Deducibilità Dei Costi Contestata Dal Fisco: Come Dimostrare Le Operazioni E Difendersi

Da Giuseppe Monardo
Gennaio 11, 2026
05:15

La deducibilità dei costi è uno degli aspetti più delicati e frequentemente contestati dall’Agenzia delle Entrate, perché incide direttamente sulla determinazione del reddito imponibile.

Durante i controlli fiscali, il Fisco tende spesso a disconoscere costi ritenuti non adeguatamente dimostrati, non inerenti o collegati a operazioni considerate inesistenti, con conseguente recupero di imposte, applicazione di sanzioni elevate e interessi.

Per imprese e professionisti il rischio è concreto:
costi realmente sostenuti e funzionali all’attività possono essere eliminati dalla base di deduzione, aumentando in modo significativo il carico fiscale.

Molti si chiedono:
“Se il Fisco contesta i costi devo per forza pagare?”
“Basta una fattura per dimostrare l’operazione?”
“Un errore formale fa perdere la deducibilità?”
“Come posso difendermi da una contestazione basata su presunzioni?”

È fondamentale chiarirlo subito:
la deducibilità dei costi non può essere disconosciuta automaticamente.
La contestazione deve essere motivata, fondata su reali carenze sostanziali e può essere efficacemente contrastata.

Cos’è la deducibilità dei costi

I costi sono deducibili quando:

• sono effettivamente sostenuti
• sono inerenti all’attività svolta
• sono certi e determinabili
• sono correttamente imputati al periodo d’imposta
• sono supportati da idonea documentazione

La deducibilità non dipende solo dalla forma, ma dalla sostanza economica dell’operazione.

Perché il Fisco contesta la deducibilità dei costi

Le contestazioni più frequenti riguardano:

• presunta mancanza di inerenza
• documentazione ritenuta insufficiente
• costi considerati non giustificati
• operazioni qualificate come inesistenti
• incoerenza economica delle spese
• errori di competenza temporale

Ma non ogni irregolarità giustifica il disconoscimento totale del costo.

Il rischio più grave: aumento dell’imponibile e sanzioni

Il vero pericolo è che:

• i costi vengano eliminati integralmente
• l’imponibile aumenti in modo rilevante
• si applichino sanzioni elevate
• maturino interessi pluriennali
• l’accertamento diventi esecutivo
• la liquidità aziendale venga compromessa

Anche quando le spese sono reali e funzionali all’attività.

L’errore più grave: accettare la contestazione senza difendersi

Molti contribuenti sbagliano quando:

• considerano la contestazione inevitabile
• si limitano a produrre le fatture
• non ricostruiscono l’operazione nel suo complesso
• non contestano le presunzioni dell’Ufficio
• rinunciano a una difesa tecnica

L’accertamento non è una condanna definitiva.

Deducibilità dei costi e diritto tributario: il punto chiave

È essenziale sapere che:

• la fattura da sola può non essere sufficiente
• conta la realtà economica dell’operazione
• l’inerenza va valutata in concreto
• le presunzioni devono essere motivate
• gli errori formali non sempre eliminano la deducibilità
• la prova può essere anche logica e sistematica

Se l’operazione è reale, il costo è difendibile.

Quando la contestazione sulla deducibilità è difendibile

La difesa è particolarmente efficace quando:

• il costo è effettivamente sostenuto
• l’operazione è realmente avvenuta
• la spesa è funzionale all’attività
• la contestazione è basata su automatismi
• la motivazione è generica
• manca una prova concreta dell’inesistenza
• l’errore è solo formale o interpretativo

In questi casi l’accertamento può essere annullato o ridotto.

Come dimostrare le operazioni contestate

Una difesa efficace richiede:

• analisi dell’avviso di accertamento
• ricostruzione completa dell’operazione
• collegamento tra costo e attività svolta
• utilizzo di contratti, pagamenti e riscontri operativi
• dimostrazione dell’utilità economica
• contestazione delle presunzioni automatiche
• verifica della motivazione dell’atto
• argomentazioni giuridiche puntuali
• impugnazione nei termini

È una difesa sostanziale, non solo documentale.

Accertamento e rischio esecutivo

Se la contestazione non viene impugnata:

• il recupero diventa definitivo
• le sanzioni si consolidano
• l’atto diventa esecutivo
• partono procedure di riscossione
• il danno economico diventa irreversibile

Agire tempestivamente è fondamentale.

I rischi di una gestione passiva

Una difesa tardiva o inesistente può portare a:

• tassazione indebita
• sanzioni sproporzionate
• interessi elevati
• crisi di liquidità
• danni patrimoniali evitabili

Il danno è fiscale e aziendale.

Cosa fare subito se il Fisco contesta i tuoi costi

Se ricevi una contestazione sulla deducibilità dei costi:

• non accettare automaticamente il recupero
• non pagare senza un’analisi tecnica
• verifica la motivazione dell’atto
• ricostruisci le operazioni contestate
• raccogli tutta la documentazione disponibile
• valuta la proporzionalità delle sanzioni
• prepara una difesa tecnica
• valuta ricorso e sospensione

Il tempo è decisivo.

Il ruolo dell’Avvocato Monardo

L’Avvocato Monardo, cassazionista, opera con competenza qualificata nel contenzioso tributario, assistendo imprese e professionisti nelle contestazioni sulla deducibilità dei costi, dimostrando la realtà delle operazioni e contrastando disconoscimenti automatici.

Può intervenire per:

• contestare l’accertamento
• dimostrare l’effettività delle operazioni
• valorizzare l’inerenza dei costi
• ridurre o annullare sanzioni e interessi
• bloccare la riscossione
• tutelare la continuità aziendale

Agisci ora

Un costo realmente sostenuto e funzionale all’attività non si perde per automatismo.
Ma una contestazione non difesa correttamente può trasformarsi in un debito fiscale molto oneroso.

Se l’Agenzia delle Entrate ha contestato la deducibilità dei tuoi costi,
richiedi una consulenza riservata con l’Avvocato Monardo e difendi ora le tue operazioni, prima che un recupero ingiustificato diventi definitivo.

Introduzione

La contestazione della deducibilità di costi aziendali da parte del Fisco è una circostanza frequente e insidiosa nel diritto tributario italiano. In questi casi, l’Agenzia delle Entrate può disconoscere la validità fiscale di alcune spese sostenute dall’impresa – ad esempio ritenendo che si tratti di fatture per operazioni inesistenti, di costi non inerenti all’attività o sproporzionati, oppure di spese soggette a particolari limitazioni normative. Per il contribuente (sia esso imprenditore, professionista o società) ciò comporta una ripresa a tassazione: il costo contestato viene eliminato dal calcolo del reddito deducibile e l’imponibile fiscale aumenta di un importo corrispondente . Ne derivano maggiori imposte (IRES, IRPEF, IRAP) e spesso anche l’indetraibilità dell’IVA relativa a quelle fatture, con l’applicazione di sanzioni amministrative tributarie. In situazioni gravi (come in caso di fatture false), possono innescarsi persino conseguenze penali a carico dei responsabili.

Dal punto di vista del contribuente (debitore d’imposta), è essenziale sapere come difendersi efficacemente da tali contestazioni. Questa guida, aggiornata a gennaio 2026, offre un’analisi approfondita – con taglio tecnico-giuridico ma dal taglio divulgativo – delle strategie difensive e degli strumenti previsti dall’ordinamento per dimostrare la reale esistenza e inerenza delle operazioni all’origine dei costi contestati. Verranno esaminati i principi normativi italiani in materia di deducibilità dei costi, i più recenti orientamenti giurisprudenziali (comprese sentenze di Corte di Cassazione fino al 2025), nonché casistiche specifiche (fatture false, operazioni con fornitori esteri “black list”, spese di consulenza e infragruppo, costi anti-economici, ecc.). Inoltre, verranno illustrate le presunzioni legali e semplici utilizzate dall’Amministrazione finanziaria per disconoscere i costi e come il contribuente possa superarle con prove contrarie. Saranno delineati i mezzi di difesa a disposizione: dal contraddittorio endoprocedimentale agli interpelli preventivi, dall’accertamento con adesione al ricorso in contenzioso tributario, evidenziando le ultime novità normative (come la riforma del processo tributario del 2022). Completano la guida alcune tabelle riepilogative dei punti chiave, esempi pratici e una sezione di domande e risposte per chiarire i dubbi più comuni.

Importanza della prova e onere probatorio: Un filo conduttore fondamentale in questa materia è il tema dell’onere della prova. In base ai principi generali (art. 2697 c.c. e Statuto del Contribuente), spetta in genere al contribuente provare la sussistenza dei requisiti che danno diritto alle deduzioni, cioè l’esistenza, l’inerenza e la competenza dei costi che porta in detrazione dal reddito . D’altra parte, in caso di contestazione di operazioni inesistenti o frodi, l’Amministrazione finanziaria deve fornire inizialmente elementi (anche presuntivi) che rendano plausibile la non veridicità o l’indebita deduzione di tali costi . Si viene così a creare un schema di riparto dell’onere probatorio in due fasi: prima il Fisco deve supportare la propria contestazione con adeguati elementi di fatto; quindi il contribuente è chiamato a dimostrare la reale esistenza dell’operazione e la genuinità del costo, oltre alla sua coerenza economica con l’attività svolta . È cruciale comprendere come soddisfare tale onere con prove documentali e argomentative solide, poiché la sola esibizione della fattura o la regolare contabilizzazione non sono considerate prove sufficienti se l’ufficio ha sollevato dubbi fondati sulla realtà o inerenza dell’operazione .

Nei paragrafi che seguono approfondiremo dunque: (1) i principi generali sulla deducibilità dei costi d’impresa in Italia e i requisiti di legge (inerenza, certezza, competenza temporale, congruità); (2) le tipologie più frequenti di contestazioni sollevate dal Fisco (operazioni inesistenti oggettive e soggettive, costi esteri “black list”, consulenze e costi infragruppo, costi da reato, spese anti-economiche o sproporzionate) e come contrastarle; (3) le presunzioni legali e semplici utilizzate dall’Agenzia delle Entrate per disconoscere i costi e i mezzi per superarle (come fornire la prova contraria); (4) gli strumenti difensivi a disposizione in via preventiva o successiva (dal contraddittorio agli strumenti deflattivi del contenzioso, fino al processo tributario vero e proprio, aggiornato alla riforma del 2023 che ha introdotto tra l’altro nuove regole sull’onere della prova e sull’ammissibilità delle prove testimoniali); (5) infine una serie di FAQ (domande e risposte) e tabelle riepilogative che sintetizzano gli aspetti chiave e forniscono esempi concreti dal punto di vista del contribuente. L’obiettivo è offrire una guida completa e aggiornata che metta in condizione professionisti, avvocati tributaristi, imprenditori e privati di navigare con consapevolezza le contestazioni fiscali sui costi dedotti e predisporre le migliori strategie di difesa, facendo valere i propri diritti nel rispetto della normativa vigente.

Principi generali sulla deducibilità dei costi e onere della prova

Per inquadrare come difendersi dalle contestazioni, occorre partire dai principi cardine che regolano in Italia la deducibilità fiscale dei costi d’impresa e la relativa disciplina dell’onere della prova. La normativa italiana (principalmente il TUIR, Testo Unico delle Imposte sui Redditi) stabilisce una serie di requisiti affinché un costo sia deducibile dal reddito imponibile. Parallelamente, la prassi e la giurisprudenza hanno chiarito chi deve provare tali requisiti in caso di accertamento e come vengono gestite le presunzioni in ambito tributario.

Requisiti di legge: inerenza, certezza, competenza e congruità

Il principio di inerenza è il pilastro della deducibilità: un costo è deducibile solo se inerente all’attività d’impresa, ossia se sostenuto per l’esercizio dell’attività economica e correlato, anche in senso ampio, alla produzione dei ricavi o al funzionamento dell’impresa. Questo principio, pur non essendo esplicitato con tale termine in un singolo articolo di legge, emerge dagli artt. 109 e 110 del DPR 917/1986 (TUIR) e dalla sistematica del reddito d’impresa. In sintesi, sono deducibili le spese e gli oneri che si riferiscono ad attività o beni da cui provengono ricavi o altri proventi che concorrono a formare il reddito, o comunque funzionali alla struttura e all’oggetto dell’impresa, purché non si tratti di costi di natura personale o estranea alla gestione. La Cassazione ha precisato che l’inerenza implica una correlazione in concreto tra costo e attività d’impresa, da valutarsi in termini qualitativi (natura della spesa rispetto all’oggetto sociale) e non meramente quantitativi . Ciò significa che anche un costo elevato può essere inerente (e quindi deducibile) se finalizzato a una strategia economica dell’azienda (ad esempio investimenti per espansione futura), mentre un costo apparentemente “normale” può risultare non inerente se sostenuto per finalità estranee all’impresa (es. spese personali imputate alla società) . In ogni caso, incombe sul contribuente l’onere di dimostrare in che modo quella spesa sia correlata all’attività e utile alla produzione di reddito, specialmente se la natura del costo non rende intuitiva la connessione (si pensi a spese di rappresentanza, sponsorizzazioni o consulenze generiche).

Altri requisiti fondamentali sono la certezza e determinabilità del costo: secondo l’art. 109 TUIR una spesa è deducibile se risultano certezza dell’esistenza (la spesa deve essere effettivamente sostenuta) e oggettiva determinazione nel suo ammontare. In pratica, deve esservi adeguata documentazione che provi l’importo e la ragione del costo (fatture, contratti, ricevute, ecc.). La Cassazione ha sottolineato che la mera contabilizzazione di una fattura nei registri dell’impresa non garantisce la deducibilità se manca un supporto documentale e una spiegazione della ragione economica di quel costo . Occorre poter ricavare dai documenti non solo l’importo, ma anche la causale del pagamento e la sua coerenza economica con l’attività. In difetto di ciò, l’Ufficio può legittimamente contestare il costo come indeducibile, specie se risulta sproporzionato rispetto ai ricavi o estraneo all’oggetto sociale .

Sul piano temporale, vige il principio di competenza: le spese vanno dedotte nell’esercizio di competenza, cioè secondo l’imputazione temporale corretta (salvo eccezioni per cassa in alcune categorie di reddito). A volte il Fisco contesta costi dedotti nell’anno sbagliato (anticipati o posticipati indebitamente), ma qui più che mettere in dubbio l’esistenza del costo, si tratta di riallineare la deduzione al periodo d’imposta corretto.

Infine, esiste un profilo di congruità o normalità economica del costo. In passato, l’Amministrazione finanziaria tendeva a sindacare l’entità di alcune spese ritenute antieconomiche o eccessive rispetto all’attività. Oggi si riconosce che l’imprenditore ha libertà di gestione e anche scelte antieconomiche (come pagare un prezzo alto per una consulenza) non sono di per sé indice d’indeducibilità, purché la spesa sia inerente. Tuttavia, una marcata antieconomicità può costituire un indizio per l’Ufficio: ad esempio, sostenere costi enormi che superano i ricavi potrebbe far presumere che l’operazione sia fittizia o che parte della spesa nasconda utilità extra-aziendali. La giurisprudenza più recente considera l’antieconomicità una presunzione semplice di difetto d’inerenza: può far scattare il controllo, ma non basta da sola a negare la deduzione se il contribuente giustifica la spesa . In altri termini, costi antieconomici possono comunque essere deducibili se l’imprenditore prova che, nonostante l’alto importo, vi era una logica imprenditoriale (es. spesa straordinaria per pubblicità in vista di futuri benefici) . Di contro, in mancanza di spiegazioni, un costo sproporzionato ai ricavi o all’oggetto sociale, privo di documentazione adeguata, legittima l’Ufficio a disconoscerne la deducibilità .

Riassumendo, prima ancora di arrivare al contenzioso, un contribuente dovrebbe assicurarsi che ogni costo dedotto rispetti questi criteri: inerente all’attività, realmente sostenuto e documentato, quantificato con certezza, imputato al periodo giusto e, se di entità inusuale, sostenuto da valide ragioni economiche. In sede di verifica fiscale, infatti, saranno questi i punti su cui l’Amministrazione potrà fare leva per contestare la deduzione.

Ripartizione dell’onere della prova in materia di costi

Quando il Fisco contesta un costo, si attiva un “braccio di ferro” probatorio tra contribuente e Amministrazione. È fondamentale comprendere chi deve provare cosa. La regola generale nel diritto tributario italiano (fino al 2022 basata sulla giurisprudenza e, da gennaio 2023, codificata nell’art. 7, comma 5-bis, D.Lgs. 546/1992) è che spetta all’Ufficio provare i fatti costitutivi della pretesa fiscale, mentre il contribuente deve provare gli elementi a proprio favore (esenzioni, costi deducibili, ecc.), salvo diverse previsioni di legge (presunzioni legali) . Nel caso dei costi, ciò significa in linea di massima che l’azienda deve essere in grado di dimostrare la sussistenza dei requisiti di deducibilità (effettività, inerenza, competenza) per le spese che porta in deduzione . Tuttavia, quando l’atto impositivo si basa sull’affermazione che certi costi sono falsi o indebiti, l’Ufficio ha l’onere iniziale di fornire elementi di prova o indizi seri a sostegno di tale affermazione . Solo dopo che l’Amministrazione finanziaria abbia “puntato il dito” sul costo specifico, allegando ad esempio che si tratta di fatture soggettivamente o oggettivamente inesistenti o che il costo è privo di documentazione attendibile, il contribuente dovrà controprovare la bontà dell’operazione.

Possiamo distinguere due situazioni:
– Contestazioni senza presunzioni legali specifiche: qui vale il regime ordinario. Ad esempio, se in un controllo l’Agenzia rileva che manca il contratto o il dettaglio di una consulenza dedotta, oppure che una spesa appare estranea all’attività, in prima battuta è il contribuente che deve aver tenuto documenti e giustificazioni adeguate. In caso di processo, il giudice valuterà se il contribuente ha assolto a questo onere mostrando documenti e spiegando la ragione della spesa. La nuova norma processuale del 2023 (art. 7 c.5-bis D.Lgs. 546/92) ha confermato che ciò non altera la ripartizione tradizionale: l’onere probatorio rimane come già delineato dalla giurisprudenza, e le presunzioni semplici restano utilizzabili . Dunque, registrare un costo in contabilità non basta: serve che, una volta messo in discussione, il contribuente produca la prova della sua deducibilità (documenti di supporto, spiegazioni tecniche, ecc.) . Se non ci riesce, la negazione del costo è legittima.

Contestazioni fondate su presunzioni legali: in alcuni casi è la legge stessa a porre una presunzione di indeducibilità, invertendo l’onere. Ad esempio, le spese derivanti da atti o attività illecite (c.d. costi da reato) sono considerate indeducibili ex lege salvo prova contraria solo a certe condizioni; oppure, come vedremo, i costi verso fornitori localizzati in paradisi fiscali erano (e di nuovo sono, dal 2023) soggetti a un regime di indeducibilità salvo prova di esimenti . In questi scenari, l’onere di provare che ricorrono le condizioni per la deducibilità grava per intero sul contribuente, il quale deve ad esempio dimostrare che l’operazione contestata con il paradiso fiscale aveva un effettivo interesse economico ed è stata realizzata concretamente, o che l’illecito penale non sussiste o non ha portato a condanna. Salvo questi casi particolari, comunque, non appena l’Ufficio offre indizi sufficienti (presunzioni semplici gravi, precise e concordanti) di una violazione, tocca al contribuente fornire la prova contraria.

Un orientamento costante della Corte di Cassazione in tema di fatture per operazioni inesistenti esemplifica bene questa dinamica: “una volta che l’Amministrazione finanziaria dimostri, anche mediante presunzioni semplici, l’oggettiva inesistenza delle operazioni, spetta al contribuente, ai fini della detrazione dell’IVA e/o della deduzione dei costi, provare l’effettiva esistenza delle operazioni contestate”, e tale onere non è adempiuto semplicemente esibendo la fattura o mostrando pagamenti tracciati, perché documenti del genere “vengono di regola utilizzati proprio allo scopo di far apparire reale un’operazione fittizia” . Questa citazione (ripresa da Cass. n.9723/2024 e precedenti) chiarisce che in caso di sospetta frode il contribuente deve portare qualcosa in più, come documenti di trasporto, prove dell’ingresso in magazzino della merce, relazioni tecniche, email, testimonianze, ecc., per convincere che l’operazione c’è stata davvero.

Un’ulteriore novità da segnalare è che, con la riforma del processo tributario del 2022 (L. 130/2022), è stato introdotto l’art. 7, comma 5-bis, nel D.Lgs. 546/92, che per la prima volta scrive nella legge processuale il criterio di riparto dell’onere probatorio: in sostanza ribadisce che spetta all’ente impositore provare i fatti costitutivi della pretesa e al contribuente quelli impeditivi, modificativi o estintivi. La Cassazione ha però chiarito che questa norma “non stabilisce un onere probatorio diverso o più gravoso rispetto ai principi già vigenti” e non tocca l’utilizzo delle presunzioni in materia tributaria . Si tratta dunque di una formalizzazione dei principi esistenti più che di una rivoluzione. Va notato che la norma non è retroattiva: si applica ai giudizi instaurati dal 2023 in poi, ma nei processi riguardanti annualità pregresse i giudici continuano ad applicare i principi giurisprudenziali formatisi prima .

