documentati: interamente esenti (non tassati) . Altre spese non documentabili: esenti fino €15,49 (Italia) / €25,82 (estero) al giorno . Eccedenze imponibili.	Obbligo di ricevute/giustificativi per spese principali. Nota spese analitica sottoscritta dal dipendente con dettaglio di tutte le spese.
Misto	Se rimborsato vitto o alloggio a piè di lista: indennità forfettaria esente fino a ~€30,99 (Italia) / €51,64 (estero) . Se rimborsati entrambi vitto e alloggio: indennità esente solo fino a ~€15,49 / €25,82 (valori 1/3) . Oltre tali limiti, indennità tassata. I rimborsi analitici restano esenti.	Ricevute obbligatorie per le spese rimborsate analiticamente (es. fattura hotel, scontrini pasti). Nota spese mista con dettaglio di spese documentate e calcolo indennità ridotta.

N.B.: Per tutte le modalità, le spese di viaggio e trasporto (biglietti aerei, ferroviari, pedaggi, taxi, ecc.) non concorrono mai al reddito se adeguatamente documentate, in quanto escluse per espressa previsione normativa. Ciò vale anche per le trasferte all’interno del Comune dal 2025 (si veda oltre).

Trasferte nell’ambito del Comune e fuori dal Comune

Una distinzione importante da fare è tra trasferte fuori dal territorio comunale e attività svolte all’interno del Comune in cui si trova la normale sede di lavoro. La normativa fiscale storicamente ha riservato il trattamento agevolato sopra descritto solo alle trasferte extra-comunali. Dentro il Comune, invece, vigeva il principio che qualsiasi indennità o rimborso costituisce reddito imponibile per il dipendente, fatta eccezione per i soli rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovati da documenti del vettore (es. biglietto autobus urbano, ricevuta taxi) . In altre parole, se un dipendente svolgeva una commissione di lavoro nella stessa città della sede, tutti gli eventuali rimborsi (es. pasto, taxi) erano tassati, salvo poter escludere il rimborso del taxi presentando la ricevuta.

Dal 2025 questa disciplina è cambiata in meglio per il contribuente. La Legge di Bilancio 2025 ha modificato l’art. 51, comma 5 TUIR eliminando il riferimento specifico ai “documenti del vettore” per le trasferte nel Comune . Ciò significa che anche per le missioni svolte all’interno del Comune, da ora in poi i rimborsi di spese di viaggio e trasporto non concorrono al reddito del dipendente purché le spese siano comunque “comprovate e documentate” in qualche modo . Ad esempio, il rimborso chilometrico per l’uso dell’auto privata del dipendente diviene non imponibile anche se la trasferta è urbana (mentre prima sarebbe stata considerata retribuzione). Analogamente, vengono esclusi dal reddito i rimborsi di pedaggi autostradali e parcheggi, se documentati, anche per trasferte in città .

Questa novità allinea il trattamento delle brevi missioni intra-comunali a quelle fuori sede, almeno per quanto riguarda le spese di trasporto. Resta inteso però che eventuali indennità forfettarie per uscite nel Comune continuano a essere imponibili (non esiste un’esenzione analoga a €46,48 per trasferte locali). Inoltre, per i pasti consumati nello stesso comune della sede di lavoro, permane la regola generale di deducibilità limitata (solo 75% del costo per l’azienda) e tassabilità integrale se rimborsati al dipendente, salvo farli rientrare in un piano di welfare aziendale o buoni pasto. In sintesi, dentro il Comune conviene al datore di lavoro rimborsare solo le spese vive di trasporto documentate, mentre eventuali indennità extra costituiranno reddito.

Rimborsi a soggetti non dipendenti (amministratori, soci, professionisti)

Le regole fin qui esposte si riferiscono ai rapporti di lavoro dipendente. Tuttavia, spesso nelle PMI italiane le trasferte riguardano amministratori o soci della società che non sono formalmente dipendenti, oppure collaboratori e professionisti esterni. Come vengono trattati fiscalmente i rimborsi spese in questi casi?

• Amministratori e soci che svolgono attività per la società: i compensi degli amministratori di società rientrano nei redditi assimilati al lavoro dipendente. Ciò significa che l’art. 51, comma 5 TUIR si applica in via estensiva anche alle indennità di trasferta corrisposte agli amministratori e ai soci che percepiscono compensi dalla società . Lo ha confermato anche l’Agenzia delle Entrate in vari documenti di prassi. Ad esempio, una Risoluzione ministeriale del 2008 ha chiarito che i rimborsi spese per trasferte autorizzate corrisposti a personale non dipendente ma con redditi assimilati (nel caso specifico, a collaboratori scientifici di un ente) beneficiano dello stesso regime di esenzione previsto per i dipendenti . In sostanza, un amministratore inviato in trasferta fuori dal comune ha diritto alle medesime soglie di esenzione (€46,48/77,47) per le indennità forfettarie e alla non imponibilità dei rimborsi documentati, esattamente come un dipendente. Naturalmente, le somme erogate saranno deducibili per la società secondo le regole ordinarie, e l’amministratore dovrà conservare la documentazione della trasferta.
• Soci non lavoratori (senza compenso): se un soggetto è solo socio di capitale e non svolge incarichi operativi, in linea di principio non dovrebbe sostenere spese per conto della società. Qualora però la società rimborsi spese a un socio senza inquadramento, l’Amministrazione può guardare con sospetto tali erogazioni, tendendo a classificarle come utili occulti distribuiti (si veda oltre la parte sulle presunzioni nelle società a ristretta base). In sede preventiva, è opportuno formalizzare un incarico al socio (es. partecipare a una fiera per conto della società) e trattare il rimborso come a un collaboratore, altrimenti manca il titolo giuridico per dedurre il costo.
• Lavoratori autonomi e professionisti: la disciplina è diversa. Un professionista che effettua trasferte per ragioni legate alla sua attività deduce i relativi costi secondo le regole del TUIR art. 54. Ad esempio, vitto e alloggio in trasferta per un professionista erano deducibili al 100% fino al 2022 nei limiti di spesa congrui, poi ridotti al 50% dal 2023, e nuovamente al 100% dal 2025 se pagati con strumenti tracciabili (per effetto delle stesse norme di tracciabilità introdotte per le imprese) . Dal 2025 è stato inserito l’art. 54, comma 6-ter TUIR che esclude da tassazione per il professionista i rimborsi analitici di spese di trasferta addebitati ai clienti, a patto che tali spese siano sostenute con mezzi tracciabili . In pratica, se un avvocato anticipa spese di viaggio per andare in tribunale e le ribalta in fattura al cliente, dal 2025 tali somme non formano più reddito imponibile per il professionista (prima invece andavano fatturate come compenso, con relativa deduzione del costo a zero effetto). Attenzione: stiamo trattando il caso del professionista in proprio; qualora invece uno studio associato rimborsi spese ai professionisti associati, la Cassazione ha riconosciuto la deducibilità integrale di tali rimborsi se inerenti e adeguatamente documentati , equiparandoli nella sostanza ai rimborsi al dipendente.

In sintesi, l’impianto normativo cerca di garantire che le spese di trasferta effettivamente sostenute per finalità lavorative non subiscano doppia tassazione: né come reddito in capo a chi viene rimborsato, né come limitazione di deducibilità per l’azienda, purché vi sia riscontro documentale e rispetto dei limiti forfettari di legge. Quando queste condizioni vengono meno – ad esempio mancano i documenti, oppure si versano forfettari non collegati ad alcuna missione reale – il Fisco ha titolo per contestare.

Novità dal 2025: obbligo di tracciabilità dei pagamenti delle trasferte

Un capitolo fondamentale da aggiornare è quello introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) e dal collegato Decreto Fiscale 2025 (D.l. 17/06/2025 n. 84 conv. L. 108/2025), che hanno imposto nuovi obblighi di tracciabilità per poter fruire delle agevolazioni fiscali sulle spese di trasferta. La ratio di queste norme è contrastare abusi e utilizzi di fatture o ricevute false, incentivando l’uso di strumenti finanziari tracciabili (carte, bonifici) per tutte le spese rimborsate.

In particolare, è stato previsto che dal 1° gennaio 2025 i rimborsi di spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non concorrono a formare il reddito del dipendente solo se le spese sono state sostenute con mezzi di pagamento tracciabili . Parallelamente, per l’impresa la deducibilità di tali costi è condizionata al pagamento tracciabile (nuovo art. 95, co. 3-bis TUIR) . In altre parole, pagare in contanti un albergo o un ristorante nel 2025 rende la relativa spesa indeducibile e il rimborso tassabile, anche se si ha la ricevuta. Bisogna quindi utilizzare carte di credito aziendali, carte di debito, bonifici o altri strumenti previsti dall’art. 23 D.Lgs. 241/1997 (elencati dalla normativa come validi) .

Eccezioni: la norma di tracciabilità non si applica alle spese di trasporto effettuate con mezzi pubblici di linea (treni, aerei di linea, autobus, metro) né ai rimborsi chilometrici . Per tali spese, anche se pagate in contanti (es. si acquista un biglietto bus con contanti), il datore di lavoro può dedurre il costo e rimborsarlo senza tassazione, purché conservi il titolo di viaggio e documenti la trasferta . L’obbligo di tracciabilità invece vale espressamente per taxi e NCC (noleggio con conducente): ad esempio, un rimborso taxi del 2025 sarà esente solo se il taxi è pagato con carta o app, e non in contanti . Questa distinzione è stata chiarita dalla Circolare AdE 15/E del 22 dicembre 2025, che ha fornito istruzioni organiche sulle nuove regole .

