Hai versato un’imposta in eccesso, hai subito una doppia ritenuta o hai ricevuto un pagamento non dovuto e ti chiedi come si presenta l’istanza di rimborso all’Agenzia delle Entrate? Se vuoi recuperare somme che ti spettano, è fondamentale agire correttamente, nei tempi previsti e con la documentazione giusta.
Cos’è l’istanza di rimborso all’Agenzia delle Entrate?
È la richiesta formale con cui un contribuente – persona fisica, azienda o professionista – chiede all’Agenzia delle Entrate la restituzione di somme indebitamente versate o non dovute, in tutto o in parte. Il rimborso può riguardare imposte dirette, IVA, ritenute, sanzioni o interessi non dovuti.
Quando puoi presentare un’istanza di rimborso?
– Se hai versato due volte la stessa imposta
– Se hai subìto una trattenuta fiscale non dovuta o troppo alta
– Se hai pagato un’imposta su un reddito che poi è stato escluso o esentato
– Se hai diritto a un’agevolazione fiscale retroattiva
– Se hai versato un’imposta oltre il dovuto per errore di calcolo
Come si presenta l’istanza di rimborso?
– In forma scritta, con atto motivato, firmato dal contribuente o dal suo rappresentante
– Deve contenere: dati anagrafici o aziendali, codice fiscale, imposta oggetto del rimborso, periodo d’imposta, motivo dettagliato della richiesta
– Può essere inviata:
– Online tramite i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate (Entratel o Fisconline)
– A mezzo PEC, se si è in possesso di firma digitale
– Tramite raccomandata A/R all’ufficio competente
– Depositata a mano presso gli uffici territoriali dell’Agenzia
Quali documenti allegare?
– Prova del pagamento effettuato (modelli F24, ricevute, bonifici)
– Documenti giustificativi del diritto al rimborso (dichiarazioni, certificazioni, sentenze, comunicazioni ufficiali)
– Eventuali dichiarazioni integrative o rettifiche, se il rimborso è legato a errori nella dichiarazione originaria
Qual è il termine per presentare l’istanza di rimborso?
– Generalmente entro 48 mesi dalla data del versamento o dalla data in cui il diritto al rimborso è sorto
– Per alcune imposte specifiche valgono termini più brevi o più lunghi, a seconda della norma di riferimento
Cosa succede dopo la presentazione?
– L’Agenzia delle Entrate esamina l’istanza e può accoglierla, rigettarla o chiedere integrazioni
– In caso di silenzio oltre i termini (generalmente 90 giorni), si può agire in via giudiziale con ricorso
– Se accolta, il rimborso può avvenire tramite accredito sul conto corrente indicato o tramite compensazione
Attenzione: presentare l’istanza nel modo sbagliato o oltre i termini comporta la perdita del diritto al rimborso.
Questa guida dello Studio Monardo – avvocati esperti in contenzioso e fiscalità – ti spiega come preparare correttamente un’istanza di rimborso, quando presentarla e come difenderti in caso di rigetto o silenzio dell’amministrazione.
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Introduzione
L’istanza di rimborso è lo strumento con cui il contribuente chiede alla Agenzia delle Entrate la restituzione di imposte versate in eccesso o indebitamente trattenute. Può riguardare imposte dirette (IRPEF, IRES, IRAP) o indirette (IVA, registro, successioni, ecc.) e si distingue dal rimborso “automatico” previsto nei modelli dichiarativi (per esempio tramite accredito su IBAN indicato nel 730 o Redditi). L’istanza, redatta in carta semplice e non soggetta a bollo, va indirizzata all’ufficio competente in base al domicilio fiscale del contribuente. Può essere consegnata a mano o inviata con raccomandata A/R (oggi anche via PEC per i soggetti abilitati).
- Tipologie di rimborso: si applica alle imposte sui redditi versate in eccedenza o a ritenute non dovute, nonché a crediti IVA risultanti in dichiarazione o versamenti errati su IVA. In generale:
- Imposte dirette (IRPEF, IRES, IRAP) – rimborsi di versamenti diretti o ritenute. Regolati dagli artt. 37-38 del DPR 602/1973.
- Imposte indirette (IVA) – rimborsi di credito IVA annuale o per operazioni particolari. Regolati dall’art. 30 del DPR 633/1972. In particolare l’art. 30 comma 3 consente il rimborso del credito IVA eccedente se superiore a €2.582,28 e a determinate condizioni (es. prevalenza di operazioni a ridotta tassazione, operazioni non imponibili >25%, ecc.).
- Altri tributi (registro, successioni, imposte di bollo, ecc.) – si seguono principi analoghi (in genere termine quadriennale) facendo riferimento all’art. 38 DPR 602/73.