Riepilogo tabellare – Onere della prova nei casi di costi contestati:

Scenario di contestazione	Iniziale onere dell’Ufficio	Onere successivo del Contribuente
Costo ordinario (nessuna presunzione legale)	Motivare il recupero a tassazione indicando perché il costo sarebbe indebito (ad es. documentazione carente, spesa extra-aziendale, ecc.)	Provare i requisiti del costo: effettività (esistenza pagamenti), inerenza (collegamento all’attività), competenza e congruità (ragionevolezza economica) .
Costo con presunzione legale di indeducibilità	(La legge predefinisce l’indeducibilità salvo prova contraria) – Es: costi “black list” non dichiarati, costi da reato.	Dimostrare che ricorrono le condizioni esimenti previste dalla legge (es: operazione con paese black list aveva effettivo interesse economico e concreta esecuzione ; oppure nel costo da reato, che non vi è condanna definitiva ecc.).
Fattura per operazione oggettivamente inesistente	Fornire indizi/presunzioni della fittizietà dell’operazione (es: fornitore inesistente, incongruenze logistiche, mancanza di prove materiali) .	Provare che l’operazione è effettivamente avvenuta e il bene/servizio è reale (esibendo DDT, contratti, foto, perizie, ecc.), evidenziando che la fattura corrisponde a una transazione reale .
Fattura per operazione soggettivamente inesistente (fornitore “cartiera” ma beni effettivamente ricevuti)	Fornire elementi che il fornitore era fittizio e parte di una frode (es: privo di struttura, inadempiente IVA, collegato a carosello) + indicare che il cessionario sapeva o avrebbe dovuto sapere della frode .	Dimostrare la buona fede e la diligenza: provare di aver verificato il fornitore, di ignorare la frode e di aver effettivamente ricevuto i beni/servizi. Mostrare documenti di trasporto, pagamenti, e che il prezzo era di mercato. Se provata l’assenza di consapevolezza e l’effettività dell’operazione, rivendicare il diritto a deduzione costi e detrazione IVA (principio di tutela dell’affidamento) .
Costo antieconomico (eccessivo rispetto ai ricavi)	Evidenziare la grave incongruenza (es: spesa pari al doppio del fatturato annuo) come indizio di non inerenza o gonfiatura dei costi.	Giustificare la spesa sul piano imprenditoriale (es: era un investimento straordinario per ottenere vantaggi futuri, o un costo una tantum per ristrutturazione) e produrre documentazione dettagliata che ne provi la necessità. In mancanza di spiegazioni, il costo potrà essere ripreso a tassazione .

Valore della contabilità e utilizzo delle presunzioni

Un’ultima considerazione generale riguarda il ruolo della contabilità aziendale e delle presunzioni nel processo di accertamento. In linea teorica, se la contabilità è regolare e attendibile, i dati in essa contenuti fanno fede fino a prova contraria. Tuttavia, in presenza di libri contabili inattendibili o inesatti, l’Ufficio può disconoscere in toto le risultanze e procedere a un accertamento induttivo del reddito, stimando ricavi e costi in base a elementi extra-contabili (art. 39 DPR 600/1973). Ciò avviene, ad esempio, se si scoprono gravi irregolarità, doppie fatturazioni, o se l’imprenditore non esibisce i registri. In tali casi estremi, il problema non è la singola fattura contestata ma l’intero impianto contabile: il contribuente dovrà allora faticare per ricostruire credibilmente la propria posizione fuori dai libri ufficiali, magari tramite prove presuntive a suo favore.

Nella pratica, però, molte contestazioni di costi avvengono pur in contabilità formalmente regolare, sfruttando presunzioni semplici per smentire la veridicità economica di alcune voci. Ad esempio, l’Agenzia può utilizzare indagini finanziarie (art. 32 DPR 600/73) e scoprire che certi bonifici verso un fornitore rientravano poi al mittente: ciò presume una fattura di comodo (giro di fondi senza reale transazione). Oppure può rilevare che una società ha spese elevate di consulenza ma in realtà non ha benefici rilevabili: anche questa è una presunzione di non inerenza. Le presunzioni semplici, per legge (art. 2729 c.c.), devono essere gravi, precise e concordanti, e il giudice tributario ne valuta la tenuta caso per caso. Cassazione e Corti di merito, ad esempio, hanno ritenuto che la antieconomicità macroscopica (spese enormi senza adeguati ricavi) sia un indizio grave e preciso di reddito non dichiarato o costi fittizi . Al contrario, lievi scostamenti o scelte imprenditoriali opinabili non bastano per presumere un costo falso. Anche l’uso di società estere in paradisi fiscali può costituire presunzione (il sospetto di transfer pricing o esterovestizione), ma è necessario corroborarla con altri elementi (ad es. mancanza di attività effettiva all’estero).

Il contribuente, dal canto suo, può utilizzare presunzioni a proprio favore: per esempio, se il Fisco presume che un certo costo sia fittizio perché il fornitore era un mero intermediario cartolare, l’azienda potrebbe controbattere mostrando che la quantità di beni acquistati è coerente con le vendite realizzate (presunzione che quei beni dovessero pur provenire da qualche parte, quindi la fornitura era reale). O ancora, se si presume la distribuzione di utili occulti ai soci a seguito di un costo indeducibile (caso delle società a ristretta base, v. oltre), i soci possono provare per fatti concludenti di non aver ricevuto alcun arricchimento (ad es. la somma contestata è rimasta nei conti aziendali per pagare altri debiti). Le presunzioni sono dunque un’arma a doppio taglio e il loro buon uso in contenzioso richiede abilità: il contribuente vittorioso spesso è quello che riesce a trasformare gli indizi dell’Ufficio in proprio favore, fornendo un’interpretazione alternativa e plausibile dei fatti.

Nei prossimi capitoli entreremo nel dettaglio delle contestazioni specifiche che si incontrano più spesso in tema di costi dedotti, esaminando per ciascuna i profili normativi, i precedenti giurisprudenziali più aggiornati e i consigli pratici su come difendersi.

Operazioni inesistenti e fatture false: onere della prova e strategie di difesa

Tra le contestazioni più gravi e frequenti vi sono quelle relative a fatture per operazioni inesistenti, che il Fisco considera indebite sia ai fini della deduzione del costo sia ai fini della detrazione IVA. Parliamo dei casi in cui si presume che l’operazione commerciale documentata dalla fattura non sia mai avvenuta nella realtà, oppure non sia avvenuta con le modalità o i soggetti indicati. Il legislatore italiano, anche su impulso europeo, ha affinato negli anni gli strumenti per contrastare queste frodi, poiché spesso celano meccanismi di evasione IVA (es. frodi “carosello”) o creazione di fondi neri. Dal punto di vista del contribuente che riceve la contestazione, però, può capitare di essere coinvolto a propria insaputa in tali vicende (ad esempio acquistando da un fornitore poi risultato fittizio). Esploreremo dunque due sottocategorie: le operazioni oggettivamente inesistenti (in cui il bene/servizio non è mai stato ceduto) e le operazioni soggettivamente inesistenti (in cui il bene/servizio c’è, ma il fornitore indicato in fattura è un soggetto interposto o cartiera). In entrambi i casi, capire come ripartire l’onere della prova e quali mezzi di difesa utilizzare è determinante.

Operazioni oggettivamente inesistenti: come provare la realtà dell’operazione

Un’operazione oggettivamente inesistente è quella in cui la transazione commerciale non è mai avvenuta: la fattura emessa è del tutto falsa, in quanto non c’è stata alcuna consegna di beni né prestazione di servizi sottostante. Tali fatture vengono spesso definite “fatture false” in senso stretto. Possono essere emesse da soggetti compiacenti (che fatturano pur non avendo venduto nulla) o addirittura da soggetti inesistenti (società fantasma, prestanome irreperibili). Lo scopo tipico è consentire all’acquirente di dedurre costi fittizi e detrarre indebitamente IVA, oppure creare fondi occulti (il fornitore poi restituisce il denaro in nero, trattenendo magari una commissione). Dal punto di vista fiscale, l’art. 8 del D.Lgs. 74/2000 sanziona penalmente l’emissione di tali fatture (e l’utilizzo da parte di chi le registra) se superano determinate soglie, ma qui ci focalizziamo sugli aspetti accertativi e difensivi in sede amministrativa/tributaria.

Quando l’Agenzia delle Entrate contesta fatture oggettivamente inesistenti, in genere lo fa sulla base di elementi presuntivi raccolti durante verifiche, spesso in collaborazione con la Guardia di Finanza. Esempi tipici di indizi: il fornitore risulta irreperibile all’indirizzo, non ha dipendenti né mezzi per eseguire la fornitura, ha omesso di presentare dichiarazioni IVA e dei redditi, oppure appartiene a una catena di società cartiere che emettono fatture in serie. Spesso la contestazione si fonda su un processo verbale di constatazione (PVC) in cui vengono ricostruite le operazioni fittizie: si può scoprire, ad esempio, che i beni in realtà provenivano da altri soggetti e la società fatturatrice serviva solo da schermo. Oppure emergono incongruenze macroscopiche (fatture per tonnellate di merce emesse da una ditta priva di magazzino, o servizi di consulenza specialistica fatturati da una società senza personale qualificato). Anche l’antieconomicità estrema è un segnale: se Tizio ha fatturato a Caio consulenze per 1 milione di euro e risulta essere un disoccupato privo di struttura, è plausibile che la fattura sia falsa e serva a giustificare quel pagamento per altri fini.

Di fronte a queste contestazioni, il contribuente destinatario (il cliente che ha dedotto il costo) deve attuare una difesa su due fronti: uno giuridico-formale e uno fattuale.

Profilo giuridico (onere della prova): come già accennato, la Cassazione pone un principio di fondo: l’Amministrazione deve provare (anche solo mediante presunzioni) che l’operazione è fittizia; se lo fa, tocca al contribuente provare che invece l’operazione c’è stata davvero . Nel caso di operazioni oggettivamente inesistenti, questo si traduce nel dimostrare con evidenze concrete che i beni o servizi fatturati sono stati effettivamente ricevuti e che il fornitore contestato li ha effettivamente forniti. Attenzione: spesso il contribuente obietta “ma io ho la fattura e ho pagato, quindi ho prova”. Purtroppo, come ripetuto dai giudici, fattura, pagamento e contabilità regolare non bastano a superare la contestazione, perché proprio nelle frodi organizzate tutto appare formalmente ineccepibile (fatture ben fatte, bonifici eseguiti) . Servono prove sostanziali aggiuntive: ad esempio:

Documenti di trasporto (DDT) o CMR (se merce estera) che attestino il movimento fisico dei beni dal fornitore al cliente, con date, targhe dei mezzi, firme di consegna. Se tali documenti mancano, è una lacuna grave; se ci sono, vanno verificati (il Fisco cercherà di capire se sono genuini).
Entrata a magazzino: registri di carico/scarico, inventari, giacenze, che indichino che la merce fatturata è stata registrata tra gli acquisti e magari rivenduta o utilizzata nel ciclo produttivo. Se l’azienda ha venduto prodotti finiti, può mostrare che per produrli servivano le materie prime fatturate.
Contratti, ordini, corrispondenza: la presenza di un contratto scritto con il fornitore, ordini d’acquisto, scambi email per definire la fornitura, aiuta a dare consistenza alla transazione (sebbene potrebbero essere creati ad hoc, danno tuttavia una linea temporale e dettagli tecnici verificabili).
Prove indirette sui risultati: se il costo era per un servizio (es. pubblicità, consulenza), mostrare i risultati tangibili di quel servizio – es. campagne pubblicitarie effettivamente realizzate, report consegnati, studi prodotti, miglioramenti ottenuti. Se la fattura è per “ricerca di mercato” ma non esiste alcun report o esito, sarà difficile sostenere l’effettività.
Testimonianze e perizie: con la recente riforma, nel processo tributario è ora ammessa la testimonianza giurata in alcuni casi (previa richiesta e se il giudice lo consente, art. 7 D.Lgs. 546/92 modificato). Quindi, come estrema ratio, il contribuente potrebbe chiedere di escutere come testimoni gli operatori che avrebbero effettuato la consegna o i tecnici che hanno eseguito il lavoro, per confermare la realtà dell’operazione. Questo strumento prima era precluso, ora utilizzabile con cautela. Anche perizie tecniche di parte (o CTU disposta dal giudice) possono sostenere ad esempio che “il volume di produzione della ditta era compatibile solo con l’apporto di quelle materie prime fatturate, altrimenti c’è un buco”. In sostanza, convertire la presunzione del Fisco in una contro-presunzione logica: “se i beni non me li avesse dati quel fornitore, come avrei potuto ottenere questo output?”.

Un esempio reale può chiarire: un’azienda edile riceve 10 fatture per acquisto di cemento da un fornitore che il Fisco reputa inesistente. L’azienda potrà difendersi mostrando che in quei cantieri è entrato effettivamente cemento (bolle di accompagnamento), che è stato usato per costruire (libretti dei cementi, collaudi statici), che senza quel cemento l’opera non sarebbe stata possibile. Se il fornitore era finto, dov’è stato preso altrimenti il materiale? Se l’azienda riesce a delineare che la fornitura c’è stata (magari era un altro soggetto o un canale irregolare, ma la merce c’era), potrebbe spuntarla sulla deduzione del costo (perché comunque il costo economico c’è stato) anche se perderà la detrazione IVA (perché l’IVA versata a un finto fornitore non è detraibile, come vedremo) .

Orientamenti giurisprudenziali recenti: la Corte di Cassazione ha emesso molte pronunce sugli oneri probatori nelle fatture false. Tra quelle di massima rilevanza recente citiamo l’ordinanza n.23281 del 28/08/2024, la quale ribadisce testualmente che “l’onere della prova relativamente alla presenza di operazioni oggettivamente inesistenti è a carico dell’Amministrazione finanziaria e può essere assolto mediante presunzioni semplici, mentre spetta al contribuente […] provare l’effettiva esistenza delle operazioni contestate, non potendo tale onere ritenersi assolto con l’esibizione della fattura ovvero in ragione della regolarità formale delle scritture contabili o dei mezzi di pagamento” . Questa affermazione, richiamata anche da Cass. n.9723/2024 e già presente in Cass. n.26628/2021 e n.17619/2018, è ormai un principio consolidato (nomofilattico). Ne consegue che in cause relative a costi da fatture inesistenti, la difesa non può fermarsi sulla formalità (“ho la fattura, quindi ho diritto”) ma deve entrare nel merito fattuale dell’operazione. Un altro aspetto importante è il doppio binario tributario-penale: anche se parallelamente c’è un procedimento penale per fatture false, l’esito di quello non vincola il giudice tributario. Può accadere che l’amministratore sia assolto in sede penale per insufficienza di prove, ma in sede tributaria la società si veda comunque addebitare il costo indeducibile se la Corte tributaria ritiene non provata l’operazione (il livello di prova richiesto e le regole sono diverse). Dunque il contribuente deve vincere la causa nei fatti, al di là di eventuali assoluzioni penali.

In definitiva, per difendersi efficacemente in caso di contestazione di operazioni inesistenti oggettive, si suggerisce al contribuente di:

Raccogliere ogni traccia documentale possibile che confermi la consegna dei beni o l’esecuzione del servizio (meglio se prove già esistenti all’epoca dei fatti, non create ex post).
Evidenziare le incongruenze nelle tesi dell’ufficio: ad esempio, se il Fisco sostiene che il fornitore era fantasma e l’operazione inventata, spiegare come quell’operazione era invece necessaria e si è realizzata (chi altri avrebbe potuto fornire quei beni? Ci sono fornitori alternativi identificati? Spesso le contestazioni generiche lasciano zone d’ombra).
Verificare la propria filiera: talvolta l’azienda cliente è essa stessa vittima, perché magari un suo fornitore genuino, a sua insaputa, ha subappaltato a terzi inesistenti. In tal caso, portare elementi di buona fede (es. il contribuente ha controllato il DURC del fornitore, ha ottenuto referenze, ecc.) anche se questo rileva più nella frode soggettiva (vedi infra).
Se la documentazione è carente, valutare accordi transattivi (accertamento con adesione, v. oltre) se la posizione è difficilmente difendibile: in mancanza di prove, insistere in una lite può portare a sanzioni elevate e costi aggiuntivi.

Un’ultima notazione: la deduzione IVA indetraibile come costo. Spesso, quando l’IVA su una fattura è disconosciuta (perché l’operazione è inesistente), la società tenta di portare quell’IVA non detratta a costo deducibile (visto che comunque l’ha versata allo Stato o pagata al fornitore). La Cassazione ha negato questa possibilità almeno nei casi di frode: se l’IVA è divenuta indetraibile perché frutto di un’operazione inesistente a carattere fraudolento, e per di più il contribuente era consapevole della frode, tale IVA non è deducibile come costo d’impresa . Ciò in quanto non rappresenta un onere inerente all’attività produttiva, ma una perdita conseguente a un atto illecito o a un comportamento irregolare. La recente ord. Cass. n.26340/2025 ha sancito che l’IVA pagata su fatture soggettivamente inesistenti e non detraibile “non è suscettibile di dar luogo a un componente negativo fiscalmente rilevante”, poiché non è un costo di produzione . Quindi, chi aderisce magari a un accertamento pagando l’IVA su fatture false, non può poi dedurre quell’IVA dal reddito per recuperarla indirettamente.

Operazioni soggettivamente inesistenti: buona fede del contribuente e limiti al disconoscimento

Le operazioni soggettivamente inesistenti costituiscono una categoria più sfumata. In questo caso, infatti, il bene o servizio è stato realmente ceduto, ma non dal soggetto indicato in fattura. Tipicamente, ci si trova di fronte a una società “filtro” o cartiera che emette fattura al cliente finale, ma in realtà la fornitura è stata effettuata da un altro soggetto (spesso a monte c’è un fornitore reale che vende alla cartiera, la quale rivende fittiziamente al cliente). Questi schemi sono caratteristici delle frodi IVA (carosello) dove l’interposto spesso evade l’IVA e scompare, mentre il cliente finale si ritrova formalmente un acquisto con IVA assolta (magari a prezzi vantaggiosi). In tali ipotesi, dal punto di vista delle imposte sui redditi, il costo per il cliente potrebbe comunque essere genuino nella sua sostanza (ha effettivamente sostenuto un esborso per ottenere la merce), ma formalmente è passato per una fattura emessa da un soggetto fittizio. Il Fisco, in casi del genere, tende a disconoscere sia la detrazione IVA sia la deduzione del costo, sostenendo che la fattura è utilizzata per frode e che il contribuente era consapevole (o ha agito con negligenza grave). Tuttavia, negli ultimi anni si è fatto strada il principio della tutela dell’affidamento incolpevole: se il cessionario (acquirente) non sapeva né poteva sapere della frode, non dovrebbe subire la perdita del diritto a detrarre l’IVA secondo la giurisprudenza della Corte di Giustizia UE (sentenze Kittel e Mahagében). La Cassazione ha recepito tali principi, imponendo all’Amministrazione un onere probatorio più articolato in caso di frodi soggettive.

Onere della prova nelle frodi soggettive: la Cassazione (ad es. sent. n.27566/2018, n.9851/2018, ord. n.26374/2025) ha chiarito che l’Amministrazione finanziaria, se contesta operazioni soggettivamente inesistenti, deve provare due elementi: (a) che il fornitore è fittizio (ossia la natura di cartiera o l’inesistenza operativa del soggetto interposto) e (b) che il contribuente acquirente era consapevole o avrebbe dovuto esserlo del disegno fraudolento . Non basta dunque, per il Fisco, dimostrare che la società emittente fattura era una scatola vuota: occorre anche fornire “elementi oggettivi idonei a dimostrare che il contribuente sapeva o avrebbe dovuto sapere che l’operazione era parte di una frode” . Questo secondo aspetto – la prova della consapevolezza (o dolo/colpa grave) del cessionario – è fondamentale per negare il diritto alla detrazione IVA e, di riflesso, per giustificare il recupero a tassazione dei costi (perché se uno è complice della frode, quei costi diventano spese sostenute per un’attività illecita, o comunque perde tutela).

Come può il Fisco dimostrare la scientia fraudis dell’acquirente? Spesso attraverso indizi: la mancanza di qualsiasi controllo sul fornitore, prezzi anormalmente bassi, pagamenti anomali (magari in contanti o verso conti esteri), legami personali tra amministratori, oppure la circostanza che il settore è notoriamente a rischio (pensiamo all’elettronica, ai carburanti, ai subappalti edili). La Cassazione ha affermato che se emergono anomalie evidenti che un “imprenditore onesto e mediamente esperto” avrebbe colto, la tesi che il contribuente fosse all’oscuro non regge . In sintesi, l’Ufficio deve costruire un quadro di presunzioni tale da far apparire il cessionario quantomeno gravemente negligente nella verifica del suo contraente.