Riassumendo, dal 2025 per non perdere i benefici fiscali: ogni spesa di vitto, alloggio, taxi/NCC rimborsata deve essere effettuata con strumenti tracciabili. Le aziende faranno bene a dotare i dipendenti in missione di carte aziendali o anticipare fondi con cui pagare elettronicamente. Se invece il dipendente paga di tasca propria in contanti e poi chiede rimborso, quel rimborso rischia di diventare tassabile (salvo rarissimi casi o soglie). Ad esempio, se un dipendente nel 2025 paga la cena in contanti e porta lo scontrino, il datore non potrà dedurre quel costo e dovrebbe trattare il rimborso come imponibile, perché manca il requisito di tracciabilità. È una stretta importante a cui occorre prestare attenzione d’ora in avanti per evitare rilievi in sede di controllo.

Infine, le nuove disposizioni si applicano dal periodo d’imposta 2025 in poi, con rilevanza nelle dichiarazioni Redditi 2026 . Per periodi precedenti (fino al 2024 incluso), valevano le vecchie regole (nessun obbligo generale di tracciabilità, anche se già vigevano altri limiti: ad es. la Legge di Bilancio 2020 aveva introdotto l’obbligo di pagamenti tracciabili per alcune detrazioni IRPEF, ma ciò riguardava spese personali detraibili, non i costi d’impresa). Dunque, un accertamento su anni pre-2025 non potrà applicare retroattivamente questo vincolo, ma si focalizzerà su inerenza e documentazione delle spese. Invece, per le trasferte dal 2025 in poi, il mancato uso di mezzi tracciati costituirà un facile appiglio per l’Ufficio per negare l’agevolazione fiscale.

Accertamenti fiscali sulle spese di trasferta non documentate

Esaminato il quadro normativo, possiamo ora capire come e perché scatta l’accertamento fiscale quando le spese di trasferta non sono adeguatamente documentate. Le contestazioni possono avvenire in vari contesti: verifiche fiscali presso l’azienda (es. controlli contabili della Guardia di Finanza o dell’Agenzia), accertamenti a tavolino in base a elementi segnalati (ad esempio, analisi dei bilanci che mostrano costi di trasferta anomali), oppure in sede di controllo incrociato (ad es. l’azienda deduce costi ma il percettore non ha dichiarato compensi). I punti tipici su cui il Fisco concentra l’attenzione sono:

• Mancanza di documentazione giustificativa: Il caso più classico è quello di spese di viaggio, vitto, alloggio prive di ricevute o fatture. Ad esempio, l’azienda ha contabilizzato “Spese di trasferta €10.000” nell’anno, ma in sede di verifica non è in grado di esibire pezze giustificative (né fatture di alberghi, né scontrini di ristoranti, né biglietti). Questo fa presumere al Fisco che forse quelle somme non siano state effettivamente spese in trasferte, oppure siano state erogate ai dipendenti/amministratori in maniera forfettaria senza riscontro. L’assenza di documenti esterni è un grave indizio a carico del contribuente, perché onere suo sarebbe conservare e produrre la documentazione delle spese dedotte. In tali casi, l’Ufficio tende a riprendere a tassazione l’intero importo dedotto, qualificandolo in altro modo (utile o reddito da lavoro).
• Rimborsi forfettari non collegati a missioni reali: Se l’azienda ha corrisposto indennità di trasferta forfettarie ai dipendenti o amministratori ma non ci sono evidenze che le trasferte siano avvenute (es. mancano ordini di missione, calendari, o le persone risultavano in sede), scatta la contestazione. A volte alcune imprese, per aumentare il netto in busta al dipendente senza oneri fiscali, erogavano fittiziamente indennità di trasferta tutti i mesi, anche se il lavoratore non si muoveva mai. Queste pratiche abusive sono bersaglio degli accertamenti: il Fisco può dimostrare (magari incrociando i dati del badge, o documenti interni) che il dipendente era sempre in sede, quindi quelle indennità esenti erano indebite, configurandosi in realtà come retribuzioni in nero. La Cassazione ha infatti affermato che l’indennità di trasferta è esente da imposizione solo se non rappresenta in realtà un compenso per lavoro ordinario svolto in sede (cioè solo se si riferisce davvero a una missione fuori sede) .
• Incongruenze tra rimborsi contabilizzati e movimenti finanziari: Durante le verifiche, la Guardia di Finanza può incrociare i movimenti di cassa/banche con le uscite per trasferte. Ad esempio, se in contabilità risultano spese di trasferta pagate in contanti ai dipendenti per importi rilevanti, ma non ci sono prelievi corrispondenti, potrebbe profilarsi una falsa rappresentazione. Oppure se i rimborsi spese ai soci sono stati bonificati, ma poi quelle somme tornano ai soci stessi sotto forma di versamenti, si insinua che fossero utili distribuiti. Qualsiasi disallineamento tra contabilità e flussi monetari può sollevare il sospetto che i rimborsi siano stati solo una “partita di giro” per estrarre utili dall’azienda.
• Spese apparentemente estranee all’attività (difetto di inerenza): Il Fisco valuta anche la natura delle spese. Se, ad esempio, un’azienda deduce viaggi turistici o cene lussuose dei soci spacciandole per trasferte di lavoro, senza poter dimostrare che fossero inerenti all’attività, scatterà la ripresa a tassazione per carenza di inerenza (art. 109 TUIR). L’onere di provare l’inerenza è del contribuente: occorre dimostrare che quella trasferta aveva uno scopo lavorativo (incontro con cliente, sopralluogo, fiera, ecc.). In mancanza, l’Ufficio potrebbe considerare la spesa come personale (quindi indeducibile) e se sostenuta per un socio, come utili occulti.
• Società a ristretta base e presunzione di utili: Nelle società di piccole dimensioni (es. SRL con 2-3 soci o familiari) vige la famosa presunzione di distribuzione di utili extracontabili: se l’Amministrazione accerta che la società ha ottenuto ricavi non dichiarati o ha utilizzato fondi in modo non giustificato, si presume che tali somme siano state ripartite tra i soci. Questa presunzione (basata su massime di esperienza) viene spesso invocata anche per i rimborsi spese ai soci non documentati . L’Ufficio, rilevando mancanza di pezze giustificative, “salta” la qualificazione come costo del personale e sostiene direttamente che si tratti di utili in nero distribuiti ai soci. Così, contesta sia alla società (maggiori utili non tassati IRES) sia ai soci (redditi di capitale non dichiarati) . È una duplice imposizione basata su presunzione, di cui parleremo nel dettaglio in tema di difesa.

Onere della prova: In un accertamento su costi, giova ricordare un principio generale del diritto tributario: le spese dedotte devono essere provate dal contribuente (onere probatorio a suo carico), mentre all’Amministrazione spetta provare l’eventuale esistenza di maggiori redditi o ricavi. Nel caso di spese di trasferta, ciò significa che è compito dell’azienda conservare e produrre la documentazione adeguata (note spese, ricevute, registri interni) per giustificare la deducibilità e non tassabilità di quanto erogato. Se questa prova manca, il Fisco è in posizione di forza nell’accertamento. Tuttavia, come vedremo, il contribuente può tentare di fornire prova contraria anche in un secondo momento (esibendo documenti durante il contraddittorio o in giudizio) e contestare le conclusioni presuntive del Fisco, soprattutto nei casi di presunzioni “lunghe” come quella sugli utili ai soci.

Esempi tipici di contestazione

Per comprendere meglio, immaginiamo alcuni scenari pratici:

• Esempio 1: indennità forfettarie senza viaggi effettivi – La Alfa Srl, 2 soci-amministratori, nel 2024 paga ai due soci un’indennità di trasferta forfettaria di €2.000 ciascuno, ogni mese, per tutto l’anno, qualificandola come esente (quindi €24.000 totali di costi dedotti e non tassati ai soci). In realtà i soci non si spostano quasi mai dalla sede. Arriva la verifica: l’azienda non ha ordini di missione né prove di 12 trasferte mensili per socio. È evidente che l’indennità era una forma surrettizia di remunerazione periodica. L’Agenzia contesterà tali somme come compensi amministratori (o addirittura utili), dunque le riprenderà a tassazione: la società dovrà pagare IRES su quei €24k (come costi indeducibili), e ai soci verranno richieste le imposte IRPEF su €24k come redditi non dichiarati (oltre sanzioni). In difesa si potrà obiettare che comunque quelle somme erano state assoggettate a contributi come compensi (se lo fossero state) o che c’è stato errore formale, ma la posizione è debolissima se mancano le trasferte reali. Questo scenario è frequente e difficilmente difendibile nel merito.
• Esempio 2: spese dedotte senza pezze d’appoggio – La Beta Spa deduce €50.000 di “spese di viaggio e soggiorno” nel 2023. In verifica, saltano fuori solo €30.000 di fatture di alberghi e voli. Dei restanti €20.000 non c’è traccia documentale: erano forse anticipi in contanti ai dipendenti non rendicontati. L’Ufficio ricalcolerà il reddito imponibile eliminando i €20k indeducibili, con imposte aggiuntive. Inoltre, potrebbe riqualificare quei €20k come somme erogate ai dipendenti a titolo diverso (fringe benefit non tassato): di conseguenza, pretenderà dall’azienda anche le ritenute IRPEF non operate su quei importi e i contributi INPS omessi. Infatti, se un rimborso spese non è debitamente documentato, l’INPS tende a considerarlo come parte di retribuzione imponibile. La Cassazione ha recentemente ribadito (ord. n. 15052/2025) che la mera indicazione di un importo globale per spese non altrimenti giustificate non basta a escluderle dalla base imponibile contributiva . Beta Spa quindi potrebbe subire, oltre al recupero IRES, anche un avviso di addebito INPS per contributi sui €20k (con relative sanzioni civili). In sede difensiva, Beta Spa dovrà cercare eventuali prove alternative che quei €20k furono effettivamente spesi in trasferte (es. testimonianze, email di trasferta, carte di credito personali dei dipendenti) per convincere che non erano elargizioni libere.
• Esempio 3: rimborsi a soci con utili occulti – La Gamma SNC (3 soci familiari) nel 2025 contabilizza €15.000 di rimborsi spese al socio X. Non ci sono ricevute perché – dice la società – si trattava di indennità chilometriche e piccole spese. L’Agenzia però scopre che X non ha mai percorso quei km (nessuna traccia di riunioni o fiere) e i soldi li ha incassati dal conto sociale. Applicando la presunzione di ristretta base, il Fisco presume che quei €15.000 fossero utili prelevati da X fuori dall’utile dichiarato. Quindi: nega il costo in capo alla società (aumentando il reddito di €15k) e tassa X come percettore di utili occulti per €15k. Inoltre potrebbe ipotizzare che se uno ha prelevato utili non dichiarati, lo abbiano fatto proporzionalmente anche gli altri due soci (a meno che X dimostri che la somma era solo per lui) . La contestazione colpisce dunque società e soci. Per difendersi, Gamma SNC dovrà dimostrare la reale natura di quei rimborsi: ad esempio, esibendo un registro di viaggio di X, foto o email di incontri avvenuti, o qualsiasi elemento che renda concreto il fatto che X ha sostenuto costi per almeno €15k. Se riesce, può ribaltare la presunzione di utili. In più, X potrebbe sostenere di non avere alcun ruolo gestionale (ammesso non sia amministratore) e quindi di non aver potuto auto-assegnarsi utili occulti, citando giurisprudenza favorevole (Cass. nn. 9519/2009, 18042/2018, 2288/2025) che esclude l’automatismo della presunzione per i soci non gestori .