- Rimborso “automatico” vs. su istanza: molti rimborsi IRPEF/IRES derivanti dal modello dichiarativo vengono erogati automaticamente se il contribuente ha fornito il proprio IBAN. In assenza dell’IBAN, o per rimborsi non gestibili in dichiarazione (per esempio per imposte annate pregresse o errori materiali), è necessario presentare una istanza di rimborso. In ogni caso, l’indicazione dell’IBAN nell’istanza permette all’Agenzia di accreditare direttamente l’importo sul conto del beneficiario. Se il conto non è indicato, l’erogazione avviene per cassa postale (per importi fino a €999,99) o tramite bonifico indicato successivamente. Il contribuente può comunque fornire le coordinate bancarie in ogni momento all’Agenzia, anche online o presso qualunque ufficio.
- Normativa di riferimento: la materia non ha disciplina unica generale, ma si basa su norme settoriali. Le principali sono:
- DPR 602/1973 (Disposizioni sulla riscossione delle imposte sui redditi): in particolare art. 38 (rimborsi di versamenti diretti e ritenute IRPEF/IRES) e art. 37 (ritenuta diretta dallo Stato).
- DPR 633/1972 (IVA): art. 30 (rimborso del credito IVA eccedente).
- D.lgs. 546/1992 (processo tributario): art. 21 (termine di decadenza biennale in assenza di specifiche), art. 19 (silenzio-assenso e silenzio-rifiuto) e art. 21 (termini per l’impugnazione del rifiuto).
- Prassi e giurisprudenza: circolari, risoluzioni e sentenze della Cassazione (tribunale) orientano l’interpretazione. Ad esempio la Cassazione a sezioni unite n.15032/2009 ha stabilito che legittimati a chiedere il rimborso sono sia chi ha versato l’imposta (sostituto d’imposta), sia colui che ha subito la ritenuta (percipienti). Inoltre la Cass. n.9696/2025 ha confermato che gli interessi di mora sul rimborso (art.44 DPR 602/73) maturano ogni semestre dalla data del versamento.
Procedura e contenuto dell’istanza
L’istanza va redatta in carta semplice e firmata dal richiedente (o suo procuratore/legale rappresentante). Deve indicare dati anagrafici completi del contribuente, codici fiscali, partita IVA se presente, residenza o sede legale, ed esplicitare l’attività svolta. Nel corpo della domanda vanno descritti:
- Riferimenti del versamento o della ritenuta: data del pagamento, tipologia di tributo (IRPEF, IRES, IRAP, IVA, ecc.), causale o codice tributo e anno di imposta.
- Importi richiesti: somma totale da rimborsare, dettagliando per tributo e anno.
- Motivazione: ragioni per cui il versamento non era dovuto o è stato effettuato in eccesso (es. errore materiale, pagamento duplicato, ritenuta applicata senza titolo, importo trattenuto superiore al dovuto, ecc.).
- Dati bancari: l’istanza può indicare le coordinate IBAN del beneficiario; l’intestatario del conto deve coincidere con il richiedente.
Alla domanda vanno allegate le prove documentali della pretesa: ricevute di pagamento, quietanze, certificazioni di ritenute o sostitutive (mod. CU, CUD, CUPE). Ogni elemento utile (perizie, determinazioni, ecc.) può essere inserito come supporto. È fondamentale che l’istanza sia completa: secondo la giurisprudenza anteriore, una richiesta generica priva degli estremi dei versamenti e degli importi non è idonea a generare un silenzio-rifiuto impugnabile. In altre parole, mancare di specificare quanti e quali pagamenti si chiede di rimborsare può invalidare l’istanza. Tuttavia, la Cassazione più recente (ordinanza n.2196/2025) ha precisato che la mera mancanza di documentazione allegata non comporta automaticamente il rigetto dell’istanza. In tale sentenza la Corte ha ribadito il principio di collaborazione e buona fede: se l’istanza è carente, l’Amministrazione è tenuta a sollecitare integrazioni piuttosto che rigettarla d’ufficio. Questo orientamento consente di sanare richieste incomplete mediante supplementi documentali, in linea con l’onere di cooperazione tra ufficio e contribuente.
Termini di presentazione e decadenza
La legge fiscale prevede termini di decadenza per avanzare l’istanza. In generale, entro 2 anni dal versamento o dal fatto generatore vale la regola dell’art.21, co.2, del d.lgs.546/1992. Tuttavia, per le imposte sui redditi (IRPEF/IRES/IRAP) la norma speciale dell’art. 38 del DPR 602/73 stabilisce un termine quadriennale (48 mesi): l’istanza va presentata entro 4 anni dal pagamento indebito o dall’applicazione della ritenuta. In particolare:
- Per i versamenti diretti (ad es. pagamento F24 IRPEF/IRES) il termine di 4 anni decorre dalla data del versamento.