Difesa del contribuente in buona fede: per il contribuente che nega ogni coinvolgimento doloso, la strategia è opposta: deve dimostrare la propria buona fede e diligenza professionale . Cosa significa in concreto? La Cassazione parla di “diligenza massima esigibile” dall’operatore economico medio . In pratica, l’azienda deve provare di aver adottato tutte le cautele possibili nella scelta e gestione del fornitore: ad esempio:

Verifica preventiva della partita IVA e dell’iscrizione al registro imprese del fornitore (oggi anche con l’uso di strumenti online come VIES per soggetti UE).
Richiesta del DURC (Documento Unico di Regolarità Contributiva) se pertinente (appalti e forniture di manodopera): un DURC regolare è un indice che l’azienda opera realmente con dipendenti.
Controllo dell’indirizzo fisico: se il fornitore dichiara sede in un certo luogo, magari una visita o almeno Google Maps per vedere se esiste davvero un capannone o ufficio.
Richiesta e conservazione di documenti del fornitore: copia licenze, autorizzazioni, elenchi dei principali clienti/fornitori, eventuali certificazioni di qualità. Un truffatore ovviamente può falsificarne alcuni, ma l’assenza totale di questi documenti è un campanello d’allarme che la giurisprudenza ormai pretende non venga ignorato dall’imprenditore prudente.
Modalità di pagamento trasparenti: pagare sempre su conto corrente intestato alla società fornitrice, evitare contanti o transazioni verso terzi. Se il Fisco trova che Tizio Srl ha pagato fatture di Caio Srl su conti esteri o a persone fisiche, accuserà Tizio di sapere che Caio era finto e i soldi andavano altrove.
Prezzo congruo: se un fornitore offre un bene al 30% sotto il prezzo di mercato, occorre chiedersi perché. Non è illegale accettare prezzi bassi, ma in ottica difensiva sarebbe utile documentare perché quel prezzo è basso (es. fornitore in stock clearance, oppure pagamento immediato scontato, etc.).
Traccia delle comunicazioni commerciali: conservare email, preventivi, contratti firmati, eventuali foto di incontri o sopralluoghi. Tutto ciò che dimostra che il rapporto col fornitore era curato e reale.

Se il contribuente fornisce evidenze di tale diligenza, potrà convincere il giudice di aver fatto il possibile per assicurarsi della regolarità e, quindi, incolpevolmente tratto in inganno da altrui condotte fraudolente. In tal caso, in applicazione dei principi UE, non gli dovrebbe essere negato il diritto alla detrazione IVA, poiché la Corte di Giustizia tutela il soggetto passivo che non sapeva né poteva sapere della frode (sent. C-439/04, Kittel; C-80/11, Mahagében richiamate spesso) . La Cassazione ha più volte richiamato questi principi, affermando ad esempio che “la mera circostanza che il fornitore sia una società cartiera non è sufficiente a disconoscere il diritto alla detrazione IVA: occorre provare la partecipazione, anche colposa, del cessionario” , e che in caso di frode IVA “il giudice deve valutare la posizione del contribuente alla luce della giurisprudenza europea” .

Situazione della deducibilità del costo nei casi soggettivi: se il contribuente riesce a dimostrare la propria buona fede, di norma non subirà sanzioni amministrative e potrà conservare la deduzione del costo nei redditi (perché il costo effettivamente c’è stato: i beni li ha pagati). Discorso più complesso per l’IVA: il diritto alla detrazione dovrebbe essere mantenuto in buona fede, ma spesso, in passato, il contribuente onesto comunque perdeva l’IVA a credito se il fornitore a monte non aveva versato l’imposta. Oggi, con l’allineamento alla giurisprudenza UE, le Commissioni Tributarie più aggiornate riconoscono la detrazione se non è provata la consapevolezza. La Cass. ord. 26374/2025 ha evidenziato proprio che dopo aver assolto l’onere iniziale di provare la frode, l’Amministrazione deve lasciare al contribuente la possibilità di dimostrare di aver agito senza colpa e con tutte le verifiche del caso . In mancanza di tale prova di buona fede, invece, scatta il diniego sia di IVA che del costo. Infatti, se un imprenditore è parte attiva o anche solo connivente di una frode carosello, la giurisprudenza tributaria tende a punirlo su entrambi i fronti: l’IVA diventa indetraibile (e magari viene recuperata con sanzione del 90% per indebita detrazione) e il costo viene qualificato come antieconomico o fuori dall’oggetto sociale (perché pagare un sovrapprezzo a una cartiera priva di funzione economica non è spesa inerente, ma finalizzata a evadere).

Esempio pratico: Alfa S.p.A. acquista componenti elettronici da Beta S.r.l. per 100. Beta S.r.l. viene poi accertata come cartiera che non ha versato l’IVA, i pezzi provenivano in realtà da Gamma Ltd. L’Agenzia contesta ad Alfa la detrazione dell’IVA su quelle fatture e la deduzione del costo, sostenendo che Alfa doveva sapere (settore ad alto rischio, Beta era neonata e offriva prezzi sotto mercato). Se Alfa ha delle difese? Alfa potrà esibire il contratto col quale Beta garantiva provenienza UE regolare, gli scambi di email in cui Beta presentava certificati di qualità, prove di aver controllato che Beta fosse registrata alla Camera di Commercio, ecc. Se Beta aveva depositato bilanci (magari falsi) e Alfa li ha guardati, lo dimostrerà. Se Alfa inoltre mostra che i componenti li ha effettivamente ricevuti e usati per produrre i suoi dispositivi venduti (quindi il costo c’è ed è strettamente legato ai ricavi), avrà buone argomentazioni: “ho comprato merce reale e l’ho pagata, ho fatto le verifiche ragionevoli su Beta, se Beta era malintenzionata non potevo saperlo, perché per me tutto risultava regolare”. In tal caso, potrebbe riuscire a mantenere la deduzione del costo e, sul fronte IVA, invocare la non ripetibilità (in alcuni casi, se l’IVA è stata effettivamente versata all’Erario da qualcuno, magari Gamma, si evita la doppia imposizione sul contribuente incolpevole). Viceversa, se Alfa non ha controllato nulla, ha pagato Beta su un conto offshore e magari l’amministratore di Alfa è parente di quello di Beta, è quasi certo che perderà sia IVA che costo e subirà sanzioni per concorso in frode.

Cassazione su tutela dell’affidamento: merita menzione che la Cassazione ha oscillato in passato, ma negli ultimi anni è più garantista con il buon contribuente. Ad esempio, Cass. n.10414/2019 richiama espressamente che il giudice deve valutare la posizione del contribuente alla luce dei principi UE, e Cass. n.2115/2021 (e altre) hanno annullato accertamenti dove mancava la prova della consapevolezza del cessionario. Il contribuente deve però attivarsi in giudizio per dimostrare la propria buona fede, non basta dichiararla. E qui torna utile l’enfasi sulla documentazione difensiva e anche sulla testimonianza: se, poniamo, l’azienda aveva nominato un responsabile acquisti che trattava con Beta, farlo testimoniare su come sono avvenuti i contatti e se aveva notato qualcosa di strano può aiutare (ora è possibile farlo con le nuove regole processuali, sebbene con prudenza).

In conclusione, nelle operazioni soggettivamente inesistenti l’esito del contenzioso dipende molto da quanto il contribuente riesce a provare la propria estraneità alla frode. Se ci riesce, potrà conservare i suoi diritti (dedurre il costo e, in linea di principio, anche detrarre l’IVA) perché la sua posizione verrà equiparata a quella di qualunque acquirente in buona fede. Se non ci riesce, verrà trattato alla stregua di un frodatore: costi indeducibili e imposte recuperate. Questo dualismo è ben espresso dall’ordinanza Cass. n.26374/2025, che riafferma due assi portanti: “1) l’onere probatorio iniziale grava sull’Amministrazione; 2) solo in un secondo momento si trasferisce al contribuente, chiamato a dimostrare la propria buona fede e la diligenza professionale” . Su tali basi, la sentenza in oggetto (Cass. 26374/2025) ha annullato un accertamento in cui il Fisco si era limitato a provare la fittizietà del fornitore ma non la conoscenza del cessionario, e ha fornito chiarimenti sul livello di prova richiesto all’erario nei casi di frode soggettiva .

Costi da fornitori esteri: operazioni con l’estero e paradisi fiscali (“black list”)

Le operazioni con fornitori esteri possono presentare profili di contestazione peculiari, soprattutto se coinvolgono paesi a fiscalità privilegiata (i cosiddetti paradisi fiscali). Negli ultimi anni, la normativa italiana sui cosiddetti “costi black list” ha subito diverse modifiche, passando da una stretta antielusiva a un regime più attenuato, fino a essere reintrodotta una disciplina specifica a partire dal periodo d’imposta 2023 . È dunque importante distinguere la situazione in base al periodo temporale e al tipo di operazione.

Inoltre, al di là delle norme speciali black list, anche le operazioni estere “ordinarie” possono essere contestate per motivi simili a quelli nazionali (es. inerenza o esistenza), con in più le difficoltà probatorie dovute alla transnazionalità (difficoltà di ottenere documenti dall’estero, verifiche più complesse sulle controparti straniere). Vediamo i principali scenari:

Evoluzione normativa sui costi “black list” (paradisi fiscali)

Origine della normativa: Storicamente, l’Italia introdusse sin dal 1990-1992 misure per ostacolare la deduzione di costi derivanti da transazioni con paesi a fiscalità privilegiata, per contrastare la delocalizzazione di utili verso paradisi fiscali. L’idea di fondo era: se una società italiana compra beni/servizi da un fornitore residente in un paradiso fiscale (black list), c’è un forte sospetto che il prezzo sia gonfiato per spostare profitti dove le tasse sono minime. Dunque, la legge prevedeva l’indeducibilità di tali costi, salvo che il contribuente provasse determinate esimenti. La disciplina era contenuta originariamente nell’art. 110 commi 10-12 del TUIR. Fino al 2014, la regola era drastica: tutti i costi da fornitori “black list” erano indeducibili al 100%, a meno che l’impresa residente dimostrasse una delle due condizioni alternative previste al comma 11 :

Esimente A – Attività commerciale effettiva del fornitore estero: provare che il soggetto estero localizzato nel paradiso fiscale svolgeva un’effettiva attività commerciale prevalente nel suo Stato. In pratica, dovevi dimostrare che il tuo fornitore estero non era una mera società di comodo, ma un’azienda reale con sostanza economica (personale, uffici, attività principale non rivolta solo all’Italia).
Esimente B – Effettivo interesse economico: provare che l’operazione con quel soggetto estero aveva un interesse economico effettivo per la tua impresa e che è stata concretamente effettuata. Questa seconda esimente richiedeva di mostrare che non c’era un motivo fiscale dietro la transazione, ma una ragione di business genuina (es. il fornitore estero ti offriva un prodotto unico indispensabile, o un prezzo comunque di mercato che altri non avrebbero fatto, etc.), e che l’operazione si è svolta regolarmente (merce consegnata, utilità ottenuta).

Inoltre, vigeva l’obbligo di separata indicazione in dichiarazione di questi costi black list (pena sanzione). La prova delle esimenti poteva essere fornita tramite interpello preventivo oppure durante il controllo o nel contenzioso .

Modifiche dal 2015: Con il D.Lgs. 147/2015 (decreto internazionalizzazione) e la Legge di Stabilità 2016 (L. 208/2015) c’è stata una svolta: l’Italia, in linea con un approccio OCSE più moderno, ha abolito la disciplina speciale sui costi black list a partire dal periodo d’imposta 2016 . Già per il 2015 era stata introdotta una versione mitigata (costi black list deducibili automaticamente entro il “valore normale” di mercato, e solo l’eccedenza richiedeva dimostrazione di interesse economico) . Dal 2016 in poi, i costi verso paradisi fiscali sono stati equiparati a quelli verso qualunque altro paese: pienamente deducibili secondo le regole ordinarie, senza obbligo di segnalazione separata . Questo perché si preferiva contrastare pratiche elusive tramite altri strumenti (transfer pricing, CFC – Controlled Foreign Companies, abuso del diritto) invece che con una presunzione assoluta di indeducibilità che rischiava di colpire anche operazioni legittime.

Reintroduzione nel 2023: La Legge di Bilancio 2023 (L. 197/2022) ha deciso di reintrodurre una disciplina mirata per i costi da paesi non cooperativi, sebbene in forma più limitata rispetto al passato . È stato modificato l’art. 110 TUIR inserendo i commi 9-bis e seguenti, in vigore dal periodo d’imposta 2023 in avanti . Le nuove regole prevedono:

Limite di deducibilità al valore normale (comma 9-bis): “Le spese e gli altri componenti negativi derivanti da operazioni, che hanno avuto concreta esecuzione, intercorse con imprese residenti o localizzate in Paesi o territori non cooperativi a fini fiscali sono ammessi in deduzione nei limiti del loro valore normale (art. 9 TUIR)” . Ciò significa che se paghi un bene/servizio a un soggetto in paese black list più del valore di mercato, l’eccesso non è deducibile. Se invece il prezzo è pari o inferiore al valore normale, il costo è deducibile integralmente . Questa impostazione ricalca in sostanza la regola del 2015 citata.
Definizione di Paesi non cooperativi: non c’è più una “black list” nazionale; si fa riferimento alla lista UE dei paesi non cooperativi ai fini fiscali (quella stabilita dal Consiglio UE, periodicamente aggiornata) . Attualmente (fine 2025) la lista comprende un numero ristretto di stati (circa 15, tra cui Samoa, Trinidad, Isole Vergini, Vanuatu, Panama, etc., e recentemente aggiunti Russia, Isole Marshall, ecc.) . Sono esclusi quindi paesi un tempo in blacklist italiana ma ora cooperativi. La portata della norma è quindi molto limitata rispetto al passato, sia perché i paesi sono pochi (es. Svizzera o Singapore non sono più “non cooperativi”), sia perché colpisce solo eventuali sovrapprezzi oltre valore normale .
Eccezioni e coordinamento con CFC (comma 9-quater): se l’operazione è fatta con una società estera che è già soggetta a tassazione come CFC (Controlled Foreign Company) ai sensi dell’art. 167 TUIR, allora non si applicano i limiti di deducibilità . Ciò per evitare doppie penalizzazioni: in caso di CFC, già gli utili di quella società sono tassati in capo alla controllante italiana, quindi i costi infragruppo con essa non subiscono l’ulteriore filtro.
Esimente interesse economico (comma 9-ter): analogamente al vecchio regime, resta possibile dedurre integralmente anche oltre il valore normale se il contribuente prova il “effettivo interesse economico” e la concreta esecuzione dell’operazione . Quindi, se tu azienda italiana paghi più del valore normale ma puoi giustificarlo (es. per assicurarti fornitura esclusiva urgente da quel paese), puoi difendere la deduzione dimostrando l’interesse effettivo.
Obbligo di separata indicazione: reintrodotto anch’esso – i costi da paesi non cooperativi vanno evidenziati in dichiarazione anche se dedotti entro il valore normale . La mancata o errata indicazione comporta sanzione amministrativa (10% dei costi non indicati, min €500 – max €50.000) , come previsto dall’art. 8 comma 3-bis D.Lgs. 471/1997 adeguato per l’occasione.
Procedura di interpello e contraddittorio: è stata reintrodotta la possibilità di presentare interpello probatorio (art. 110 comma 9-ter rimanda all’art. 31-ter DPR 600/1973) per concordare preventivamente col Fisco i criteri di determinazione del valore normale . Inoltre, l’Amministrazione, prima di emettere un avviso di accertamento su questi costi, deve inviare un apposito avviso al contribuente con 90 giorni di tempo per fornire le prove sulla deducibilità . Questo di fatto istituzionalizza un contraddittorio endoprocedimentale obbligatorio in materia di costi black list: se l’Agenzia non lo fa, l’accertamento potrebbe essere nullo per violazione di legge procedurale.

In sintesi, dal 2023 siamo in un regime in cui i costi con paradisi fiscali vanno maneggiati con attenzione ma non sono più tabu assoluto: se rispettano il valore normale, si deducono senza problemi (ma comunque segnalare in UNICO); se lo eccedono, si dovrà giustificare l’eccedenza. Questo incoraggia di fatto a trattare con soggetti black list solo a condizioni di mercato, altrimenti conviene evitare.

Come difendersi in caso di contestazione black list: Dipende dall’anno.

Anni fino al 2014: in un accertamento riferito a quegli anni (ancora possibile se pendente in giudizio), il contribuente doveva provare una delle due esimenti del vecchio art. 110 c.11. Quindi, la difesa consisterà nel portare documenti sul fornitore estero (visure camerali, documentazione contabile estera, sito web, contratti con terzi) per mostrare che aveva un’organizzazione economica reale e non era una shell company. Oppure, provare l’interesse economico: qui rilevano contratti, offerte alternative (per dimostrare che solo quell’operatore estero poteva soddisfare la necessità), analisi di costi/benefici, e la prova che l’operazione è avvenuta (bolle doganali di importazione, transazioni finanziarie, ecc.). Bisogna convincere che non era un espediente per spostare utili, ma un normale affare con un partner estero, magari attratto da competenze uniche o risorse naturali di quel paese. Se si forniscono queste prove, la norma stessa prevede la deducibilità. Se la prova è carente, purtroppo la legge era stringente: il costo veniva escluso. Non pochi contenziosi su costi black list pre-2015 sono finiti male per i contribuenti proprio perché l’onere della prova era gravoso.
Anno 2015: regime transitorio (valore normale). Bisognava mostrare che il prezzo pagato non eccedeva il valore normale (magari producendo listini, prezzi di mercato comparabili). Se eccedeva, provare come sopra l’interesse economico per l’eccedenza. Un aspetto importante: la Legge di Stabilità 2016 (art. 1 comma 142 L.208/2015) ha abolito la disciplina da 2016 ma senza effetti retroattivi; tuttavia, il D.Lgs. 147/2015 già mitigava il 2015. Nei contenziosi su 2015 spesso il contribuente ha avuto vita più facile, perché bastava discutere sul concetto di valore normale.
Anni 2016-2022: in teoria nessuna presunzione specifica. Quindi un eventuale disconoscimento costi con estero in questo periodo dovrebbe basarsi su altro (transfer pricing, inerenza, abuso del diritto se fosse schema artificioso). Se l’Agenzia impropriamente contestasse un costo solo perché “paese estero fiscale agevolato” in anni in cui la norma non c’era, il contribuente ha buon gioco a eccepire che non c’è base legale per invertire l’onere: deve essere trattato come costo qualunque. In pratica, i controlli 2016-2022 su queste situazioni hanno usato la clausola generale antiabuso (art. 10-bis L. 212/2000) se ravvisavano una costruzione artificiosa, oppure il transfer pricing se tra correlate, o ancora hanno cercato di riqualificare le operazioni (es. disconoscendo l’indebita interposizione). Difendersi qui significa far valere che l’operazione è reale e di mercato (il Fisco in assenza di norma black list deve provare l’abuso, non il contribuente provare la buona fede).
Dal 2023 in poi: se giunge un accertamento su costi 2023 (in futuro), l’Ufficio dovrà aver mandato l’avviso 90 giorni prima. Il contribuente in quell’ambito potrà già difendersi (fase pre-accertamento) spiegando perché il costo è deducibile. Se non convincerà l’AdE e arriverà atto, in contenzioso dovrà far leva su: 1) la conformità al valore normale (magari tramite perizia tecnica, confronti con prezzi di mercato di beni/servizi simili); 2) in subordine, l’esistenza di un interesse economico effettivo. Ad esempio: una consulenza da una società di Panama per studiare il mercato sudamericano – può sembrare sospetta, ma se l’azienda prova che la società panamense aveva veri esperti e che quell’analisi era necessaria per avviare un business colà, e che a parità di prezzo non trovava consulenti altrove, potrebbe soddisfare l’interesse effettivo. Altro esempio: acquisto di materie prime da un produttore delle Isole Fiji a prezzo sopra mercato – difesa: magari qualità superiore non ottenibile altrove, oppure contratto quadro che garantiva forniture stabili quando altri non le garantivano. Chiaramente, sono situazioni limite e serve essere molto convincenti.

Consigli pratici per prevenire problemi con costi esteri:
– Documentare accuratamente le operazioni internazionali, specie con giurisdizioni “sensibili”. Ciò include: contratti bilingue, documenti doganali (se beni), relazione dettagliata sul servizio ricevuto (se prestazione).
– Verificare lo status fiscale del partner estero: se risulta in un paese della lista nera UE, essere consapevoli della normativa e magari considerare un interpello all’Agenzia delle Entrate prima di concludere l’operazione, per avere certezza (il comma 9-ter lo prevede). Ad esempio, se devo pagare royalties a una società alle Isole Vergini Britanniche (in lista UE dal 2023), potrei presentare interpello probatorio chiedendo se posso dedurle integralmente portando prove dell’effettività e del valore di mercato. L’Agenzia risponde (entro 120 gg) e in caso positivo sono tranquillo; in caso negativo so cosa mi aspetta e posso rimodulare l’operazione.
– Valore normale: mantenere la documentazione che dimostri come è stato determinato il prezzo. Se è un bene, avere listini di riferimento internazionali, analisi comparative; se è un servizio intangibile, magari un report di transfer pricing interno che evidenzia come la remunerazione sia allineata a condizioni di libera concorrenza. Questo torna utile anche in chiave transfer pricing se le società sono del medesimo gruppo.
– Separate indication: dal 2023, ricordarsi di compilare il quadro RC (o equivalente) indicando questi costi, per non incorrere in sanzioni.

Altre contestazioni comuni su operazioni estere

Al di là dei paradisi fiscali, vediamo brevemente altre situazioni:

Costi con fornitori UE: Con fornitori dell’Unione Europea, di norma, non vi sono presunzioni come per i paradisi fiscali. Però l’Agenzia può contestare comunque l’effettività se emergono frodi (soprattutto caroselli IVA intra-UE). In quel caso, si ricade nel discorso delle operazioni soggettivamente inesistenti di cui sopra: es. acquisti intracomunitari da società cartiera in un altro Stato UE – vale il discorso della buona fede/diligenza. Quindi il contribuente dovrà provare di aver verificato la partita IVA intracomunitaria, i trasporti intracomunitari (CMR timbrati), ecc.
Costi con fornitori extra-UE: Se importo beni, la spesa si vede in dogana. Il Fisco potrebbe contestare magari sovrafatturazioni verso società collegate all’estero (allora è un tema di transfer pricing: devo giustificare che il prezzo è di mercato, altrimenti l’Agenzia riduce il costo al market price e tassa la differenza come utile deviato). Se invece si tratta di fornitori terzi extra-UE, casi di contestazione tipici riguardano: mancata compilazione del Modello RW (rilevante per asset detenuti all’estero, non qui), oppure violazioni IVA (es. importazioni non dichiarate). Ai fini reddituali, è difficile contestare un costo di import se la dogana lo ha registrato, semmai se l’importazione era fittizia (merce mai entrata) sarebbe un caso di frode.
Servizi infragruppo ricevuti da estero: Anche qui, se la consociata estera sta in paese a fiscalità normale, non c’è presunzione black list, ma l’Agenzia spesso contesta la deducibilità con due argomenti: o inerenza/effettività (vedi sez. successiva su costi infragruppo) – chiedendo prove che il servizio è stato reso – o transfer pricing – sostenendo che il costo è eccessivo rispetto al valore di mercato perché magari la consociata estera applica un mark-up troppo alto per spostare utili. In difesa, servono contratti di service con dettagli, report di attività svolte e, se possibile, studi di transfer pricing o evidenze che il prezzo è arm’s length.

