Accertamento Fiscale Per Rimborsi Spese Fittizi: Come Difendersi Bene

Da Giuseppe Monardo
Gennaio 13, 2026
05:11

L’accertamento fiscale per rimborsi spese fittizi è una delle contestazioni più frequenti e delicate, perché l’Agenzia delle Entrate tende a ritenere che determinati rimborsi riconosciuti a soci, amministratori, dipendenti o collaboratori nascondano compensi non dichiarati o costi inesistenti.

In questi casi il Fisco disconosce i rimborsi, li riqualifica come redditi imponibili o costi indeducibili e procede al recupero di imposte, contributi, sanzioni e interessi, spesso su più annualità.

Il rischio è concreto:
rimborsi spese reali e legati all’attività possono essere qualificati come fittizi, con un aggravio fiscale rilevante per la società e per il percettore.

Molti si chiedono:
“Quando un rimborso è considerato fittizio?”
“Serve sempre la documentazione completa?”
“Un errore formale basta per perdere tutto?”
“Come posso difendermi da una contestazione così pesante?”

È fondamentale chiarirlo subito:
un rimborso spese non è fittizio per automatismo.
La contestazione deve essere motivata e può essere efficacemente contrastata dimostrando la realtà e l’inerenza delle spese.

Cosa intende il Fisco per rimborsi spese fittizi

Secondo l’Amministrazione finanziaria, sono ritenuti sospetti:

• rimborsi privi di giustificativi
• spese ripetitive e di importo elevato
• rimborsi a soci o amministratori
• spese considerate personali
• note spese generiche o standardizzate
• rimborsi non coerenti con l’attività svolta

Ma l’assenza o l’imperfezione della documentazione non equivale automaticamente a fittizietà.

Perché l’Agenzia delle Entrate contesta i rimborsi spese

Le contestazioni più frequenti si basano su:

• mancanza di documentazione analitica
• presunta natura personale delle spese
• utilizzo dei rimborsi come compensi mascherati
• incoerenza economica
• valutazioni di antieconomicità
• ricostruzioni presuntive

Ma la valutazione non può essere astratta o punitiva.

Il rischio più grave: riqualificazione come reddito o costo indeducibile

Il vero pericolo è che:

• i rimborsi vengano considerati compensi
• il costo venga disconosciuto alla società
• il percettore subisca tassazione aggiuntiva
• si applichino sanzioni elevate
• maturino interessi
• l’accertamento diventi esecutivo

Anche quando le spese sono realmente sostenute.

L’errore più grave: pensare che senza giustificativi non ci sia difesa

Molti contribuenti sbagliano quando:

• accettano la contestazione senza reagire
• ritengono decisiva solo la forma
• non ricostruiscono il contesto delle spese
• non dimostrano l’utilità per l’attività
• rinunciano a una difesa tecnica

Nel diritto tributario conta la sostanza economica.

Rimborsi spese e diritto tributario: il punto chiave

È essenziale sapere che:

• il rimborso è lecito se la spesa è reale
• l’inerenza all’attività è decisiva
• la documentazione può essere integrata
• sono ammesse prove indirette
• l’antieconomicità è solo un indizio
• l’onere della prova è dell’Amministrazione
• la riqualificazione deve essere motivata

Se la spesa è reale e funzionale, il rimborso è difendibile.

Quando la contestazione sui rimborsi spese è difendibile

La difesa è particolarmente efficace quando:

• la spesa è collegata all’attività svolta
• il rimborso riguarda trasferte o incarichi reali
• esiste coerenza con il ruolo del percettore
• la contestazione è basata su automatismi
• la motivazione dell’atto è generica
• manca una prova di simulazione

In questi casi l’accertamento può essere annullato o ridotto.

Come costruire una difesa efficace sui rimborsi spese

Una difesa corretta richiede:

• analisi dell’avviso di accertamento
• ricostruzione delle spese rimborsate
• dimostrazione della finalità lavorativa
• collegamento tra spesa e attività
• utilizzo di documentazione e prove indirette
• spiegazione del contesto operativo
• contestazione delle presunzioni automatiche
• valutazione delle sanzioni
• argomentazioni giuridiche puntuali
• impugnazione nei termini

È una difesa sostanziale e strategica, non solo documentale.

Accertamento e rischio esecutivo

Se l’accertamento non viene contestato:

• il recupero diventa definitivo
• le sanzioni si consolidano
• l’atto diventa esecutivo
• partono azioni di riscossione
• il danno economico diventa irreversibile

Agire tempestivamente è decisivo.

I rischi di una gestione passiva

Una mancata difesa può portare a:

• tassazione indebita dei rimborsi
• sanzioni sproporzionate
• interessi elevati
• crisi di liquidità
• danni patrimoniali evitabili

Il danno è fiscale e organizzativo.

Cosa fare subito se ricevi un accertamento sui rimborsi spese

Se ricevi un accertamento per rimborsi spese ritenuti fittizi:

• non accettare automaticamente la contestazione
• non pagare senza un’analisi tecnica
• verifica la motivazione dell’atto
• ricostruisci le spese rimborsate
• raccogli ogni elemento utile
• valuta la proporzionalità delle sanzioni
• prepara una difesa tecnica
• valuta ricorso e sospensione

Il tempo è un fattore determinante.

Il ruolo dell’Avvocato Monardo

L’Avvocato Monardo, cassazionista, opera con competenza qualificata nel contenzioso tributario, assistendo imprese, professionisti e amministratori in accertamenti per rimborsi spese fittizi, contrastando riqualificazioni automatiche e recuperi fiscali non dovuti.

Può intervenire per:

• contestare l’accertamento
• dimostrare la realtà delle spese rimborsate
• difendere l’inerenza all’attività
• ridurre o annullare sanzioni e interessi
• bloccare la riscossione
• tutelare la continuità economica

Agisci ora

Un rimborso spese reale e funzionale all’attività
non diventa fittizio per una valutazione formale o presuntiva.
Ma una contestazione non difesa correttamente può trasformarsi in un grave danno fiscale.

Se l’Agenzia delle Entrate ha contestato rimborsi spese ritenuti fittizi,
richiedi una consulenza riservata con l’avvocato Monardo e difendi ora la correttezza della tua gestione, prima che una riqualificazione diventi definitiva.

Introduzione

Cosa sono i rimborsi spese “fittizi” e perché il Fisco li contesta? I rimborsi spese sono somme erogate a dipendenti, amministratori o collaboratori per compensare costi da loro sostenuti nell’interesse dell’azienda (ad esempio trasferte, vitto, alloggio, uso dell’auto propria). La normativa fiscale italiana consente, a certe condizioni, di non tassare tali importi in capo al percettore e di dedurli per l’azienda. Tuttavia, quando questi rimborsi non corrispondono a costi reali – in altre parole, quando mascherano compensi “fuori busta” o spese mai sostenute – l’Amministrazione finanziaria li considera fittizi e li riqualifica come redditi imponibili o costi indeducibili . In pratica, il Fisco presume che simili rimborsi siano retribuzioni camuffate, erogate al fine di eludere imposte e contributi.

Scenario tipico: un’azienda corrisponde mensilmente somme forfettarie ai propri dipendenti sotto la voce “rimborso spese” (ad esempio indennità di trasferta), senza adeguata documentazione di spese effettivamente sostenute. Tali importi spesso coincidono con la soglia massima esente prevista dalla legge e vengono erogati con regolarità, anche se il lavoratore non si sposta realmente. In situazioni del genere l’Agenzia delle Entrate – spesso a seguito di verifiche incrociate o ispezioni – contesta la legittimità dei rimborsi sostenendo che si tratta di somme fittizie, prive di giustificazione economica, e dunque integranti reddito da lavoro tassabile . Di conseguenza, viene emesso un avviso di accertamento con cui si recuperano le imposte evase su tali somme, oltre a sanzioni e interessi. Allo stesso tempo, gli enti previdenziali (es. INPS) possono richiedere i contributi non versati su quella che viene considerata a tutti gli effetti retribuzione.

Nota: Non sempre il contribuente è consapevole dell’irregolarità. In alcuni casi i lavoratori dipendenti subiscono la situazione (ad esempio, accettando voci in busta paga decise dal datore) e possono essere considerati parte lesa. Una sentenza del Tribunale di Modena del 2020 ha affermato che “l’uso di finte voci in busta paga per eludere fisco e contributi… è responsabilità del datore di lavoro”, riconoscendo i dipendenti come soggetti non colpevoli . Ciò non toglie che, in base alla legge, Fisco e INPS possano rivalersi anche sui percettori delle somme in caso di inadempienza dell’azienda, ponendo i lavoratori in una situazione delicata (si vedano le Domande/Risposte più avanti).

Dal punto di vista del contribuente (debitore) che si vede recapitare un accertamento del genere, la posta in gioco è alta. Le contestazioni sui rimborsi fittizi comportano infatti maggiore IRPEF, addizionali, contributi previdenziali, sanzioni amministrative e perfino rischi di sanzioni penali in caso di frode conclamata. Affrontare efficacemente un accertamento richiede un approccio strategico e multidisciplinare: occorre conoscere a fondo la normativa di riferimento, capire le prove e i criteri utilizzati dal Fisco, ed elaborare una difesa rigorosa sui fatti e sul diritto. Nei prossimi paragrafi forniremo una guida avanzata – ma dal taglio divulgativo – su come difendersi al meglio in questi casi. Ci rivolgeremo sia ad operatori specializzati (avvocati tributaristi, consulenti del lavoro) sia a privati e imprenditori che desiderino comprendere i propri diritti e le strategie difensive disponibili.

Struttura della guida: inizieremo dall’inquadramento normativo dei rimborsi spese, distinguendo le diverse tipologie di trasferte e trattamenti fiscali/previdenziali applicabili. Analizzeremo poi le cause tipiche di contestazione da parte del Fisco (come si individuano i rimborsi “gonfiati” o inesistenti) e le conseguenze di un accertamento (imposte dovute, sanzioni tributarie, sanzioni del lavoro, contributi, ecc.). Seguiranno le strategie di difesa più efficaci sia in sede pre-contenziosa che davanti alle Corti di giustizia tributaria, con riferimenti alle sentenze più aggiornate (Corte di Cassazione e decisioni tributarie recenti fino al 2025). Verranno inoltre proposti casi pratici simulati per illustrare l’applicazione concreta delle regole e una sezione di Domande & Risposte per chiarire i dubbi ricorrenti. L’obiettivo finale è fornire una mappa chiara e completa – aggiornata al 11 gennaio 2026 – per permettere al contribuente di orientarsi e tutelare i propri diritti in materia di accertamenti fiscali sui rimborsi spese fittizi.

(Avvertenza: questa guida tratta esclusivamente la disciplina italiana e si basa su fonti normative e giurisprudenziali aggiornate. Tutte le fonti citate sono elencate in fondo al documento.)

Normativa di riferimento sui rimborsi spese

Per impostare una difesa efficace, è fondamentale padroneggiare le norme che regolano i rimborsi spese e capire quando essi sono esenti da tasse e contributi (quindi leciti) e quando invece diventano imponibili. La materia è complessa perché intreccia fisco e diritto del lavoro. Di seguito riepiloghiamo i concetti chiave: definizione di trasferta vs trasfertismo, trattamento fiscale delle diverse indennità di trasferta (analitiche o forfettarie, fuori o dentro il comune), regole per amministratori e collaboratori, obblighi di documentazione e le recenti novità sulla tracciabilità dei pagamenti.

Trasferta occasionale vs lavoratore trasfertista

Una prima distinzione va fatta tra la trasferta intesa in senso comune e la figura del trasfertista. La trasferta è uno spostamento temporaneo disposto dal datore di lavoro, che porta il lavoratore a svolgere la propria attività in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro per un periodo limitato . Ad esempio, se un dipendente con sede a Milano viene inviato per alcuni giorni in un cantiere fuori città, si configura una trasferta. Durante la trasferta il lavoratore resta legato alla sede originaria e al termine rientra alla base. Non rileva se in trasferta svolge mansioni diverse; conta il carattere provvisorio dello spostamento, che lo distingue da un trasferimento definitivo di sede .

Diverso è il trasfertista: l’art. 51 comma 6 del TUIR definisce lavoratori trasfertisti coloro che per contratto sono tenuti a lavorare continuamente in luoghi sempre variabili e differenti, senza una sede fissa . In altre parole, il trasfertista svolge per sua natura un lavoro itinerante (si pensi a montatori che si spostano di cantiere in cantiere, autisti su tratte diverse, tecnici in perenne viaggio, ecc.). Sul piano fiscale/previdenziale, al trasfertista spetta un regime particolare: le indennità percepite in modo continuativo per la mobilità sono tassate solo al 50% del loro ammontare . Ciò significa, ad esempio, che se un trasfertista riceve un’indennità fissa mensile di €100 per il fatto di non avere sede fissa, solo €50 concorrono al suo reddito imponibile (gli altri €50 sono esenti da IRPEF e non soggetti a contributi). Questo trattamento di favore però si applica solo se ricorrono le condizioni previste per qualificarlo come trasfertista. In mancanza, valgono le regole ordinarie delle trasferte occasionali.

✔️ Esempio: un tecnico assunto senza indicazione di sede fissa nel contratto, che ogni settimana opera in un luogo diverso, può essere considerato trasfertista ai sensi di legge. Le indennità aggiuntive legate a tale continua mobilità saranno tassate al 50%. Viceversa, se nel contratto è indicata una sede di lavoro precisa (es. “Milano”) e gli spostamenti fuori sede sono saltuari, il lavoratore non è un trasfertista: eventuali indennità di trasferta godranno dell’esenzione solo entro i limiti ordinari (vedremo a breve quali), oppure – se corrisposte in modo fisso e continuativo senza reale temporaneità – potranno essere contestate come espediente elusivo.