Questi esempi mostrano come un accertamento su spese di trasferta non documentate possa sfociare in contestazioni complesse, intrecciando profili di tassazione del reddito d’impresa, tassazione del reddito personale dei soci/dipendenti e contributi previdenziali. Nel prossimo capitolo affronteremo le strategie di difesa, ossia come il contribuente può tutelarsi di fronte a tali contestazioni, sia prevenendole con una corretta gestione, sia opponendovisi in sede di contraddittorio e contenzioso.

Conseguenze e rischi per il contribuente

Prima di passare alla difesa, ricapitoliamo le conseguenze dirette di un accertamento fiscale sfavorevole in questa materia. Se l’Agenzia delle Entrate ritiene fondate le contestazioni sulle trasferte non documentate, emetterà un Avviso di Accertamento in cui, a grandi linee, possono aversi le seguenti rettifiche:

• Indeducibilità del costo per l’impresa: Le spese di trasferta contestate vengono disconosciute come deducibili dal reddito d’impresa. Ciò comporta l’aumento del reddito imponibile di quell’anno di imposta di pari importo. Ad esempio, €20.000 di costi indeducibili faranno crescere l’imponibile IRES (o IRPEF, se ditta individuale) di €20.000, con conseguente applicazione dell’aliquota (24% IRES per le società di capitali, aliquote progressive IRPEF per imprenditori individuali/società di persone). Anche l’IRAP ne risente, poiché i costi del personale e assimilati spesso rilevano anche ai fini IRAP: se era classificato come costo del personale, va ad aumentare il valore della produzione netta.
• Maggiori imposte per i percettori (dipendenti, amministratori, soci): A seconda della riqualificazione operata, l’Ufficio potrebbe esigere imposte aggiuntive in capo a chi ha ricevuto le somme. Le opzioni sono:
• Redditi di lavoro dipendente non dichiarati: se i rimborsi erano a dipendenti e vengono considerati retribuzioni imponibili, il datore di lavoro sarà chiamato a versare le ritenute IRPEF che avrebbe dovuto trattenere, oltre a sanzioni. I dipendenti, teoricamente, avrebbero percepito redditi non dichiarati ma, essendo sostituto d’imposta il datore, le sanzioni (salvo dolo del dipendente) colpiscono soprattutto l’azienda.
• Redditi assimilati (compensi amministratore) non dichiarati: analogamente, l’azienda dovrà versare le ritenute IRPEF non fatte sui compensi in natura, e l’amministratore dovrà dichiarare tali somme come reddito.
• Dividendi occulti ai soci: se si opta per la tassazione come utili, ai soci viene imputato un dividendo presunto. Il regime di tassazione dipende dal periodo e dal tipo di società: per utili extrabilancio di SRL non trasparenti, attualmente il socio persona fisica pagherebbe un’imposta sostitutiva del 26% sul dividendo non dichiarato (in passato era parzialmente imponibile IRPEF). La società potrebbe subire una tassazione “doppia”: prima le si nega il costo (aumentando il reddito imponibile societario) e poi si tassa anche il socio, generando un effetto paradosso. Su questo spesso si innesta la difesa, facendo notare la duplicazione impositiva e cercando di evitarla.
• Sanzioni fiscali amministrative: Oltre alle imposte evase, l’avviso applicherà sanzioni per dichiarazione infedele (generalmente il 90% dell’imposta dovuta, aumentabile in caso di frode fino al 180%). Se l’azienda, ad esempio, ha dedotto costi indebiti che hanno portato a €5.000 di IRES evasa, la sanzione base sarà €4.500 (90% di 5.000) . Se c’è contestazione ai soci per redditi non dichiarati, anche lì sanzione del 90% dell’imposta relativa. Le sanzioni possono essere ridotte in caso di definizione agevolata o conciliazione (vedi dopo), ma intanto vengono irrogate. Possono sommarsi sanzioni per omessa applicazione ritenute (20% dell’ammontare non trattenuto) se il datore non ha fatto ritenute su importi che invece doveva tassare.
• Interessi di mora: calcolati sulle imposte pagate in ritardo, dal giorno in cui erano dovute (di solito dal saldo imposte dell’anno contestato) fino alla notifica e al pagamento definitivo. Il tasso di interesse è fissato annualmente (intorno al 3-4% negli ultimi anni) e può incidere se passano molti anni.
• Contributi previdenziali e assicurativi: Come accennato, spesso alle contestazioni fiscali seguono quelle previdenziali. L’INPS (o l’INAIL) può emettere un verbale o avviso chiedendo i contributi su quelle somme che il Fisco ha ritenuto essere retribuzioni. Le sanzioni civili INPS sono pesanti (interessi di mora maggiorati per omissione contributiva). Tuttavia, se si vince in campo fiscale (dimostrando che non erano salari), ciò gioverà anche verso l’INPS. Viceversa, se in sede fiscale la riqualifica regge, è difficile sfuggire ai contributi correlati. Ad esempio, nel caso Beta Spa sopra, il rimborso non documentato diventato “salario” comporterà contributi arretrati + sanzioni di circa il 30% annuo (sanzioni civili).
• Profili penali tributari: In casi estremi, un accertamento per costi falsi può sfociare in una segnalazione penale per dichiarazione infedele (art. 4 D.Lgs. 74/2000) o, se emergono elementi di artificio (false fatture, note spese falsificate), addirittura per dichiarazione fraudolenta. La soglia di punibilità per la dichiarazione infedele al 2026 è: imposta evasa > €100.000 e elementi attivi sottratti >10% dell’attivo dichiarato o comunque > €2 milioni . Non è difficile, in caso di costi fittizi ingenti, superare €100k di imposte evase in società medio-grandi. In quelle piccole, solitamente no. Se però si supera la soglia, l’amministratore rischia una denuncia penale (pena max fino a 4-5 anni). Anche dichiarazioni fraudolente (ad esempio con uso di fatture false per coprire spese inesistenti) hanno soglie più basse o nulle. Insomma, quando l’importo è rilevante e il comportamento appare doloso, la questione penale può entrare in gioco. Ciò rende ancora più delicata la difesa: bisognerà coordinare la strategia tributaria con quella penale (attenzione a dichiarazioni che potrebbero autoincriminare).
• Altre conseguenze: Non vanno trascurate implicazioni civilistiche e societarie. Se un socio ha percepito utili non autorizzati, in teoria ha violato il principio di distribuzione di utili solo da bilancio approvato (art. 2433 c.c. per spa/srl). In casi limite, i soci di minoranza potrebbero agire contro gli amministratori per mala gestio. Oppure, se la società è pubblica o con controllo pubblico, potrebbero attivarsi responsabilità erariali (Corte dei Conti). Sono situazioni meno comuni, ma possibili quando emergono fondi neri. Da notare anche che il nuovo Codice della Crisi d’impresa annovera tra gli indicatori di cattiva gestione anche l’utilizzo improprio di risorse societarie.

In definitiva, l’accertamento di spese di trasferta non documentate può comportare un conto salato. È cruciale, quindi, non sottovalutare la contestazione e approntare per tempo una risposta efficace, coinvolgendo professionisti competenti (commercialisti e avvocati tributaristi). Nel prossimo paragrafo analizzeremo proprio come difendersi in maniera strutturata: dalle controdeduzioni in fase di verifica, al ricorso in commissione tributaria (ora Corte di Giustizia Tributaria), fino alle possibili soluzioni transattive per ridurre danni e sanzioni.

Come difendersi: strategie e strumenti di tutela

Di fronte a un accertamento per spese di trasferta non documentate, il contribuente (e il suo difensore) devono impostare una strategia difensiva multidisciplinare. Occorre agire sia sul piano probatorio-fattuale (produrre documenti e prove a supporto della genuinità dei rimborsi) sia su quello giuridico-procedurale (contestare eventuali errori formali dell’atto, o interpretazioni fiscali errate).