In tutti gli scenari internazionali, un problema pratico è che ottenere prove dall’estero può essere complesso (lingua, normative diverse). Però in giudizio è ammesso produrre documenti in lingua straniera purché accompagnati da traduzione (ufficiale se possibile). Non di rado, allegare un bel dossier sul fornitore estero (bilanci esteri, brochure aziendale, ecc.) impressiona positivamente il giudice segnalando che l’azienda ha una controparte reale. Ad esempio, se il Fisco dubita di un consulente in Albania, presentare il suo curriculum, foto dell’ufficio a Tirana, contratti con altre aziende, può far capire che è un professionista genuino e non un prestanome.

Costi di consulenza, servizi e operazioni infragruppo: dimostrare l’utilità e l’effettività

Le spese per consulenze, servizi professionali e in generale i costi “intangibili” rappresentano un’altra categoria spesso messa sotto la lente dal Fisco. Questo perché, a differenza dell’acquisto di un bene fisico, dove c’è merce in entrata e uscita, per un servizio immateriale è più difficile verificare se è stato davvero reso e con quale utilità per l’impresa. La questione diventa ancor più delicata quando tali servizi sono forniti da società dello stesso gruppo (costi infragruppo) o da soggetti esteri collegati, poiché vi è il sospetto che possano essere utilizzati per regolare i risultati economici (ridurre l’utile di una società aumentando i costi pagati a un’altra, magari con tassazione inferiore).

Vediamo separatamente i costi infragruppo e le consulenze da terzi, che però condividono molte logiche difensive.

Costi infragruppo: onere di provare esistenza, inerenza e beneficio

Quando un’azienda acquista servizi dalla propria capogruppo o consociata, oppure versa management fee a una controllante per servizi centralizzati (amministrazione, marketing, IT, ecc.), è inevitabile che il Fisco verifichi con scrupolo questi costi. In parte il tema tocca il transfer pricing se c’è transazione transfrontaliera (prezzo di libera concorrenza), ma spesso le contestazioni italiane si focalizzano su concetti di inerenza e utilità del servizio per la società che lo riceve.

La Cassazione ha fissato dei principi chiave: “in tema di costi infragruppo, l’onere della prova in ordine all’esistenza e all’inerenza dei costi sopportati grava sulla società che afferma di aver ricevuto il servizio” . Inoltre, “ai fini della deducibilità del corrispettivo, occorre che sia dimostrata l’effettiva utilità tratta dal servizio remunerato, e che quest’ultima sia obiettivamente determinabile e adeguatamente documentata” . Questo passaggio, tratto dall’ord. Cass. n.31081/2022, sintetizza l’approccio: la società deve provare di aver effettivamente ricevuto il servizio dalla consociata e che da esso ha tratto un’utilità concreta per la propria attività, riscontrabile in modo oggettivo dai documenti . Non bastano quindi un contratto infragruppo generico e la fattura: bisogna mostrare cosa è stato fatto e quali benefici ha apportato.

Ad esempio, se una controllante fattura “assistenza commerciale” alla controllata, la difesa dovrà evidenziare magari che la controllante ha messo a disposizione un team o un manager che ha effettivamente svolto attività (viaggi, incontri con clienti, strategie di vendita) a favore della controllata, e che ciò ha portato risultati (es. incremento vendite, apertura nuovi mercati). Documenti utili: report mensili del manager, presentazioni strategiche condivise, corrispondenza interna che mostri istruzioni impartite, ecc. Se invece si scopre che quel servizio era una duplicazione (la controllata aveva già un ufficio commerciale che ha svolto in proprio il lavoro), allora il costo è fittizio o quantomeno non inerente, come rilevato nel caso concreto dietro la sentenza sopra citata: lì la controllante fatturava consulenze alla figlia ma la figlia svolgeva da sé con suo personale le stesse funzioni, la controllante era di fatto “scatola vuota”, e la Corte ha dato ragione al Fisco .

Quindi, per i costi infragruppo la checklist difensiva comprende:

Contratto di service dettagliato: deve specificare quali servizi vengono forniti, con che frequenza, con quali personale/mezzi. I contratti standard generici (es. “servizi amministrativi generali”) sono pericolosi: meglio allegare un Service Level Agreement con elenchi di attività previste.
Documentazione delle attività: per ogni periodo, conservare la traccia del lavoro svolto: es. per consulenze strategiche, mantenere le slide delle riunioni, i piani consegnati; per supporto informatico, i report di assistenza, i ticket risolti; per direzione aziendale, le minute delle riunioni del management, le decisioni prese su input della capogruppo.
Valutazione dell’utilità: se possibile quantificare il beneficio. Ad esempio, la capogruppo negozia forniture centralizzate ottenendo sconti per tutte le consociate: ecco un beneficio misurabile in costi risparmiati. Oppure la consociata grazie al marketing centralizzato aumenta vendite del X%. Meno tangibile ma utile citare.
Criterio di ripartizione dei costi: spesso i costi infragruppo sono allocazioni pro-quota di costi della capogruppo (management fees calcolate su basi tipo fatturato, numero dipendenti, etc.). L’Agenzia può contestare se la ripartizione appare arbitraria. È importante poter spiegare il criterio e mostrarne la ragionevolezza. Se la capogruppo ripartisce 100 di costi amministrativi su 5 controllate in base al fatturato e tu ne paghi 20, devi far vedere che il criterio è coerente e magari che quei 100 sono documentati (bilancio della capogruppo) e quindi non è un numero inventato.
Confronto con terzi: se esiste prezzo di mercato per quel servizio, far notare che il prezzo infragruppo non era superiore, anzi magari inferiore al costo di outsourcing. Questo non riguarda solo il TP internazionale, ma anche per provare la congruità economica (se paghi 100 qualcosa che sul mercato avresti pagato 50, il Fisco storce il naso e pensa a spostamento utili).

La Cassazione in materia di costi infragruppo ha prodotto numerose sentenze. Possiamo citarne alcune: Cass. n.8001/2021, Cass. n.32422/2018, Cass. n.23027/2015, che tutte insistono sul concetto di effettiva utilità e onere a carico della società che deduce il costo . Recentemente Cass. n.15530/2023 ha ulteriormente chiarito che se il Fisco contesta l’inerenza di costi infragruppo, spetta all’azienda provare sia l’esistenza del servizio sia la sua coerenza economica con l’attività d’impresa (non dev’essere manifestamente scollegato) . E Cass. sez. Unite n.8500/2021 (in tema di abuso del diritto) ha toccato tangenzialmente la questione, affermando che l’inerenza non richiede un immediato incremento di ricavi, potendo un costo essere inerente anche se sostenuto per finalità future o indirette, ma se totalmente privo di potenzialità economica per l’impresa allora non è deducibile.

Se il contribuente non fornisce prove e il giudice ritiene il costo infragruppo non dimostrato, l’esito è l’indeducibilità. Non solo: vi può essere la già menzionata conseguenza secondaria nelle piccole società di capitali a ristretta base: il Fisco, vedendo costi eliminati che abbassavano l’utile, potrebbe presumere che quei soldi in realtà siano stati utili occulti distribuiti ai soci. Questa è una presunzione giurisprudenziale non di legge, ma la Cassazione l’ha spesso avallata: se una SRL con due soci deduceva costi inesistenti per €100, una volta eliminati si genera €100 di utile in più che, mancando altri impieghi, si presume finito ai due soci come dividendo occulto . Ciò comporta che l’Agenzia notifica anche agli stessi soci un accertamento IRPEF per redditi di capitale non dichiarati (oltre a far pagare alla società IRES su quell’utile non dichiarato). La Cassazione ha ritenuto legittima questa presunzione in presenza di ristretta base sociale e se i soci non provano di non aver ricevuto nulla . Dunque, nelle liti su costi infragruppo (o altri costi fittizi), le società a pochi soci rischiano doppio: la società e i soci. Perciò è ancora più importante vincere sul merito del costo.

In sintesi difensiva per costi infragruppo: preparare un dossier che includa: contratti, evidenze di esecuzione (report, email, risultati tangibili), spiegazione del criterio di determinazione del corrispettivo e, se opportuno, una memoria tecnica che colleghi ogni voce di costo all’utilità per l’impresa (es. “servizio X ha permesso di ottenere Y, come da doc. allegato 5”).

Consulenze e spese per servizi da terzi: documentazione e contraddittorio tecnico

Anche quando la consulenza o il servizio proviene da un fornitore indipendente (esterno al gruppo), può essere contestato con argomenti simili: “il costo non è inerente o non è stato provato come effettivo”. Classici esempi: consulenze generiche, studi di fattibilità che non hanno avuto seguito, spese di intermediazione senza riscontro, servizi di logistica o trasporto fatturati ma non comprovati da documenti di viaggio, etc. Oppure il Fisco contesta che quella consulenza fosse duplicativa di compiti già svolti internamente o che il compenso fosse troppo elevato rispetto all’impegno (facendo pensare a una sovrafatturazione per altri fini, magari retrocessione di denaro al committente).

Dal punto di vista probatorio, la situazione è analoga: onus sul contribuente di provare che il servizio c’è stato e l’importo è giustificato. Non è sufficiente aver un contratto e una fattura; occorre mostrare “carta canta”, ossia output concreti del servizio . La Cassazione, ad esempio, con ord. n.25612/2021 ha evidenziato che “non c’è inerenza senza adeguata documentazione”, in un caso di spese sostenute senza che vi fosse traccia documentale del servizio ottenuto .

Quindi, per difendersi:

Contratto dettagliato con il consulente: definire l’oggetto (es. “studio di fattibilità per espansione in mercato X”), la durata, gli obblighi (relazione finale, incontri, etc.). Un contratto scritto può sembrare burocrazia, ma in giudizio mostra la serietà dell’incarico.
Corrispondenza e comunicazioni: oggi molte consulenze avvengono via email, teleconferenze, ecc. Conservare le email rilevanti dove il consulente invia bozze, analisi preliminari, fa domande, etc. Se la consulenza è stata in loco, farsi mandare magari un breve report periodico.
Deliverable finale: se la prestazione lo prevede, ottenere sempre qualcosa di tangibile: una relazione, un disegno progettuale, un set di slide, qualunque cosa rappresenti il prodotto del consulente. In caso di verifica, esibire spontaneamente questo output (dimostra trasparenza). Se il consulente non fornisce nulla di scritto e il servizio è astratto (es. “consulenza strategica mediante meeting”), conviene preparare verbali di riunione interni che riportino cosa è stato discusso e deciso in tali meeting.
Testimoni interni: se i dipendenti dell’azienda hanno interagito col consulente, far mettere a verbale (durante il contraddittorio o nel processo) le loro dichiarazioni: “il dott. X è venuto tot giorni, ci ha consigliato su Y, grazie a lui abbiamo implementato Z”. Nel nuovo processo tributario è possibile anche considerare di far testimoniare un dipendente, se ciò è indispensabile e la prova documentale manca. Ad esempio, se un consulente verbale ha formato il personale senza lasciare carta, far testimoniare alcuni formati potrebbe essere decisivo.
Ragionevolezza del compenso: provare che il compenso pagato è allineato a quello di mercato. Se ho pagato €50.000 per un mese di consulenza, potrei presentare preventivi di altri consulenti simili o riferimento a tariffe professionali che mostrino che la cifra non è esorbitante. Se il compenso è palesemente oltre mercato, l’Ufficio sospetterà che includa qualcos’altro (magari è un modo per trasferire soldi al consulente che poi li restituisce, etc.).
Risultato per l’azienda: spiegare se e come quella consulenza è stata utilizzata. Anche se magari il progetto studiato non è stato realizzato (può succedere: uno studio di fattibilità negativo è comunque utile perché evita un investimento sbagliato), bisogna far capire la logica. Se il Fisco vede spese di consulenza e poi nessuna attività correlata, insinua che fosse fittizia. Quindi narrare: “abbiamo chiesto studio X, risultato che era sconveniente investire in quel settore, perciò non l’abbiamo fatto: l’utilità è stata evitare una perdita, ecco la relazione con conclusioni negative.”.
Eventuali autorizzazioni o documenti pubblici: per consulenze su appalti, ad esempio, se un consulente aiuta a preparare una gara, ci sarà un progetto presentato alla stazione appaltante – quel progetto, con data, è prova che il consulente ha lavorato. Se una consulenza era per ottenere una certificazione, l’ottenimento (o il tentativo) della certificazione può provarlo.

La difficoltà sta nel fatto che spesso i consulenti forniscono consigli orali o mail sparse. Sta all’azienda formalizzare il più possibile. Una buona pratica: alla fine di ogni incarico, far firmare al consulente (o comunque predisporre) un “rapporto finale” in cui si riepiloga cosa è stato fatto. Serve all’azienda per ricordare e, come vediamo, può salvare in verifica.

Un caso particolare è quello delle provvigioni a intermediari esteri (agenti o procacciatori): in molti contesti (esportazioni, commesse internazionali) si pagano commissioni a soggetti stranieri che aiutano a concludere affari. Il Fisco può sospettare che dietro ci sia corruzione (es. tangente mascherata da provvigione) o che l’intermediario sia fittizio (soldi che tornano al pagatore). Per difendere la deduzione, bisogna provare che l’intermediario ha svolto un ruolo effettivo: lettere di incarico, corrispondenza con lui e con il cliente finale dove appare la sua intermediazione, evidenza che il cliente è stato presentato da quell’agente. Idealmente, se non segreto, farsi dare una dichiarazione dal cliente finale che confermi “si, conosciamo il sig. Tizio che ha fatto da agente per Caio Spa”. In mancanza, anche qui testimonianze eventuali o mostrare che l’intermediario era ben introdotto in quell’ambiente. Questo tipo di costo spesso attira anche la Guardia di Finanza per verificare reati, quindi la trasparenza e documentazione anticipata è vitale.

Cassazione e consulenze: Cass. n.18435/2019 (ad es.) ha ritenuto indeducibili compensi a consulenti solo formalmente incaricati ma senza prova di attività, affermando che la “regolarità formale” non salva l’operazione se manca la sostanza. Cass. n.21260/2019 ha chiarito che l’inerenza va valutata qualitativamente e non in base all’utilità immediata, ma che comunque dev’esserci un potenziale di utilità: se la spesa appare “eccentrica” rispetto all’oggetto sociale, è il contribuente a doverne spiegare la funzione. E la citata Cass. n.26434/2025, pur riferita a costi in frodi, sottolinea che serve “documentazione di supporto da cui ricavare la ragione e la coerenza economica della spesa” , e che altrimenti è legittimo negarla specie se sproporzionata ai ricavi o all’oggetto dell’impresa .

Un pensiero finale: in cause su consulenze spesso conviene richiedere una CTU (consulenza tecnica d’ufficio), ossia far nominare un esperto indipendente dal giudice. Ad esempio, se il Fisco dice “questa consulenza ingegneristica non serviva o valeva troppo”, far nominare un ingegnere che esamini il progetto e riferisca se la parcella era congrua e se ha portato elementi utili può essere determinante. Con la riforma 2022 il giudice tributario può avvalersi di esperti tecnici in materie specifiche: questa è un’opportunità difensiva (da sollecitare, se il giudice non è esperto potrebbe apprezzare l’aiuto di un CTU).

Contestazioni basate su presunzioni e spese “antieconomiche”

Come accennato in più punti, l’Amministrazione finanziaria può talvolta contestare costi non perché manchi la fattura o la documentazione, ma perché risultano manifestamente incongrui o antieconomici, avanzando quindi un dubbio presuntivo sulla loro deducibilità. Ad esempio: una piccola impresa individuale che dichiara ricavi per €50.000 e costi per sponsorizzazione di €30.000; una SRL che spende metà del proprio fatturato in “spese di rappresentanza”; un professionista che sostiene costi elevatissimi rispetto ai compensi (classico caso: dichiara €20.000 di compensi e €25.000 di spese di auto, eventi, formazione, etc.). In tali situazioni, il Fisco potrebbe dire: “c’è evidente antieconomicità, quindi parte di questi costi non è inerente o nasconde utilità personali”.

È bene sapere che la legge in senso stretto non vieta i comportamenti antieconomici: non c’è una norma che imponga un rapporto minimo ricavi/costi. Quindi l’antieconomicità non è di per sé motivo di indeducibilità ex lege. Tuttavia, la giurisprudenza la considera una spia: la Cassazione ha affermato che un forte scostamento dai criteri di economicità può “fungere da indice del difetto di inerenza” . Non come prova automatica, ma come indizio grave e preciso che invertirebbe l’onere della prova a carico del contribuente. Detto altrimenti: se l’Ufficio dimostra che un certo costo è prima facie antieconomico (sproporzionato), allora è ragionevole pretendere che il contribuente giustifichi quell’anomalia o altrimenti subire le conseguenze (ripresa a tassazione di quell’eccesso non giustificato).

Esempio: la Cassazione n.6368/2021 ha stabilito che un costo può essere inerente anche se antieconomico, purché collegato all’attività, ma ha anche riconosciuto che l’antieconomicità può essere usata dal Fisco come argomento per mettere in dubbio l’inerenza . La Cass. n.33574/2018 (citata in fiscooggi) dice che l’antieconomicità dell’operato richiede comunque la dimostrazione dell’inattendibilità contabile , cioè il Fisco non può limitarsi a dire “spendi troppo, quindi aggiungo reddito”, deve provare che quei costi non tornano con i ricavi e presumere magari ricavi non dichiarati. Ad esempio, col caso classico dei prelevamenti bancari dei professionisti, la presunzione era: se prelevi tanto e dichiari poco, quell’eccesso è destinato a compensi in nero – da qualche anno, una norma (DL 193/2016) ha previsto che quei redditi in nero presunti implicano costi forfettari del 30% deducibili d’ufficio. Questo per dire che il legislatore ha riconosciuto che se presumi extra-ricavi, devi riconoscere anche dei costi correlati.

Per non confondere: se l’Agenzia contesta costi e dice “secondo noi c’era più reddito e questi costi in realtà sono utili in nero ai soci”, è il tema dei costi fittizi e utili occulti (già visto). Se invece contesta “hai speso troppo per la pubblicità rispetto al tuo fatturato, quindi ti limito la deducibilità di quell’eccedenza”, è un’argomentazione su base antieconomica. In assenza di norme specifiche (tranne casi come spese di rappresentanza dove c’è un limite 1% ricavi deducibile, il resto no), queste contestazioni vanno valutate in giudizio con le prove.

Difesa di costi apparentemente antieconomici: il contribuente deve “rompere la presunzione” spiegando il perché di quella scelta e dimostrando che comunque il costo era finalizzato all’impresa. Alcune linee difensive:

Spiegare la strategia: magari quell’anno l’azienda ha investito molto in marketing sperando di crescere in futuro (e se i ricavi non sono aumentati subito, non vuol dire che non ci sarà ritorno negli anni successivi). Se si porta evidenza di piani pluriennali, bilanci previsionali, ecc., si fa capire che la spesa aveva un senso prospettico. Questo è stato riconosciuto in pronunce come “deducibili i costi che si collocano in chiave programmatica, futura e potenziale proiezione dell’attività” .
Mostrare risultati qualitativi: ad esempio, spese di formazione altissime in un anno – antieconomico se guardi l’utile di quell’anno, ma se provi che hai formato tanti dipendenti e l’anno dopo l’azienda ha preso commesse più complesse grazie a quelle competenze, si giustifica. Non sempre c’è correlazione numerica immediata, ma anche un miglioramento organizzativo è un risultato. Documenti come certificazioni ottenute, premi di settore vinti grazie a quell’investimento, possono supportare.
Contestare la valutazione del Fisco: a volte l’AdE fa ragionamenti arbitrari del tipo “spese legali del 10% dei ricavi sono troppe” – il contribuente può dire: “non esiste un parametro fisso, quell’anno ho avuto una causa importante, ecco la pratica, ho dovuto difendermi e ho speso il necessario”. Quindi portare le cause di quell’extra costo e magari confronti: se ho speso €50k in consulenze legali per un contenzioso milionario, non è antieconomico, anzi dozzine di aziende avrebbero speso uguale, presento persino un parere di un avvocato esterno che dice che la parcella era congrua.
Evitare sacche scoperte: se un costo appare inutile, trovare un nesso. Esempio: azienda edile che sponsorizza una squadra di calcio dilettanti con €20k l’anno (e fattura 500k): Fisco contesta come atto mecenatistico dell’amministratore (tifoso). Difesa: magari quell’azienda lavora molto localmente e i committenti sono entità in quella comunità, mostrare che quell’anno ha acquisito una commessa dal comune dove la squadra è – insinuare che la sponsorizzazione ha aumentato la reputazione locale. Oppure che i dipendenti dell’azienda sono coinvolti (benessere interno, immagine). In casi del genere, la Cassazione ha a volte accettato spiegazioni, altre no, è molto caso-specifico.