- Per le ritenute alla fonte trattenute da un datore privato, il termine decorre dalla data di pagamento del compenso al percettore.
- Per la ritenuta diretta operata da Enti Pubblici (art.37), non esiste termine specifico di 4 anni: storicamente vige il termine ordinario di prescrizione decennale (Cass. 6903/2014).
Nella tabella seguente si riepilogano alcune scadenze tipiche:
| Tributo / situazione | Riferimento normativo | Termine per istanza di rimborso |
|---|---|---|
| Imposte sui redditi (versamenti diretti) | DPR 602/1973, art. 38 | entro 4 anni dalla data del versamento |
| Imposte sui redditi (ritenute da sostituto privato) | DPR 602/1973, art. 38 | entro 4 anni dalla data della ritenuta |
| Ritenute dirette dallo Stato | DPR 602/1973, art. 37 | entro prescrizione ordinaria (Cass. 6903/2014: 10 anni) |
| IVA (credito detraibile annuale) | DPR 633/1972, art. 30 | entro 2 anni dal versamento (art.21, d.lgs.546/92) |
| Altri tributi (registro, successioni, ecc.) | DPR 602/1973, art. 38 | entro 4 anni dal versamento (per analogia) |
È importante rispettare i termini: un’istanza presentata oltre il termine di decadenza è inefficace e non genera silenzio-rifiuto. L’istanza stessa è infatti l’unico atto idoneo a interrompere il decorso della decadenza; superato il termine, il diritto al rimborso si estingue definitivamente.
Esito, interessi e modalità di erogazione
Una volta ricevuta l’istanza, l’Agenzia deve valutare il diritto al rimborso. Esistono due possibili esiti:
- Accoglimento: viene emesso un provvedimento di rimborso in cui si dispone il versamento delle somme dovute, maggiorate degli interessi legali di mora calcolati dall’art.44 del DPR 602/1973. La Corte di Cassazione ha confermato che tali interessi maturano semestralmente dalla data del versamento indebito fino all’ordinativo di pagamento. Se il contribuente ha indicato l’IBAN, l’erogazione avviene con accredito diretto sul conto; altrimenti l’Agenzia provvede con le modalità ordinarie (ad es. bonifico dopo indicazione delle coordinate).
- Rigetto esplicito: se il diritto al rimborso non viene riconosciuto, l’ufficio emette un provvedimento motivato di diniego, notificato al contribuente. Contro questo atto è possibile ricorrere in Commissione Tributaria Provinciale entro 60 giorni dalla notifica.
- Silenzio-rifiuto: se l’ufficio non risponde entro 90 giorni dalla presentazione dell’istanza (art.19, lett. g), d.lgs.546/92), si considera formato il silenzio-rifiuto. In tal caso il contribuente può impugnare il mancato riscontro entro il termine di prescrizione ordinario (di norma 10 anni). Anche in caso di rigetto parziale, la parte non rimborsata è considerata rigetto implicito (Cass. 12804/2002; 8195/2015).
In sintesi, dopo il silenzio-rifiuto (90 giorni) o il rifiuto formale, il contribuente può avviare il contenzioso tributario ricorrendo dapprima in CTP e poi in CTR/Cassazione. È vietato presentare una “seconda” istanza per lo stesso credito dopo che l’originale è divenuta definitiva (cosiddetto divieto di duplicazione).
Domande e risposte (FAQ)
- Chi può chiedere il rimborso? Può inoltrare istanza chi ha versato il tributo in eccedenza (ad es. il datore di lavoro che versa IRPEF per i dipendenti o l’impresa che versa IRES/IRAP) e anche il soggetto che ha subito la ritenuta (lavoratore dipendente o collaboratore). La Cassazione a sezioni unite n.15032/2009 ha infatti stabilito che entrambi sono legittimati a presentare l’istanza.
- Entro quando presentarla? In generale l’istanza va fatta entro 2 anni dal pagamento (art.21, d.lgs.546/92). Per l’IRPEF/IRES, la legge riserva invece un termine quadriennale: 4 anni dal versamento (o dalla ritenuta). Una volta superato il termine, il diritto decade e l’istanza è inefficace.
- Come si presenta l’istanza? Deve essere redatta in carta semplice, firmata e indirizzata all’Ufficio territoriale dell’Agenzia Entrate competente per il domicilio fiscale del contribuente. Può essere consegnata a mano o tramite raccomandata A/R. Non esistono moduli rigidi prestampati; spesso si adotta una lettera su base del modello “formulari commentati”, specificando nell’oggetto “istanza di rimborso” e allegando documenti. Oggi sono ammessi anche invii telematici (PEC o fisconline) per i contribuenti abilitati.