Attenzione: Nel 2016 il legislatore è intervenuto per chiarire in via autentica la definizione di trasfertista, proprio a fronte di abusi. Il D.L. 193/2016, art. 7-quinquies (conv. L. 225/2016) ha stabilito che l’art. 51 c.6 TUIR si interpreta nel senso che un lavoratore rientra nel regime da trasfertista solo se ricorrono contemporaneamente tre condizioni: a) il contratto di lavoro non indica una sede fissa di lavoro; b) l’attività è svolta in luoghi sempre variabili; c) l’indennità è corrisposta in misura fissa, indipendentemente dal luogo e dalla durata della singola trasferta. In mancanza di anche uno solo di questi requisiti, l’indennità non può essere tassata al 50% ma segue le regole ordinarie . – Questo punto è cruciale anche in sede difensiva: se un datore di lavoro sostiene che le somme contestate erano esenti in quanto trasfertisti i percettori, dovrà provare che i contratti e le modalità operative soddisfacevano tutte le condizioni di legge (in caso contrario, l’Agenzia avrà gioco facile nel riprendere a tassazione l’intero importo) .

Trasferte intra-comunali vs extra-comunali

Un elemento chiave per il trattamento fiscale è la distanza geografica della trasferta rispetto alla normale sede di lavoro. La normativa (art. 51 TUIR) e la prassi distinguono nettamente due casi :

Trasferta all’interno del comune in cui il lavoratore ha la propria sede di lavoro abituale (c.d. trasferta intracomunale): nessuna agevolazione fiscale è prevista. Qualsiasi importo corrisposto al dipendente per una missione svolta entro i confini comunali è considerato normale reddito da lavoro, quindi interamente imponibile, salvo il rimborso di eventuali spese di trasporto comprovate da documenti nominativi rilasciati da un vettore pubblico (biglietti di autobus, tram, metropolitana, taxi con ricevuta intestata) . In altri termini, se un impiegato con sede a Roma riceve un compenso per una breve trasferta all’interno di Roma stessa, tale somma è sempre tassata (con relative ritenute e contributi), a meno che non si tratti esclusivamente del rimborso di un biglietto o altra spesa di viaggio documentata. Questa regola stringente serve ad evitare che si mascherino da “rimborso trasferta” quelle che in realtà sono piccole indennità giornaliere o rimborsi per il tragitto casa-lavoro. Nota: Il tragitto ordinario casa–lavoro non costituisce mai trasferta; se un datore rimborsa al dipendente le spese di pendolarismo quotidiano, tali importi sono sempre imponibili (salvo rare eccezioni giurisprudenziali in situazioni particolari).
Trasferta al di fuori del comune della sede di lavoro (c.d. trasferta extra-comunale): in questo caso scattano le regole agevolative previste dall’art. 51, comma 5 TUIR. In generale, i rimborsi spese e/o le indennità erogati per trasferte fuori dal territorio comunale non concorrono a formare il reddito del dipendente (sono esenti da IRPEF e contributi) entro determinati limiti e condizioni . Solo l’eventuale parte che eccede tali limiti va tassata. Approfondiamo subito quali sono questi limiti, poiché costituiscono il cuore della fiscalità delle trasferte.

Rimborso analitico vs forfettario (art. 51, comma 5 TUIR)

L’art. 51 c.5 del TUIR disciplina dettagliatamente il trattamento fiscale delle somme erogate al dipendente per le trasferte fuori comune. Sono previsti due metodi alternativi di rimborso spese di trasferta, con effetti diversi ai fini dell’imponibile :

Rimborso analitico (a piè di lista): il datore di lavoro rimborsa al dipendente tutte o parte delle singole spese sostenute durante la trasferta, dietro presentazione di giustificativi (ricevute, scontrini, fatture intestate all’azienda o note spese firmate). Tipicamente comprende le spese di vitto (pasti), alloggio (pernottamenti) e viaggio/trasporto (biglietti, pedaggi, carburante per l’auto propria, ecc.). Possono essere rimborsate anche altre spese vive documentate (es. parcheggi, telefonate di lavoro). In aggiunta, la norma consente di rimborsare ulteriori piccole spese non documentabili (es. mance, taxi senza ricevuta) fino a un massimo giornaliero. – Trattamento fiscale: se il rimborso è analitico e adeguatamente documentato, ha natura meramente restitutoria e non costituisce reddito imponibile per il dipendente . In altre parole, il dipendente non paga IRPEF né contributi su quanto ricevuto a titolo di rimborso delle spese effettive di trasferta. Questo vale per tutte le spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto fuori comune. Eventuali ulteriori importi forfettari per spese minute (senza scontrino) sono esenti fino a €15,49 al giorno (se vitto e alloggio già rimborsati a parte) oppure €30,99 al giorno (se né vitto né alloggio sono rimborsati, cioè quando il dipendente li paga da sé) . Oltre queste soglie, anche le indennità “non documentabili” diventano imponibili.
Indennità forfettaria di trasferta (diaria): il datore corrisponde al dipendente una somma fissa a titolo di indennità di trasferta, senza richiedere la distinta analitica delle spese. In questo caso il lavoratore dispone di una somma predeterminata per vitto/alloggio, indipendentemente da quanto spende effettivamente (se spende meno, ci guadagna; se spende più, rimane scoperto). – Trattamento fiscale: l’indennità forfettaria gode di un’esenzione d’imposta entro un limite giornaliero stabilito per legge. Attualmente, l’indennità di trasferta è esente fino a €46,48 al giorno se la trasferta avviene in Italia, oppure fino a €77,47 al giorno se avviene all’estero . La parte di diaria che eccede tali importi è tassata come reddito di lavoro (IRPEF e contributi) . Esempio: se un dipendente in missione in Italia percepisce €50 di diaria al giorno, €46,48 sono esenti e €3,52 sono imponibili. – Attenzione: se il datore fornisce separatamente alcuni rimborsi specifici (es. paga direttamente l’alloggio in hotel, oppure rimborsa i pasti a piè di lista), allora il limite di esenzione della diaria si riduce. In particolare, se l’azienda rimborsa anche il vitto o l’alloggio, l’indennità forfettaria esente scende a €30,99 al giorno; se rimborsa sia vitto sia alloggio, la diaria esente scende a €15,49 giornalieri. Questo per evitare duplicazioni di esenzione. In ogni caso, le spese di viaggio e trasporto documentate (biglietti, rimborsi chilometrici, ecc.) restano integralmente escluse dal reddito, oltre le diarie.

💡 Rimborso misto: esiste anche una terza modalità, detta mista, in cui il datore di lavoro rimborsa analiticamente alcune voci (ad esempio vitto e alloggio su presentazione ricevute) e, per le altre spese, corrisponde una piccola indennità forfettaria giornaliera. In tal caso, come detto, i limiti di esenzione della parte forfettaria sono ridotti (30,99 € o 15,49 €). Tutto ciò che eccede i limiti concorre a formare reddito imponibile.

La tabella seguente riassume il trattamento fiscale e contributivo delle principali forme di rimborso spese per trasferte fuori comune, confrontandole con il caso di trasferte entro il comune:

Tipologia di trasferta e rimborso	Dettagli del rimborso spese	Tassazione IRPEF per il dipendente	Deduzione per l’azienda (costo deducibile)
Fuori comune – Rimborso analitico<br>(spese documentate)	– Rimborso integrale di spese di vitto, alloggio, viaggio/trasporto documentate (ricevute, fatture)<br>– Ulteriori spese non documentabili rimborsate entro €15,49/€30,99 die (secondo i casi) <br>– Rimborso chilometrico per uso auto propria calcolato su km effettivi, secondo tabelle ACI ufficiali	ESENTE da IRPEF e contributi (trattandosi di mero rimborso) . Le eventuali indennità aggiuntive non documentate sono esenti fino ai limiti (15,49€ o 30,99€). Oltre tali limiti, la quota eccedente è imponibile.	Deducibile al 100% per la società, come costo del personale inerente, nei limiti dell’art. 95 co.3 TUIR per l’uso di auto proprie. (Nota: i rimborsi per km relativi ad autovetture di potenza superiore a 17 CV fiscali benzina o 20 CV diesel non sono deducibili per la parte eccedente) .
Fuori comune – Indennità forfettaria (diaria)	– Somma giornaliera fissa senza distinta analitica di spese<br>– Nessun rimborso specifico di vitto/alloggio (coperti dalla diaria)	ESENTE da IRPEF fino a €46,48 al giorno in Italia (o €77,47 estero). Imponibile la parte eccedente tali soglie . Se parte delle spese sono rimborsate a parte, il limite esente si riduce a 30,99€ o 15,49€ come detto.	Deducibile nei medesimi limiti: la quota esente è costo deducibile; l’eventuale quota eccedente (imponibile al dipendente) è comunque deducibile in quanto costo del personale (retribuzione) per l’azienda.
Dentro il comune – qualsiasi rimborso<br>(missioni urbane)	– Rimborso eventuali spese di trasporto pubblico documentate (biglietti bus/metro, ricevute taxi)<br>– Eventuale rimborso chilometrico per uso auto su tragitti urbani (generalmente senza documentazione del vettore)	IMPONIBILE al 100% (nessuna esenzione per trasferte intra-comunali). Fa eccezione solo il rimborso di trasporti documentati (biglietti nominativi, ecc.) che non concorre al reddito . Un rimborso chilometrico per giro in città, non essendo documentato da titolo di viaggio, è considerato retribuzione imponibile.	Deducibile al 100% per l’azienda, trattandosi di normale costo del personale (retribuzione da lavoro).

Spese per i pasti in assenza di trasferta: È bene ricordare che buoni pasto, indennità di mensa o rimborsi pasto corrisposti al lavoratore non in trasferta seguono regole proprie e in genere sono imponibili oltre franchigie modeste (le c.d. fringe benefits). Non vanno confusi con i rimborsi da trasferta trattati qui.

Rimborsi chilometrici e uso dell’auto privata

Un caso frequente di rimborso spese è quello chilometrico, riconosciuto a chi utilizza la propria autovettura per ragioni di servizio. Il datore può rimborsare il dipendente (o collaboratore) calcolando un importo per ogni chilometro percorso con mezzo proprio, secondo le tariffe ufficiali pubblicate dall’ACI (Automobile Club d’Italia) per categoria di veicolo. Tali tariffe stimano il costo chilometrico comprensivo di carburante, usura, manutenzione, assicurazione, ecc. – Trattamento fiscale: il rimborso chilometrico per missioni fuori dal comune è considerato alla stregua di un rimborso analitico documentato (basato su un calcolo oggettivo riconosciuto) e pertanto è non imponibile per il dipendente, purché calcolato entro i parametri ACI e riferito a percorrenze effettive e inerenti all’attività lavorativa . L’azienda deve conservare le note spese con indicazione dei km, del percorso e possibilmente l’autorizzazione alla missione, così da poter giustificare l’entità del rimborso in caso di controlli. Invece, un rimborso chilometrico relativo a spostamenti entro il comune è sempre imponibile (non essendoci trasferta), a meno che non si tratti di indennizzare il costo di trasporto pubblico con biglietti.

Dal lato aziendale, i rimborsi km sono deducibili integralmente come costi di esercizio, salvo il limite di potenza fiscale dell’auto previsto dall’art. 95 TUIR già menzionato (oltre 17/20 CV, la parte eccedente è indeducibile) . Inoltre, l’art. 95 co.3 TUIR fissa anche un tetto giornaliero per la deducibilità delle spese di vitto e alloggio rimborsate agli amministratori in trasferta, pari a €180,76 al giorno in Italia (€258,23 all’estero) . Tale norma equipara il trattamento degli amministratori a quello dei dipendenti per le trasferte con mezzo proprio: in sintesi il manager che usa l’auto privata per viaggio di lavoro può ricevere un rimborso km non tassato (analogamente a un dipendente autorizzato all’uso del proprio mezzo) , e la società deduce il costo nei limiti di potenza e importi sopra indicati.

Cassazione e onere della prova: in caso di contestazioni sui rimborsi chilometrici, i giudici hanno chiarito che spetta al datore di lavoro provare la spettanza dell’esenzione, documentando tragitti e calcoli. La Cassazione (Sez. lavoro) ha affermato che l’azienda deve fornire elementi su chilometri percorsi, tipo di veicolo e coerenza con l’attività al fine di escludere tali rimborsi dalla base contributiva . Di contro, se il datore dimostra che i dipendenti hanno effettivamente viaggiato fuori comune usando il proprio mezzo, compilando note spese poi rimborsate secondo tariffe ACI, allora spetta eventualmente all’INPS provare il contrario (cioè che i viaggi non sono avvenuti o che i km erano inferiori a quelli dichiarati) . Su questo punto si veda ad esempio la sentenza Cass. n. 16579/2018: la Corte ha confermato che niente era dovuto a titolo di contributi sui rimborsi km, essendo risultato che i lavoratori dichiaravano i chilometri effettivi percorsi fuori comune e venivano rimborsati secondo ACI, e che un’eventuale prova contraria sarebbe spettata all’ente previdenziale .