Va ricordato però che certe spese anti-economiche possono essere ritenute spese personali mascherate. Se un amministratore di piccola azienda acquista una luxury car da 150k e la mette interamente a costo dell’azienda, con scarsi ricavi, il Fisco (e oggettivamente il giudice) penserà che è un bene ad uso prevalentemente personale. La normativa già limita deducibilità auto (20% per autovetture aziendali uso promiscuo, 80% per agenti, ecc.), ma se uno supera quei limiti o cerca di dedurre qualcosa di palesemente per sé (es. uno yacht nella società che fa tutt’altro), la difesa è quasi impossibile. In questi casi estremi, l’antieconomicità coincide con non inerenza. Quindi, un consiglio: non intestare all’azienda costi palesemente extra-business (oppure se lo si fa, essere pronti a vederseli togliere in accertamento, e al più puntare a evitare il penale se uno non eccede…).

Presunzioni semplici in accertamento: oltre all’antieconomicità, le indagini finanziarie generano contestazioni su base presuntiva. Se spuntano prelevamenti non giustificati per un’impresa (società di capitali escluse dalla norma sui prelevamenti, ma per ditte individuali e professionisti fino a 2019 si applicava), li presumeva ricavi occulti e in mancanza di prove scattava tassazione. Adesso quelle norme son cambiate (non si presumono ricavi da prelievi se non oltre 1000 € giornalieri e 5000 mensili, DL 193/2016). Per i versamenti non giustificati sul c/c invece si presumono ricavi in nero (ancora valido): se l’imprenditore versa denaro sul conto e non prova l’origine da ricavi dichiarati o finanziamenti noti, quell’importo diventa base imponibile. Qui il contribuente vorrebbe dire: ma se presumi €100 ricavi in nero, dovresti darmi almeno un €40 di costi correlati. La legge lo prevede solo per accertamenti da studi di settore e indicatori (si dà forfait 5% costi in nero deducibili). La giurisprudenza talora concede un abbattimento per costi correlati (specie in appello, in via equitativa), altre volte no. In ogni caso, questo attiene più all’accertamento di ricavi occulti che al disconoscimento di costi dichiarati, anche se concettualmente simile (in entrambi i casi si tassano “utili in nero”).

In conclusione su presunzioni e antieconomicità: la miglior difesa è prevenire, documentando ex ante la ragione economica delle scelte fuori dall’ordinario, e in contenzioso sminare la presunzione portando spiegazioni logiche e supportate da fatti. Se resta una porzione non spiegabile, può valer la pena in fase di contraddittorio o adesione trattare una riduzione concordata (accettando, ad esempio, di rendere indeducibile il 50% di una spesa dubitabile, per chiudere la disputa). È preferibile cedere qualcosa piuttosto che rischiare sanzioni piene su tutto.

Strumenti difensivi del contribuente

Affrontare contestazioni fiscali sui costi richiede non solo buoni argomenti nel merito, ma anche l’utilizzo oculato degli strumenti procedurali che l’ordinamento mette a disposizione del contribuente. Dalla fase preliminare di verifica e accertamento, passando per eventuali tentativi di definizione stragiudiziale, fino al vero e proprio contenzioso tributario, ci sono varie opportunità per far valere le proprie ragioni o almeno mitigare le conseguenze. In questa sezione, esamineremo i principali strumenti difensivi, con particolare riguardo a: il contraddittorio endoprocedimentale (il dialogo con l’ufficio prima dell’atto finale), l’interpello (per prevenire le incertezze interpretative), l’accertamento con adesione e altri istituti deflativi (per evitare la lite o ridurre sanzioni), e infine il ricorso nel processo tributario con le novità introdotte dalla riforma del 2022 (giudici tributari professionali, prova testimoniale, ecc.).

L’ottica sarà quella del debitore d’imposta (contribuente) che deve decidere come e quando agire per difendersi al meglio.

Contraddittorio endoprocedimentale: il “dialogo” prima dell’atto

Il contraddittorio endoprocedimentale consiste nella possibilità per il contribuente di interlocuire con l’ufficio accertatore prima che venga emesso l’avviso di accertamento definitivo, allo scopo di chiarire i fatti, fornire documenti e magari convincere l’Ufficio a non emettere affatto (o ad attenuare) la pretesa fiscale. Si tratta di un principio di derivazione sia nazionale (Statuto del Contribuente) sia comunitaria (diritto al contraddittorio prima di decisioni lesive, sancito dalla Corte di Giustizia UE in ambito fiscale in alcune materie).

In Italia, il contraddittorio non è generalizzato per tutti gli accertamenti (a differenza di quanto auspicato da alcuni, il legislatore non ha imposto l’obbligo sempre, tranne per alcuni casi specifici). Tuttavia ci sono varie situazioni in cui è obbligatorio per legge o da prassi consolidata, e in ogni caso è sempre consigliabile sfruttarlo quando possibile, chiedendo un incontro o presentando osservazioni scritte.

Quando è obbligatorio per legge?
– Quando c’è stato un processo verbale di constatazione (PVC) emesso da Guardia di Finanza o Entrate dopo verifica in loco: l’art. 12, comma 7, L. 212/2000 (Statuto del contribuente) prevede che il contribuente ha diritto a presentare osservazioni entro 60 giorni dal rilascio del PVC, e l’accertamento non può essere emesso prima di tale termine (salvo urgenza particolare). L’Amministrazione deve valutare le osservazioni. Questo è contraddittorio scritto post-verifica. Se l’ufficio emette accertamento prima dei 60 giorni senza motivo, l’atto è nullo (Cass. SS.UU. n.18184/2013 lo ha sancito per le verifiche generali).
– Negli accertamenti da studi di settore/ISA (quando esistevano gli studi di settore, oggi ISA): la legge prevedeva l’obbligo di invito al contraddittorio (art. 5-ter D.Lgs. 218/1997) prima di emettere accertamento basato su scostamenti da studi. Il mancato invito rende nullo l’accertamento (principio confermato dalle Sezioni Unite Cass. n. 26635/2009 per gli studi). Per gli ISA (indicatori sintetici di affidabilità fiscale), simile principio.
– In materia di transfer pricing o accordi preventivi: per alcune rettifiche in ambito internazionale, esistono prassi di confronto (ad es. in accordi preventivi obbligatorio incontro).
– Dal 2023, come visto, per i costi black list c’è obbligo di notifica di avviso per contraddittorio 90 giorni prima .
– In generale, tutti i casi previsti dall’art. 5-ter D.Lgs. 218/1997 (invito a comparire): oggi l’ufficio prima di alcuni accertamenti può inviare un invito al contraddittorio proponendo esito e sanzioni ridotte se c’è adesione. Dal 2020, l’invito a comparire è obbligatorio per gli accertamenti sui tributi “armonizzati” (IVA) quando il contraddittorio è richiesto da norme UE o se l’ufficio ritiene di poter chiudere in adesione. C’è stata evoluzione giurisprudenziale: Cass. SS.UU. 24823/2015 stabilì che per i tributi “non armonizzati” (es. imposte redditi) il contraddittorio non è obbligatorio a pena di nullità se non c’è norma; per IVA invece, poiché c’è principio UE, si tende a considerarlo necessario se l’assenza ha leso il diritto difesa. Ora, per semplificare, l’Agenzia spesso invita sempre (fa eccezione per accertamenti da controlli formali automatizzati dove invia solo esito).

Come utilizzare il contraddittorio:
– Fase pre-atto: se ricevete un “PVC” (verifica) con rilievi di costi indeducibili, è cruciale predisporre entro 60 giorni le osservazioni difensive. In queste, bisogna entrare nel merito: fornire documenti aggiuntivi non mostrati in verifica (magari perché non richiesti o non disponibili subito), contestare errori fattuali nel PVC, spiegare elementi non considerati. L’obiettivo è convincere l’ufficio che alcune contestazioni non reggono. L’ufficio è tenuto a valutare e a volte effettua un sgravio parziale recependo quelle osservazioni. Ad esempio, se nel PVC c’è scritto “costo X indeducibile perché non documentato”, e nei 60 gg produco la documentazione mancante, l’ufficio potrà decidere di non accertare quel punto.
– Invito al contraddittorio / questionario: se prima di un atto ricevete un “invito a comparire” o un questionario dall’Agenzia su specifici costi, è segno che vogliono darvi modo di chiarire. È fondamentale rispondere per iscritto in modo puntuale, allegando prove e magari chiedendo incontro di persona. Nell’incontro, adottare un atteggiamento collaborativo: ascoltare le tesi dell’ufficio e ribattere con calma punto per punto, portando l’attenzione sulle evidenze a vostro favore. Anche offrire disponibilità a fornire ulteriori chiarimenti successivamente è utile.
– Verbale di contraddittorio: chiedere sempre che venga redatto (e firmato) un verbale dell’incontro, in cui far mettere a verbale le proprie contestazioni e promesse di invio documenti integrativi. Questo servirà poi, se l’atto viene emesso ignorando i vostri punti, a dimostrare in giudizio che l’ufficio non ha considerato adeguatamente le difese (che è un vizio di motivazione eventualmente).
– Effetto sul cumulo sanzioni: partecipare attivamente al contraddittorio e magari adesione (vedi dopo) può anche aiutare sul piano sanzionatorio, perché dimostra collaborazione. Non esiste più la definizione agevolata per collaborazione (c’era per alcune comunicazioni), ma il comportamento collaborativo a volte induce l’ufficio ad applicare sanzioni minime o a rinunciare a contestare violazioni formali.

Mancato contraddittorio e nullità dell’atto: se l’ufficio era tenuto a instaurare contraddittorio e non l’ha fatto, si può eccepire la nullità dell’accertamento in giudizio. Esempio: accertamento IVA emesso senza invito in un caso di verifica a tavolino non urgente – la giurisprudenza è altalenante, ma c’è spazio per eccepire violazione del diritto di difesa (sulla scia di Cass. 701/2020 che per l’IVA afferma obbligo generale). Oppure, accertamento su costi black list 2023 senza aver inviato avviso 90 gg: chiaramente illegittimo per violazione art. 110 comma 9-ter TUIR. Quindi il contraddittorio è anche una garanzia formale che possiamo far valere.

In breve: il contraddittorio è il momento migliore per spiegare le proprie ragioni all’Amministrazione, spesso si possono ottenere rettifiche parziali o totale archiviazione di rilievi prima che diventino un atto impositivo. Non sfruttarlo è un errore: rimanere passivi fino al ricevimento dell’accertamento preclude la chance di chiudere la questione prima e costringe poi a litigare in Commissione. Quindi, appena c’è un rilievo in aria, conviene prendere l’iniziativa difensiva subito.

Interpello all’Amministrazione finanziaria: prevenire le incertezze

L’interpello è uno strumento diverso, di carattere preventivo e consultivo, previsto dallo Statuto del Contribuente (art. 11 L.212/2000 e seguenti). Consiste nella possibilità per il contribuente di sottoporre un quesito formale all’Agenzia delle Entrate su una questione interpretativa specifica che lo riguarda, ottenendone una risposta ufficiale e vincolante (per l’amministrazione) riguardo a quella fattispecie.

Nel contesto dei costi deducibili e difesa da contestazioni, l’interpello può giocare un ruolo in questi modi:

Interpello ordinario (interpretativo): se ho un dubbio se un certo costo sia deducibile o meno in base alla legge, posso chiedere prima di comportarmi. Esempio: “Spesa per sponsorizzazione di evento sportivo locale – posso dedurla interamente come pubblicità o ricade in spese di rappresentanza con limiti?” Oppure: “Un costo pagato a una società estera X è deducibile o lo considerate elusivo?”. L’Agenzia risponde entro 90 giorni (in genere), esprimendo la sua posizione. Se la risposta è favorevole, il contribuente seguendo quella non avrà problemi (salvo non cambi interpretazione). Se è sfavorevole, almeno uno sa che deducendo dovrà poi litigarsela (ma c’è l’esimente sanzioni se la risposta è tardiva etc.). Nel nostro caso, l’interpello può chiarire ad esempio la portata di inerenza in situazioni borderline o la qualificazione di un costo (rappresentanza vs pubblicità, manutenzione vs incremento capitale, ecc.). L’utilità sta nel evitare contenzioso futuro: ad es. un avvocato ha dubbi se un corso all’estero è aggiornamento deducibile o no – interpella e a seconda della risposta si comporta di conseguenza, evitando rischio sanzioni.
Interpello probatorio (specifico): come menzionato, c’era per i costi black list ante 2015 e di nuovo dal 2023 c’è la possibilità di interpello per dimostrare ex ante le esimenti . Ad esempio, si può presentare un interpello “disapplicativo” (art. 11 comma 2 lett. b, relativo alla disapplicazione di norme antielusive) chiedendo di disapplicare la presunzione di indeducibilità di un costo black list in base alle prove fornite. L’Agenzia valuterà la documentazione: se risponde positivamente (autorizzando la disapplicazione), il costo sarà deducibile; se negativamente, in teoria il contribuente o rinuncia a dedurre quell’eccedenza o lo fa a suo rischio. Idem per altre norme antielusive come la indeducibilità costi da reato: in passato alcuni interpelli sono stati presentati su situazioni dubbie (es. un costo connesso a reato, tipo sanzioni pecuniarie: in teoria non deducibili, ma se c’è dubbio interpretativo, si può chiedere).
Interpello anti-abuso: se un’operazione societaria ha come effetto anche un risparmio d’imposta sui costi (es. fusione per poter dedurre perdite o costi), e c’è timore che l’Agenzia la contesti come abuso del diritto, si può interpellare per avere conferma che non costituisce abuso (o eventuali condizioni). Questo è art. 11 comma 2 lett. c) Statuto. Riguarda più la sfera operazioni straordinarie, ma a volte i costi dedotti sono contestati come abuso (ad es. creazione di una società di servizi infragruppo solo per spostare costi – l’Agenzia potrebbe dire è abuso finalizzato a generare più costi deducibili qui e utili là). Un interpello antiabuso potrebbe prevenire contestazioni se esposto bene il motivo economico valido.

Vantaggi dell’interpello: è vincolante per l’Agenzia (solo nei confronti di chi interpella) e dà certezza. In più, se l’Agenzia non risponde nei termini (solitamente 90 gg per ordinario, 120 per antiabuso), vale il silenzio-assenso (tranne alcuni casi di silenzio-rifiuto per interpelli non ammissibili). Quindi il contribuente può dedurre il costo confidando nella risposta. Se poi l’ufficio locale volesse comunque contestare, la risposta all’interpello è un robusto scudo (in giudizio vincerebbe il contribuente perché c’è affidamento legittimo su risposta).

Limiti: bisogna presentare l’interpello prima di compiere l’operazione o di presentare la dichiarazione su cui incide (o comunque prima di essere controllati). Non si può interpellare a posteriori su una contestazione in corso (in quel caso ci si difende e basta). Inoltre, l’interpello deve riguardare casi concreti personali e questioni non già chiarite da prassi. L’Agenzia può dichiararlo inammissibile se, ad esempio, la questione è già affrontata in circolari o è puramente fattuale (tipo: “ho fattura X, ritenete valida la documentazione?” di solito respingono dicendo che non forniscono valutazioni di prova ma solo interpretazioni di norme).

Nei casi di costi contestati: l’interpello non risolve questioni di fatto (esistenza del costo) ma può risolvere questioni di qualificazione o limiti. Ad esempio: spesa per sponsorizzazione ad associazione dilettantistica – deducibilità piena come pubblicità vs limitata come rappresentanza? Molti dubbi su questo punto sono stati risolti con circolari (definendo che sponsorizzazione, avendo ritorno commerciale, è pubblicità deducibile integralmente e IVA detraibile, mentre la mera erogazione liberale è rappresentanza). Se però nel caso concreto c’è atipicità, un interpello può confermare il regime. Questo evita che un ispettore fiscale fraintenda e contesti indebitamente.

In definitiva, l’interpello è uno strumento di compliance preventiva: chi lo usa correttamente raramente finirà in contenzioso su quell’aspetto, perché l’Agenzia stessa ha avuto voce in capitolo prima. Chiaramente non sempre conviene: se si teme una risposta negativa che poi vincola, a volte il contribuente preferisce assumersi il rischio e poi contraddire. Ma su cose importanti (es. piani di riorganizzazione con costi di consulenza enormi, spese su estero borderline) spesso vediamo grandi aziende e anche PMI utilizzare interpelli per stare tranquilli.

Accertamento con adesione e altri strumenti deflattivi

Quando ormai la contestazione è formalizzata (o in via di formalizzazione) e si rischia un avviso di accertamento con imposte e sanzioni, il contribuente può valutare strumenti che consentono di evitare il contenzioso o ridurne gli effetti, trovando un accordo con l’Amministrazione. Il principale è l’accertamento con adesione (D.Lgs. 218/1997), ma esistono anche la conciliazione giudiziale e la mediazione tributaria (queste ultime in ambito processuale). Inoltre, recenti provvedimenti di definizione agevolata (paci fiscali) hanno offerto chance di chiudere le liti pendenti con sconti.

Accertamento con adesione (ACA):
È una procedura avviabile sia su iniziativa del Fisco (invito a comparire ex art.5) sia su istanza del contribuente dopo aver ricevuto un atto impositivo (avviso di accertamento, PVC, invito). Nel nostro contesto, ipotizziamo di aver ricevuto un avviso di accertamento che disconosce costi per 100, con imposte e sanzioni. Il contribuente può presentare istanza di adesione entro 60 giorni dalla notifica dell’atto, il che sospende i termini per fare ricorso (sospensione di 90 giorni). L’Ufficio convocherà il contribuente per un incontro. All’incontro, si discute il merito: il contribuente può portare nuovamente le sue ragioni, oppure ammettere parzialmente e cercare un compromesso sugli importi.

L’adesione è essenzialmente una trattativa: se si trova un accordo su un certo imponibile e sanzioni (di norma ridotte ad 1/3 delle minime), si formalizza in un atto di adesione, si firma e poi entro 20 giorni si paga (o prima rata). A quel punto l’accertamento si perfeziona come concordato, non è impugnabile in futuro (salvo vizi di volontà gravi) e su quei periodi l’ufficio non può più accertare altro.

Pro e contro dell’adesione:
– Vantaggi: Riduzione certa delle sanzioni (a 1/3 del minimo, mentre in contenzioso se perdi paghi generalmente il 90% sul tributo o più). Rateizzabilità fino a 8 rate trimestrali (16 se oltre 50k importo). Si evita il rischio di esito peggiore in giudizio (dove se va male paghi tutto e magari spese legali). Si chiude in tempi brevi, dando certezza. Spesso l’ufficio in adesione è disponibile a concessioni: es. riconosce qualche costo in più di quanto faceva nell’atto, riduce l’imponibile di una percentuale, elimina una sanzione accessoria. Per i costi contestati, se il contribuente ha qualche prova ma non blindata, può convincere l’ufficio a un “medio termine”: magari gli riconoscono il 50% di quei costi come deducibili e il resto no, così entrambi cedono qualcosa.
– Svantaggi: Devi comunque pagare (anche se ridotto) – stai accettando di cedere su qualche punto. Se il contribuente è convinto di avere ragione su tutto e ha forti prove, potrebbe ottenere annullamento totale in giudizio, cosa che con adesione è difficile (l’ufficio difficilmente rinuncia a 100% in sede di accordo, a meno di prove sopravvenute schiaccianti che lo persuadono di perdere in giudizio). Quindi per chi ha ottime chance in contenzioso, l’adesione può sembrare un arrendersi in parte. Inoltre, l’adesione richiede risorse immediate per pagare (anche se c’è la rateazione), mentre portando in giudizio si può prendere tempo e intanto provare a vincere.

Uso strategico: Molti contribuenti presentano adesione per guadagnare tempo: l’istanza sospende 90 giorni il termine ricorso, utili a reperire altri documenti o a valutare meglio la strategia. Se poi all’incontro non si trova accordo, pazienza, si andrà in causa ma si è preso tempo aggiuntivo. Attenzione però: se il contribuente durante l’adesione ammette determinate circostanze, quelle ammissioni potrebbero essere usate contro di lui in giudizio? Formalmente l’art. 10 c.3-bis D.Lgs.218/97 dice che le dichiarazioni rese dal contribuente nella fase adesiva non sono utilizzabili in sede giudiziale come riconoscimento. Quindi c’è tutela: quello che si dice in adesione rimane riservato a quel tavolo, per incentivare la trattativa franca.

Nel contesto costi contestati: supponiamo che su €100k costi contestati, l’azienda ritenga di avere prove solide per €60k e non altrettanto per €40k. In adesione potrebbe puntare a farsi riconoscere i €60k, accettando la ripresa su 40k. L’ufficio magari propone 50 e 50. Ci si accorda su 40 indeducibili (un successo rispetto a 100). Le sanzioni su quell’importo pagheranno 1/3 (30% invece di 90% ad esempio). Economicamente può essere sensato. In contenzioso magari si rischiava di perdere su tutti €100k se le prove non venivano considerate sufficienti.