In via generale, la difesa può articolarsi nelle seguenti fasi/ambiti:

1. Prevenzione e collaborazione in sede pre-contenziosa: se l’accertamento non è ancora definitivo (ad esempio, dopo un PVC della Guardia di Finanza o un invito al contraddittorio), fornire subito chiarimenti e documentazione integrativa può talvolta evitare il contenzioso. Una memoria difensiva ben fatta in fase amministrativa può persuadere l’Ufficio a riconoscere almeno in parte le ragioni del contribuente. Inoltre, esistono strumenti deflattivi (accertamento con adesione, mediazione tributaria) che consentono di ridurre sanzioni evitando il processo, qualora la posizione non sia totalmente difendibile.
2. Piano probatorio: reperire e produrre le prove a proprio favore: Anche se durante la verifica aziendale taluni documenti mancavano, nulla vieta di produrre nuove prove in sede contenziosa (nel processo tributario non vige un preclusivo divieto di nuove prove, purché siano documentali e non si tratti di elementi dolosamente occultati). Quindi, bisogna mettersi alla ricerca di tutto ciò che può supportare la realtà delle trasferte contestate. Ad esempio:
3. Documenti contabili o extracontabili: copie di note spese originali (se esistevano ma non furono esibite), registri interni, email di convocazione riunioni fuori sede, prenotazioni di hotel o viaggi, badge di ingresso presso clienti o fiere, ecc.
4. Prove terze: dichiarazioni scritte dai clienti/fornitori visitati in quelle date (o meglio, farle in forma di attestazioni sottoscritte con valore di prova testimoniale in giudizio, benché la testimonianza diretta sia vietata nel processo tributario, le dichiarazioni rese da terzi e confermate possono essere valutate).
5. Riscontri finanziari: estratti carta di credito personali dei dipendenti che mostrino pagamenti in quelle località, ricevute pedaggi autostradali, tabulati telefonici che geolocalizzano il dipendente fuori sede nei giorni in questione, etc. Ogni indizio concordante può aiutare a ricostruire che il viaggio c’è stato e ha generato costi.
6. Ricostruzioni logiche: preparare una cronologia delle trasferte, abbinando a ciascuna le eventuali prove trovate (es.: “10 marzo 2023 – Ing. Rossi in trasferta a Bologna per fiera X: allegata e-mail invito fiera, ricevuta Telepass A1, e screenshot di conversazione Whatsapp con cliente incontrato”). Presentare al giudice tributario una narrativa dettagliata e documentata aiuta a ribaltare l’idea di una totale assenza di prove.

È importante sottolineare che, secondo la Cassazione, non serve la “lettera di incarico” formale per provare l’inerenza di una trasferta . Ciò che conta è collegare la documentazione di spesa ai luoghi e tempi della missione, e al dipendente che l’ha effettuata . Una fondamentale sentenza (Cass. n. 9333/2012) ha affermato che la nota spese con tutti i giustificativi allegati è il documento imprescindibile per dedurre il costo, mentre la mancanza di una formale autorizzazione scritta non preclude la deduzione . Quindi, in giudizio sarà cruciale mostrare che, anche se inizialmente l’azienda non aveva esibito i giustificativi, essi esistono (o che la mancanza di alcuni è colmabile con altri mezzi). Ad esempio, se mancano scontrini di pranzi, ma c’è la fattura dell’hotel e magari la trasferta era di un solo giorno, quell’hotel e i km percorsi possono far ragionevolmente dedurre che un pasto c’è stato comunque: il giudice potrebbe essere convinto a concedere la deduzione parziale.

Viceversa, se davvero le spese non furono sostenute, sarà inutile inventare prove posticce (rischiando il penale). In tal caso conviene puntare su altri aspetti (es. errori procedurali) o cercare accordi con l’Ufficio.

1. Piano giuridico: contestazione delle qualificazioni e presunzioni del Fisco: L’avviso di accertamento potrebbe presentare debolezze giuridiche. Ad esempio:
2. Presunzione di utili ai soci non automatica: come accennato, la giurisprudenza recente non è più monolitica nel ritenere che in una piccola società ogni extra provento equivalga ad utile per tutti i soci. Cassazioni innovative (es. Cass. nn. 2288/2025, 2464/2025) hanno evidenziato che il socio non coinvolto nella gestione può vincere la presunzione dimostrando la sua estraneità . Inoltre talune Commissioni Tributarie Regionali (CTR Lombardia 3374/2024) hanno richiesto al Fisco una “prova rafforzata” per trasformare costi in utili occulti . In una memoria difensiva, citare queste pronunce può essere molto efficace per sostenere che l’Ufficio ha compiuto un salto logico qualificando subito le somme come utili senza elementi concreti (specie se le somme contestate sono imputate a un solo socio). Quindi si può chiedere al giudice di annullare la ripresa a tassazione in capo ai soci per carenza di prova.
3. Errore nella qualificazione (costo vs fringe benefit): a volte il Fisco potrebbe sbagliare bersaglio. Ad esempio, contestare l’indebita deduzione all’azienda e anche il compenso al dipendente può portare a duplicazione, mentre giuridicamente le due cose possono essere alternative. Si deve far notare che se si tratta di costo non inerente all’azienda, allora non può nello stesso tempo essere un reddito di lavoro dipendente (perché significherebbe che è inerente come costo del personale). Occorre chiedere al giudice una sorta di alternatività: o è indeducibile perché non di lavoro, oppure è reddito di lavoro (e allora deducibile per l’azienda). Questa incoerenza può portare almeno a far cadere una delle due pretese.
4. Regolarità formale dell’accertamento: verificare sempre se l’atto impositivo rispetta i requisiti: motivazione sufficiente, rispetto del contraddittorio (se obbligatorio), tempistiche. Ad esempio, se la contestazione nasce da un PVC della GdF, l’Agenzia deve aver atteso 60 giorni dalla consegna del PVC prima di emettere l’accertamento (art. 12, c.7 L. 212/2000) – se non lo ha fatto, l’atto è nullo. Oppure, controllare la notifica: se non è stata effettuata correttamente (es. indirizzo errato, notificato solo alla società e non ai soci per la parte a loro imputata), si hanno vizi da far valere.
5. Decadenza dei termini: accertamenti oltre i termini di legge sono nulli. I termini ordinari per notificare un avviso di accertamento sono il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione (ad es. dichiarazione 2023, termine 31/12/2028) . Eventuali raddoppi per reato tributario devono essere motivati e presuppongono denuncia penale. Verificare il rispetto di queste scadenze può risolvere il caso a monte se il Fisco è in ritardo.
6. Procedura e difesa in giudizio: Se non si risolve in sede amministrativa, occorre preparare un ricorso motivato alla Corte di Giustizia Tributaria di primo grado (ex Commissione Tributaria Provinciale). Nel ricorso andranno sviluppati i punti di fatto e di diritto di cui sopra, allegando i documenti probatori. È bene suddividere il ricorso in motivi distinti:
7. motivi di merito (es. “Spese effettivamente sostenute e inerenti, sebbene non documentate originariamente – prova allegata”),
8. motivi giuridici (es. “Erronea qualificazione come utili ai soci in mancanza dei presupposti – violazione art. 6 DPR 917/86 e art. 39 DPR 600/73”),
9. motivi procedurali (es. “Nullità dell’avviso per motivazione insufficiente o per mancato contraddittorio”).

Nel giudizio tributario, oggi riformato dal D. Lgs. 149/2022, è possibile chiedere la sospensione dell’atto se il pagamento immediato arrecherebbe grave danno (nel frattempo infatti l’Erario, decorsi 60 giorni dalla notifica, può iscrivere a ruolo gli importi chiedendo il pagamento, salvo sospensione amministrativa o giudiziale). Un buon avvocato tributario chiederà la sospensione all’udienza presidenziale, presentando un’istanza motivata (ad esempio: “sanzioni e imposte per €100k mi porterebbero al fallimento, ecco bilanci e movimenti per provarlo”).

In giudizio di merito, sarà importante evidenziare le proprie prove e magari far leva su eventuali incertezze del Fisco: ad esempio, se l’ufficio non ha mai chiesto spiegazioni prima di colpire i soci, sottolineare la violazione del diritto di difesa del socio. Oppure, se parte delle spese erano documentate e l’Ufficio ha fatto di tutta l’erba un fascio, chiedere almeno l’annullamento parziale (far vedere al giudice che l’Agenzia è stata eccessivamente rigorosa può indurre il giudice a una soluzione intermedia equa).

Appello e Cassazione: se il primo grado è sfavorevole, si può appellare al CGT di secondo grado (ex Commissione Regionale) entro 60 giorni. E poi eventualmente in Cassazione. Ma l’obiettivo è vincere già in primo grado, se le prove e il diritto lo consentono, per evitare lungaggini.

1. Strumenti deflattivi e accordi: Non sempre conviene fare una guerra totale. Bisogna valutare onestamente la posizione. Se effettivamente c’è stata superficialità (mancata tenuta delle note spese, mancanza di tracce) e la prova contraria è debole, esporsi a un giudizio può significare aggravare solo le spese (onorari, etc.) rischiando di pagare tutto dopo. In tal caso, considerare strumenti come:
2. Accertamento con adesione: prima di fare ricorso, si può chiedere all’AdE di incontrarsi (istanza di adesione) per discutere l’accertamento. Si può puntare a ridurre sanzioni (che in adesione sono dimezzate) e magari strappare qualche riduzione del maggior imponibile se si portano elementi. Ad esempio, si potrebbe convincere l’Ufficio a considerare almeno una parte di spesa come deducibile (se forniamo qualche giustificativo), riducendo l’importo. L’adesione sospende i termini del ricorso e può valere la pena tentare se il rapporto è dialogante.
3. Mediazione/conciliazione: per gli atti sotto €50.000 di valore, il ricorso in primo grado è preceduto obbligatoriamente da una fase di mediazione. L’AdE potrebbe proporre una riduzione delle sanzioni (al 35% del minimo) se si concilia la controversia prima della sentenza. Anche in appello è possibile conciliare. Queste vie permettono spesso di chiudere pagando solo l’imposta e poca sanzione, evitandoci rischio e ulteriori spese.
4. Ravvedimento operoso e autotutela: se l’accertamento non è ancora notificato ma l’azienda si rende conto dell’errore (es. prima che arrivi, durante PVC), potrebbe presentare una dichiarazione integrativa, pagando spontaneamente il dovuto con sanzioni ridotte (“ravvedersi”). Questo però è raro in questi casi perché di solito l’azienda non si accorge finché non la controllano. L’autotutela (chiedere all’ufficio di annullare l’atto) può servire solo se c’è un errore macroscopico nell’atto (ma è discrezionale per l’AdE).

In definitiva, difendersi bene significa combinare più approcci: documenti, diritto e strategia. Non esiste una formula unica, dipende dal caso concreto. Nel prossimo paragrafo proporremo una lista di controllo delle principali argomentazioni difensive possibili in questa materia, da utilizzare nella redazione di memorie e ricorsi.