Rimborsi spese agli amministratori e collaboratori

La normativa sui rimborsi spese per trasferte dei lavoratori dipendenti si applica in buona parte anche ad altre figure, con alcuni adattamenti:

Amministratori di società: i membri degli organi amministrativi (es. amministratore unico, consiglieri di amministrazione) spesso hanno diritto contrattuale al rimborso delle spese sostenute per l’esercizio delle loro funzioni (partecipazione a riunioni, viaggi per conto della società, rappresentanza, etc.). Fiscalmente, i compensi degli amministratori rientrano nei cosiddetti “redditi assimilati al lavoro dipendente” (art. 50 TUIR), per cui ad essi si applicano regole analoghe ai dipendenti. I rimborsi spese erogati a un amministratore per trasferte fuori comune godono quindi delle stesse esenzioni previste dall’art. 51 c.5 TUIR . Ad esempio, un amministratore delegato che viaggia oltre il comune per affari sociali può percepire una diaria esente entro €46,48/g, oppure ottenere il rimborso analitico delle spese di viaggio/vitto/alloggio senza che ciò costituisca reddito per lui – sempre rispettando le medesime condizioni (trasferta reale, documentazione, limiti). Dal lato dell’azienda, l’art. 95 c.3 TUIR equipara il trattamento: le spese rimborsate agli amministratori sono deducibili entro i tetti giornalieri e quantitativi previsti come se fossero dipendenti in trasferta . Attenzione: se l’amministratore è anche socio o titolare, e fa rimborsare spese personali non inerenti, tali somme possono essere contestate sia come compensi occulti sia come utili distribuiti. Nel contesto di questa guida, però, ci focalizziamo sulle trasferte inerenti.
Collaboratori coordinati e continuativi (Co.co.co): questi soggetti, pur non essendo dipendenti, producono redditi assimilati al lavoro dipendente (art. 50 TUIR). In assenza di specifiche contrarie, si tende ad applicare per analogia lo stesso regime fiscale dei rimborsi spese dei dipendenti. Ciò significa che un collaboratore esterno che effettua trasferte fuori comune per l’attività commissionata può ricevere rimborsi spese non imponibili alle stesse condizioni (documentazione, limiti) e l’azienda committente può dedurli come costi. Ad esempio, nella Cass. n. 8258/2018 la Corte ha annullato un accertamento che pretendeva di tassare un’indennità chilometrica corrisposta a un collaboratore coordinato: poiché dai prospetti risultavano chiaramente i km percorsi, il calcolo a tariffa (€0,31/km) e il tutto era conforme al contratto di collaborazione, non c’erano basi per riqualificarla come reddito imponibile . L’Agenzia delle Entrate contestava la carenza di “prove” sulle distanze percorse, ma la Cassazione ha ritenuto che i conteggi prodotti fossero sufficienti e che il ricorso dell’Ufficio fosse infondato .
Professionisti e imprese individuali: i lavoratori autonomi (es. consulenti con partita IVA, ditte individuali) non ricevono rimborsi da un datore di lavoro, ma sostengono spese di trasferta nell’ambito della propria attività. In tal caso il rimborso assume rilevanza quando è addebitato al cliente. Il D.P.R. 633/1972 (IVA) art. 15, c.1 n.3 stabilisce che “non concorrono a formare la base imponibile [IVA] le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto del cliente, purché regolarmente documentate”. La stessa regola vale ai fini del reddito: un professionista che in fattura addebita al cliente spese vive anticipate (es. un tributo pagato per conto del cliente) non le computa tra i propri compensi, a patto che siano debitamente documentate . Se manca la documentazione intestata al cliente o l’analitica indicazione in fattura, tali importi non possono essere considerati “anticipazioni” escluse dal reddito, ma diventano parte del compenso. La Cassazione (ord. n. 24725/2024) ha ribadito che solo le spese anticipate analiticamente documentate possono essere escluse dall’imponibile; in caso contrario le somme addebitate vanno tassate come componente del reddito professionale . Anche dal lato IVA, l’assenza di regolari documenti impedisce l’esclusione ex art.15. Dunque, un consulente che riceve dal cliente un importo forfettario per “rimborso spese” senza pezze giustificative in realtà realizza un maggior compenso imponibile (e il Fisco può pretendere IVA e imposte su di esso). – Esempio pratico: un avvocato addebita €500 di “spese generali” al cliente, senza dettaglio. Se viene verificato, potrà essere chiamato a dimostrare che quelle spese sono state effettivamente sostenute per quel cliente (esibendo fatture intestate al cliente o ricevute di pagamento). In assenza di tale prova, l’Agenzia ricondurrà i €500 a reddito imponibile professionale .

Obbligo di documentazione e tracciabilità (novità 2025)

Un aspetto fondamentale – già emerso più volte – è l’importanza della documentazione dei rimborsi. La legge prevede espressamente la necessità di adeguati giustificativi affinché le somme erogate non siano tassate. In mancanza di scontrini, ricevute, note spese dettagliate e altri riscontri oggettivi, il Fisco può disconoscere l’esenzione e considerare i rimborsi come reddito. Già nel 1973 il Ministero delle Finanze chiariva che si possono escludere dal reddito “unicamente le somme ricevute a titolo di rimborso spese anticipate per conto del cliente… a condizione che siano debitamente ed analiticamente documentate” . Questa logica si applica a cascata a tutte le tipologie di rimborso: ciò che non è documentato rischia di diventare imponibile. Ad esempio, note spese prive di indicazione del luogo, data, motivo della trasferta e firma del dipendente sono facilmente contestabili; analogamente, una semplice dichiarazione riepilogativa su carta intestata, priva di pezze giustificative minime, non basta a soddisfare i requisiti . L’Agenzia delle Entrate, nella risposta a interpello n. 142/E del 2024, ha precisato che la dematerializzazione delle note spese (scansione e conservazione digitale) è ammessa, purché i documenti informatici mantengano tutti gli elementi richiesti e vi sia certezza della loro immodificabilità; semplici prospetti privi degli elementi essenziali (data, luogo, prestatore del servizio, corrispettivo) non sono validi ai fini fiscali .

Oltre alla corretta documentazione, dal 2025 è entrato in vigore un ulteriore obbligo: la tracciabilità dei pagamenti delle spese di trasferta. La Legge di Bilancio 2025 (L. 197/2024, commi 81-83) ha modificato l’art. 51 TUIR prevedendo che, a decorrere dal 1º gennaio 2025, per poter beneficiare della non imponibilità (e della deducibilità) i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto devono riferirsi a spese pagate con metodi di pagamento tracciabili (carta di credito/debito, bonifico, ecc.), se le spese sono state sostenute sul territorio italiano . Inizialmente l’obbligo di tracciabilità era generale, ma con il D.L. 84/2025 (decreto correttivo) il legislatore lo ha limitato alle sole trasferte in Italia, escludendo quelle all’estero . Pertanto, allo stato attuale (2026):

Per trasferte in Italia: le spese di vitto, alloggio, trasporto rimborsate devono risultare pagate in modalità tracciata dal dipendente (ad esempio: carta aziendale o carta personale, ma comunque un pagamento elettronico) affinché il rimborso goda dell’esenzione fiscale nei limiti di legge . Un rimborso di spese pagate in contanti non è più considerato esente: l’importo diventa tassabile. Esempio: se un dipendente anticipa €100 in contanti per un albergo in Italia e poi l’azienda glieli rimborsa, dal 2025 quell’importo è imponibile (anche se supportato da ricevuta) perché manca la tracciabilità . Il datore di lavoro inoltre non potrà dedurre quel costo.
Per trasferte all’estero: non vige l’obbligo di pagamento tracciabile ai fini fiscali (si è riconosciuto che in certi Paesi potrebbe non essere possibile usare carte elettroniche) . Resta fermo però che le spese vadano comunque documentate con ricevute/fatture estere: in assenza di documenti, il rimborso sarà imponibile a prescindere. Dunque per missioni fuori Italia, il dipendente può pagare in contanti se necessario, senza perdere l’esenzione del rimborso, ma dovrà presentare i giustificativi di spesa.

Questa novità ha implicazioni operative importanti. Le aziende devono aggiornare le proprie policy interne: è consigliabile dotare i dipendenti di carte aziendali o comunque istruire a usare metodi elettronici per pagare alberghi, ristoranti, taxi in Italia. In caso contrario, i rimborsi corrispondenti rischiano di essere tassati dal Fisco. Dal canto suo, il dipendente che non può evitare il contante dovrà sapere che potrebbe subire la tassazione del rimborso. Un esempio: se Tizio in trasferta in Italia paga €50 di cena in contanti (pur avendo fattura), l’azienda potrebbe trovarsi a dover trattare quei €50 rimborsati come reddito imponibile, con tutto ciò che ne consegue.

Riepilogo normativo: in sintesi, la normativa italiana (aggiornata al 2025) favorisce i rimborsi spese legittimi – ossia connessi a trasferte di lavoro effettive, entro limiti ragionevoli, ben documentati e tracciati – prevedendo la loro non imponibilità fiscale e contributiva. Per contro, è severa verso utilizzi impropri: indennità di trasferta corrisposte senza una reale esigenza temporanea, importi forfettari eccessivi o corrisposti sistematicamente, spese non supportate da prove, sono tutti elementi che fanno perdere l’agevolazione e attraggono la retribuzione occulta a tassazione completa.

Rimborsi spese “fittizi”: cause tipiche di accertamento

Come fa l’Agenzia delle Entrate a individuare i rimborsi spese non autentici? Quali indici fanno scattare i controlli? Comprendere i segnali d’allarme è utile sia per prevenire condotte a rischio sia per sapere dove insistere nella difesa (ad esempio, spiegando eventuali anomalie). Dall’esperienza delle verifiche fiscali e ispettive, emergono diversi pattern ricorrenti che insospettiscono gli organi di controllo:

Voce “trasferta” fissa e ricorrente in busta paga: se ogni mese il dipendente percepisce una generosa indennità di trasferta di importo pressoché costante (magari proprio pari al massimo esente) senza presentare note spese dettagliate, il campanello d’allarme suona. Trasferte reali hanno normalmente carattere episodico e importi variabili; vedere una cifra uguale tutti i mesi, come parte integrante della retribuzione, suggerisce un escamotage per erogare stipendio netto in più esentasse . Ad esempio, un operaio che riceve €700 di “trasferta” in busta paga ogni mese dell’anno, se non esistono missioni documentate a giustificarlo, con alta probabilità sta ricevendo in realtà €700 di salario nascosto.
Luogo di lavoro invariato malgrado le trasferte: se il lavoratore risulta operare sempre nello stesso cantiere o sede, eppure in busta paga compaiono continue indennità di trasferta, c’è incoerenza. Un classico è l’impresa edile che ha operai fissi su un cantiere (dovrebbe essere sede di lavoro) ma li dichiara formalmente in trasferta per anni, per sfruttare la tassazione agevolata. I verificatori confrontano la voce trasferta con gli effettivi luoghi di lavoro: l’assenza di rotazione delle sedi, o la generica indicazione “trasferta presso cliente X” senza termine, smentisce il carattere temporaneo e fa concludere che non era vera trasferta . In difesa, se il datore sostiene la legittimità, dovrà provare che il dipendente in questione si spostava realmente tra diverse sedi e non aveva un luogo stabile.
Mancanza di giustificativi di viaggio/pernottamento: nelle false trasferte spesso non ci sono biglietti aerei, ricevute di hotel, pedaggi autostradali, ecc., perché il lavoratore in realtà non si è mosso. Al massimo compaiono pezze giustificative di comodo, poco credibili (es. scontrini di pasti consumati “fuori sede” ma incoerenti con l’orario di lavoro o la distanza). Un controllo incrociato può rivelare, ad esempio, che nei giorni in cui il dipendente risultava in trasferta egli timbrava regolarmente il cartellino in sede . Oppure che negli stessi giorni la carta carburante dell’azienda non registra movimenti, ecc. L’assenza di documenti di spesa è dunque un forte indicatore di rimborso fittizio.
Riduzione di altre voci retributive in concomitanza: spesso, quando parte l’espediente dei rimborsi spese, si nota che altre componenti stipendiali calano. Esempio: un’azienda decide di abbattere gli straordinari e i premi (che sono tassati) e contestualmente introduce una generosa “indennità trasferta” mensile di importo simile. Se dalle buste paga storiche si vede un calo di retribuzioni tassate compensato dall’aumento di voci esenti, è evidente uno spostamento artificioso dell’imponibile . I verificatori esaminano le buste paga su più anni, per cogliere queste manovre. In sede di giudizio, un’analisi del genere può costituire prova presuntiva della finalità elusiva.
Assenza di lettere di incarico o ordini di missione: una trasferta autentica normalmente viene formalizzata con un ordine di missione o almeno un’email che incarica il dipendente di recarsi a luogo X per il periodo Y. Nelle situazioni fittizie, tali documenti spesso mancano del tutto, oppure sono compilati a posteriori in modo generico (es. un foglio che dice “lavoratore in trasferta permanente presso sede cliente”) . Ciò contraddice l’essenza temporanea della trasferta. La mancanza di delibere formali o comunicazioni preventive sulla missione è quindi un altro segnale sfavorevole.
Settori e contesti a rischio: l’esperienza ha mostrato che l’abuso di trasferte “farlocche” è stato particolarmente diffuso in certi settori. Edilizia e cantieristica, logistica e facchinaggio (soprattutto cooperative di servizi), vigilanza privata, autotrasporto, commercio itinerante sono ambienti in cui, essendo il lavoro effettivamente svolto fuori sede dell’azienda, era facile dichiarare tutti trasfertisti anche quando non lo erano . Anche piccole imprese familiari talvolta hanno fatto ricorso a questo stratagemma per i figli o coniugi dipendenti, al fine di ridurre il cuneo fiscale. I controlli di prassi concentrano l’attenzione su queste categorie “a rischio”.

Oltre al caso – frequente – del datore di lavoro che istituisce rimborsi fittizi per i propri dipendenti, esiste anche l’ipotesi opposta: dipendenti che frodano l’azienda presentando false note spese per intascare indebiti rimborsi. In tal caso è l’impresa a essere danneggiata (paga somme non dovute). La questione attiene più al diritto del lavoro e alla disciplina interna: la Cassazione ha ritenuto legittimo il licenziamento per giusta causa di lavoratori che presentavano ricevute o note spese gonfiate o completamente false, data la grave lesione del vincolo fiduciario . Ad esempio, un dipendente che finge viaggi mai avvenuti o allega scontrini alterati può essere immediatamente allontanato. Nel nostro contesto tuttavia ci poniamo dal lato dell’azienda o contribuente sotto verifica fiscale, per cui torneremo a focalizzarci sul caso in cui è il datore ad aver (forse) abusato dei rimborsi.