Conciliando in giudizio e mediazione:
Se non c’è adesione o fallisce, e parte il ricorso in Commissione, esistono altre due opportunità:

Mediazione tributaria: obbligatoria per controversie di valore fino a €50.000 (importo di imposte e interessi, sanzioni escluse) – su atti dal 2018 in poi, la soglia era 20k prima. Il ricorso va prima presentato come reclamo-mediazione all’ufficio locale, che ha 90 giorni per valutare e eventualmente proporre mediazione riducendo la pretesa o sanzioni. Se si trova accordo, si chiude come conciliazione fuori giudizio, con sanzioni ridotte al 35% del minimo (leggermente più alto di adesione). Se non succede nulla, il ricorso prosegue in Commissione. Per importi piccoli spesso l’Agenzia accetta riduzioni minime (es. toglie sanzione, o riduce importo del 10%) pur di evitare costo del contenzioso. Il contribuente può proporre lui una somma. Nel caso di costi, su €10k contestati potrebbero accordarsi per toglierne la metà e basta. Dipende dalle sedi.
Conciliazione giudiziale: durante il processo tributario (sia primo che secondo grado) le parti possono conciliare la lite con accordo su un importo. In primo grado, le sanzioni scendono al 40% del minimo, in secondo grado al 50% (perché più tardi). Questo può avvenire spontaneamente (il contribuente e l’ufficio si accordano e presentano istanza congiunta al giudice, che emette decreto di conciliazione) oppure su invito del giudice stesso. La conciliazione è utile se emergono nuovi elementi in giudizio o se la posizione dell’Amministrazione si è ammorbidita (magari per mutate interpretazioni). Ad esempio, a giudizio avviato, il contribuente deposita una perizia nuova che all’AdE fa capire che forse perderà, allora propone “chiudiamo a metà strada”. Il contribuente risparmia il rischio e sanzioni ridotte.

Definizioni agevolate (condoni): periodicamente il legislatore offre scorciatoie: ad esempio, nel 2023 la “tregua fiscale” ha consentito di definire gli atti del 2019-2021 con sanzioni 1/18, o le liti pendenti al 1° grado pagando 90% imposte (o meno se vinta in parte). Queste opportunità esulano dall’ordinario, ma vale la pena sempre monitorare novità legislative: a volte si può chiudere un contenzioso lungo con un pagamento ridotto grazie a una legge di pace fiscale. Tuttavia, per i costi da reato, frodi, etc., spesso sono esclusi da condoni. E anche moralmente, l’azienda che vuole essere in regola preferisce risolvere in sede propria.

Contenzioso tributario: il processo e le novità per la difesa

Se non si riesce (o non si vuole) evitare la lite, si arriva al contenzioso tributario, che si svolge innanzi alle Commissioni Tributarie – dal 2023 rinominate Corti di Giustizia Tributaria di primo e secondo grado (CGT), a seguito della riforma ex L. 130/2022.

Nel caso di contestazioni di costi dedotti, il processo tributario è spesso tecnico e documentale. Il contribuente, ora in veste di ricorrente, dovrà persuadere il giudice della legittimità della propria posizione, portando prove e argomentazioni giuridiche. Alcuni punti da tenere presenti:

Ricorso introduttivo ben strutturato: va presentato entro 60 giorni (estendibili con sospensioni in caso di adesione ecc.), e deve contenere i motivi di impugnazione. È cruciale impostare da subito i punti di forza: ad esempio, eccepire eventuali vizi procedurali (mancato contraddittorio se rilevante, motivazione inadeguata dell’atto se non spiega perché le prove fornite in contraddittorio sarebbero state insufficienti, ecc.), e poi contestare nel merito punto per punto l’indebita ripresa a tassazione dei costi, richiamando la normativa e allegando i documenti chiave a sostegno (contratti, fatture, report, perizie, sentenze). Citare la giurisprudenza di legittimità può aiutare il giudice a inquadrare: es. “La Cassazione ha affermato che esibire la fattura non basta ma in questo caso il contribuente produce X e Y che provano l’operazione, dunque l’onere è assolto .”
Fase istruttoria: tradizionalmente, il processo tributario italiano era basato sugli atti e documenti; la prova testimoniale era vietata (art. 7 D.Lgs. 546/92 vecchio testo). Con la riforma del 2022, da gennaio 2023 è ammessa, in forma scritta, la testimonianza di terzi, ma con molte cautele: va richiesta, il giudice l’ammette se la ritiene indispensabile e se la prova non può essere acquisita altrimenti, e comunque il testimone deposita dichiarazione scritta confermata poi in udienza. Inoltre non può testimoniare chi è obbligato a tenere scritture contabili collegate ai fatti (quindi amministratori, contabili, soci – niente), il che limita molto (sostanzialmente solo terzi estranei o dipendenti non apicali possono). Ciò significa che in casi eccezionali ora è possibile portare una testimonianza: ad es., il cliente finale che attesti che il consulente ha effettivamente lavorato potrebbe testimoniare, oppure il trasportatore che conferma di aver consegnato merce del fornitore contestato. È da valutare con attenzione: i giudici tributari non sono ancora abituati, ma l’arma c’è.
CTU (consulenza tecnica): il giudice può nominare un esperto per accertare fatti tecnici. Tipicamente si fa in valutazioni complesse, bilanci, TP. Su costi dedotti, può essere utile in situazioni come perizie giurate su valori normali, oppure per ricostruire contabilità disastrate. Sta alle parti chiederla se utile; il giudice decide se disporla.
Nuovi documenti in appello: la difesa deve presentare tutti i documenti in primo grado se possibile. In appello, con la riforma, c’è un po’ più rigore contro i nuovi documenti – ammissibili solo se indispensabili e se chi li offre prova che non aveva potuto prima. Quindi meglio giocare tutte le carte subito al primo grado. Non trattenere prove pensando di svelarle poi, potrebbe essere tardi.
Corti di Giustizia e giudici togati: dal 2023, progressivamente, i nuovi giudici tributari di ruolo (toga) vanno a sostituire i giudici onorari. Ci si aspetta maggiore qualità e terzietà. Questo potrebbe far aumentare l’attenzione alle prove e al diritto, e uniformare gli esiti. Già la Cassazione con tante ordinanze sta dando linee guida. Ciò significa che citare i precedenti di Cassazione è utile: i giudici di merito cercheranno di allinearsi per evitare appelli e Cassazioni. Ad esempio, se in ricorso cito Cass. 31081/2022 sulla prova costi infragruppo , il giudice potrà rifarsi a quel principio.
Pagamento provvisorio: presentare ricorso non sospende automaticamente la riscossione. Occorre pagare, entro 60gg dall’atto, 1/3 dell’imposta accertata (senza sanzioni) a titolo provvisorio; se poi il giudizio si chiude a tuo favore, te li rimborsano con interessi, se perdi devi pagare il resto. Se non paghi il provvisorio, parte la riscossione coattiva. Però puoi chiedere alla Commissione sospensione dell’atto per grave danno (art. 47 D.Lgs.546/92). Su costi contestati elevati, l’importo può essere grosso: se dimostri che pagare ti metterebbe in crisi, il giudice può sospendere la riscossione fino alla sentenza di primo grado. Questo è da considerare nella strategia cash flow.

Esito del giudizio: se il contribuente vince, l’atto è annullato (in toto o in parte). Atti successivi (ad es. cartella su quell’avviso) decadono. Se perde, può appellare in CGT di secondo grado e poi eventualmente in Cassazione (solo per motivi di diritto). La lite può durare anni. Nel frattempo, se si arriva a sentenza di primo grado sfavorevole, bisogna pagare un ulteriore 1/3 (in totale 2/3) salvo sospensive ulteriori. Dopo l’appello sfavorevole, paghi il resto (ma se poi Cassazione ribalta, dovranno restituirti). Quindi il contenzioso prolungato può costare in interessi e immobilizzo di capitali.

Importante nel contenzioso: far valere eventuali vizi di motivazione dell’atto. Ad esempio, se l’Agenzia ha ignorato completamente le memorie presentate nel contraddittorio, la giurisprudenza dice che l’atto potrebbe essere nullo per difetto di motivazione (non ha confutato le osservazioni) . Oppure se le presunzioni del Fisco non sono gravi, precise e concordanti a sufficienza, lo si sottolinea, citando Cass. che suonano la stessa musica. Il giudice può annullare l’atto perché l’onere probatorio dell’ufficio non è stato soddisfatto adeguatamente. Ad esempio Cass.16493/2024 ha confermato annullamento perché l’ufficio non aveva provato oggettiva inesistenza ma aveva preteso direttamente prova dal contribuente – violando i principi .

In conclusione, il processo tributario è l’ultima trincea: va affrontato con un solido impianto probatorio e giuridico. Chi ha ragione sostanziale e presenta bene il caso ha ottime chance di far annullare gli accertamenti ingiusti. Chi invece è nel torto o con prove deboli, potrà tentare di ottenere almeno una riduzione (a volte i giudici tagliano la testa al toro riconoscendo una parte di costi se la situazione è dubbia, un po’ come una conciliazione officiosa). Resta inteso che arrivare alla Cassazione è lungo e costoso, quindi conviene sempre ponderare se non fosse stato meglio un accordo prima. Ma quando i principi in gioco sono importanti (per es. per non creare un precedente negativo in azienda, o perché c’è materia di valore), allora si va fino in fondo.

Domande frequenti (FAQ)

D: In caso di contestazione di costi, chi ha l’onere della prova?
R: Dipende dalla situazione. In generale, spetta al contribuente provare la deducibilità dei propri costi (esistenza, inerenza, competenza) . Tuttavia, se il Fisco contesta l’inesistenza dell’operazione, deve prima fornire indizi seri di frode; a quel punto l’onere passa al contribuente di dimostrare l’effettività . In alcune situazioni previste dalla legge (es. costi con paradisi fiscali, costi da reato), l’onere è direttamente a carico del contribuente perché vige una presunzione legale di indeducibilità salvo prova contraria . In sintesi: onere iniziale dell’Ufficio nel provare eventuali fatti illeciti o inesistenze; onere finale del contribuente nel provare la validità del costo (la sola fattura non basta se messa in dubbio) . Dal 2023, questo principio è anche in una norma (art.7 c.5-bis D.Lgs.546/92) che però ribadisce il quadro esistente .

D: Cosa si intende per inerenza di un costo e come posso dimostrarla?
R: L’inerenza è il nesso tra il costo e l’attività produttiva dell’impresa. Un costo è inerente se sostenuto nell’interesse dell’impresa, per attività da cui derivano (anche indirettamente o potenzialmente) ricavi o utilità per l’azienda. Non richiede che il costo generi uno specifico ricavo, ma deve “attinere” all’oggetto sociale o comunque alla funzione economica dell’impresa . Per dimostrarla occorre spiegare la ragione aziendale della spesa: es. spiego che quella consulenza mi serviva per decidere un investimento, quella sponsorizzazione per farmi pubblicità in un mercato locale rilevante, quell’auto aziendale per le trasferte dei dipendenti, ecc. E servono documenti di supporto: ad esempio, allegare il contratto di consulenza con gli obiettivi prefissati, risultati ottenuti (report), magari un piano aziendale dove quella consulenza era prevista. Se l’inerenza è contestata perché il costo appare sproporzionato, dovrò anche dimostrare la coerenza economica: perché è stato ragionevole spendere tanto, quali benefici attesi (anche se futuri) giustificano la spesa . In definitiva, l’inerenza si prova collegando il costo al ciclo economico aziendale tramite spiegazioni e evidenze documentali.

D: Ho ricevuto un rilievo per “fatture false”. Ho le fatture e i pagamenti: non bastano a difendermi?
R: Purtroppo no, non bastano. In caso di accusa di operazioni inesistenti, la giurisprudenza dice chiaramente che fatture regolari e pagamenti tracciati sono spesso usati proprio per simulare operazioni inesistenti . Quindi servono prove ulteriori dell’effettività: ad esempio, documenti di trasporto o spedizione, prove dell’ingresso della merce in magazzino, testimonianze di chi ha visto o partecipato alla consegna, foto dei beni, rapporti tecnici, ogni elemento che dia concretezza all’operazione. Se è un servizio, servono report di lavoro svolto, e-mail, file di output, ecc. La difesa deve puntare a dimostrare che “l’operazione c’è stata” con elementi oggettivi . Esibire solo la fattura e l’estratto conto bancario non convincerà il Fisco né il giudice se gli indizi di frode sono forti.

D: Se il fornitore era una “cartiera” ma io ero ignaro, posso difendermi?
R: Sì. Nelle frodi carosello o operazioni soggettivamente inesistenti, la difesa sta nel provare la buona fede e diligenza dell’acquirente . Devi mostrare di aver adottato controlli ragionevoli sul fornitore (verifica partita IVA, sede, referenze) e di non aver ignorato segnali di allarme. Se riesci a convincere che “non sapevi né potevi sapere” della frode, hai diritto a non vederti negata la detrazione IVA (principio UE) e in genere si riconosce anche la deducibilità del costo, dato che la merce/servizio l’hai avuto davvero. In pratica, presenti evidenze: es. il fornitore era iscritto alla Camera di Commercio, aveva un sito, ti ha consegnato materiale valido, hai conservato DDT firmati, hai corrispondenza commerciale normale – nulla che ti facesse sospettare. Se dimostri questo livello di diligenza, la Cassazione dice che il Fisco non può farti pagare le colpe altrui . Diverso se emergono segnali evidenti che hai volutamente chiuso un occhio: in quel caso la difesa non regge.

D: Un mio costo è contestato perché il Fisco dice che è “ad uso personale” dell’amministratore. Come mi difendo?
R: Questo accade quando un costo formalmente intestato all’azienda appare in realtà destinato a soddisfare esigenze private (dell’amministratore, soci, dipendenti). Classici esempi: auto di lusso usata anche privatamente, spese di viaggio/vacanza spacciate per trasferte, beni aziendali usati a casa. In questi casi, la difesa è difficile se effettivamente l’uso personale c’è stato. Conviene puntare, se possibile, su una separazione dell’uso: ad esempio, dimostrare con un registro che l’auto aziendale era usata l’80% per trasferte di lavoro (clienti, cantieri) e solo marginalmente per tragitto casa-lavoro, cercando di mantenere almeno la quota deducibile (le norme prevedono deducibilità parziale per le auto proprio perché riconoscono l’uso promiscuo, es. 20%). Se invece il bene è palesemente estraneo all’attività (uno yacht in una ditta di costruzioni), l’unica difesa potrebbe essere sostenere che era uno strumento di marketing (es. usato per eventi promozionali con clienti – ma servono prove concrete: foto degli eventi, nominativi invitati, contratti conclusi in quei frangenti). In mancanza di ciò, il costo verrà considerato non inerente. A volte si può anche argomentare che il beneficio personale è stato tassato in capo al destinatario come fringe benefit (se così è avvenuto, allora l’azienda può dedurre il costo come retribuzione aggiuntiva): per es. se l’uso dell’auto è stato imputato come benefit in busta paga all’amministratore ed è stato tassato, allora il costo per la società è deducibile come costo del personale, secondo alcuni orientamenti. Bisogna portare evidenza di questo (cedolini, CU). In sintesi, la miglior difesa è prevenire: evitare di far passare spese personali come aziendali; se avviene, tassare il benefit al beneficiario.

D: Un costo pagato a un fornitore in un paradiso fiscale è deducibile?
R: Dipende dall’anno e dal prezzo. Fino al 2014 c’era il blocco: costi verso paradisi fiscali (black list) non deducibili salvo prova che il fornitore aveva attività economica effettiva o che l’operazione aveva interesse economico reale . Dal 2016 al 2022, la norma speciale è stata abrogata, quindi valevano le regole generali (il costo era deducibile se inerente, ecc., senza presunzioni automatiche) . Dal 2023 è reintrodotto un limite: il costo con imprese in paesi della black list UE è deducibile solo fino al valore normale; se paghi di più, l’eccedenza è indeducibile salvo prova di effettivo interesse economico . Inoltre, c’è obbligo di segnalare in dichiarazione tali costi . Quindi, se hai un costo con un fornitore estero, verifica se il paese è nella lista UE dei non cooperativi: se sì, assicurati che il prezzo sia di mercato. Se è così, deducilo (indicandolo in dichiarazione); se è più alto, sappi che potresti dedurre solo la parte normale, a meno di poter spiegare perché hai pagato di più (es. urgenza, esclusività) e di avere prove. È sempre possibile presentare interpello probatorio per sicurezza . Per i periodi in cui vigeva la vecchia norma (fino al 2014), se l’accertamento arriva ora dovrai fornire quelle esimenti (documentazione sul fornitore, ecc.) per difendere la deduzione.

D: L’Agenzia mi contesta un costo infragruppo per “mancata prova dell’utilità”. Cosa devo produrre?
R: Nei costi infragruppo devi fornire un dossier completo: contratto di service, dettaglio delle prestazioni fornite dalla consociata, documenti attestanti che tali prestazioni sono state effettivamente rese (report, corrispondenza interna, risultati ottenuti). Inoltre, devi dimostrare l’utilità specifica per la tua società: ad esempio, se la capogruppo ti ha fornito servizio IT, mostra i miglioramenti nei sistemi informatici locali; se era consulenza strategica, indica le decisioni prese su suggerimento loro. La Cassazione richiede che l’utilità sia “determinabile e documentata” . Quindi, ogni voce di costo infragruppo fatturata andrebbe “giustificata” con evidenze. Se l’Agenzia dice “potevi farlo in casa questo servizio”, devi controbattere spiegando magari che la consociata ha competenze superiori o economie di scala, quindi conveniva. Se accusa duplicazione, mostra che non c’è stata (es. quell’attività non la faceva nessun dipendente tuo, era proprio esternalizzata all’altra). Praticamente, devi ricostruire la storia del servizio e il benefit ricevuto. Senza questi elementi, è probabile che il giudice dia ragione al Fisco sull’indeducibilità .

D: Dopo un PVC, l’Agenzia non mi ha fatto esporre le mie ragioni e ha emesso accertamento subito: posso eccepirlo?
R: Sì. Lo Statuto garantisce 60 giorni post-PVC per presentare osservazioni (salvo casi di urgenza motivata). Se l’Agenzia ha emesso l’avviso prima dei 60 gg senza motivo, la Cassazione (SS.UU. 18184/2013) considera l’atto nullo per violazione del contraddittorio. Anche se l’ha emesso dopo i 60 gg ma senza considerare minimamente le tue osservazioni (che tu magari hai mandato), puoi contestare un vizio di motivazione: l’atto deve replicare alle difese del contribuente, altrimenti è carente . Inoltre, per gli accertamenti su tributi armonizzati (IVA), la mancanza di contraddittorio è da anni terreno di nullità in virtù di principi UE (Corte Cass. 701/2020). Quindi, certamente nel ricorso evidenzia questa violazione. Spesso l’eccezione di difetto di contraddittorio può portare all’annullamento dell’atto, soprattutto se puoi anche dimostrare che dalle tue osservazioni sarebbero potuti emergere elementi decisivi ignorati (in sostanza devi far capire al giudice che se l’AdE ti avesse ascoltato, magari non avrebbe fatto quell’errore).

D: Mi conviene aderire con l’Agenzia o fare ricorso?
R: Dipende dalla forza della tua posizione e da considerazioni economiche. L’accertamento con adesione conviene se pensi che in giudizio avresti probabilità di perdere in tutto o in parte: aderendo hai lo sconto sulle sanzioni (paghi 1/3 delle sanzioni minime) e magari riesci a ottenere una riduzione dell’imponibile in trattativa. Eviti anche spese di giudizio e tempi lunghi. Se invece sei convinto di avere ottime prove e magari un importante principio da affermare, potresti preferire il ricorso per cercare l’annullamento totale (pagheresti zero tributi e solo eventualmente una sanzione ridotta dal giudice se riconoscesse buona fede o incertezza normativa). Considera anche la dimensione economica: in adesione paghi subito (anche se a rate), in ricorso puoi dilazionare col tempo processuale e sperare di non pagare affatto se vinci. Un compromesso è: presentare istanza di adesione comunque (ti dà 90 gg di tempo in più) e vedere cosa propone l’ufficio. Se offre un taglio molto favorevole, valutalo. Se chiede quasi tutto, tanto vale ricorrere. Tieni presente che in primo grado, se perdi, spesso le Commissioni non riducono le sanzioni (tocca pagare 90% ad es.), mentre con adesione è certo al 30%. Perciò, se la causa è incerta, l’adesione riduce il rischio. Valuta anche i precedenti: se casi simili al tuo sono stati persi da altri in Cassazione, forse meglio aderire. Se invece la legge o la giurisprudenza ti dà pienamente ragione, ricorri (in questi casi a volte l’ufficio stesso, vedendo un buon ricorso, può cedere e conciliare in giudizio).

D: Ho perso in primo grado: devo pagare subito tutto?
R: Non immediatamente tutto, ma intanto dopo la sentenza di primo grado sfavorevole scatta l’obbligo di versare quanto dovuto per effetto della sentenza. In pratica: avevi pagato 1/3 provvisoriamente con il ricorso; se hai perso, devi integrare fino a 2/3 entro 60 gg dalla notifica della sentenza se l’ufficio la notifica (oppure 30 gg se l’hanno dichiarata provvisoriamente esecutiva). E dopo l’appello, in caso di nuova sconfitta, devi pagare il restante 1/3. Quindi sì, dopo il primo grado paghi 2/3 (il secondo terzo aggiuntivo) e dopo il secondo grado il saldo. Puoi chiedere sospensione in appello se credi di avere buone possibilità in appello e subiresti danno grave dal pagamento (non facile da ottenere). Se poi in Cassazione vinci, lo Stato ti restituirà tutto con interessi. Va anche detto che spesso l’Agenzia non aspetta: può formare cartella dopo 1° grado e procedere a riscossione coattiva. Quindi considerare la fase processuale nel risk management. Per questo, talvolta conviene cercare una conciliazione in appello: se senti che l’aria è negativa, meglio trovare accordo e chiudere col 50% sanzioni e fine della storia, piuttosto che continuare e pagare tutto più interessi. D’altro canto, se il tuo caso ha implicazioni per altri periodi o altri contribuenti (principio importante), potresti volerlo portare fino in Cassazione per avere giurisprudenza chiarificatrice.