Principali argomenti difensivi da considerare

• Documentazione successiva: Sottolineare che, sebbene non fosse stata esibita in verifica, ora si mettono a disposizione tutti i documenti raccolti che provano le spese (allegati da n. … a n. …). Richiamare la giurisprudenza che ammette la produzione in giudizio di documenti non prodotti prima, specie se l’amministrazione non li aveva espressamente richiesti.
• Inerenza delle spese: Descrivere nel dettaglio la finalità economica di ogni trasferta contestata, dimostrando che era coerente con l’attività d’impresa. Ad es.: “Spesa viaggio Milano: incontro col cliente Alfa per trattativa, come da mail allegata”. Ricordare che l’inerenza è criterio qualitativo, non quantitativo: anche se la spesa fosse elevata, se è funzionale all’attività è deducibile (caso contrario se è estranea).
• Mancata lettera di incarico non decisiva: Citare Cass. 9333/2012 e Telefisco ’98: l’assenza di un ordine scritto non implica che la trasferta non sia avvenuta, se la documentazione di spesa ne attesta svolgimento e collegamento ai luoghi . Quindi contestare eventuali eccezioni dell’Ufficio fondate solo su formalismi (es. “non avete presentato un ordine di missione”).
• Presunzioni sui soci confutate: Se l’atto usa la presunzione di utili ai soci, argomentare:
• Il socio Tizio non era amministratore né coinvolto nella gestione quotidiana, dunque applicare a lui tale presunzione è ingiustificato (citare Cass. 9519/2009, 5575/2022 che limitano la presunzione ai soci amministratori) .
• Anche per Caio (socio-amministratore) manca qualsiasi elemento di arricchimento personale: evidenziare se quei soldi magari li ha restituiti o spesi davvero in azienda. Se la società è in perdita, dire che presumere utili occulti stride con la realtà aziendale.
• Richiamare sentenze di merito come CTR Lombardia 2024 n. 3374 che chiedono prove concrete prima di tassare come utili .
• Violazione del contraddittorio/endoprocedimento: ad es., se per i soci non è stato avviato un separato contraddittorio (magari l’ufficio ha parlato solo con la società), sollevare che ai soci non è stata data possibilità di difesa preventiva, in violazione dei principi di lealtà procedimentale (specie ora col nuovo art. 4-octies L. 212/2000 che rafforza il contraddittorio). Chiedere annullamento parziale per i soci per vizio procedurale.
• Errori di calcolo: Verificare i conteggi dell’AdE. Se, ad esempio, alcune spese erano parzialmente documentate, l’ufficio spesso disconosce tutto. Far notare: “Almeno €X erano supportati da ricevute, per cui al più andava contestato €Y”. Ciò può convincere il giudice a ridurre l’imponibile (annullamento parziale dell’atto).
• Applicazione retroattiva delle novità: se l’AdE pretendesse requisiti introdotti dal 2025 (come la tracciabilità) su anni precedenti, evidenziare che la legge non è retroattiva e che all’epoca non vi era l’obbligo (questo in realtà l’AdE normalmente lo sa, ma non si sa mai).
• Buona fede e assenza di intento evasivo: Questo più per modulare le sanzioni. Far emergere che non c’è stata frode: le spese di trasferta erano effettive ma solo mal documentate; l’azienda non ha utilizzato fondi in paradisi fiscali, erano costi aziendali genuini. Chiedere quindi, se proprio c’è violazione, di applicare sanzioni al minimo o riconoscere cause di non punibilità (es. errore scusabile se la normativa era incerta su un punto).

Tutti questi argomenti vanno poi cuciti insieme in modo coerente nel vostro atto difensivo. Per aiutare, forniamo ora un fac-simile di memoria difensiva/ricorso e uno di istanza di interpello (utile in fase preventiva per evitare dubbi sulla gestione delle trasferte).

Domande frequenti (Q&A)

Q1: Cosa si intende esattamente per “spese di trasferta non documentate”?
A1: Si intendono i costi relativi a trasferte (viaggi, vitto, alloggio, indennità) non supportati da idonei documenti giustificativi. Ad esempio: indennità forfettarie erogate senza indicazione della missione svolta; rimborsi analitici senza conservare ricevute/fatture; spese contabilizzate ma prive sia di scontrini che di note spese firmate dal dipendente. In sintesi, sono quelle voci di costo per cui il contribuente non può provare documentalmente l’effettiva destinazione e l’inerenza all’attività lavorativa.

Q2: L’azienda è obbligata per legge a fare una lettera di incarico per ogni trasferta?
A2: No, non vi è un obbligo normativo di una lettera formale per la validità fiscale della trasferta. È prassi utile (specie nelle grandi aziende) emettere un “ordine di missione”, ma la Cassazione ha chiarito che ai fini della deducibilità conta la sostanza: ovvero che vi siano prove che la trasferta è avvenuta e collegata all’attività . Una lettera di incarico è più che altro una tutela interna. Fiscalmente, la nota spese con i giustificativi è il documento chiave. Se manca l’ordine di missione, la trasferta può essere provata con altri mezzi (documenti di spesa stessi, email, ecc.).

Q3: Se non ho proprio nessuna ricevuta di una trasferta, posso dedurre comunque qualche costo?
A3: In assenza totale di documenti esterni, è molto difficile difendere la deduzione. Tuttavia, esiste la possibilità di dedurre le cosiddette “altre spese non documentabili” entro €15,49 (in Italia) al giorno in caso di rimborso analitico . Ciò copre ad esempio mance, piccole spese prive di scontrino. Ma questo presuppone che la trasferta sia provata per altre vie. Se proprio non si ha nulla, in sede di verifica si può tentare di fornire prove indirette (fotografie, registrazioni di presenza al convegno, ecc.). In giudizio, qualche commissione ha ammesso costi con prove extraconatabili, ma è rischioso. Meglio prevenire ottenendo almeno una qualche attestazione (anche solo lo scontrino dell’autostrada vale come prova di essere stato sul posto).

Q4: Ho pagato un albergo in contanti nel 2025, cosa rischio?
A4: Dopo le nuove norme 2025, pagare cash un albergo (o un ristorante) comporta che la spesa non è deducibile per l’azienda e il rimborso diventa tassabile per il dipendente . In caso di controllo, l’Ufficio contesterà proprio la violazione dell’obbligo di tracciabilità, recuperando le imposte. Dunque rischi un accertamento su quell’importo. È consigliabile, se è successo per distrazione, che l’azienda documenti il fatto e magari lo evidenzi in nota integrativa, ma formalmente la legge è stringente: contanti = niente esenzione fiscale (salvo eccezioni come trasporti pubblici, che però un hotel non è). Per il futuro: usare carte o mezzi tracciati sempre.

Q5: I rimborsi chilometrici come vanno documentati?
A5: Il rimborso chilometrico (per l’uso dell’auto personale in trasferta) è esente da tasse sia fuori che dentro il Comune , ma occorre poter dimostrare il percorso effettuato e il calcolo. Di solito si compila una nota chilometrica indicando data, tragitto (da… a…), km percorsi, tariffa per km in base alle tabelle ACI, importo. Allegare eventualmente copia delle tabelle ACI annuali. Non serve uno scontrino (non c’è), ma se si tratta di trasferta fuori comune è utile allegare magari ricevute di pedaggi, o relazione di viaggio. Insomma, documentazione interna che attesti il tragitto e la motivazione di lavoro è necessaria . Dal 2025 non c’è obbligo di tracciabilità per questi rimborsi (perché non c’è pagamento a un fornitore), ma serve comunque un atto interno che li giustifichi.

Q6: Quali sono le sanzioni fiscali se perdiamo il ricorso?
A6: Le sanzioni per dichiarazione infedele vanno dal 90% al 180% della maggior imposta dovuta (in misura base 90%) . In pratica, se avevi dedotto 10.000 € indebitamente, supponendo un’aliquota del 24%, l’imposta evasa è 2.400 € e la sanzione sarà circa 2.160 € (90% di 2.400). Se c’è anche contestazione ai soci o ritenute non fatte, si aggiungono relative sanzioni. Attenzione: se definisci prima (adesione) la sanzione si riduce di 1/3, se perdi in primo grado ma paghi entro termine appello si riduce al 50%. Inoltre, in mediazione sotto 50k, puoi spuntare il 35% del minimo. Le sanzioni possono quindi diminuire con le procedure deflattive, ma se arrivi in fondo e perdi, paghi il pieno più interessi.

Q7: L’Agenzia Entrate può mandare accertamenti sia alla società che ai soci per la stessa cosa? Non è una doppia tassazione?
A7: Lo fa, basandosi sulla presunzione di utili ai soci per le società di capitali a ristretta base. Formalmente non è doppia imposizione nel medesimo soggetto, perché colpisce due soggetti diversi (società e socio). Nella logica dell’Erario, la società aveva un reddito non dichiarato (utili extracontabili) e il socio un reddito di capitale non dichiarato. Tuttavia, si tratta sostanzialmente dello stesso importo tassato due volte (prima al 24% IRES, poi al 26% dividendi). La difesa può far leva su questo aspetto per sostenere che è una presunzione legale relativa che deve essere verificata attentamente, e chiedere di evitare un risultato impositivo abnorme. Ci sono stati casi in cui il giudice ha annullato la tassazione al socio ritenendo sufficiente quella alla società o viceversa, in nome del principio di capacità contributiva. Quindi sì, l’Agenzia può farlo, ma si può combattere in giudizio.