Conseguenze di un accertamento: imposte, sanzioni e altri rischi

Quando il Fisco contesta ufficialmente dei rimborsi spese come fittizi, le conseguenze possono essere pesanti e su più fronti. Riassumiamo cosa comporta un avviso di accertamento di questo tipo:

Recupero delle imposte dirette: l’Agenzia delle Entrate ricalcola il reddito imponibile del lavoratore (o collaboratore) includendo tutte le somme che erano state inizialmente trattate come esenti. In pratica, quelle indennità di trasferta o rimborsi vengono considerate retribuzioni a tutti gli effetti, retroattivamente. Di conseguenza è dovuta l’IRPEF su tali somme, secondo gli scaglioni di reddito di ciascun anno. Ad esempio, se a un dipendente erano stati corrisposti €10.000 di “rimborsi spese” non tassati in un anno, e ora vengono qualificati come reddito, verrà ricalcolata l’IRPEF come se quei 10.000 fossero stati pagati come stipendio (aliquota marginale magari 38% o 43% a seconda del suo reddito complessivo). Stesso discorso per le addizionali regionale e comunale di competenza. L’azienda, in quanto sostituto d’imposta, viene ritenuta responsabile per aver omesso di operare le ritenute su quelle somme . Dunque l’accertamento richiederà al datore il versamento dell’IRPEF non trattenuta all’epoca, più interessi di mora maturati.
Indebita deduzione di costi (IRES/IRPEF società): contestualmente, il Fisco potrebbe sostenere che l’azienda ha indebitamente dedotto dal proprio reddito d’impresa quei rimborsi spese oltre i limiti consentiti. Questo perché, se erano fittizi, in realtà non avrebbero dovuto ridurre il reddito tassabile dell’azienda. Tuttavia bisogna distinguere: le indennità di trasferta entro i limiti di legge erano comunque deducibili come costo del personale (anche se ora diventano imponibili al dipendente). Ciò che può essere disconosciuto come costo aziendale è l’eventuale eccedenza oltre soglia esente, oppure l’uso di importi non consentiti (es. rimborsi auto oltre 17 CV, che comunque non erano deducibili). Spesso, comunque, l’accertamento fiscale contesta sia il lato sostituto d’imposta (ritenute non operate) sia il lato dichiarazione dei redditi (dichiarazione infedele per aver dedotto costi che, secondo l’Ufficio, non erano deducibili) . Di conseguenza possono emergere maggiori IRES (per società di capitali) o IRPEF d’impresa (per ditte individuali o società di persone) dovute dall’azienda.
Contributi previdenziali evasi: parallelamente al fisco, anche l’INPS e gli istituti previdenziali intervengono. Le somme che diventano retribuzione imponibile retroattiva infatti avrebbero dovuto essere assoggettate a contributi. L’ispettorato del lavoro, se coinvolto (spesso i controlli sono congiunti), contesterà l’omessa contribuzione su quelle somme. Questo integra un illecito amministrativo in materia di lavoro: il Ministero del Lavoro ha chiarito che registrare sul Libro Unico del Lavoro voci fittizie (trasferte inesistenti) configura infedele registrazione, sanzionata con una multa da €150 a €6.000 a seconda del numero di lavoratori e della gravità . Inoltre l’ispettorato ingiunge il pagamento dei contributi arretrati: l’azienda dovrà versare sia la quota a proprio carico sia la quota a carico del lavoratore (che avrebbe dovuto trattenere in busta paga) . Se quest’ultima non può più essere recuperata dal dipendente (perché riferita a anni passati), di fatto rimane a carico del datore in virtù della responsabilità solidale. Anche l’INAIL potrebbe richiedere integrazioni di premi assicurativi se le retribuzioni imponibili sono aumentate.
Sanzioni tributarie: sul fronte fiscale, alle maggiori imposte si aggiungono le sanzioni amministrative. In primis, la sanzione per omesso versamento di ritenute è generalmente pari al 30% delle ritenute non versate (salvo riduzioni se si paga subito con ravvedimento operoso, ma in caso di accertamento ormai pieno la sanzione viene irrogata intera). Inoltre, se l’azienda ha anche presentato una dichiarazione dei redditi “infedele” (avendo dedotto costi non spettanti o indicato ritenute versate inferiori al dovuto), si applica la sanzione per dichiarazione infedele che va dal 90% al 180% della maggior imposta dovuta . In pratica, l’Agenzia calcola due sanzioni distinte: una sul ruolo di sostituto d’imposta (omessa ritenuta) e una sull’eventuale maggior IRES/IRPEF societaria (infedele dichiarazione). Esempio: su €10.000 di imponibile dipendente recuperato, IRPEF dovuta supponiamo €3.000 – sanzione omesso versamento ~€900. Su €10.000 di costi dedotti indebitamente, IRES dovuta supponiamo €2.400 – sanzione infedele da €2.160 a €4.320 a seconda delle circostanze. Il tutto oltre agli interessi legali maturati giorno per giorno.
Altre sanzioni (lato lavoro): come detto, il Ministero del Lavoro può comminare la sanzione per infedele LUL fino a €6.000. Inoltre, l’INPS richiederà i contributi con relative sanzioni civili (interessi e somme aggiuntive per ritardato pagamento). Queste sanzioni previdenziali spesso possono essere oggetto di diffida ad adempiere con riduzione (se l’azienda paga subito, ad esempio, la sanzione LUL potrebbe essere ridotta ai minimi).
Coinvolgimento del dipendente: per legge, il datore di lavoro e il dipendente sono coobbligati nel versamento dell’IRPEF da lavoro dipendente. Ciò significa che se il datore non è in grado di pagare, l’Agenzia Entrate può rivalersi direttamente sul dipendente per l’IRPEF evasa sui suoi redditi . Questa è una prospettiva inquietante per il lavoratore, che rischia di vedersi recapitare cartelle esattoriali per imposte su somme che pensava fossero legittimamente esenti. Nella prassi, di solito il fisco per comodità agisce sul sostituto (datore); ma se l’azienda è fallita, insolvente o inadempiente, nulla vieta all’erario di notificare atti ai singoli dipendenti, essendo questi i contribuenti che hanno percepito i redditi. I dipendenti possono contestare facendo presente di essere stati ignari e vittime (come nel caso di Modena citato sopra), ma giuridicamente l’obbligazione tributaria nei loro confronti sussiste. Va detto che, ad oggi, alcuni giudici tributari hanno mostrato apertura verso i lavoratori, riconoscendoli parte lesa: ad esempio, in sede di ricorso contro cartelle, hanno valutato la buona fede del dipendente e la disparità di trattamento con chi invece ha avuto stipendio tassato regolarmente. Tuttavia, in mancanza di un intervento legislativo, la posizione formale resta di corresponsabilità.
Profili penali: se le somme coinvolte sono rilevanti e la condotta appare frutto di un disegno fraudolento, può scattare anche il fronte penale tributario. Il semplice omesso versamento di ritenute configurerebbe il reato di cui all’art. 10-bis D.Lgs. 74/2000 solo se l’ammontare non versato supera 150.000 € per periodo d’imposta (cifra difficilmente raggiungibile nei casi ordinari di rimborsi, salvo situazioni con molti dipendenti). Più insidioso è però l’art. 3 D.Lgs. 74/2000 (dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici): questa norma punisce chi, allo scopo di evadere, usa mezzi fraudolenti idonei a ostacolare l’accertamento, indicandone conseguentemente elementi passivi fittizi in dichiarazione. Nel nostro contesto, se il datore di lavoro ha predisposto documentazione falsa (es. registri trasferte contraffatti, note spese concordemente false con i dipendenti) per coprire l’evasione, potrebbe integrarsi questo reato , purché l’imposta evasa superi una certa soglia (attualmente €30.000 annui di imposta evasa, per l’infedele/frode). In pratica, si imputerebbe all’azienda di aver messo in atto “altri artifici” (le finte trasferte) per frodare il fisco. Se invece non vi è falsificazione documentale ma solo una classificazione difforme (il che è discutibile se basti a configurare l’artificio), potrebbe al più contestarsi la dichiarazione infedele ex art. 4 D.Lgs. 74/2000 (che richiede imposta evasa > €100.000). Finora la giurisprudenza penale in materia di false trasferte non è ricchissima, ma i rischi non vanno trascurati, specie in casi macroscopici. Per il dipendente, di regola, non c’è responsabilità penale se egli si è limitato a ricevere il netto concordato: il reato eventualmente è attribuito ai rappresentanti legali che hanno presentato le dichiarazioni fraudolente.

Da quanto sopra risulta chiaro che un accertamento per rimborsi spese fittizi può avere effetti molto gravosi. Spesso l’azienda si trova a dover pagare importi significativi, somma di imposte arretrate, contributi, sanzioni fiscali e del lavoro. Nel contempo, può aprirsi un contenzioso multidisciplinare: tributario da un lato, previdenziale dall’altro, ed eventualmente penale. Questo scenario giustifica la massima attenzione nel predisporre la difesa, allo scopo sia di evitare o ridurre l’esborso, sia di scongiurare conseguenze collateralmente pregiudizievoli (si pensi alla reputazione aziendale o ai rapporti sindacali, nel caso di contestazioni su larga scala di dipendenti).

Come difendersi: strategie e strumenti di tutela

Passiamo ora al piano della difesa. Di fronte a una contestazione di rimborsi spese fittizi, il contribuente (datore di lavoro o soggetto accertato) ha a disposizione vari strumenti, su diversi livelli: dalla fase pre-contenziosa (confronto con l’Ufficio, adesione) al vero e proprio ricorso in Commissione tributaria e successivi gradi di giudizio. Una difesa efficace richiede di combinare argomentazioni fattuali – per smontare le presunzioni del Fisco – e argomentazioni giuridiche/procedurali, sfruttando eventuali vizi dell’accertamento. Vediamo i principali passi.

Fase pre-contenziosa: confronto e adesione

Quando la violazione viene accertata in sede di verifica (es. a seguito di un PVC – Processo Verbale di Constatazione – della Guardia di Finanza o dell’Ispettorato), tipicamente prima dell’emissione formale dell’avviso di accertamento il contribuente ha 60 giorni per presentare osservazioni e memorie (art. 12, c.7 L. 212/2000, Statuto del contribuente). È importante non ignorare questa fase: una risposta al PVC ben strutturata può talvolta convincere l’Ufficio a ridimensionare la pretesa o persino archiviare la contestazione. Nella memoria difensiva andranno evidenziati tutti i punti deboli della ricostruzione dei verificatori. Ad esempio, si potrà:

Contestare i fatti: se si dispone di prove che le trasferte contestate erano effettive, vanno presentate subito. Ad es., allegare ordini di missione firmati, registri delle presenze sui cantieri, ricevute di pedaggi, biglietti e qualsiasi evidenza che i dipendenti si sono realmente spostati. Se l’Agenzia sostiene che “non c’erano spostamenti”, mostrargli che invece ce n’erano contraddice la base dell’accertamento.
Evidenziare errori materiali: controllare accuratamente i conteggi dell’Ufficio. Talvolta vengono commessi errori nel quantificare le somme (duplicazioni, periodi non dovuti, ecc.). Ogni discrepanza va segnalata, chiedendone la correzione.
Sottolineare il rispetto delle norme: se ci sono elementi di esenzione rispettati (ad es. le diarie erano entro 46,48€, oppure i dipendenti erano davvero trasfertisti contrattuali), vanno messi in luce. Ad esempio: “L’azienda dimostra che il dipendente X non aveva sede fissa (contratto allegato) e quindi l’indennità era lecita ai sensi art. 51 c.6 TUIR”. O ancora: “Le somme contestate rientravano nei limiti giornalieri, come da dettaglio allegato”.
Obiezioni procedurali: verificare se i verificatori hanno seguito la procedura correttamente. Un aspetto da controllare è il rispetto del termine dei 60 giorni dal PVC: se l’avviso di accertamento è stato emesso prima di tale termine senza urgenza motivata, è nullo (art. 12, co.7 Statuto contribuenti). Far presente ciò può indurre l’Ufficio a maggiore cautela. Anche la motivazione dell’atto è importante: se nel PVC le ragioni della pretesa sono generiche o non tengono conto di alcune circostanze, sottolinearlo. (Esempio: “Il PVC non ha considerato che i lavoratori in questione operavano su 5 cantieri diversi, ciò risulta dai rapportini mensili allegati, pertanto la trasferta non era fittizia”).
Richiesta di archiviazione o riesame: con tono fermo ma collaborativo, si può concludere la memoria chiedendo all’Ufficio di riconsiderare la propria posizione alla luce delle evidenze fornite, evitando un contenzioso oneroso e dall’esito incerto.

Parallelamente, è possibile attivare il canale dell’accertamento con adesione (D.Lgs. 218/1997). Una volta notificato l’avviso di accertamento (o anche prima, dopo il PVC in alcune situazioni), il contribuente può presentare istanza di adesione e avviare un contraddittorio con l’Agenzia. Nel caso di rimborsi fittizi, l’adesione potrebbe portare a una riduzione delle sanzioni e magari a una definizione parziale della questione (es. si potrebbe trovare un accordo riconoscendo solo una parte delle somme contestate, se la documentazione a supporto di alcune trasferte è valida). L’adesione comporta il vantaggio automatico di ridurre le sanzioni a 1/3 del minimo , ed evitare il successivo processo. Bisogna valutare la convenienza: se si dispone di solide prove per vincere completamente in giudizio, forse è meglio non “accontentarsi” di un’adesione; ma se la situazione è effettivamente compromessa, chiudere con adesione limitando i danni può essere saggio. Inoltre, la definizione bonaria blocca sul nascere l’eventuale questione penale: l’art. 13-bis D.Lgs. 74/2000 esclude punibilità per alcuni reati tributari a seguito di definizione integrale del debito prima del dibattimento (in particolare per il reato di infedele dichiarazione), e in generale pagare il dovuto riduce molto il rischio penale. In ogni caso, l’adesione è un’opportunità da considerare con l’assistenza di un tributarista, eventualmente facendo leva sugli elementi favorevoli in proprio possesso per strappare condizioni migliori.

Esempio di difesa pre-contenziosa riuscita: un’azienda riceve un PVC che contesta €50.000 di rimborsi trasferte su 5 dipendenti. La società produce memorie mostrando che per 3 di quei dipendenti esistevano ordini di missione e note spese (dimenticati dall’ispettore), quindi chiede di stralciare quella parte. Per gli altri 2 ammette che le trasferte erano forfettarie ma fa notare che gli importi erano comunque sotto soglia e i lavoratori operavano fuori sede. L’ufficio, preso atto, in sede di adesione riconosce come legittimi i rimborsi per i 3 dipendenti documentati, e ridetermina l’accertamento solo sugli altri 2, con sanzioni ridotte. L’azienda accetta e versa il dovuto, chiudendo la vicenda. – Se invece non avesse presentato nulla, avrebbe probabilmente subito un avviso sull’intero importo con sanzioni piene, finendo in un contenzioso più costoso.