D: Ci sono termini di decadenza per le contestazioni di costi?
R: Sì. Le contestazioni arrivano tramite avvisi di accertamento relativi a un periodo d’imposta. L’Agenzia può emettere l’accertamento entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione (termine ordinario, aumentato a cinque anni dal 2016; prima erano 4 anni). Se la dichiarazione per quell’anno non è stata presentata o è nulla, il termine diventa il 31 dicembre del settimo anno successivo. Quindi, ad esempio, per un costo dedotto nel 2020 (dichiarazione presentata nel 2021) il termine è il 31/12/2026. Se c’è un reato tributario e denuncia penale, fino a 2015 c’era il raddoppio dei termini (che portava a 10 anni, ma oggi quel raddoppio è condizionato all’effettiva denuncia entro i termini ordinari per gli anni dal 2016 in poi). Dunque, per lo più l’Agenzia ha 5 anni. Se ricevi contestazioni su costi molto vecchi, verifica la data: se fuori termine, l’accertamento è nullo per decadenza (da eccepire). In tema di “costi da reato”, attenzione: la norma che li vieta richiede che entro la fine del quinto anno ci sia stata la notitia criminis. Se la denuncia penale viene fatta tardi, non può giustificare atti tardivi . In definitiva: c’è un limite di tempo, e passato quello non sei più perseguibile per quei costi dedotti (salvo tu li abbia indicati in dichiarazione in maniera infedele – ma comunque sempre 5 anni). Dopo la scadenza, si può dormire tranquilli su quell’anno.

D: Quali sono le sentenze più importanti da citare a mio favore?
R: Dipende dal tema, ma ecco alcune sentenze di Cassazione rilevanti citate in questa guida che potresti usare:

Cass. 23281/2024: onere della prova in fatture false – Fisco prova presunzioni di inesistenza, contribuente deve provare realtà oltre la fattura .
Cass. 26374/2025: operazioni soggettivamente inesistenti – ribadisce necessità prova consapevolezza acquirente, onere iniziale sul Fisco e contribuente poi prova buona fede .
Cass. 31081/2022: costi infragruppo – contribuente deve provare esistenza servizio, utilità effettiva, documentazione adeguata .
Cass. 26434/2025 (Sez. Lavoro in materia fiscale): contribuente deve provare esistenza, inerenza e coerenza economica costi; se manca documentazione che ne spieghi ragione e congruità, deducibilità può essere negata soprattutto se costo sproporzionato .
Cass. 9851/2018 e 27566/2018: (frodi IVA soggettive) – l’amministrazione deve provare elementi oggettivi che il contribuente sapeva o avrebbe dovuto sapere della frode .
Cass. 8001/2021: (infragruppo) – ribadito principio utilità documentata e onere a carico contribuente .
Cass. 6368/2021: costo inerente anche se antieconomico, ma antieconomicità può fungere da indizio (quindi attenzione, in base a come la usi).
Cass. SS.UU. 18184/2013: nullità accertamento emesso prima 60 gg da PVC senza urgenza.
Cass. 16493/2024: (Onere prova nuova norma 7 c.5-bis) – chiarisce che nuova norma non retroattiva e non cambia riparto, confermando che in quel caso contribuente doveva provare effettività forniture se Fisco aveva presunzioni contrarie .
Cass. 25559/2024: legittima imputazione utili occulti ai soci per costi indeducibili in società a ristretta base (se vuoi contestare eventuale presunzione di utili ai soci, devi distinguere i tuoi casi se la base non era ristretta o i soci hanno prova contraria).
Cass. 197/2023: (non citata sopra, ma c’è) sull’obbligo contraddittorio probabilmente – comunque, ricerca mirata se ti serve su quell’aspetto.

Citarle come autorevolezza e per il principio di diritto espresso (magari traducendo dal legalese). Nel tuo caso specifico potrei suggerirne altre, ma quelle menzionate nella guida coprono i punti chiave.

Tabelle riepilogative

Tabella 1: Tipologie di contestazioni di costi e difesa – Sintesi

Tipo di contestazione costi	Fondamento contestazione	Difesa del contribuente (prove da fornire)	Riferimenti utili
Operazione oggettivamente inesistente (fattura falsa)	Indizi che l’operazione non è mai avvenuta (fornitore fantasma, nessuna traccia beni)	– Provare consegna/recezione beni: DDT, movimenti di magazzino, foto beni<br>– Provare esecuzione servizio: relazioni, documenti prodotto, email di lavoro<br>– Testimonianze di terzi sull’operazione (se possibili)<br>– Contratti e ordini che contestualizzano la transazione<br>(Fattura e pagamento da soli non bastano)	Cass. 23281/2024 (onere prova operazione reale) <br>Cass. 9723/2024 (conferma principio fattura non suff.)
Operazione soggettivamente inesistente (frode carosello)	Fornitore interposto fittizio; sospetto che il cessionario fosse consapevole (cartiera, prezzi anomali)	– Provare buona fede e diligenza:<br> • Verifiche fatte sul fornitore (visure, DURC, ecc.)<br> • Documentare la reale fornitura di beni/servizi (come sopra per beni reali)<br> • Mostrare che i prezzi erano di mercato, pagamenti regolari<br> • Eventuale documentazione che anche altri hanno trattato col fornitore (non solo tu) a conferma che sembrava affidabile<br>– Contratto con fornitore e corrispondenza commerciale normale<br>– Se emergono anomalie, spiegare (es. “prezzi bassi perché acquisti di stock”)	Cass. 27566/2018 (Fisco deve provare che sapevi) <br>Cass. 26374/2025 (onere prova: prima Fisco, poi dimostra tua buona fede) <br>Cass. 9851/2018 (cartiera non basta, serve consapevolezza)
Costo da fornitore estero in paradiso fiscale	(Per anni applicabili) Presunzione legale di indeducibilità salvo esimenti; dal 2023 deducibile solo quota entro valore normale	– Dimostrare esimente 1: fornitore estero ha attività economica effettiva (allegare bilanci esteri, organigramma, stabilimenti, foto, contratti con altri clienti)<br>– Dimostrare esimente 2: operazione con estero aveva vero interesse economico e fu realizzata:<br> • Spiegare perché hai scelto quel fornitore (qualità, prezzo, esclusiva…)<br> • Documentare consegna beni/import (bolle doganali) o esecuzione servizi (report, viaggi fatti, ecc.)<br>– Per 2023+: mostrare calcolo del valore normale e che il tuo prezzo lo eguaglia (perizie, comparazioni). Se > normale, giustificare la differenza con cause concrete (urgenza, customizzazione unica, etc.)<br>– Produrre interpello (se fatto) o riferimento a risposta interpello se acquisita	Art. 110(10)-(11) TUIR previgente: due esimenti <br>Circ. AdE 35/2016 (chiarimenti su valore normale).<br>Cass. 21614/2012 (onere su contribuente provare esimenti black list). (N.B.: Norme cambiate dal 2016, ma per anni prima ancora vale)
Costo infragruppo (es. servizi intercompany)	Dubbi su effettività del servizio e inerenza (sospetto duplicazione o sovrafatturazione intra-gruppo)	– Contratto di service dettagliato su cosa fornisce la controllante/collegata<br>– Documenti che provano il lavoro svolto:<br> • Report periodici, deliverable prodotti dalla capogruppo<br> • E-mail/scambi che mostrano istruzioni o assistenza prestata<br> • Calendario di interventi, riunioni, training effettuati<br>– Dimostrare utilità per la tua società:<br> • Spiegare quale vantaggio concreto hai ottenuto (efficienza, know-how, risparmi, maggiori vendite…) e possibilmente fornire numeri o esempi<br>– Se contestano “duplicazione”, evidenziare differenze tra il servizio ricevuto e attività di tuoi dipendenti (es. la controllante ha competenze che tu non hai)<br>– Se contestano importo, giustificare il metodo di determinazione (costo + mark-up? Riparto pro-quota? Mostrare che è ragionevole e doc. di supporto dai costi della capogruppo)	Cass. 31081/2022 (onere su società beneficiare provare esistenza servizio e utilità concreta) <br>Cass. 8001/2021 e 32422/2018 (utilità obiettiva e documentata) <br>Cass. 6820/2020 (destinataria deve allegare elementi utilità effettiva)
Costi di consulenza e servizi da terzi	Dubbi su effettiva prestazione o inerenza (specie se esito non tangibile o costo elevato)	– Contratto/lettera d’incarico chiaro su cosa doveva fare il consulente<br>– Output prodotto: relazioni finali, studi, progetti, software o qualsiasi risultato consegnato. Se non c’è documento finale (consulenza orale), predisporre una memoria riassuntiva di ciò che è stato fatto e da chi/quando, magari sottoscritta dal consulente o dai partecipanti<br>– Corrispondenza: email, lettere, report intermedi che mostrano l’attività svolta nel tempo<br>– Se consulenza specialistica: allegare il CV/qualifiche del consulente per far capire il perché del costo (es. professionista di alto livello)<br>– Motivare l’utilità: descrivere come l’azienda ha utilizzato i consigli o le informazioni del consulente (decisioni prese, strategie modificate, problemi risolti grazie a lui). Anche se il risultato è stato negativo (es. studio dice “non investire”), è comunque utile – spiegare che ha evitato errori<br>– Se costo alto: confronti di mercato (preventivi di altri, tariffe medie) per mostrare che il compenso è in linea<br>– Eventuali testimonianze interne: dichiarazioni di dirigenti/dipendenti che confermano il lavoro svolto dal consulente (chi era presente alle riunioni lo attesta)	Cass. 25612/2021 (niente inerenza senza documentazione adeguata: ordinanza su consulenze) <br>Cass. 21260/2019 (inerenza va valutata su destinazione, non su esito utile, ma servono elementi concreti che fu per l’attività)<br>Cass. 26434/2025 (documentazione deve far emergere la ragione e coerenza economica del costo)
Spese “antieconomiche” (sproporzionate)	Spesa giudicata abnorme rispetto ai ricavi o all’attività (sospetto di dissimulazione di utili privati o spreco ingiustificato)	– Fornire una spiegazione economica o strategica della spesa:<br> • Era un investimento per il futuro (es. marketing aggressivo iniziale, ricerca e sviluppo) – presentare piani/progetti collegati<br> • Era necessaria per ragioni specifiche (es. costi di sicurezza straordinari dopo un incidente, spesa legale elevata per difesa in una causa vitale…) – documentare l’evento eccezionale<br>– Mostrare eventuali benefici a lungo termine attesi o ottenuti (anche se non misurati in ricavi immediati). Es: “grazie a quella pubblicità la marca ha acquisito notorietà, come risulta da sondaggio X”<br>– Confronti di settore: se possibile, mostra che la percentuale costi/ricavi non è poi così anomala rispetto a concorrenti (dati pubblici)<br>– Sottolineare l’assenza di fini personali: se il Fisco insinua che l’eccesso maschera utilità ai soci, produrre evidenze che nessun socio o amministratore ne ha tratto vantaggio diretto (es. la spesa è andata interamente a fornitori terzi a condizioni di mercato)<br>– In ultima analisi, se proprio la spesa non ha spiegazione razionale (capita raramente in buona fede), valutare di cedere su una parte in conciliazione, mostrando però che almeno una quota era giustificata per evitare totale disconoscimento	Cass. 6368/2021 (costo inerente anche se antieconomico, ma verifica su eventuale difetto di inerenza se del tutto sproporzionato) <br>Cass. 33574/2018 (Fisco deve dimostrare inattendibilità se basa su antieconomicità) <br>Cass. 26434/2025 (se costo sproporzionato e senza documentazione di supporto su ragione, Fisco può legittimamente negare deduzione)
Costi “da reato” (es. tangenti, spese illecite)	Indeducibilità ex lege se costi correlati a reati dolosi, con esercizio azione penale (art. 14 co.4-bis L.537/93)	– Questo è difficile: bisogna attendere l’esito penale. La legge prevede che se poi c’è assoluzione piena o non luogo a procedere per insussistenza, quei costi diventano deducibili e hai diritto al rimborso . Quindi l’unica difesa sostanziale è sospensiva: chiedere alla giustizia tributaria di aspettare l’esito penale.<br>– Oppure contestare che il fatto contestato non integra reato: es. l’ufficio dice “costo da reato” ma magari era solo un illecito amministrativo (in tal caso la norma non si applica) .<br>– In mancanza, se il reato c’è stato (es. una tangente pagata), purtroppo quel costo è escluso. Il contribuente può solo far valere che è già stato tassato dall’altra parte (no deduzione doppia imposizione? Ma non è così, è punizione).	Art. 14, c.4-bis, L. 537/93 (dopo modifica 2012) <br>Cass. 24932/2015 (indeducibilità costi da reato non è punizione anticipata incostituzionale dopo riforma 2012, perché richiede azione penale) – giusto per cultura generale.

Tabella 2: Strumenti difensivi e loro caratteristiche

Strumento	Quando/come si applica	Vantaggi per il contribuente	Considerazioni
Contraddittorio endoprocedimentale (osservazioni, invito a comparire)	Prima dell’emissione dell’accertamento.<br>– Obbligatorio in alcuni casi (PVC: 60 gg per memorie; inviti per studi settore, etc.)<br>– Facoltativo su richiesta: il contribuente può chiedere un incontro o inviare memorie spontanee	– Possibilità di convincere l’ufficio e far correggere/annullare il rilievo prima che diventi atto ufficiale.<br>– Se ignorato, può essere motivo di nullità o vizio dell’accertamento .<br>– Apre un canale di dialogo, spesso l’ufficio chiarisce meglio le ragioni e a volte recepisce parte delle controdeduzioni	– Va sfruttato attivamente: presentare documenti e spiegazioni dettagliate.<br>– Tenere traccia scritta (memoria) di ciò che si comunica.<br>– Non garantisce esito, ma spesso evita incomprensioni.<br>– In caso di PVC, aspettare 60gg è diritto (salvo urgenza), fare leva su eventuale violazione.
Interpello (ordinario, probatorio, anti-abuso)	Prima di porre in essere un comportamento fiscale (o prima di dichiarare un costo dubbio). Si invia istanza all’Agenzia (DRE) descrivendo caso concreto e quesito.	– Chiarezza preventiva: si conosce prima la posizione del Fisco su un caso.<br>– La risposta è vincolante per l’Agenzia nei confronti dell’istante: se segui la risposta, non potranno sanzionarti o contestare quel punto.<br>– In caso di silenzio (mancata risposta nei termini), spesso vale il silenzio-assenso (cioè l’Agenzia concorda implicitamente).	– Utile per questioni interpretative o di applicazione di norme anti-elusive (es. black list): elimina il rischio di errori interpretativi.<br>– Non adatto per questioni probatorie: il Fisco non dirà mai “sì quel costo è sicuramente deducibile” se dipende dalle prove, perché quello lo valutano in sede di controllo.<br>– Se la risposta è negativa, il contribuente può ancora agire diversamente ma in caso di accertamento dovrà affrontare consapevolmente la lite (però almeno niente sanzioni se piena disclosure).
Accertamento con adesione	Dopo il ricevimento di un avviso di accertamento (o anche di PVC/invito). Il contribuente presenta istanza di adesione e partecipa a incontro/i con l’ufficio per trovare accordo su imponibile e sanzioni.	– Riduzione sanzioni a 1/3 del minimo (tipicamente 30% dell’imposta invece di 90%).<br>– Possibilità di negoziare: l’ufficio può accettare di ridurre imponibile o riconoscere elementi favorevoli in cambio di chiudere la partita.<br>– Pagamento rateale fino a 8 rate trimestrali (12 mesi circa) o 16 rate se importi alti.<br>– Sospende termini ricorso (90 gg extra) e pagamento cartella (non parte finché adesione è pendente).	– È volontaria: se non si trova accordo, il contribuente può comunque fare ricorso in seguito.<br>– Utile se la posizione del contribuente non è solidissima: consente di limitare i danni senza andare in giudizio lungo.<br>– Durante l’adesione, quel che si dichiara non può essere usato contro in giudizio (quindi si può discutere liberamente) .<br>– Se la proposta ufficio è troppo svantaggiosa, il contribuente può recedere e andare in giudizio (però attenzione a tempi: dopo l’adesione, se non si conclude, devi comunque fare ricorso entro i termini prorogati).
Ricorso in Commissione (CGT)	Dopo avviso di accertamento (o rifiuto di adesione). Va presentato entro 60gg dalla notifica atto (salvo sospensioni). Si propone innanzi alla Corte Giustizia Tributaria I grado.	– Giudizio terzo: possibilità di far annullare totalmente o parzialmente un atto ritenuto illegittimo o infondato.<br>– Pieno diritto di difesa: si possono produrre prove, eccepire vizi, far valere norme e sentenze a proprio favore.<br>– Col nuovo processo tributario, i giudici sono più professionalizzati (dal 2023) e c’è apertura a mezzi di prova prima non ammessi (testimoni, CTU) che possono aiutare a far emergere la verità sostanziale.	– Tempistica: un processo può durare anni (1-2 anni primo grado, 1-2 secondo, Cassazione anche 3-4). Nel frattempo il contribuente potrebbe dover pagare 1/3 dopo primo grado se perde.<br>– Incertezza: anche se credi di aver ragione, l’esito non è garantito. Bisogna convincere i giudici con prove solide.<br>– Costi: spese legali, contributo unificato, eventuale CTU a metà se disposta. Però se vinci, puoi chiedere rimborso spese.<br>– Se il valore in lite ≤ €50.000, prima del processo c’è la fase di mediazione obbligatoria: l’ufficio potrebbe farti una proposta transattiva (sanzioni al 35%). Se accetti, fine lite; se no, si procede. Questo può essere un altro momento per chiudere con sconto senza arrivare a sentenza.
Conciliazione giudiziale	Durante il processo (primo o secondo grado). Le parti (contribuente e Agenzia) possono accordarsi su un importo e sanzioni ridotte (40% se conciliazione in primo grado, 50% in appello).	– Ulteriore riduzione sanzioni rispetto a quelle irrogate (se in adesione era 30%, qui sarà 40% o 50% a seconda della fase, che è comunque meno del 100% intero se perdi in sentenza).<br>– Fine immediata della lite: la conciliazione, omologata dal giudice, chiude il contenzioso su quei capi.<br>– Rateizzabile in 8 rate trimestrali come adesione.	– Spesso usata se emergono elementi nuovi in giudizio che portano le parti a rivedere le rispettive pretese. Ad esempio, dopo il ricorso l’ufficio capisce che rischia di perdere su alcuni punti, offre di togliere quei rilievi se il contribuente paga gli altri senza continuare.<br>– L’iniziativa può partire anche dal giudice che invita a trovare accordo.<br>– Se conciliazione avviene, non si prosegue con appello/Cassazione su quegli aspetti, dando certezza.<br>– Per contro, se il contribuente conta di vincere pienamente, conciliare al 40-50% è un mezzo sacrificio; ma bisogna valutare rischi e tempi.

Conclusione

La materia della deducibilità dei costi contestati dal Fisco è vasta e complessa, ma alcuni fili conduttori emergono chiaramente: l’importanza di un’accurata documentazione a supporto di ogni spesa, la necessità di poter dimostrare la concreta utilità e realtà delle operazioni effettuate, e l’opportunità di sfruttare tutti gli strumenti difensivi offerti dall’ordinamento, dal dialogo preventivo con l’amministrazione fino alle argomentazioni in giudizio. Dal punto di vista del contribuente (debitore d’imposta), affrontare una contestazione di costi richiede un mix di competenze: contabili, giuridiche e strategiche.

In primo luogo, è fondamentale prevenire: adottare in azienda prassi che rendano ogni costo tracciabile e giustificato, e laddove ci si addentra in operazioni particolari (con l’estero, infragruppo, consulenze atipiche), valutare un confronto anticipato con il Fisco (interpello) o quantomeno preparare un “file difensivo” interno con tutte le pezze d’appoggio immaginabili. In secondo luogo, se la contestazione arriva, occorre mantenere un approccio proattivo e collaborativo nella fase iniziale (contraddittorio), cercando di chiarire eventuali equivoci e magari risolvere senza giungere all’atto formale. Se ciò non basta, bisogna saper scegliere se negoziare (adesione, mediazione) riconoscendo magari parzialmente le ragioni dell’Ufficio per limitare danni, oppure se portare la questione in contenzioso fino in fondo, forti di buone argomentazioni e magari puntando a creare un precedente favorevole.

Le sentenze più recenti – molte delle quali citate in questa guida – mostrano una Cassazione attenta a bilanciare l’esigenza di combattere abusi e frodi (riconoscendo ampio spazio alle presunzioni dell’Erario in presenza di elementi gravi ) con quella di tutelare il contribuente onesto e diligente (sancendo, ad esempio, che senza prova della consapevolezza non si può punire l’azienda coinvolta a sua insaputa in una frode ). Il punto cruciale resta comunque la prova: un costo contestato potrà essere difeso con successo solo se il contribuente è in grado di fornire al giudice tributario un quadro chiaro e convincente della genuinità e inerenza di quell’operazione, sostenuto da documenti, fatti e – ove occorra – testimonianze e perizie.