Q8: Conviene fare un interpello all’Agenzia delle Entrate per questioni di trasferte?
A8: L’interpello è utile quando si ha un dubbio interpretativo su una norma da applicare a un caso concreto. Per le trasferte, oggi le regole sono abbastanza chiare (specie dopo la circolare 15/E 2025). Potrebbe avere senso fare un interpello probatorio (art. 11, co.1, lett. b L. 212/2000) se, ad esempio, l’azienda ha tenuto una documentazione atipica e vuole conferma che sia sufficiente. Oppure un interpello ordinario se ci sono situazioni particolari, ad esempio: “Un amministratore non percepisce compensi fissi ma solo rimborsi spese: tali rimborsi rientrano nel regime art. 51, co.5 TUIR?”. L’interpello in questi casi può mettere al riparo da sanzioni (se l’Agenzia risponde, ci si adegua alla risposta). Tuttavia, spesso per le trasferte le risposte confermano la normativa generale. Conviene piuttosto studiare le circolari esistenti. In casi di grande incertezza (es. eventi aziendali fuori sede: trasferta o rappresentanza?) un interpello può dare certezza preventiva.

Q9: Cosa devo fare subito dopo aver ricevuto un P.V.C. o un avviso su queste contestazioni?
A9: Tempestività è la parola chiave. Se è un Processo Verbale di Constatazione (PVC) della Guardia di Finanza: – entro 60 giorni si possono presentare osservazioni e richieste scritte (una memoria difensiva) all’Ufficio competente. È la tua chance di convincerli prima dell’atto formale. Usa quel tempo per raccogliere documenti e spiegare. – valuta se attivare un accertamento con adesione (presentando istanza di adesione prima che scada il termine per impugnare l’eventuale avviso). L’adesione blocca i termini e apre un dialogo.

Se è già un Avviso di Accertamento: – hai 60 giorni per impugnarlo (o 90 se fai istanza di adesione entro 60). Quindi contatta subito un professionista, analizza l’atto in ogni dettaglio. – verifica se è dovuto un reclamo/mediazione (per importi fino a 50.000 €): in tal caso il ricorso iniziale è un’istanza di mediazione in cui puoi proporre una soluzione. – valuta di chiedere la sospensione all’AdE stessa (in autotutela) o al giudice (in caso di ricorso).

In ogni caso, non ignorare l’atto: far scadere i termini significa rendere definitivo l’accertamento, con iscrizione a ruolo delle somme. Anche se stai cercando documenti, presenta intanto il ricorso (anche “privo” da integrare successivamente) per fermare i termini. Una difesa tardiva purtroppo non è ammessa.

Q10: Quali norme e sentenze è utile citare nel mio caso?
A10: Dipende dallo specifico, ma in generale: – Norme chiave: Art. 51, c.5 TUIR (trasferte dipendenti), Art. 54 TUIR (professionisti), Art. 95 TUIR (spese per dipendenti), Art. 109 TUIR (inerenza e competenza), D.Lgs. 241/1997 art. 23 (pagamenti tracciabili), L. 207/2024 commi 81-83 (tracciabilità 2025), D.Lgs. 74/2000 art. 4 (dich. infedele). – Circolari e prassi: Circ. AdE 326/E 1997 (classica sulle trasferte), Circ. 15/E 22.12.2025 (novità tracciabilità) , Risoluzione 63/E 2005 (trasfertisti), Ris. 76/E 2018 (trasferte amministratori), ecc. Spesso citare la circolare 15/E/2025 è utile per dire “anche l’Agenzia riconosce che… (ad es. rimborsi km in comune ora esenti)” . – Giurisprudenza: Cass. 8135/2008 (diritto a indennità di trasferta se fuori sede), Cass. 9333/2012 (no obbligo lettera incarico) , Cass. 15052/2025 (nota analitica e contributi INPS) , Cass. 32925/2024 (rimborso analitico tragitto casa-lavoro escluso da tassazione, caso dipendente comunale) – utile se il tuo caso coinvolge tragitti brevi. Su utili ai soci: Cass. 9519/2009, 18042/2018, 5575/2022, 2288/2025, 2464/2025 (come visto, per limitare presunzione) . – Sentenze di merito: se ne trovi di pertinenti al tuo territorio (CTR), cita anche quelle. Es. CTR Lombardia 3374/2024 (presunzione utili non automatica) .

Citare sentenze dimostra al giudice (soprattutto se è quello di primo grado) che c’è un orientamento e che il tuo caso merita attenzione. Importante però spiegare perché la citi: es. “Cassazione 2018 ha ammesso prova contraria per socio non gestore, che è proprio la situazione del nostro socio minoritario Tizio”.

Ora, di seguito, presentiamo due modelli utili: una Memoria difensiva/ricorso sintetica e un’Istanza di interpello. Andranno adattati al caso concreto, ma possono servire come traccia.

Fac-simile di Memoria Difensiva/Ricorso (estratto)

Nota: il seguente modello va personalizzato con i dati reali (denominazione contribuente, riferimenti atto, ecc.). È impostato come ricorso tributario, ma può essere adattato anche a memoria difensiva pre-contenzioso.

Ricorso alla Corte di Giustizia Tributaria di I grado di [Provincia]
Ricorrente: XYZ S.r.l., C.F. 01234567890, con sede in [indirizzo], rappresentata e difesa dall’avv. __ (Cod. Fisc. …), come da procura in calce;
Resistente: Ufficio/Agenzia delle Entrate – Direzione Provinciale di ;
Atto impugnato: Avviso di Accertamento n. __ notificato in data , anno d’imposta __.

Fatti in sintesi:
Con l’atto impugnato l’Ufficio ha recuperato a tassazione € ,00, disconoscendo la deducibilità di “spese di trasferta” sostenute dalla società nell’anno __ e riqualificando le somme corrispondenti anche come utili extracontabili distribuiti ai soci (tassati per trasparenza ai sensi dell’art. 5 TUIR) ovvero come maggiori compensi ai dipendenti. Sono state irrogate sanzioni per infedele dichiarazione al 90% dell’imposta accertata, oltre interessi. L’accertamento trae origine da verifica della Guardia di Finanza (PVC ) che contestava la mancanza di documentazione giustificativa a supporto di rimborsi spese erogati a dipendenti e soci. La società ricorrente intende dimostrare l’infondatezza, in fatto e in diritto, di tali riprese, per i motivi che seguono.

Motivi di ricorso:
1) Spese di trasferta effettivamente sostenute e inerenti all’attività sociale – Erroneo disconoscimento. L’Ufficio ha arbitrariamente ritenuto “non documentate” tutte le spese di trasferta, sebbene molte di esse siano ora documentabili e comunque inerenti. Si allegano infatti (doc. 3-10) copie di note spese sottoscritte dai dipendenti e relativi giustificativi (ricevute alberghi, ristoranti, pedaggi) per circa € ___,00, a dimostrazione che tali costi erano reali. Anche in assenza di lettera di incarico formale, la giurisprudenza ha chiarito che ciò che rileva è il collegamento spazio-temporale delle spese con la trasferta e l’attività d’impresa . Nel caso di specie, ogni missione era finalizzata a visite presso clienti (v. elenco in doc. 2) ed è quindi pienamente inerente (art. 109 co.5 TUIR). L’indennità chilometrica corrisposta ai dipendenti (€ __, doc. 5) è calcolata secondo le tabelle ACI e non concorre al reddito ex art. 51 co.5 TUIR, anche per trasferte infra-comunali (norma aggiornata dalla L. 207/2024; cfr. Circ. AdE 15/E/2025) . Il disconoscimento totale operato dall’Ufficio viola il principio di capacità contributiva, non avendo considerato l’effettiva esistenza di costi inerenti.

2) Insussistenza di distribuzione di utili occulti ai soci – Difetto di presunzioni legittime. L’Agenzia ha applicato la presunzione di distribuzione ai soci (soci persone fisiche Alfa e Beta) per l’importo di € ___ ciascuno, senza alcuna evidenza che tali somme siano state da essi percepite a titolo di utili. Al contrario, le somme contestate erano rimborsi di spese anticipate per conto della società (docc. 6-7: estratti conto evidenziano pagamenti effettuati dai soci con proprie carte per viaggi societari, poi rimborsati). La presunzione di utili extracontabili nelle società a ristretta base è sì ammessa in giurisprudenza, ma come praesumptio iuris tantum superabile dal contribuente . In questo caso i soci hanno fornito prova contraria della natura meramente restitutoria delle somme: erano rimborso spese, non utili. Inoltre, la Cassazione ha di recente limitato l’automatismo di tale presunzione, soprattutto per i soci non amministratori . Il socio Beta non riveste cariche gestionali ed era esterno alla conduzione: già solo per lui la presunzione andava esclusa (Cass. 2288/2025). Per il socio Alfa, amministratore, manca comunque qualsiasi indizio di apprensione personale di utili (ad es. gli estratti conto non mostrano prelievi extra). L’atto è quindi carente di motivazione sul punto e viola l’art. 7 L. 212/2000. Si chiede pertanto l’annullamento della ripresa a tassazione in capo ai soci.

3) Violazione del contraddittorio e vizio di procedimento. Il PVC GdF è stato chiuso il __ senza che sia stato notificato ai soci (parte del accertamento li riguarda). L’avviso impugnato è stato emesso solo 30 giorni dopo la notifica del PVC alla società, in violazione dell’art. 12 c.7 L. 212/2000, che prevede 60 giorni per presentare osservazioni . Tale violazione comporta la nullità dell’atto (Cass. SU 18184/2013). Inoltre, ai soci non è stato notificato alcun avviso di accertamento autonomo ma solo una “comunicazione” priva di motivazione specifica: ciò lede il diritto di difesa. Il principio del contraddittorio endoprocedimentale, ora rafforzato dalla L. 130/2022, risulta disatteso.

(Altri motivi eventualmente… ad esempio su sanzioni ecc.)

Conclusioni:
Alla luce di quanto esposto, la società ricorrente chiede che Codesta On.le Corte voglia: – In via principale, annullare integralmente l’avviso di accertamento n. / per insussistenza dei presupposti del recupero a tassazione; – In via subordinata, rideterminare la pretesa tributaria in misura minore, escludendo comunque la tassazione in capo ai soci per € ___ e riconoscendo la deducibilità (o non imponibilità) di almeno € ___ di spese comprovate, con conseguente ricalcolo di imposte e sanzioni; – Con vittoria di spese di giudizio.
Si deposita elenco documenti e si confida nella fissazione di udienza pubblica ove necessario.