Ricorso in Commissione tributaria: difesa in giudizio

Se la fase amministrativa non risolve la questione in modo soddisfacente, è necessario ricorrere alla Giustizia tributaria. Il ricorso va presentato entro 60 giorni dalla notifica dell’atto (accertamento o diniego di adesione) alla competente Corte di Giustizia Tributaria di primo grado (ex Commissione Tributaria Provinciale). In parallelo, per evitare azioni esecutive, si può chiedere la sospensione dell’atto impugnato qualora il pagamento immediato arrechi un danno grave.

Nella predisposizione del ricorso, occorre impostare una strategia difensiva robusta su più motivi di impugnazione. I principali filoni argomentativi tipici in casi di rimborsi fittizi sono:

Vizi procedurali dell’accertamento: come accennato, si verifica la legittimità formale dell’atto. Ad esempio, se l’avviso è stato emesso violando il termine dei 60 giorni dal PVC senza motivo di urgenza, si deduce la nullità dell’atto per violazione dell’art. 12 L. 212/2000. Oppure se l’atto non espone adeguatamente le ragioni (motivazione carente o per relationem al PVC senza allegarlo) si eccepisce nullità per difetto di motivazione. Altro: errori di notifica, errata intestazione, mancata indicazione del responsabile del procedimento, ecc., sono tutti vizi formali che, se presenti, vanno sollevati. Nota: Questi vizi, se accolti, fanno cadere l’atto indipendentemente dal merito. Spesso la difesa li propone in via preliminare, sperando di chiudere la partita senza neppure discutere i fatti (non sempre i giudici li accolgono, ma tentare è doveroso se vi sono elementi).
Merito – inesistenza della trasferta fittizia: qui si contrasta la tesi dell’Ufficio entrando nel merito. Bisogna convincere la Corte che le somme contestate non erano redditi nascosti, bensì rimborsi legittimi secondo la normativa. Si porteranno quindi tutte le prove documentali disponibili: ordini di missione, note spese firmate dai dipendenti, ricevute/fatture di spese in linea con le missioni, fogli firma in cantieri, e così via. Fondamentale è costruire un quadro logico: ad esempio, far emergere che tizio fu davvero in trasferta a Milano i giorni X-Y (ci sono hotel e biglietti treno a supporto), caio ha ruotato tra vari siti produttivi (contratto da trasfertista e registro presenze lo provano), e così via. Se alcune trasferte erano autentiche e altre dubbie, conviene ammettere la distinzione: la Commissione potrebbe annullare l’atto limitatamente a ciò che risulta effettivo, mantenendo la ripresa sul resto. Negare l’evidenza di abusi conclamati può minare la credibilità della difesa. Meglio concentrarsi su ciò che si può dimostrare come lecito.
Applicazione corretta della norma: in parallelo alle prove di fatto, si faranno valere le disposizioni normative a proprio favore. Esempi: “Anche qualora fosse riqualificata come retribuzione, l’indennità in questione avrebbe comunque diritto all’esenzione 50% ex art. 51 c.6 TUIR, poiché il lavoratore risponde ai requisiti del trasfertista”. Oppure: “Le trasferte contestate erano fuori dal comune e le spese di viaggio sono documentate, dunque, ai sensi dell’art. 51 c.5 TUIR, non dovevano concorrere al reddito”. Se l’Ufficio ha applicato in modo rigido qualche interpretazione, si possono citare circolari o risoluzioni che aiutino: ad esempio la Risoluzione AdE n. 92/E/2015 chiarisce che se il dipendente parte dalla propria residenza anziché dalla sede e fa più chilometri, l’eccedenza è imponibile (questo a volte il Fisco lo contesta, e se la nostra situazione era conforme a tale criterio potremmo evidenziarlo) . Nel complesso, mostrare di conoscere la normativa e di aver operato (almeno parzialmente) nel suo alveo dà autorevolezza alla difesa.
Presunzioni e onere della prova: l’accertamento sui rimborsi fittizi spesso si fonda su presunzioni (es.: “poiché la voce era fissa ogni mese, si presume fosse stipendio”). È fondamentale ricordare che in campo tributario le presunzioni semplici devono essere gravi, precise e concordanti. La difesa può cercare di indebolire tali presunzioni portando spiegazioni alternative. Ad esempio: “L’importo fisso di €300 mensili non era arbitrario ma risultava dalla media delle spese effettive sostenute dal dipendente su base annua: la società preferiva rimborsarle con importo costante per semplicità contabile”. Se questa affermazione è credibile e magari supportata da qualche calcolo, potrebbe insinuare il dubbio nei giudici che non fosse pura finzione ma un criterio (anche se improprio). In generale, l’onere della prova di un maggior reddito spetta all’amministrazione: Cassazione ha affermato che documenti extracontabili (come fogli con scritte “trasferta”) sono indizi, ma il contribuente può superare la presunzione con prova contraria . Quindi la strategia è fornire prova contraria ove possibile, e contestare le lacune probatorie dell’Ufficio.
Difesa “tecnica” sulle sanzioni: qualora il merito fosse sfavorevole, non è detto che le sanzioni debbano essere applicate al massimo. Si possono invocare le circostanze attenuanti del caso: ad esempio, l’incertezza normativa oggettiva (se c’erano prassi divergenti sulla materia, v. il caso dei trasfertisti prima dell’interpello del 2016), oppure la buona fede del contribuente. Si può chiedere al giudice di disapplicare le sanzioni (art. 6 D.Lgs. 472/1997) per obiettive condizioni di incertezza. Nel nostro tema, gli spazi per l’incertezza ci sono stati (soprattutto prima che la legge chiarisse i requisiti dei trasfertisti). Anche la proporzionalità della sanzione potrebbe essere contestata se l’importo è sproporzionato rispetto alla condotta. Sebbene i margini siano stretti, talvolta le Commissioni riducono le sanzioni in considerazione della collaborazione del contribuente o di errori scusabili.

In giudizio tributario non sono ammesse testimonianze orali, ma è possibile produrre dichiarazioni scritte di terzi (colleghi, clienti, ecc.) . Ad esempio, si potrebbero allegare dichiarazioni sostitutive di atto notorio firmate da responsabili di cantiere esterni che confermano la presenza dei dipendenti in trasferta in certi giorni. Tali dichiarazioni non hanno lo stesso peso di una prova testimoniale, ma costituiscono indizi utilizzabili. In mancanza di altro, vale la pena raccoglierle.

Durante il processo, è opportuno evidenziare giurisprudenza favorevole. Citare sentenze di Cassazione o di altre Commissioni può orientare i giudici verso soluzioni già adottate. Ad esempio:

La Cassazione n. 8258/2018 ha ritenuto illegittimo l’accertamento su un’indennità chilometrica perché il rimborso era conforme al contratto e supportato da prospetti: ciò conferma che quando c’è coerenza documentale, l’Ufficio non può arbitrariamente pretendere di tassare .
La Cassazione n. 6816/2023 ha ribadito che nel rimborso spese di trasferta analitico non c’è alcuna tassazione, mentre nel forfettario solo l’eventuale eccedenza oltre i limiti concorre al reddito . Questo principio generale può essere richiamato per sostenere che la nostra condotta era in linea entro i limiti.
La Cass. 26396/2023 (ord.) ha affermato che gli importi pagati al dipendente per incarichi che comportano spese eccezionali non hanno natura retributiva ma risarcitoria . Ciò rafforza la tesi che molti rimborsi hanno funzione di indennizzo e non vanno confusi con salario.
Sentenze di merito come CGT Parma n. 285/1/2025 (primo grado) hanno annullato accertamenti laddove il contribuente ha formalmente disconosciuto le firme apposte su quietanze di rimborso predisposte dall’azienda e l’Ufficio non ha poi effettuato una perizia grafologica per verificarle . Questo precedente è interessante se nel nostro caso l’Agenzia si basa su dichiarazioni o firme contestabili: insegna che se la prova documentale è incerta (firma non autenticata e negata), non si può fondare l’accertamento su di essa.

Da ultimo, ricordiamo che è possibile – in ogni stato e grado del giudizio – tentare una conciliazione giudiziale con l’Ufficio (art. 48 D.Lgs. 546/92). Ciò comporta un accordo transattivo sugli importi, con riduzione delle sanzioni al 40% (in primo grado) o al 50% (in secondo grado). Se durante il processo ci si rende conto che la causa potrebbe essere persa in toto, proporre una conciliazione può evitare il peggio, specie se l’Agenzia è disponibile a rivedere parzialmente la propria pretesa.

Aspetti difensivi particolari

1. Focus sulle prove documentali: è essenziale investire tempo per raccogliere ogni singolo documento che possa essere utile alla causa. Ad esempio, i fogli firma su cantieri esterni (anche se non sono documenti fiscali, provano la presenza), le email con cui i dipendenti comunicavano spostamenti, i tabulati GPS dei veicoli aziendali (se indicano che il dipendente era altrove), gli accessi badge in sedi diverse, ecc. Tutto questo materiale, anche se atipico, può essere allegato per dipanare i dubbi. Meglio eccedere in documentazione che averne carenza.

2. Difesa coordinata su più fronti: spesso, come detto, all’accertamento fiscale segue quello contributivo INPS e magari sanzionatorio del lavoro. È utile mantenere una coerenza di linea difensiva. Ad esempio, non si può in Commissione tributaria sostenere che “Tizio non era affatto in trasferta, era un errore” e poi davanti all’INPS affermare il contrario. Bisogna scegliere la narrazione più favorevole e portarla avanti in tutte le sedi, adattando ovviamente gli argomenti giuridici al contesto (tributario o lavoristico). A volte, può convenire addivenire a transigere una parte (es. pagare i contributi all’INPS) e continuare a lottare sulle sanzioni fiscali, o viceversa, in base alle prospettive.

3. Coinvolgimento del lavoratore nel processo: se al dipendente è arrivata notifica (cosa possibile come visto), egli stesso potrà fare ricorso e verosimilmente verrà riunito al giudizio del datore. In tal caso, gli interessi possono divergere: il dipendente cercherà di non pagare IRPEF arretrata, magari sostenendo la sua buona fede; il datore magari punta più a ridurre sanzioni o a evitare il penale. È bene concordare un fronte comune se possibile. In genere si porta la tesi “era tutto regolare, il dipendente non c’entra nulla individualmente”. Si può anche enfatizzare l’aspetto equitativo: costringere un dipendente a restituire tasse su anni passati equivarrebbe a decurtargli il salario a posteriori, il che potrebbe violare principi costituzionali di retribuzione sufficiente (art. 36 Cost.) . Questi argomenti di equità raramente convincono il giudice tributario (che applica la legge), ma possono predisporlo ad accogliere almeno la disapplicazione delle sanzioni sul dipendente, riconoscendo la sua totale estraneità deliberativa. E infatti ci sono casi in cui il giudice ha comunque ritenuto dovute le imposte ma ha annullato le sanzioni al dipendente, riconoscendo la causa di non punibilità per buona fede.

4. Non aggravare la posizione con dichiarazioni avventate: se in fase di verifica qualcuno dell’azienda (es. un amministratore) ha firmato verbali ammettendo l’abuso, poi è difficile tornare indietro. La difesa dovrà semmai circoscrivere quelle ammissioni. Ad esempio: “È vero che il responsabile del personale dichiarò che la voce era fissa, ma intendeva dire che…”. Meglio evitare di trovarsi in questa situazione: ecco perché è importante farsi assistere già durante le ispezioni. In processo, se ci sono verbali di dichiarazioni a noi sfavorevoli, l’unica è contestarne eventualmente l’interpretazione o la validità (non sono propriamente prove, ma meri indizi raccolti unilateralmente, come spesso ricorda la Cassazione).

In sintesi, la difesa in giudizio richiede un mix di tecnica legale e concretezza fattuale. Bisogna sfruttare ogni vizio procedurale, portare quante più prove possibili a discarico e inquadrare giuridicamente la vicenda sotto la luce più favorevole (es. “non era elusione ma mera applicazione di un regime fiscale agevolato ritenuto applicabile”). Le commissioni tributarie, soprattutto in secondo grado, tendono ad allinearsi alla giurisprudenza di legittimità: quindi portare all’attenzione le più recenti sentenze di Cassazione aiuta molto. Nel nostro campo, per fortuna, non mancano pronunce che tutelano chi ha agito in buona fede: ad esempio Cass. 8489/2020 e Cass. 6816/2023 hanno riconosciuto la validità dei rimborsi analitici documentati, Cass. 26396/2023 ha rimarcato la natura non retributiva di certe indennità, Cass. 8258/2018 e altre hanno annullato accertamenti troppo rigidi. Tutti segnali che, se ben rappresentati, possono indirizzare il giudizio verso l’annullamento (anche parziale) della pretesa fiscale.

Simulazione pratica 1: Trasferte fittizie in un’impresa edile

Scenario: Alfa S.r.l., impresa di costruzioni, ha 10 operai assunti con sede di lavoro formale a Roma. Dal 2022 l’azienda inserisce in busta paga una voce “indennità di trasferta Italia” di €600 mensili per ciascun operaio, riducendo contestualmente gli straordinari pagati. Gli operai in realtà lavorano quasi sempre presso due cantieri fissi siti nell’hinterland romano (entro 30 km). Ogni mese gli operai firmano una dichiarazione prestampata di “trasferta effettuata”, senza altri dettagli, sulla base della quale l’azienda giustifica la voce. Nel 2025, a seguito di verifiche incrociate con l’INPS, l’Agenzia delle Entrate contesta tali indennità come fittizie: emette avvisi di accertamento per gli anni 2022-2023 recuperando, per ciascun anno, ~€72.000 di imponibile non dichiarato (600€ × 10 operai × 12 mesi). Richiede dunque circa €20.000 di IRPEF + addizionali per anno, sanzione omesso versamento €6.000, sanzione infedele €18.000 (90% di 20k), più interessi. Contestualmente l’INPS notifica verbali per contributi evasi sugli stessi importi (circa €23.000 di contributi totali per anno, più sanzioni civili).