In definitiva, il contribuente – assistito possibilmente da professionisti esperti – deve trasformarsi in una sorta di “narratore documentale” della propria attività: deve saper raccontare, con il supporto di evidenze verificabili, come ogni euro speso abbia avuto un ruolo legittimo nel contesto aziendale. Se questo racconto regge alla verifica incrociata e alle obiezioni, il costo troverà riconoscimento fiscale. Al contrario, zone d’ombra, contraddizioni o mancanza di pezze giustificative saranno subito sfruttate dal Fisco per negare la deduzione.

Affrontare un accertamento sui costi è certamente un’esperienza impegnativa per un’impresa o un professionista, ma con la preparazione adeguata e la conoscenza dei propri diritti di difesa, è possibile non solo evitare esborsi ingiusti, ma anche rafforzare per il futuro la cultura interna della compliance. Ogni verifica può diventare un’occasione per individuare aree di miglioramento nella gestione amministrativa (ad esempio, predisporre d’ora in poi contratti e report più dettagliati, o formalizzare procedure di controllo sui fornitori). Così, si minimizza il rischio di controversie e, se queste insorgono, si arriva pronti a sostenerle.

Il panorama normativo è in continua evoluzione (si pensi alle novità sul processo tributario e ai possibili ulteriori cambi sulle discipline antievasive), perciò è consigliabile rimanere aggiornati e, dove possibile, farsi assistere da consulenti specializzati sia in fase di pianificazione fiscale sia nella gestione del contenzioso. Conoscere le regole del gioco – dalle disposizioni tecniche del TUIR alle interpretazioni offerte dalle ultime sentenze – permette al contribuente di giocare le proprie carte al meglio e di far valere le proprie ragioni con autorevolezza, anche di fronte al Fisco.

In conclusione, “come dimostrare le operazioni e difendersi” non è soltanto un titolo, ma un programma d’azione: documentare, argomentare, contraddire quando serve e negoziare quando conviene. Con questa guida, si spera di aver fornito un quadro avanzato e completo per orientarsi in tale programma, ricordando sempre che il diritto tributario vive di dettagli e che, spesso, è proprio un dettaglio ben curato in un documento o in una tempistica a fare la differenza tra un costo dedotto legittimamente e uno disconosciuto. La migliore arma del contribuente, in definitiva, è la trasparenza unita alla conoscenza: trasparenza nel dimostrare la realtà delle proprie operazioni, conoscenza nel saper invocare norme e precedenti a proprio favore. Con queste armi, anche la più ostica contestazione del Fisco può essere affrontata e, ragionevolmente, vinta.

Fonti e riferimenti

Normativa:
– DPR 917/1986 (TUIR), artt. 109 e 110, in materia di determinazione del reddito d’impresa e disciplina dei costi Black List (commi 10-12 abrogati e nuovi commi 9-bis – 9-quinquies introdotti da L. 197/2022) .
– L. 537/1993, art. 14, comma 4-bis, come modificato dal D.L. 16/2012 conv. L. 44/2012, disciplina sui costi da reato (indeducibilità di costi correlati a delitti non colposi in caso di esercizio dell’azione penale) .
– L. 212/2000 (Statuto del Contribuente), artt. 10-bis (abuso del diritto), 11 (interpello) e 12 (diritti del contribuente verificato, contraddittorio post-verifica) .
– D.Lgs. 74/2000, art. 8, reato di emissione di fatture per operazioni inesistenti (rilevanza penale distinta dalla questione tributaria).
– D.Lgs. 218/1997, artt. 5, 5-bis e 6: disciplina dell’accertamento con adesione e invito al contraddittorio; art. 12 D.Lgs. 218/97 sulla utilizzabilità delle dichiarazioni rese in adesione .
– D.Lgs. 546/1992 (come modif. da L.130/2022), artt. 7 comma 5-bis (onere della prova in giudizio) , 7 comma 4 (ammissibilità prova testimoniale scritta), 48 (conciliazione giudiziale, sanzioni ridotte).
– D.Lgs. 471/1997, art. 8 comma 3-bis: sanzione per mancata separata indicazione costi Black list in dichiarazione .
Prassi amministrativa:
– Circolare AdE 39/E del 26/09/2016, in materia di abolizione dei costi black list (post D.Lgs.147/2015) e interpretazione del “valore normale” ai fini dell’allora residua indeducibilità .
– Circolare AdE 35/E del 04/08/2016, sul coordinamento tra disciplina CFC e costi black list (ante abolizione) .
– Risoluzione AdE 77/E/2010, sul concetto di inerenza e oneri di rappresentanza vs pubblicità (utilizzata per capire deducibilità sponsorizzazioni dilettantistiche).
– Principio di Diritto AdE 11/2019, sul contraddittorio endoprocedimentale obbligatorio in ambito IVA alla luce delle sentenze UE (riconosce nullità accertamento IVA senza contraddittorio salvo prova concreta di non incidenza delle osservazioni del contribuente).
Giurisprudenza di legittimità (Corte di Cassazione):
– Cass., Sez. Trib., ord. 23281/2024: onere della prova in caso di fatture inesistenti – presunzioni semplici a carico Fisco e necessità che il contribuente provi la reale esistenza oltre la fattura .
– Cass., Sez. Trib., ord. 9723/2024: (richiamata da Cass. 23281) – ribadisce che fattura e mezzi di pagamento regolari non provano da soli la realtà di operazioni fittizie .
– Cass., Sez. Trib., ord. 26374/2025: operazioni soggettivamente inesistenti – onere iniziale del Fisco di provare frode e consapevolezza del contribuente, poi onere al contribuente di dimostrare buona fede e diligenza . Evidenzia obbligo del Fisco di provare non solo fornitore fittizio ma anche conoscibilità della frode da parte del cessionario .
– Cass., Sez. V, sent. 27566/2018: (frodi IVA): l’Amministrazione deve fornire elementi oggettivi che il contribuente “sapeva o avrebbe dovuto sapere” di partecipare a una frode .
– Cass., Sez. VI, sent. 9851/2018: il solo fatto che il fornitore sia una cartiera non basta a negare la detrazione IVA; serve prova della collusione o negligenza del cessionario .
– Cass., Sez. V, sent. 8906/2020: fittizietà soggettiva – servono dati precisi (mancanza struttura, impossibilità logistica, etc.) per prova frode; se contribuente imprenditore medio avrebbe dovuto percepire anomalie evidenti, allora niente buona fede .
– Cass., Sez. V, sent. 2867/2020: (diligenza qualificata): il contribuente non può limitarsi a esibire pagamenti tracciati, deve dimostrare di aver verificato idoneità fornitore (imposta un dovere di controllo approfondito in contesti di rischio) .
– Cass., Sez. V, sent. 1037/2021: introduce il concetto di “diligenza massima esigibile” per imprenditore in settori a rischio, richiede verifiche proattive sul fornitore .
– Cass., Sez. Trib., ord. 31081/2022: costi infragruppo – onere della prova su società beneficiaria; per deducibilità occorre dimostrare effettiva utilità tratta dal servizio, determinabile e documentata . Afferma che deducibilità subordinata a effettività/inerenza e reale vantaggio per la società, da allegare specificamente .
– Cass., Sez. Trib., ord. 8001/2021: (richiamata da 31081/22) – conferma criteri su costi infragruppo: utilità effettiva, documentazione adeguata .
– Cass., Sez. Trib., ord. 6820/2020: (richiamata) – enfatizza che la società destinataria deve specificamente allegare elementi per determinare utilità effettiva o potenziale dei servizi infragruppo .
– Cass., Sez. Trib., ord. 26434/2025 (Sez. Lavoro): onere della prova di esistenza, inerenza e coerenza economica dei costi deducibili a carico del contribuente; non basta contabilizzazione, serve documentazione che evidenzi importo, ragione e coerenza economica, altrimenti legittimo negare deducibilità di costo sproporzionato ai ricavi/oggetto .
– Cass., Sez. Trib., ord. 33568/2022: (menz. in motivazioni varie) – ribadisce che l’inerenza è correlazione qualitativa e l’onere probatorio resta sul contribuente . Conferma orientamento sull’antieconomicità: non può di per sé determinare indeducibilità, ma può essere indice di non inerenza da supportare con altre prove.
– Cass., Sez. Trib., ord. 15530/2023: onere prova inerenza costi – chiarisce come ripartire prove (spesa di rappresentanza non deducibile se non inerente all’attività, caso di professionista).
– Cass., SS.UU., sent. 18184/2013: nullità accertamento emesso ante 60 giorni dal PVC violando art.12 c.7 Statuto. Principio generale sul contraddittorio procedimentale nelle verifiche fiscali .
– Cass., SS.UU., sent. 24823/2015: contraddittorio endoprocedimentale obbligatorio per tributi armonizzati (IVA) – la sua omissione comporta invalidità se contribuente prova il concreto pregiudizio derivatone, mentre per tributi non armonizzati no obbligo generalizzato salvo previsione espressa. (Fa distinzione poi leggermente superata da Cass. 701/2020 per IVA).
– Cass., Sez. Trib., sent. 701/2020: recepisce Corti UE sul contraddittorio: in materia IVA l’assenza di contraddittorio è violazione del diritto di difesa e può annullare l’atto, senza necessità di prova concreta (orientamento evolutivo).
– Cass., Sez. Trib., ord. 16493/2024: ha chiarito che l’art.7 c.5-bis D.Lgs.546/92 (riforma 2022) è non retroattivo e non introduce onere più gravoso per il Fisco, confermando principi preesistenti . Nella fattispecie (fatture inesistenti 2007) ha ritenuto corretto che CTR avesse posto a carico contribuente prova dell’effettività delle prestazioni, data la mancata dimostrazione da parte sua e gli indizi di inesistenza (ribadendo nomofilachia su fatture false) .
– Cass., Sez. Trib., ord. 31878/2022: (citata in 16493/24) – afferma che art.7 c.5-bis 546/92 “ha ribadito, in maniera non innovativa, i principi vigenti”, dunque nessun onere nuovo sulle presunzioni .
– Cass., Sez. Trib., sent. 25501/2020: presunzione utili ai soci – legittima imputazione pro-quota ai soci di SRL a ristretta base dei costi indeducibili come utili extra-bilancio .
– Cass., Sez. Trib., sent. 6202/2023: ancora su costi indeducibili e presunzione distribuzione utili: conferma orientamento favorevole all’Agenzia in presenza di pochi soci e mancata prova contraria .
– Cass., Sez. Trib., sent. 2224/2021: principio analogo – rettifica soci per costi indeducibili (società di comodo per spese personali).
– Cass., Sez. Trib., ord. 25559/2024: valida accertamento di utili occulti ai soci in società 2 soci per costi indeducibili (menzionato in doc. Santi) .
– Cass., SS.UU., sent. 8500/2021: (abuso del diritto) – definisce inerenza come nesso con attività e chiarisce che scelte antieconomiche possono essere sindacate solo se evidenziano mancanza di prospettiva economica (non ogni antieconomicità è abuso).
– Cass., Sez. Trib., sent. 21614/2012: onere in capo al contribuente di provare esimenti per dedurre costi da paradisi fiscali (vecchia normativa black list), pena indeducibilità integrale.
Giurisprudenza di merito e altre fonti:
– Commissione Tributaria Prov. Terni ord.11/11/2009 n.161 e CTP Verona 11/4/2011 n.27 – questioni di legittimità costi da reato ante riforma (cit. in dottrina) , sfociate in Corte Cost. 228/2014 (che ha dichiarato non fondata la q.l.c. dopo intervento legislativo).
– Corte Costituzionale 247/2011: sul raddoppio termini accertamento in presenza di reato – chiarisce che scatta con mera denunciabilità (citata in Cass.23281/24) .

Il Fisco ti contesta dei costi dedotti e ti chiede più imposte, sanzioni e interessi? Sai che non basta avere la fattura per difenderti? Fatti Aiutare da Studio Monardo

Nel 2026 è sempre più frequente che l’Agenzia delle Entrate contesti la deducibilità dei costi, sostenendo che:

– le spese non sono inerenti all’attività,
– la documentazione è insufficiente o incoerente,
– i costi hanno natura personale o non economica,
– le operazioni sono considerate non provate o non giustificate.

Il risultato è spesso grave:
👉 recupero di imposte,
👉 sanzioni elevate,
👉 interessi,
👉 e in alcuni casi accertamenti estesi ad altri anni.

La domanda decisiva è questa:
come dimostrare che i costi sono deducibili e difendersi efficacemente dal Fisco?

Devi saperlo subito:

👉 nel 2026 la deducibilità dei costi si può difendere, ma serve metodo,
👉 la fattura da sola non basta,
👉 la prova va costruita in modo giuridico ed economico.

Questa guida ti spiega:

– cosa significa davvero deducibilità dei costi,
– perché il Fisco li contesta,
– come dimostrare l’inerenza delle operazioni,
– quali strategie difensive funzionano davvero.

Cos’è la Deducibilità dei Costi nel 2026 (In Modo Chiaro)

Un costo è deducibile quando:

– è effettivamente sostenuto,
– è documentato,
– è inerente all’attività d’impresa o professionale,
– ha una logica economica collegata alla produzione di reddito.

👉 La deducibilità non è automatica,
👉 non dipende solo dalla contabilità,
👉 ma dalla sostanza dell’operazione.

Perché il Fisco Contesta i Costi

Nel 2026 l’Agenzia delle Entrate contesta i costi soprattutto quando ritiene che:

– non esista un nesso chiaro con l’attività svolta,
– la spesa sia personale o mista,
– manchi una spiegazione economica credibile,
– la documentazione sia solo formale,
– i costi siano sproporzionati rispetto ai ricavi.

👉 Il Fisco guarda alla funzione del costo, non solo alla sua esistenza.

I Costi Più Spesso Contestati

Tra i più colpiti troviamo:

– spese di consulenza,
– spese legali e professionali,
– spese di rappresentanza e pubblicità,
– costi per servizi generici,
– costi infragruppo o verso soggetti collegati.

👉 Sono costi difendibili, ma solo se spiegati bene.

Il Principio Chiave: L’Inerenza

Nel 2026 il cuore della difesa è l’inerenza.

Questo significa dimostrare che:

– il costo è funzionale all’attività,
– contribuisce direttamente o indirettamente al reddito,
– ha una ragione economica concreta,
– non è una spesa privata mascherata.

👉 L’onere della prova ricade sul contribuente.

Come Dimostrare la Deducibilità dei Costi

🔹 1. Analisi Analitica dei Costi Contestati

Ogni costo va difeso singolarmente:

– perché è stato sostenuto,
– a cosa serviva,
– quale beneficio ha prodotto o poteva produrre.

👉 Le difese generiche non funzionano.

🔹 2. Documentazione Rafforzata

Oltre alla fattura, spesso servono:

– contratti,
– ordini,
– relazioni,
– report,
– corrispondenza,
– prove dell’effettiva prestazione.

👉 Più il costo è “immateriale”, più la prova deve essere solida.

🔹 3. Coerenza Economica

La difesa deve dimostrare che:

– il costo è coerente con l’attività svolta,
– non è sproporzionato rispetto ai ricavi,
– rientra nella normale gestione dell’impresa o del professionista.

👉 Un costo illogico è facile da disconoscere.

Gli Strumenti di Difesa nel 2026

🔹 Risposta a Questionari e PVC

È la fase più delicata:

– qui si gioca spesso l’esito dell’accertamento,
– una risposta tecnica può evitare l’atto definitivo.

👉 Sottovalutarla è un errore grave.

🔹 Accertamento con Adesione

Utile quando:

– parte dei rilievi è difficilmente difendibile,
– conviene ridurre sanzioni e importi,
– serve una soluzione controllata.

👉 Va scelto con strategia, non per paura.

🔹 Ricorso Tributario

Necessario quando:

– il Fisco ignora la realtà economica,
– disconosce costi realmente inerenti,
– applica criteri solo formali.

👉 Molte contestazioni sui costi vengono annullate in giudizio.

Il Punto Chiave: Non Basta Dire “È Un Costo”

Un principio fondamentale è questo:

👉 un costo va spiegato, dimostrato e collegato all’attività.

Questo significa che:

– la fattura è solo il punto di partenza,
– la difesa è giuridica ed economica,
– l’improvvisazione porta alla soccombenza.

Gli Errori Più Gravi da Evitare

Nel 2026 molti contribuenti sbagliano perché:

– rispondono senza assistenza tecnica,
– producono solo fatture senza spiegazioni,
– non dimostrano l’inerenza,
– accettano rilievi ingiustificati.

👉 Così il costo viene perso definitivamente.

Il Ruolo dell’Avvocato Tributarista

La difesa sulla deducibilità dei costi è giuridica, non solo contabile.

L’avvocato:

– analizza i costi contestati,
– costruisce la prova dell’inerenza,
– imposta la strategia difensiva,
– tutela da recuperi indebiti e sanzioni.

👉 Qui la differenza la fa l’argomentazione, non la contabilità.

Cosa Può Fare Concretamente l’Avvocato

Con assistenza qualificata puoi:

– dimostrare la deducibilità dei costi,
– evitare recuperi fiscali ingiustificati,
– ridurre o annullare sanzioni,
– chiudere il contenzioso nel modo più favorevole.

👉 Agire subito cambia l’esito.

Le Specializzazioni dell’Avv. Giuseppe Monardo

La difesa tributaria richiede competenze avanzate.

L’Giuseppe Monardo è:

– Avvocato Cassazionista
– Esperto in contenzioso tributario
– Specializzato in deducibilità dei costi e accertamenti fiscali
– Difensore di imprese e professionisti
– Coordinatore nazionale di avvocati e commercialisti

Conclusione

Nel 2026, una contestazione sulla deducibilità dei costi:

👉 non va subita,
👉 può essere difesa,
👉 si vince con metodo e competenza.

La regola è chiara:

👉 dimostrare l’inerenza,
👉 spiegare l’operazione,
👉 agire subito con una strategia giuridica corretta.

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Nel 2026, difendersi bene da una contestazione sui costi può fare la differenza tra un accertamento pesante e la tutela completa della tua posizione fiscale.

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Consulenza fisica: è sempre a pagamento, incluso il primo consulto, il cui costo parte da 500€ + IVA, da saldare anticipatamente. Questo tipo di consulenza si svolge tramite appuntamento presso sedi fisiche specifiche in Italia dedicate alla consulenza iniziale o successiva (quali azienda del cliente, ufficio del cliente, domicilio del cliente, studi locali in partnership, uffici temporanei). Anche in questo caso, sono previste comunicazioni successive tramite e-mail o posta elettronica certificata.

La consulenza fisica, a differenza di quella digitale, viene organizzata a partire da due settimane dal primo contatto.

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Deducibilità Dei Costi Contestata Dal Fisco: Come Dimostrare Le Operazioni E Difendersi

Cos’è la deducibilità dei costi

Perché il Fisco contesta la deducibilità dei costi

Il rischio più grave: aumento dell’imponibile e sanzioni

L’errore più grave: accettare la contestazione senza difendersi

Deducibilità dei costi e diritto tributario: il punto chiave

Quando la contestazione sulla deducibilità è difendibile

Come dimostrare le operazioni contestate

Accertamento e rischio esecutivo

I rischi di una gestione passiva

Cosa fare subito se il Fisco contesta i tuoi costi

Il ruolo dell’Avvocato Monardo

Agisci ora

Introduzione

Principi generali sulla deducibilità dei costi e onere della prova

Requisiti di legge: inerenza, certezza, competenza e congruità

Ripartizione dell’onere della prova in materia di costi

Valore della contabilità e utilizzo delle presunzioni

Operazioni inesistenti e fatture false: onere della prova e strategie di difesa

Operazioni oggettivamente inesistenti: come provare la realtà dell’operazione

Operazioni soggettivamente inesistenti: buona fede del contribuente e limiti al disconoscimento

Costi da fornitori esteri: operazioni con l’estero e paradisi fiscali (“black list”)

Evoluzione normativa sui costi “black list” (paradisi fiscali)

Altre contestazioni comuni su operazioni estere

Costi di consulenza, servizi e operazioni infragruppo: dimostrare l’utilità e l’effettività

Costi infragruppo: onere di provare esistenza, inerenza e beneficio

Consulenze e spese per servizi da terzi: documentazione e contraddittorio tecnico

Contestazioni basate su presunzioni e spese “antieconomiche”

Strumenti difensivi del contribuente

Contraddittorio endoprocedimentale: il “dialogo” prima dell’atto

Interpello all’Amministrazione finanziaria: prevenire le incertezze

Accertamento con adesione e altri strumenti deflattivi

Contenzioso tributario: il processo e le novità per la difesa

Domande frequenti (FAQ)

Tabelle riepilogative

Conclusione

Fonti e riferimenti

Il Fisco ti contesta dei costi dedotti e ti chiede più imposte, sanzioni e interessi? Sai che non basta avere la fattura per difenderti? Fatti Aiutare da Studio Monardo

Cos’è la Deducibilità dei Costi nel 2026 (In Modo Chiaro)

Perché il Fisco Contesta i Costi

I Costi Più Spesso Contestati

Il Principio Chiave: L’Inerenza

Come Dimostrare la Deducibilità dei Costi

🔹 1. Analisi Analitica dei Costi Contestati

🔹 2. Documentazione Rafforzata

🔹 3. Coerenza Economica

Gli Strumenti di Difesa nel 2026

🔹 Risposta a Questionari e PVC

🔹 Accertamento con Adesione

🔹 Ricorso Tributario

Il Punto Chiave: Non Basta Dire “È Un Costo”

Gli Errori Più Gravi da Evitare

Il Ruolo dell’Avvocato Tributarista

Cosa Può Fare Concretamente l’Avvocato

Le Specializzazioni dell’Avv. Giuseppe Monardo

Conclusione

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