Luogo, Data
Avv. ___ (difensore del ricorrente)

Note: Il ricorso va firmato dal difensore e notificato secondo le regole processuali. In alternativa a un ricorso completo, in fase pre-contenziosa si può inviare una memoria difensiva all’Ufficio con struttura simile (senza formalità di giurisdizione), sottolineando gli elementi a discarico sperando in un annullamento in autotutela o in adesione.

Fac-simile di Istanza di Interpello (ordinario)

Oggetto: Istanza di interpello ex art. 11, L. 212/2000 in materia di trattamento fiscale dei rimborsi spese di trasferta non documentati.

Istante: ABC S.p.A. (P.IVA 12345678901), con sede legale in , rappresentata dal legale rappresentante Dr. XY, PEC: .
Ente destinatario: Agenzia delle Entrate – Direzione Regionale __, Ufficio Interpelli.
Riferimenti normativi: Art. 51, comma 5 del TUIR; Art. 95 TUIR; D.L. 17.6.2025 n.84 conv. L.108/2025; Circ. AE 15/E del 22.12.2025.

Quesito: La società istante chiede di conoscere se le indennità forfettarie di trasferta erogate ai propri amministratori non dipendenti possano godere del medesimo regime di esenzione previsto dall’art. 51, co.5 TUIR per i dipendenti, anche in assenza di pezze giustificative di spesa, entro i limiti giornalieri di €46,48/77,47. In particolare, l’istante intende corrispondere ai membri del Consiglio di Amministrazione un’indennità di trasferta di €30,00 al giorno per le missioni fuori dal Comune, in aggiunta al rimborso analitico delle spese di viaggio e alloggio. Si domanda se tale indennità possa essere esclusa dalla formazione del reddito degli amministratori e dedotta dalla società, pur non richiedendo agli stessi l’esibizione di scontrini per vitto (essendo l’importo forfettario destinato a coprire le spese di vitto).

Esposizione del caso concreto: ABC S.p.A. opera nel settore __. I suoi amministratori (non legati da contratto di lavoro dipendente) effettuano frequenti trasferte per partecipare a fiere di settore e incontri con clienti, spesso in giornate singole fuori sede. Attualmente ricevono solo il rimborso analitico di viaggio e alloggio. La società vorrebbe semplificare la gestione delle piccole spese di vitto e varie riconoscendo un forfettario di €30/die, senza raccogliere ricevute di pasti. Tale cifra è inferiore al limite di legge (2/3 di €46,48 = €30,99) nel caso di rimborso misto con alloggio documentato . Gli amministratori renderebbero comunque una dichiarazione di presenza in trasferta per le date in questione.

Soluzione interpretativa proposta: L’istante ritiene che l’indennità forfettaria di €30,00 al giorno, corrisposta per le trasferte fuori dal territorio comunale agli amministratori, possa essere esclusa da tassazione in capo ad essi, in virtù dell’assimilazione dei loro compensi ai redditi di lavoro dipendente (art. 50 TUIR) e dell’espresso richiamo dell’art. 51, co.5 TUIR a “indennità percepite per le trasferte fuori del territorio comunale”. Tale importo rientra nei limiti previsti in caso di rimborso misto (vitto documentato a piè di lista e indennità ridotta a 2/3) . Sebbene gli amministratori non siano dipendenti, la prassi dell’Amministrazione (Risoluzione AE 284/E 2008) ha equiparato il loro trattamento di trasferta a quello dei dipendenti. Pertanto, la società potrà dedurre tali importi ai sensi dell’art. 95 TUIR e non operare ritenute d’acconto, considerandoli non imponibili per il percettore. L’onere della prova della trasferta sarà soddisfatto mediante le autodichiarazioni di servizio firmate dagli amministratori e la documentazione delle spese principali (viaggio, alloggio) che già sono rimborsate analiticamente.

Documentazione allegata: Statuto sociale (doc.1); Regolamento aziendale trasferte adottato (doc.2); Schema di dichiarazione di trasferta amministratori (doc.3).

Si resta in attesa della risposta dell’Amministrazione finanziaria e sin d’ora ci si impegna a conformarsi alla soluzione interpretativa che verrà fornita.

(Luogo, data, firma del legale rappresentante o procuratore)

Questo modello di interpello mostra come presentare il caso e la propria interpretazione. L’Agenzia risponderà entro 90 giorni (salvo proroghe) e la risposta sarà vincolante per il futuro (in caso di silenzio oltre 90 gg, vale il silenzio-assenso sulla soluzione prospettata).

Conclusioni

In conclusione, la miglior difesa contro un accertamento sulle spese di trasferta non documentate è prevenire tale evenienza: implementare in azienda procedure rigorose di autorizzazione e rendicontazione delle trasferte, conservare ogni scontrino (anche il più piccolo) e, da ultimo, adeguarsi alle nuove normative sulla tracciabilità dei pagamenti. Dal punto di vista del contribuente già sotto accertamento, è fondamentale non scoraggiarsi: molte volte l’Ufficio tende inizialmente a massimizzare la pretesa (disconoscendo tutto), ma con un’adeguata attività difensiva si può ottenere il riconoscimento delle spese legittime. La giurisprudenza tributaria recente ha mostrato apertura verso i contribuenti che dimostrano buona fede e sostanza economica, ad esempio accogliendo prove ex post dell’effettivo svolgimento delle trasferte e ridimensionando le pretese quando manca una prova concreta di utili occulti .

Per gli avvocati e difensori chiamati a intervenire in queste vertenze, il consiglio è di adottare un approccio multidisciplinare: analizzare a fondo la contabilità e la documentazione disponibile, raccogliere testimonianze utili, e contestualmente studiare i precedenti giurisprudenziali più attinenti per costruire argomentazioni solide. Non bisogna aver timore di evidenziare anche le possibili carenze procedurali dell’operato fiscale, perché talvolta un vizio formale può salvare il cliente dove la sostanza difetta. Al contempo, per imprenditori e privati coinvolti, è importante collaborare attivamente col proprio difensore: fornire ogni dettaglio sulle trasferte effettuate, recuperare vecchi documenti (ad es. copie di email, estratti conto personali, ecc.) e mantenere un atteggiamento trasparente.

La materia è complessa, ma questa guida ha cercato di fornire un panorama completo – normativo, pratico e giurisprudenziale – per affrontarla con consapevolezza. Difendersi bene è possibile: significa conoscere i propri diritti, sfruttare le opportunità offerte dalle norme (come la prova contraria alle presunzioni) e presentare la propria posizione in modo documentato e convincente. In caso di esito sfavorevole, ricordiamo che esistono strumenti di definizione agevolata per limitare i danni; ma spesso, con una difesa ben orchestrata, si può ottenere giustizia e vedersi riconosciuto il diritto a dedurre quei costi di trasferta che realmente erano finalizzati all’attività e che, solo per defaillance amministrative, non erano stati inizialmente provati.

In definitiva, la chiave è dimostrare la realtà economica sottostante ai numeri contestati: se c’è, va portata alla luce; se non c’è, bisogna allora negoziare il miglior esito possibile. Questa guida vuole essere uno strumento di supporto in tal senso, offrendo informazioni aggiornate al 2026 e un vademecum di difesa per vincere (o risolvere al meglio) le controversie su trasferte non documentate.

Fonti normative e giurisprudenziali (Bibliografia)

• D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917 – Testo Unico Imposte sui Redditi, art. 51, comma 5 (trattamento fiscale indennità e rimborsi di trasferta) ; art. 54, comma 6-ter (nuovo, rimborsi spese lavoratori autonomi dal 2025) ; art. 95, comma 3-bis (nuovo, deducibilità spese trasferta con mezzi tracciabili) ; art. 109 (principio di inerenza e competenza).
• Legge 30 dicembre 2024, n. 207 – Legge di Bilancio 2025, commi 81-83 (obbligo di tracciabilità pagamenti trasferte e rappresentanza) .
• Decreto-Legge 17 giugno 2025, n. 84, conv. in L. 30 luglio 2025 n. 108 – Ulteriori disposizioni in materia di tracciabilità spese (precisazioni su taxi/NCC) .
• Circ. Agenzia Entrate n. 15/E del 22 dicembre 2025 – “Novità in tema di tracciabilità delle spese per trasferte o missioni e di rappresentanza…”, chiarimenti ufficiali sulle modifiche normative del 2025 .
• Cassazione Civile, Sez. Trib., sent. n. 8135/2008 – Indennità di trasferta quale diritto del lavoratore in caso di prestazione fuori sede; natura restitutoria dell’indennità e condizioni di esenzione .
• Cassazione Civ., Sez. Trib., sent. n. 9333 dell’8/06/2012 – Inerenza delle spese di trasferta deducibili anche senza lettera di incarico formale, purché documentate da nota spese completa di giustificativi .
• Cassazione Civ., Sez. Lav., ord. n. 15052/2025 – Rimborsi spese ai fini previdenziali: esclusione dalla base contributiva solo in presenza di documentazione analitica; onere di dettagliata indicazione anche per spese non documentabili (mance, ecc.) .
• Cassazione Civ., Sez. Trib., ord. n. 32925/2024 – Rimborso analitico spese di viaggio anche per tragitto casa-lavoro non imponibile (caso di missioni comunali); conferma non tassabilità se spesa comprovata .
• Cassazione Civ., Sez. Trib., ord. n. 2288/2025 – Presunzione di distribuzione utili extracontabili: orientamento evolutivo, necessità di prova concreta e possibilità di escludere i soci non gestori .
• Cassazione Civ., Sez. Trib., ord. n. 2464/2025 – Presunzione di utili in società a ristretta base attenuata per soci estranei alla gestione (segue scia di Cass. 2288/2025) .
• Cassazione Civ., Sez. Trib., sent. n. 9519/2009; ord. n. 18042/2018; ord. n. 5575/2022 – Giurisprudenza in tema di distribuzione utili non contabilizzati: ammissibilità della prova contraria del socio sulla non percezione di utili e limitazione della presunzione ai soci amministratori .
• CTR Lombardia, sent. 27/03/2024 n. 3374 – Pronuncia di merito significativa: la presunzione di utili ai soci non è automatica, richiede elementi di sostegno; non ogni rimborso non documentato è utili (citata in Dottrina) .
• Agenzia Entrate – Risoluzione n. 284/E del 7 luglio 2008 – Chiarimenti su rimborsi spese a personale associato (INFN): estensione regime art. 51, co.5 TUIR a redditi assimilati (amministratori, collaboratori) .
• Fisco e Tasse, “Spese trasferta dipendenti 2025: guida e dubbi applicativi” – 28/01/2025 – Approfondimento sulle novità normative (tracciabilità, tipologie di rimborso) .
• Fisco e Tasse, “Spese di trasferta e rappresentanza: chiarimenti ADE” – 23/12/2025 – Sintesi della Circolare 15/E/2025 e commento (rimborsi esclusi dal reddito, regole tracciabilità) .
• AvvocatiCartelleSattoriali.com, “Contestazioni su rimborsi spese soci non documentati – come difendersi” – 2025 – Guida specialistica con analisi difensive aggiornate (presunzioni utili, onere della prova, memorie) .
• Asseprim Confcommercio, “Spese di parcheggio per trasferte e trattamento fiscale” – 2019 – Scheda tecnica riepilogativa dei tre sistemi di rimborso trasferte e relative esenzioni .
• Circ. Agenzia Entrate 326/E/1997 – (storica) Trattamento fiscale delle trasferte e dei rimborsi spese ai dipendenti (base del regime ante modifiche).
• Giurisprudenza tributaria di merito e di legittimità in materia di trasferta e trasfertisti – Vari riferimenti (es. Cass. 15825/2016 su “trasfertisti” imponibilità indennità; Cass. 27095/2018 su rimborsi amministratori; Cass. 19600/2014).
• Normativa lavoristica correlata – Art. 51 TUIR collegato all’art. 62 del CCNL in tema di missioni (rilievo extra-fiscale); D.Lgs. 8/2016 depenalizzazione omesso versamento ritenute (nel caso di ritenute su rimborsi non operate).