Difesa Alfa S.r.l.: analizzando la situazione, emergono punti critici: gli operai non avevano una reale mobilità tra cantieri (solo 2 siti fissi) e la trasferta era erogata fissa mensile, senza missioni temporanee. La documentazione è scarna (dichiarazioni generiche). D’altra parte, l’azienda nota che entrambi i cantieri sono fuori dal comune di Roma (uno a Pomezia, l’altro a Fiano Romano). Inoltre, il contratto integrativo aziendale (firmato nel 2021) prevedeva una indennità di trasferta per cantieri esterni di €30 al giorno, poi forfettizzata mensilmente in €600. Alcuni operai in realtà si spostavano tra i due cantieri a seconda delle esigenze (non sempre fissi sullo stesso). Ci sono registri presenza sui cantieri tenuti dal capocantiere.

Strategia: Alfa decide di non aderire all’accertamento (troppo oneroso) e prepara ricorso. In via preliminare, eccepisce il vizio del mancato rispetto dei 60 giorni dal PVC (l’accertamento era stato emesso 45 giorni dopo la chiusura verifica, senza motivare urgenza). Sul merito, Alfa ammette che l’indennità aveva carattere continuativo, ma sostiene che non era fittizia bensì una forma semplificata di rimborso delle spese di trasferta effettivamente sostenute. A supporto:

Produce il contratto integrativo dove si stabiliva l’indennità di €30/giorno per cantieri esterni, evidenziando che €600 mese corrispondono a circa 20 giorni di missione al mese. Ciò – a suo dire – dimostrerebbe la buona fede nell’applicare una policy concordata e trasparente.
Allega i registri presenza cantieri firmati dal capocantiere esterno e dagli operai, che mostrano come molti di essi effettivamente abbiano lavorato metà mese a Pomezia e metà a Fiano, quindi si spostavano tra luoghi diversi. Questa è presentata come prova che i lavoratori erano in buona parte trasfertisti di fatto, non stazionari in un unico posto.
Sottolinea che i cantieri erano fuori Roma (extra-comunali), quindi comunque le indennità sarebbero state esenti entro 46,48€ al giorno. E €30 al giorno rientrano ampiamente nel limite. Quindi Alfa sostiene che, anche se ritenuta trasferta occasionale, l’importo era entro la soglia giornaliera di esenzione (nessun dipendente prendeva più di €46,48 al giorno, anzi solo 30).
Fa leva su Cassazione e autentica interpretazione 2016, affermando che se pure non tutti i requisiti del trasfertista erano presenti (in realtà il contratto indicava Roma come sede, quindi manca un requisito), l’azienda credeva in buona fede di poter applicare il regime agevolato, in base a prassi di settore e al fatto che gli operai operavano prevalentemente fuori sede.
Porta in udienza due dichiarazioni scritte di operai (non parti in causa) che confermano: “Sì, lavoravamo su più cantieri e l’indennità serviva a coprire le spese di viaggio e pranzo fuori casa”.

Esito possibile: la Corte tributaria, esaminati i documenti, potrebbe avere dubbi sulla totale infondatezza dell’indennità. Se ritiene fondata l’eccezione procedurale, annulla tutto l’atto per vizio (soluzione radicale, ma non infrequente in caso di violazione art. 12 Statuto). Se entra nel merito, un possibile esito è una decisione parzialmente favorevole: ad esempio, potrebbe riconoscere l’esenzione per un importo giornaliero di €30 per i giorni effettivamente lavorati fuori comune, e tassare solo eventuali eccedenze o giorni in cui l’operaio era in realtà in sede. In pratica, potrebbe disporre una rideterminazione: non €72.000 annui ma, poniamo, €20/giorno tassabili per 220 giorni per operaio = €44.000 annui imponibili (invece di 72k), rifacendo i calcoli sulla base dei registri. Inoltre, se ritiene la buona fede, potrebbe annullare le sanzioni per infedele dichiarazione (90-180%) applicando l’esimente dell’incertezza normativa, e lasciare solo quelle per omesso versamento (più difficili da togliere completamente). In tal modo Alfa S.r.l. otterrebbe un bel risparmio. C’è però il rischio opposto: se la difesa non risulta convincente e i giudici vedono un abuso palese, potrebbero confermare l’accertamento per intero. In tal caso, resterebbe la possibilità di appello alla Corte tributaria di secondo grado, magari affinando gli argomenti (o tentando a quel punto una conciliazione).

Considerazioni: questo caso mostra come, sebbene l’azienda fosse in posizione non ideale (chiaramente aveva usato la trasferta per tagliare tasse), una difesa proattiva può ridurre il danno. Giocare la carta della conformità a limiti di legge (30€ < 46,48€) e presentare evidenze dei reali spostamenti è servito a evitare che la controparte descrivesse la situazione come “operai sempre fermi e 100% finta trasferta”. Spesso la verità sta nel mezzo e il compito del difensore è far emergere quegli elementi di mezzo che possano convincere per un esito equo.

Simulazione pratica 2: Rimborso spese amministratore contestato

Scenario: Beta S.p.A. è una società di consulenza. Il suo amministratore unico, dott. Rossi, nel 2024 ha fatto vari viaggi all’estero per promuovere l’azienda. Egli ha presentato richieste di rimborso spese alla società per circa €20.000, includendo voli in business class, hotel 5 stelle e anche alcune spese per attività ricreative con i clienti (golf, spa). La società ha rimborsato integralmente tali importi a Rossi e li ha dedotti come spese di rappresentanza. Nel bilancio, però, nulla era dettagliato. Nel 2025, in sede di verifica, l’Agenzia Entrate controlla quei rimborsi: alcune spese (voli, hotel) sono ben documentate con fatture intestate a Beta; altre (green fee del golf, ingressi spa) no o appaiono estranee all’attività. L’Agenzia ritiene quindi che una parte di quei €20.000 non abbia natura di spesa di impresa ma sia un vantaggio personale all’amministratore. Emette avviso disconoscendo €5.000 come costi indeducibili (spese non inerenti) e, simmetricamente, riqualificandoli come fringe benefit imponibile in capo all’amministratore (reddito assimilato di lavoro dipendente). In pratica, aggiunge €5.000 al reddito IRPEF di Rossi per il 2024. Beta e Rossi fanno ricorso (le imposte in gioco non sono enormi, ma è questione di principio e timore di ripercussioni future).

Difesa Beta/Rossi: innanzitutto, notano che l’Agenzia non ha applicato sanzioni per infedele dichiarazione (forse considerando la questione opinabile), ma solo recupero imposte. Ciò è positivo. Nella memoria difensiva puntano su:

Inerenza delle spese: portano documentazione aggiuntiva per provare che le spese di golf e spa rientravano in attività di rappresentanza con potenziali clienti. Ad esempio, una lettera di intenti firmata con un cliente americano a cui Rossi aveva offerto quel trattamento. Sostengono dunque che erano spese di rappresentanza aziendale (anche se lussuose).
Nessun arricchimento personale: evidenziano che Rossi non ha tratto un vantaggio “personale” da quelle spese, ma erano finalizzate a business. Quindi non si configurerebbe un fringe benefit tassabile. Citano anche una Risoluzione dell’Agenzia (ipotetica) che chiarisce che se la spesa di viaggio è funzionale all’azienda, il rimborso non è reddito per l’amministratore. Inoltre, l’art. 95 TUIR equipara i trattamenti trasferte amministratori ai dipendenti.
Cassazione rilevante: invocano la Cass. 26396/2023, che afferma il principio che se l’incarico implica spese eccezionali, le somme corrisposte al dipendente hanno natura risarcitoria e non retributiva . Nel loro caso, l’incarico dell’AD prevedeva promozione internazionale e perciò spese elevate, quindi i rimborsi servivano solo a compensarlo di costi sostenuti per l’azienda (funzione indennitaria, non remunerativa).
Documentazione migliorata: consegnano ora ricevute nominative (in realtà ottenute tardivamente) per alcune voci, tentando di sanare la carenza iniziale.

Esito possibile: la Commissione potrebbe valutare che effettivamente quei €5.000 contestati erano borderline ma non così manifestamente estranei all’oggetto sociale. Se la società riesce a dimostrare che grazie a quelle spese si è acquisito un cliente o un contratto, l’inerenza è provata e l’accertamento va annullato. In tal caso Rossi non dovrà nulla e Beta potrà dedurre tutto. In alternativa, la Commissione potrebbe tagliare la testa al toro: qualificare quelle somme come spese di rappresentanza eccedenti, quindi indeducibili per Beta (magari perché superano il plafond di deducibilità delle spese di rappresentanza), però considerarle non fringe benefit per Rossi, annullando la ripresa in capo a lui. Così l’erario recupera un po’ di IRES dalla società ma non tassa l’amministratore. Questa soluzione salomonica a volte accade. Nel peggiore dei casi, se Beta non convince sul business purpose di quelle spese, la ripresa viene confermata: Beta perde deduzione e Rossi paga l’IRPEF su 5k (circa €2.000) più interessi. Data la somma modesta, forse non andrebbero oltre in appello.

Considerazioni: il caso Beta mostra l’importanza di documentare adeguatamente le spese degli amministratori, specie se si tratta di costi atipici o di lusso. In difesa, il richiamo ai principi (Cassazione 2023 sulla natura risarcitoria) è stato utile: se quell’ordinanza viene letta dal giudice, potrebbe convincerlo che non c’era intento di remunerare extra il manager, ma solo rimborso. Spesso, in questi casi, anche piccole dimenticanze documentali (mancava la fattura nominativa per la spa) forniscono appiglio al Fisco. La lezione è: prevenire preparando tutto prima; ma se ci si trova sotto attacco, integrare la documentazione e ricondurre ogni spesa alla sfera aziendale è la via per vincere la causa.

Domande frequenti (FAQ) su rimborsi spese contestati

D.1: Cosa si intende esattamente per “rimborso spese fittizio”?
R.1: Si parla di rimborso spese fittizio quando un importo formalmente erogato per coprire spese sostenute dal dipendente (o collaboratore) in realtà non corrisponde ad alcuna spesa reale. In pratica, l’azienda corrisponde somme aggiuntive al lavoratore mascherandole da rimborsi di costi inesistenti. L’esempio tipico è l’indennità di trasferta pagata ogni mese al dipendente che però in quei giorni lavorava in sede e non ha avuto alcuna spesa extra. Lo scopo di solito è fruire dell’esenzione fiscale e contributiva prevista per i rimborsi spese, riducendo il costo fiscale del lavoro. Tali somme diventano fittizie perché non “rimborsano” nulla di effettivo. In altri termini, sono retribuzioni occulte travestite da rimborsi.

D.2: I rimborsi spese sono sempre esenti da tasse oppure no?
R.2: No, non sempre. Dipende dal tipo di rimborso e dalle circostanze. La legge prevede che non concorrono al reddito solo i rimborsi spese di trasferta fuori dal comune e entro specifici limiti . In sintesi: se il lavoratore va in missione fuori dal comune di lavoro, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentate che gli vengono rimborsate non sono tassate, così come eventuali piccole indennità giornaliere entro i limiti (46,48 €/77,47 €). In alternativa, se riceve una diaria forfettaria, questa è esente solo fino a quei limiti giornalieri; l’eventuale parte in eccesso è tassata. Dentro il comune, invece, qualunque somma corrisposta (salvo rimborsi di biglietti trasporto) è imponibile al 100%. Quindi, ad esempio, non è possibile pagare ogni giorno €20 a un dipendente dicendo “rimborso spese in città” ed evitare le tasse: il Fisco lo considera salario e lo tassa interamente . Stessa cosa per i rimborsi chilometrici: esenti se riferiti a tragitti fuori comune (con calcoli corretti), tassati se riguardano tragitti interni al comune e non supportati da biglietti.

D.3: Perché l’Agenzia delle Entrate contesta i rimborsi spese delle trasferte se erano sotto i limiti di esenzione?
R.3: Perché sospetta che non fossero vere trasferte. I limiti di esenzione (46,48 € al dì, ecc.) si applicano solo a trasferte reali. L’Agenzia contesta non tanto l’importo in sé, quanto la natura fittizia dell’operazione. Se, ad esempio, un dipendente ha in busta €40 al giorno di “trasferta” ma risulta che in quei giorni lavorava normalmente in sede, l’Ufficio giustamente dice: non era una trasferta genuina, dunque quel limite di esenzione non si applica. In altre parole, il Fisco presume che quei rimborsi non siano veri rimborsi, ma compensi aggiuntivi mascherati, e quindi li tassa interamente . Questo può succedere anche se l’importo unitario era sotto soglia, se manca proprio la circostanza della trasferta. Inoltre, l’Agenzia potrebbe contestare che l’azienda ha abusato dei limiti: ad esempio pagando ogni giorno utile 46,48 €, di fatto trasformando una quota stabile di stipendio in diaria esente, cosa che snatura lo spirito della norma.

D.4: Cosa rischia esattamente l’azienda in caso di accertamento su rimborsi fittizi?
R.4: Rischia un onere economico significativo e vari obblighi correlati. In particolare: (a) dovrà versare le imposte (IRPEF + addizionali) che avrebbe dovuto trattenere sui falsi rimborsi, con relativi interessi; (b) dovrà pagare le sanzioni tributarie per omesso versamento (30% delle ritenute) e per eventuale dichiarazione infedele (90-180% delle imposte societarie recuperate) ; (c) dovrà versare gli oneri previdenziali (contributi INPS) non pagati su quelle somme, sia quota datore sia quota dipendente, più sanzioni civili; (d) subirà eventuali sanzioni amministrative sul lavoro (es. multa per infedele Libro Unico, fino a 6.000 €) . Inoltre, se le somme sono ingenti e c’è stato dolo, si possono aprire procedimenti penali per reati tributari (dichiarazione fraudolenta, ecc.) . In sintesi, l’azienda rischia di pagare molto più di quanto “risparmiato” e di incorrere in cause sia tributarie che con l’INPS e potenzialmente penali. Anche i dirigenti responsabili rischiano sanzioni amministrative personali (tipo la multa sul LUL) e, in teoria, condanne penali se provata l’intenzionalità fraudolenta.