- Quali documenti allegare? Sempre le prove dell’avvenuto pagamento: ricevute F24, quietanze, certificati di ritenute (mod. CU), documenti di spesa, ecc. Se il rimborso concerne tributi su successioni o trasferimenti immobiliari, si allegano atti, quietanze catastali, ecc. Lo scopo è dimostrare concretamente l’eccedenza versata.
- Che succede se l’istanza è incompleta? Se mancano dati essenziali (come importi o estremi dei versamenti) l’istanza rischia di non essere considerata valida. Tradizionalmente, domande generiche non producono silenzio-rifiuto e non generano impugnabilità. Tuttavia, Cass. n.2196/2025 ha introdotto un principio di maggiore collaborazione: la Corte ha chiarito che la mancanza di documentazione allegata non è di per sé motivo di rigetto. In questi casi l’Agenzia deve concedere l’integrazione della documentazione necessaria. Ciò significa che anche un’istanza “cartacea” incompleta può essere rettificata su richiesta dell’ufficio, purché il contribuente colmi il vuoto, evitando di vanificare il diritto al rimborso.
- Chi è l’ufficio competente? In linea di massima, l’istanza va inviata all’Ufficio territoriale dell’Agenzia Entrate in cui il contribuente aveva il domicilio fiscale nell’anno di riferimento. Nel caso di imposte indirette (registro, successioni), si presenta all’ufficio dove è stata registrata la dichiarazione o l’atto. Se per errore si invia a un ufficio diverso, la giurisprudenza predominante ritiene che l’ufficio non competente trasmetta comunque l’istanza a quello giusto: l’atto vale come presentazione in tempo e fa decorrere il silenzio-rifiuto.
- Quali interessi spettano? In caso di accoglimento viene corrisposto anche l’interesse legale previsto dall’art.44 del DPR 602/73. La Cassazione n.9696/2025 ha confermato che tali interessi decorrono semestre per semestre dal giorno del versamento indebito fino alla data del pagamento del rimborso, indipendentemente da eventuale buona o mala fede dell’Amministrazione.
- E se l’ufficio tace o rigetta? Se non arriva risposta entro 90 giorni, il contribuente può considerare l’istanza respinta per silenzio-rifiuto (art.19, c.1, lett. g, d.lgs.546/92). Dal 91° giorno in poi, e comunque entro il termine di prescrizione (di norma 10 anni), è possibile ricorrere alla Commissione Tributaria Provinciale per ottenere il rimborso. Se invece l’istanza è respinta con provvedimento motivato, il contribuente ha 60 giorni dalla notifica per impugnare il diniego davanti alla CTP. In entrambi i casi, la successione delle fasi è: CTP in primo grado, CTR in appello e Cassazione in ultima istanza.
- Effetti di un rigetto parziale: se l’Agenzia accoglie solo parte del rimborso richiesto, la somma non riconosciuta è considerata respinta implicitamente. In tal caso il contribuente può impugnare il diniego implicito relativo alla parte non rimborsata. L’atto di parziale accoglimento e di rigetto implicito residuo viene equiparato a un rifiuto espresso sull’importo escluso.
- Modalità di erogazione finale: una volta ultimato l’istruttoria positiva, l’Agenzia accredita l’importo sul conto corrente indicato. L’intestatario del conto deve coincidere con il beneficiario (o essere cointestatario). Se non è disponibile l’IBAN, per i rimborsi fino a €999,99 (interessi inclusi) viene inviato al contribuente un invito a ritirare in contanti presso un ufficio postale. Per importi superiori l’Agenzia chiederà successivamente le coordinate bancarie o erogherà il bonifico diretto.
Fonti e riferimenti normativi
- DPR 602/1973 – Art. 38 (rimborsi di versamenti diretti e ritenute su redditi); art.37 (ritenute dirette da parte dello Stato); art.44 (interessi di mora sui rimborsi).
- DPR 633/1972 – Art. 30, comma 3 (richiesta di rimborso del credito IVA annuale).
- D.lgs. 546/1992 – Art. 19 (silenzio-rifiuto dopo 90 giorni) e art. 21, comma 2 (termine di decadenza biennale).
- Cassazione – Ordinanza n.15058/2025 (quantificazione puntuale richiesta); ordinanza n.9696/2025 (decorrenza semestrale degli interessi); ordinanza n.2196/2025 (integrazione documentale, buona fede); S.U. n.15032/2009 (legittimazione al rimborso di sostituto e sostituito); ord. n.6903/2014 (distinzione tra art.38 e art.37).
- Prassi Agenzia Entrate – Modulistica e circolari sul rimborso (ad es. modello per istanza di rimborso IVA), disponibili su agenziaentrate.gov.it.
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