Il Fisco ti contesta spese di trasferta ritenute non documentate e sostiene che siano indeducibili o addirittura personali? Fatti Aiutare da Studio Monardo

Nel 2026 l’Agenzia delle Entrate intensifica i controlli sulle spese di trasferta, soprattutto quando:

– mancano giustificativi completi (biglietti, ricevute, note spese),
– le trasferte non risultano coerenti con l’attività svolta,
– i rimborsi appaiono forfettari o ripetitivi,
– si confondono trasferte, missioni e spese personali,
– la documentazione è solo formale e non sostanziale.

Le conseguenze possono essere rilevanti:

👉 indeducibilità dei costi,
👉 recupero di imposte (IRES/IRPEF/IRAP e IVA),
👉 sanzioni e interessi,
👉 estensione dei controlli ad altri esercizi,
👉 riflessi personali per amministratori e dipendenti.

La domanda decisiva è questa:
come difendersi efficacemente da un accertamento per spese di trasferta non documentate?

Devi saperlo subito:

👉 nel 2026 questi accertamenti sono difendibili,
👉 la mancanza di un singolo documento non rende automaticamente il costo indeducibile,
👉 la difesa si gioca su inerenza, coerenza e prova sostanziale.

Questa guida ti spiega:

– perché il Fisco contesta le spese di trasferta,
– quando una trasferta è ritenuta “non documentata”,
– quali difese funzionano davvero,
– come impostare una strategia efficace.

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Perché il Fisco Contesta le Spese di Trasferta

Nel 2026 l’Agenzia delle Entrate contesta le trasferte quando ritiene che:

– non siano inerenti all’attività d’impresa o professionale,
– non esista una prova dell’effettivo svolgimento della missione,
– le spese siano eccessive o ricorrenti senza giustificazione,
– i rimborsi siano privi di note spese dettagliate,
– si tratti di spese personali mascherate.

👉 Il Fisco valuta la funzione della trasferta, non solo la presenza della fattura.

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Quando una Spesa di Trasferta è Considerata “Non Documentata”

Una trasferta diventa problematica quando:

– mancano biglietti, ricevute o fatture,
– non è chiaro lo scopo lavorativo della missione,
– non c’è corrispondenza con incontri, clienti, cantieri o eventi,
– la trasferta è rimborsata in modo forfettario senza criteri,
– le date e i luoghi non coincidono con l’attività dichiarata.

👉 La documentazione deve raccontare una storia coerente.

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Il Principio Chiave: Inerenza e Prova Sostanziale

Una spesa di trasferta è deducibile se:

– è inerente all’attività,
– è effettivamente sostenuta,
– ha una utilità economica per l’impresa o il professionista,
– è ragionevole e proporzionata.

👉 La prova non è solo contabile,
👉 ma fattuale e logica.

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Le Spese di Trasferta Più Spesso Contestate

Nel 2026 vengono frequentemente colpite:

– viaggi e pernottamenti senza indicazione del motivo,
– ristorazione non collegata a incontri di lavoro,
– rimborsi chilometrici non tracciati,
– trasferte all’estero senza agenda o report,
– spese miste (lavoro + privato) non ripartite.

👉 Sono difendibili solo se spiegate con precisione.

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Le Strategie Difensive Più Efficaci nel 2026

🔹 1. Dimostrare l’Inerenza della Trasferta

La difesa parte dalla prova che:

– la trasferta era necessaria all’attività,
– era collegata a clienti, fornitori, cantieri, fiere o riunioni,
– ha prodotto o poteva produrre benefici economici.

👉 L’inerenza va dimostrata, non affermata.

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🔹 2. Ricostruire la Prova Anche in Assenza di Tutti i Giustificativi

Un principio fondamentale è questo:

👉 la mancanza di un documento non annulla automaticamente la deducibilità.

Questo significa che:

– email, agenda, report, contratti e corrispondenza possono integrare la prova,
– la ricostruzione logica della trasferta è rilevante,
– conta la coerenza complessiva.

👉 Qui si vincono molte difese.

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🔹 3. Gestire le Spese Promiscue

Quando la trasferta ha anche una componente privata:

– la parte aziendale può essere dedotta pro quota,
– serve una ripartizione ragionevole e documentata.

👉 Non tutto è bianco o nero.

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🔹 4. Contestare le Presunzioni Automatiche del Fisco

Molti accertamenti si fondano su:

– presunzioni di personalità della spesa,
– giudizi di “non necessità”,
– automatismi sanzionatori.

👉 Il Fisco deve dimostrare l’assenza di inerenza,
👉 non basta affermarla.

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Gli Strumenti di Difesa nel 2026

🔹 Risposta a Questionari e PVC

È il primo momento decisivo.

Serve per:

– spiegare le trasferte,
– produrre documentazione integrativa,
– evitare l’accertamento definitivo.

👉 Una risposta generica rafforza la contestazione.

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🔹 Accertamento con Adesione

Utile quando:

– alcune spese sono difficilmente difendibili,
– conviene ridurre sanzioni e importi,
– serve una soluzione controllata.

👉 Va valutato strategicamente, non accettato per paura.

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🔹 Ricorso Tributario

Necessario quando:

– il Fisco disconosce spese realmente inerenti,
– ignora la prova sostanziale,
– applica criteri astratti.

👉 Molti accertamenti sulle trasferte vengono annullati o ridotti.

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Il Punto Chiave: La Trasferta Va Spiegata, Non Subita

Un principio fondamentale è questo:

👉 una trasferta è deducibile se ha una funzione economica dimostrabile.

Questo significa che:

– la documentazione è un mezzo, non il fine,
– la coerenza logica è decisiva,
– il contribuente ha diritto alla prova contraria.

👉 Dove il Fisco semplifica, la difesa può vincere.

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Gli Errori Più Gravi da Evitare

Nel 2026 molti contribuenti sbagliano perché:

– producono solo fatture senza spiegazioni,
– non ricostruiscono il contesto della trasferta,
– ammettono implicitamente la natura personale,
– rispondono senza una strategia tecnica.

👉 Così la spesa viene persa definitivamente.

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Il Ruolo dell’Avvocato Tributarista

La difesa sulle spese di trasferta è giuridica e strategica.

L’avvocato:

– analizza ogni trasferta contestata,
– costruisce la prova dell’inerenza,
– integra la documentazione mancante,
– smonta le presunzioni dell’Ufficio,
– tutela impresa e professionista.

👉 Qui la differenza la fa l’argomentazione, non il singolo scontrino.

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Cosa Può Fare Concretamente l’Avvocato

Con assistenza qualificata puoi:

– difendere la deducibilità delle trasferte,
– ridurre o annullare i recuperi fiscali,
– evitare sanzioni sproporzionate,
– chiudere il contenzioso nel modo più favorevole.

👉 Agire subito cambia l’esito.

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Le Specializzazioni dell’Avv. Giuseppe Monardo

La difesa negli accertamenti sui costi richiede competenze avanzate.

L’Giuseppe Monardo è:

– Avvocato Cassazionista
– Esperto in contenzioso tributario
– Specializzato in deducibilità dei costi e accertamenti fiscali
– Difensore di imprese, professionisti e amministratori
– Coordinatore nazionale di avvocati e commercialisti

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Conclusione

Nel 2026, un accertamento per spese di trasferta non documentate:

👉 non va subito,
👉 può essere difeso,
👉 richiede una strategia chiara e competente.

La regola è chiara:

👉 dimostrare l’inerenza,
👉 ricostruire la trasferta,
👉 agire subito con un avvocato esperto.

📞 Contatta l’Avv. Giuseppe Monardo per una consulenza riservata.
Nel 2026, difendersi correttamente da un accertamento sulle trasferte può evitare conseguenze fiscali, economiche e personali molto gravi.