D.5: I dipendenti che hanno ricevuto questi rimborsi rischiano qualcosa? Devono restituire i soldi o pagare tasse arretrate?
R.5: Questa è una domanda cruciale. Formalmente, il dipendente è coobbligato per l’IRPEF non versata sulle sue retribuzioni. Ciò significa che se il datore non paga, il Fisco può chiedere le imposte direttamente al dipendente . In pratica, di solito l’azienda paga (o viene escussa) e il lavoratore non subisce prelievi diretti, mantenendo in tasca quanto percepito. Non c’è una restituzione al datore di quei rimborsi (non è che deve rendere i 100€ a trasferta presi): quello che succede è che lo Stato vuole le imposte su quei 100€ (dal datore o in subordine dal lavoratore). Se l’azienda è insolvente, l’Agenzia Entrate può notificare cartelle ai dipendenti per recuperare l’IRPEF evasa . È una situazione spiacevole ma non impossibile. Quanto ai contributi INPS, la quota dipendente tecnicamente sarebbe a carico del lavoratore, ma essendo il datore responsabile di non averla trattenuta, l’INPS di solito la chiede a quest’ultimo. Il dipendente potrebbe vedersi rettificati i contributi figurativamente (perché poi gli verranno accreditati) ma non viene generalmente chiamato a pagare di tasca sua. Diciamo che il rischio concreto per il dipendente è più che altro di natura fiscale (cartella IRPEF se il datore non ottempera) e lavoristica: in casi estremi, alcune aziende potrebbero cercare di rivalersi sul lavoratore per le sanzioni subite, ma sarebbe giuridicamente arduo se il lavoratore non ha avuto dolo. In ogni caso, dal punto di vista disciplinare, il dipendente di solito non viene sanzionato se ha semplicemente seguito le istruzioni aziendali (è il datore ad aver orchestrato la cosa) . Solo se il lavoratore era complice attivo nella frode (es. ha concordato di firmare note spese false) potrebbe subire conseguenze, inclusa la giusta causa di licenziamento, come avvenuto in alcuni casi .

D.6: Come posso difendermi se il Fisco mi contesta rimborsi spese che in realtà erano legittimi?
R.6: In questo caso la chiave è dimostrare la veridicità delle trasferte o spese rimborsate. Devi raccogliere e presentare tutta la documentazione possibile: note spese firmate dai dipendenti, con date, luoghi e motivi della trasferta; biglietti di viaggio (treno, aereo), ricevute di hotel, ricevute di pasti; autorizzazioni preventive (ordini di missione) se esistenti; registri o timbrature che attestino che il lavoratore quel giorno non era in sede ma altrove. Più prove tangibili fornisci, più convincerai che le spese erano effettive. Puoi anche depositare dichiarazioni scritte di terzi che confermano i fatti (es. il cliente presso cui il dipendente si è recato certifica la sua presenza). Assicurati di spiegare bene la congruenza tra spese e missione: ad esempio, se contesti un rimborso chilometrico “esagerato”, mostra l’itinerario reale compiuto e perché servivano tot chilometri. In aggiunta alla prova fattuale, invoca le norme: se rientravi nei limiti e condizioni, sottolinea che la legge in tal caso ti dà ragione . Ad esempio: “il mio dipendente ha fatto una trasferta extraurbana con rimborso analitico documentato, quindi per legge quell’importo è esente, Cassazione conferma (v. Cass. 6816/2023)”. In poche parole, devi smontare la presunzione di fittizietà mostrando che invece era tutto reale e conforme alle regole. Se riesci in ciò, l’accertamento non regge perché l’onere della prova del Fisco non risulta soddisfatto.

D.7: I lavoratori “trasfertisti” godono di un regime diverso al 50%: se il mio dipendente era formalmente trasfertista posso usarlo come difesa?
R.7: Sì, se effettivamente ricorrono i requisiti del trasfertista. Come spiegato nella parte normativa, per avere il regime 50% esente il lavoratore deve non avere una sede fissa contrattuale e ricevere un’indennità fissa per la mobilità . Se il tuo lavoratore era realmente assunto senza sede e girava vari cantieri con indennità continuativa, allora in sede di difesa potrai dire: “anche se contesta la trasferta, comunque il 50% delle somme resta esente ex art. 51 co.6 TUIR”. E porti il contratto di assunzione per provarlo. Questo può ridurre di molto la pretesa (dimezza l’imponibile). Attenzione però: se il contratto indicava una sede precisa, o l’indennità non era fissa ma variabile, non puoi appellarti a quel regime speciale perché il Fisco (e la legge) ti risponderebbe che non era vero trasfertismo. Vale anche l’inverso: se erroneamente hai tassato solo al 50% pensando fossero trasfertisti ma mancavano le condizioni, l’Agenzia farà leva su ciò per recuperare il restante 50% . Quindi invoca la qualifica di trasfertista solo se sei sicuro che si applica secondo la definizione stringente post-2016. Se sì, è un ottimo scudo (la metà delle somme non può essere toccata).

D.8: La mia azienda dava solo diarie forfettarie (nessun rimborso a piè di lista). L’Ufficio mi contesta che non ho giustificativi: ma per legge con la diaria non servivano scontrini, giusto?
R.8: Dipende. Se hai usato il sistema forfettario puro (diaria giornaliera) e non hai rimborsato a parte né vitto né alloggio, in effetti la legge non richiede di produrre gli scontrini di vitto/alloggio – la diaria copre tutto in modo forfettario. Devi però aver rispettato i limiti giornalieri di esenzione (46,48 € o soglie ridotte se combinato con rimborsi) e devi comunque poter dimostrare che la trasferta c’è stata. Quindi, se ti contestano la mancanza di ricevute, puoi replicare: “Ero in regime forfettario, quindi per norma non c’è obbligo di pezze d’appoggio per quelle spese specifiche”. Però, attento: se oltre alla diaria forfettaria hai rimborsato anche alcune spese analiticamente, allora per quelle spese servivano i giustificativi. Ad esempio, se hai dato €30 di diaria e in più rimborsato un albergo, devi avere la fattura dell’albergo; non basta dire “c’era la diaria”, altrimenti stai beneficiando due volte dell’esenzione . In sintesi: con diaria pura entro i limiti, non sei tenuto a esibire scontrini di vitto/alloggio, ma devi comunque provare che il dipendente era in missione (ordini di missione, etc.), e fornire giustificativi per eventuali altre spese come viaggi (biglietti) o rimborsi extra.

D.9: Se aderisco all’accertamento con adesione pagando quanto concordato, rischio comunque qualcosa a livello penale?
R.9: In linea generale, aderire e pagare attenua di molto i rischi penali, ma non li elimina al 100% in ogni caso. Vediamo: con l’accertamento con adesione firmi un accordo col Fisco e versi imposte e sanzioni ridotte (un terzo) . Questo implica che stai sanando la tua posizione tributaria. Per alcuni reati tributari (come l’omessa dichiarazione o l’infedele dichiarazione), il pagamento integrale del debito prima del processo penale causa l’estinzione del reato (art. 13 D.Lgs. 74/2000). Quindi, se la contestazione rimborsi configurava un’ipotesi di dichiarazione infedele (art. 4) ad esempio, pagando risolvi sia sul piano fiscale che su quello penale. Se invece c’erano estremi di dichiarazione fraudolenta (art. 3), la situazione è diversa: quel reato non è automaticamente estinto dal pagamento, ma chiaramente aver definito col fisco e pagato è un fattore molto favorevole, che potrebbe portare quantomeno a escludere la volontà fraudolenta o facilitare una pena patteggiata minima. Nella maggioranza dei casi di rimborsi fittizi, comunque, il penale scatta solo se le cifre sono molto alte e c’è artificio. Diciamo che l’adesione praticamente azzera la possibilità di un seguito penale se si trattava di condotta borderline; se fosse un caso estremo da codice penale, probabilmente non ti avrebbero neanche proposto l’adesione. Quindi aderendo e pagando ti metti quasi certamente al sicuro anche sotto quel profilo.

D.10: È davvero possibile vincere del tutto un ricorso su queste questioni? O conviene sempre patteggiare?
R.10: Dipende dalla situazione concreta. Se il rimborso fittizio era un abuso palese e totale, le chance di annullamento completo sono obiettivamente basse, perché la norma è chiara (se la trasferta non c’era, il Fisco ha ragione a riprendere) . In questi casi può convenire trovare un accordo in adesione o conciliazione per ridurre danni. Se invece hai elementi sostanziali di legittimità (es. trasferte svolte ma contestano formalità, o importi minimi) allora sì, si può vincere. Ci sono casi vinti in Cassazione, come abbiamo visto, dove l’azienda ha dimostrato la genuinità dei rimborsi e gli atti sono stati annullati . Molto spesso si ottiene un esito intermedio: la Commissione può annullare in parte l’accertamento (riconoscendo magari alcune trasferte come valide e altre no, o riducendo le sanzioni). Questo comunque è un successo parziale. Quindi non è affatto detto che convenga sempre patteggiare: se ritieni di avere buone prove e buona fede, vale la pena combattere. Considera anche i costi e tempi del contenzioso: un ricorso può durare anni, e la decisione non è mai garantita. Se l’importo in ballo è gestibile, molti preferiscono pagare il dovuto e chiudere. Però, in casi di importi elevati o principi importanti (es. per non creare un precedente interno), fare ricorso è assolutamente opportuno. In sintesi, valuta con consulenti i pro e contro: a volte la difesa tenace paga, altre volte è preferibile limitare i danni con un accordo.

D.11: Cosa posso fare per prevenire in futuro problemi coi rimborsi spese nella mia azienda?
R.11: La parola chiave è trasparenza e aderenza alle regole. Alcuni consigli pratici:
– Eroga rimborsi solo quando dovuti realmente e non usare le voci esenti come surrogati di stipendio. Se un dipendente non viaggia, non dargli indennità di trasferta solo per dargli più netto: è illegale e rischioso.
– Documenta sempre: fai compilare ai dipendenti note spese dettagliate per ogni trasferta, conservando ricevute, biglietti, ecc. Emana una policy interna che preveda l’ordine di missione firmato prima della partenza e la relazione al rientro con i giustificativi. Un dossier completo per ogni trasferta è la miglior difesa .
– Rispetta i limiti normativi: se dai diarie forfettarie, tienile sotto le soglie esenti. Se rimborsi km, usa le tariffe ACI aggiornate e non esagerare con i km conteggiati. Verifica anche i limiti di potenza auto (17/20 CV) per la deducibilità.
– Tracciabilità e note spese digitali: dal 2025, assicurati che i dipendenti usino carte aziendali o strumenti tracciabili per pagare spese in Italia . Adotta magari una app di gestione note spese che faccia foto ai giustificativi e registri tutto. Questo non solo aiuta col fisco ma anche con la contabilità interna.
– Formazione e controlli interni: istruisci il personale (specie amministrativo) sulle regole fiscali dei rimborsi. Prevedi audit interni periodici sulle trasferte pagate, per vedere se tutto combacia (luogo, giorni, importi). Meglio scoprire internamente un’anomalia e correggerla, che farla scoprire al Fisco.
– Consulenza preventiva: se vuoi riconoscere trattamenti di trasferta particolari (es. per lavoratori con sede variabile), consulta un consulente del lavoro o tributarista e magari formalizza bene la cosa nei contratti, così sei coperto.

In definitiva, un’azienda che struttura dall’inizio una politica rimborsi chiara e rigorosa difficilmente incapperà in sanzioni . I problemi nascono quando si cerca di usare le trasferte come scorciatoia per tagliare costi: questa pratica ormai è ben conosciuta dal Fisco, che la individua e la reprime attivamente. Dunque prevenire è molto meglio che curare in questo campo.

Fonti normative e giurisprudenziali

D.P.R. 22 dic. 1986, n. 917 (TUIR) – Art. 51, co. 5 e 6 (Trattamento fiscale delle trasferte e definizione di trasfertisti); Art. 95, co. 3 (Deducibilità spese di trasferta per dipendenti e amministratori) .
D.P.R. 26 ott. 1972, n. 633 – Art. 15, co. 1, n. 3 (Esclusione dalla base imponibile IVA dei rimborsi di spese anticipate in nome e per conto del cliente) .
D.P.R. 29 sett. 1973, n. 600 – Art. 39 (Poteri accertamento con presunzioni gravi, precise e concordanti) ; Art. 43 (Termini per l’accertamento delle imposte sui redditi).
D.Lgs. 9 lug. 1997, n. 241 – Art. 17 e 23 (Obblighi del sostituto d’imposta in materia di ritenute).
D.Lgs. 15 dic. 1997, n. 446 – Art. 11 (Deducibilità IRAP del costo del lavoro e dei rimborsi spese).
D.Lgs. 18 dic. 1997, n. 314 – (Armonizzazione basi imponibili contributive) Art. 3, co. 5-6 (Trattamento contributivo delle indennità di trasferta e definizione di trasfertista in ambito INPS) .
L. 11 dic. 2016, n. 232 (L. Bilancio 2017) – Art. 1, co. 353 (Interp. autentica art. 51 co.6 TUIR: condizioni tre requisiti per trasfertista) .
L. 29 dic. 2022, n. 197 (L. Bilancio 2023) – comma 684: modifiche a tetti fringe benefit carburante (tema collegato rimborsi km).
L. 30 dic. 2024, n. 213 (L. Bilancio 2025) – Art. 1, co. 81-83 (Obbligo di pagamenti tracciabili per spese di trasferta ai fini fiscali, dal 2025) .
D.L. 4 lug. 2025, n. 84 (conv. L. 8 ago. 2025, n. 118) – Art. 1, co.1, lett. g) n.2 (Limitazione obbligo tracciabilità alle spese sul territorio italiano) .
L. 27 lug. 2000, n. 212 (Statuto dir. contrib.) – Art. 12, co. 7 (60 giorni per memorie dopo PVC); Art. 10 (Tutela affidamento e buona fede del contribuente).
D.Lgs. 18 dic. 1997, n. 472 – Art. 6 (Non punibilità se errore scusabile o obiettiva incertezza normativa in materia sanzioni).
D.Lgs. 19 giu. 1997, n. 218 – Artt. 6-8 (Accertamento con adesione: definizione agevolata con riduzione sanzioni a 1/3).
D.Lgs. 24 set. 2015, n. 158 – (Riforma sanzioni tributarie) nuove misure ridotte per infedele e omesso versamento.
D.Lgs. 10 mar. 2000, n. 74 – Art. 2 (Dichiarazione fraudolenta con fatture false); Art. 3 (Dichiarazione fraudolenta con altri artifici) ; Art. 4 (Dichiarazione infedele); Art. 5 (Omessa dichiarazione); Art. 10-bis (Omesso versamento ritenute); Art. 13 e 13-bis (Cause di non punibilità per pagamento integrale prima del giudizio).
D.Lgs. 31 dic. 1992, n. 546 – Art. 48 (Conciliazione giudiziale tributaria); Art. 7, co.4 (Inammissibilità prova testimoniale in giudizio tributario, ma possibilità di dichiarazioni scritte) .
Codice civile – Art. 2697 (onere della prova; rilevante nel contestare presunzioni) ; Art. 2702 (valore riconoscimento scrittura privata; es. disconoscimento firme quietanze).
Circolare Min. Finanze n. 1/RT del 15/12/1973 – Chiarimenti su anticipazioni fatte in nome cliente: necessaria documentazione analitica .
Circolare Agenzia Entrate n. 326/E del 23/12/1997 – (Spese di trasferta dipendenti e trasfertisti – recepisce D.Lgs. 314/97).
Risoluzione Agenzia Entrate n. 92/E del 30/10/2015 – Trasferte intra-comunali: se il dipendente parte da casa e fa tragitto più lungo del tragitto sede-sede, il surplus km è tassabile .
Nota Min. Lavoro n. 11885 del 14/06/2016 – Chiarimenti su infedele registrazione sul LUL in caso di indennità di trasferta riqualificate, sanzioni 150-6000€ .
Risposta interpello Ag. Entrate n. 142/E del 24/06/2024 – Dematerializzazione note spese: requisiti documentazione minima e validità dei documenti digitali .

Giurisprudenza (principali sentenze):

Cass., Sez. Lav., ord. n. 16579 del 22/06/2018 – Contributi su indennità di trasferta e rimborsi km: trasfertisti e onere probatorio. Riconosce non dovuti i contributi su rimborsi chilometrici fuori comune regolarmente calcolati, onere della prova contraria a carico INPS .
Cass., Sez. Trib., ord. n. 8258 del 04/04/2018 – Indennità chilometrica a collaboratore: illegittimo l’accertamento che la tassava. Documentazione (prospetti km e contratto) ritenuta idonea a provare la natura di rimborso spese; l’Ufficio non può chiedere ulteriori prove se i conteggi sono coerenti .
Cass., Sez. Un., sent. n. 27093 del 13/11/2017 – (In tema di trasfertisti, interpreta autenticamente l’art. 51 c.6 TUIR come da legge 225/2016: richiede i 3 requisiti; decisione antecedente ma citata per completezza).
Cass., Sez. Trib., sent. n. 19160 del 19/07/2019 – Principio sulle anticipazioni ex art. 15 DPR 633/72: somme escluse solo se diretta produzione effetti per il cliente e non corrispettivo per il professionista .
Cass., Sez. Trib., sent. n. 8489 del 06/05/2020 – Conferma regime art. 51 c.5 TUIR: rimborso analitico trasferte fuori comune esente integralmente; forfettario esente nei limiti giornalieri, eccedenza imponibile .
Cass., Sez. Lav., sent. n. 182/2020 (Trib. Modena) – Caso penale/lavoro: dipendenti considerati parte lesa in frode di finte trasferte in coop; ribadisce responsabilità del datore e non dei lavoratori (citata in testo) .
Cass., Sez. Trib., sent. n. 6816 del 07/03/2023 – Caso di rimborso spese di viaggio a medico convenzionato: ribadisce tassazione ridotta/nulla ex art. 51 c.5 TUIR per trasferte fuori comune, distingue rimborso analitico vs forfettario e richiama l’obbligo di verifica tipologia rimborso da parte del giudice .
Cass., Sez. Trib., ord. n. 26396 del 12/09/2023 – Afferma che ai fini fiscali hanno natura risarcitoria (e non retributiva) le somme corrisposte al dipendente per incarichi che comportino spese eccedenti la normalità della prestazione . Controversia su rimborso spese di viaggio a medico specialista: solo 50% tassabile? (segue principi analoghi a Cass. 6816/23).
Cass., Sez. Trib., ord. n. 24725 del 16/09/2024 – Caso professionista – anticipazioni clienti non documentate: ha cassato decisione CTR che aveva escluso dall’imponibile somme annotate come “no fattura” su schede clienti, ribadendo che per essere escluse devono essere debitamente e analiticamente documentate . Inoltre conferma che documenti extracontabili (come appunti personali) rinvenuti in azienda fanno piena prova presuntiva di contabilità parallela se non contrastati dal contribuente .
Corte Giust. Trib. 1° grado Parma, sent. n. 285/1/2025 – Ha annullato un avviso fondato su scritture private sottoscritte dai dipendenti attestanti “fuori busta” come rimborsi, perché il contribuente ha disconosciuto le firme e l’Ufficio non ha attivato la procedura di verifica delle sottoscrizioni . (Riferimento: il caso citato nell’articolo di Tamburro 2025).
Cass., Sez. Lav., sent. n. 16952/2015 (esempio di licenziamento per false note spese confermato): la Cassazione ha più volte ritenuto legittimo il licenziamento per giusta causa di chi altera rimborsi, poiché rompe la fiducia (v. Cass. 17636/2014, Cass. 12103/2016). (Non citata specifica nel testo, ma di supporto).

Il Fisco ti contesta rimborsi spese ritenuti “fittizi” e sostiene che mascherino compensi o utili? Sai che il rischio riguarda imposte, sanzioni e responsabilità personali? Fatti Aiutare da Studio Monardo

Nel 2026 l’Agenzia delle Entrate intensifica i controlli sui rimborsi spese, soprattutto quando:

– mancano giustificativi adeguati o coerenti,
– i rimborsi sono forfettari o ricorrenti,
– non è chiaro lo scopo lavorativo della spesa,
– c’è commistione tra rimborsi, compensi e utili,
– i rimborsi riguardano soci, amministratori o familiari.

Le conseguenze possono essere pesanti:

👉 indeducibilità dei costi,
👉 recupero di IRPEF/IRES/IRAP e IVA,
👉 sanzioni e interessi,
👉 riqualificazione come compensi o utili,
👉 riflessi personali per percettori e amministratori.

La domanda decisiva è questa:
come difendersi efficacemente da un accertamento per rimborsi spese fittizi?

Devi saperlo subito:

👉 nel 2026 questi accertamenti sono difendibili,
👉 non ogni rimborso irregolare è “fittizio”,
👉 la strategia difensiva iniziale è determinante.

Questa guida ti spiega:

– perché il Fisco contesta i rimborsi spese,
– quando un rimborso è ritenuto fittizio,
– quali difese funzionano davvero,
– come impostare una difesa efficace.

Perché il Fisco Contesta i Rimborsi Spese

L’Agenzia delle Entrate contesta i rimborsi quando ritiene che:

– non vi sia inerenza con l’attività,
– la spesa non sia documentata in modo sostanziale,
– il rimborso sostituisca un compenso,
– la spesa sia personale o mista senza ripartizione,
– i rimborsi siano sistematici e privi di giustificazione.

👉 Il Fisco guarda alla funzione reale del rimborso, non al nome attribuito.

Quando un Rimborso è Considerato “Fittizio”

Nel 2026 un rimborso viene ritenuto fittizio quando:

– mancano fatture, ricevute o note spese dettagliate,
– non è chiaro chi, quando, dove e perché la spesa sia stata sostenuta,
– le somme sono identiche e ricorrenti,
– non esiste tracciabilità del pagamento,
– la spesa è incompatibile con il ruolo svolto.

👉 Ma l’assenza di un documento non equivale automaticamente a finzione.

Il Rischio Maggiore: Riqualificazione del Rimborso

Il pericolo concreto è che il Fisco:

– disconosca il costo per la società,
– riqualifichi le somme come compensi tassabili,
– oppure come utili distribuiti,
– applichi doppia tassazione (società + percettore),
– contesti sanzioni aggravate.

👉 La difesa deve prevenire la riqualificazione.

Il Principio Chiave: Inerenza e Prova Sostanziale

Un rimborso è legittimo se:

– è inerente all’attività,
– la spesa è effettivamente sostenuta,
– ha una utilità economica per l’impresa o il professionista,
– è ragionevole e proporzionata.

👉 La prova non è solo contabile,
👉 ma fattuale e logica.

Le Strategie Difensive Più Efficaci nel 2026

🔹 1. Dimostrare l’Effettività della Spesa

La difesa parte dalla prova che:

– la spesa è stata realmente sostenuta,
– è collegata a trasferte, incontri, cantieri, clienti,
– è coerente con il ruolo del soggetto rimborsato.

👉 L’effettività va ricostruita anche con documenti indiretti (email, agenda, report).

🔹 2. Dimostrare l’Inerenza del Rimborso

Un principio fondamentale è questo:

👉 un rimborso è deducibile se serve all’attività, non alla persona.

Questo significa che:

– spese promiscue vanno ripartite,
– la parte aziendale può essere riconosciuta,
– la funzione economica è decisiva.

👉 Qui si vincono molte difese.

🔹 3. Contestare le Presunzioni Automatiche

Molti accertamenti si basano su:

– giudizi di “forfettarietà”,
– ripetitività scambiata per finzione,
– valutazioni astratte dell’Ufficio.

👉 Il Fisco deve provare la fittizietà,
👉 non basta affermarla.

🔹 4. Distinguere Rimborsi, Compensi e Utili

È essenziale dimostrare che:

– il rimborso non remunera l’attività,
– non sostituisce un compenso,
– non anticipa una distribuzione di utili.

👉 La chiarezza giuridica evita la riqualificazione.

Gli Strumenti di Difesa nel 2026

🔹 Risposta a Questionari e PVC

È il primo snodo decisivo.

Serve per:

– spiegare la natura delle spese,
– produrre documentazione integrativa,
– evitare l’accertamento definitivo.

👉 Una risposta generica rafforza la contestazione.

🔹 Accertamento con Adesione

Utile quando:

– alcune spese sono difficilmente difendibili,
– conviene ridurre sanzioni e importi,
– serve una soluzione controllata.

👉 Va valutato strategicamente, non accettato per paura.

🔹 Ricorso Tributario

Necessario quando:

– i rimborsi sono reali e inerenti,
– il Fisco applica automatismi,
– la riqualificazione è forzata.

👉 Molti accertamenti sui rimborsi spese vengono annullati o ridotti.

Il Punto Chiave: Il Rimborso Non È un Compenso Mascherato per Definizione

Un principio fondamentale è questo:

👉 un rimborso spese non è fittizio se ha una funzione economica dimostrabile.

Questo significa che:

– la documentazione è un mezzo, non il fine,
– la coerenza logica è decisiva,
– il contribuente ha diritto alla prova contraria.

👉 Dove il Fisco semplifica, la difesa può vincere.

Gli Errori Più Gravi da Evitare

Nel 2026 molti contribuenti sbagliano perché:

– producono solo fatture senza spiegazioni,
– non ricostruiscono il contesto delle spese,
– ammettono implicitamente la fittizietà,
– rispondono senza una strategia tecnica.

👉 Così il rimborso viene perso definitivamente.

Il Ruolo dell’Avvocato Tributarista

La difesa sui rimborsi spese è giuridica e strategica.

L’avvocato:

– analizza ogni rimborso contestato,
– costruisce la prova dell’inerenza,
– integra la documentazione mancante,
– smonta le presunzioni dell’Ufficio,
– tutela società e percettori.

👉 Qui la differenza la fa l’argomentazione, non il singolo scontrino.

Cosa Può Fare Concretamente l’Avvocato

Con assistenza qualificata puoi:

– difendere la deducibilità dei rimborsi,
– evitare la riqualificazione come compensi o utili,
– ridurre o annullare sanzioni,
– chiudere il contenzioso nel modo più favorevole.

👉 Agire subito cambia l’esito.

Le Specializzazioni dell’Avv. Giuseppe Monardo

La difesa negli accertamenti sui rimborsi spese richiede competenze avanzate.

L’Giuseppe Monardo è:

– Avvocato Cassazionista
– Esperto in contenzioso tributario
– Specializzato in deducibilità dei costi e rimborsi spese
– Difensore di imprese, professionisti e amministratori
– Coordinatore nazionale di avvocati e commercialisti

Conclusione

Nel 2026, un accertamento fiscale per rimborsi spese fittizi:

👉 non va subito,
👉 può essere difeso,
👉 richiede una strategia giuridica solida e documentata.

La regola è chiara:

👉 dimostrare effettività e inerenza,
👉 contestare le presunzioni,
👉 agire subito con un avvocato esperto.

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Nel 2026, difendersi correttamente da un accertamento sui rimborsi spese può evitare conseguenze fiscali, economiche e personali molto gravi.

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Consulenza digitale: si svolge esclusivamente tramite contatti telefonici e successiva comunicazione digitale via e-mail o posta elettronica certificata. La prima valutazione, interamente digitale (telefonica), è gratuita, ha una durata di circa 15 minuti e viene effettuata entro un massimo di 72 ore. Consulenze di durata superiore sono a pagamento, calcolate in base alla tariffa oraria di categoria.
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La consulenza fisica, a differenza di quella digitale, viene organizzata a partire da due settimane dal primo contatto.

Disclaimer: Le opinioni espresse in questo articolo rappresentano il punto di vista personale degli Autori, basato sulla loro esperienza professionale. Non devono essere intese come consulenza tecnica o legale. Per approfondimenti specifici o ulteriori dettagli, si consiglia di contattare direttamente il nostro studio. Si ricorda che l’articolo fa riferimento al quadro normativo vigente al momento della sua redazione, poiché leggi e interpretazioni giuridiche possono subire modifiche nel tempo. Decliniamo ogni responsabilità per un uso improprio delle informazioni contenute in queste pagine.
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